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माइक्रोसॉफ्ट वर्ड इतनी सारी विशेषताओं से भरा हुआ है कि आप इसके साथ जो चाहें उत्पादन कर सकते हैं। लेकिन इन सुविधाओं का परिणाम हमेशा उस तरह के सुंदर, उच्च-गुणवत्ता और पेशेवर दस्तावेज़ डिज़ाइन में नहीं होता है जिसकी आप अपेक्षा कर सकते हैं।
Microsoft Word, इसकी सभी पेचीदगियों और विचित्रताओं और कार्यों के बारे में सब कुछ जानना एक बात है—यह पूरी तरह से जानने के लिए कुछ और है जो एक महान दस्तावेज़ बनाता है। यहां, हम आपको दिखाएंगे कि किसी Word दस्तावेज़ को पेशेवर बनाने के लिए उसे कैसे प्रारूपित किया जाए।
1. इसे सरल रखें, कम अधिक है
जानना चाहते हैं कि वर्ड डॉक्यूमेंट को अच्छा कैसे बनाया जाए? बस इसे सरल रखें, और इसका लाभ उठाएं छिपी हुई विशेषताएं जो माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के साथ आता है। अगर आपको इस लेख की एक बात याद है, तो इसे रहने दें, और आप भविष्य में सही डिज़ाइन निर्णय लेने में सक्षम होंगे!
अगर मैं विंडोज़ 10 में अपग्रेड नहीं करता तो क्या होगा
दस्तावेज़ लिखते समय, सामग्री पर मुख्य फोकस होना चाहिए। दस्तावेज़ स्वरूपण दिशानिर्देश उस सामग्री को पढ़ने और पचाने में आसान बनाने के लिए मौजूद हैं। आकर्षक तत्वों को पेश करने के प्रलोभन को हटा दें जो केवल विचलित करने का काम करते हैं। व्हाइटस्पेस को अधिकतम करें। अपने शब्दों को चुस्त-दुरुस्त रखें और किसी भी शब्दार्थ वाक्य या पैराग्राफ को संशोधित करें। कुल मिलाकर सरल और न्यूनतम नियम।
2. एक प्रसंग-उपयुक्त टाइपफेस चुनें
आपका पहला बड़ा डिजाइन निर्णय कौन सा होना चाहिए टाइपफ़ेस आप उपयोग करने जा रहे हैं। पारंपरिक ज्ञान कहता है कि सेरिफ़ मुद्रित दस्तावेज़ों में फ़ॉन्ट पढ़ने में आसान होते हैं, जबकि सान्स सेरिफ़ डिजिटल स्क्रीन पर पढ़ने पर फोंट आंखों पर बेहतर होते हैं।
सेरिफ़ फोंट के अच्छे उदाहरणों में गारमोंड, जॉर्जिया, होफ्लर टेक्स्ट और पैलेटिनो शामिल हैं, जबकि सेन्स-सेरिफ़ फोंट के अच्छे उदाहरणों में एरियल, गिल सैन्स, हेल्वेटिका और लुसीडा सैन्स शामिल हैं।
यदि आप सबसे आम प्रेजेंटेशन डिज़ाइन गलतियों में से एक से बचना चाहते हैं तो कॉमिक सैन्स छोड़ें। और जो कुछ भी आप उपयोग करते हैं, पूरे दस्तावेज़ में एक ही टाइपफेस से चिपके रहें। यदि वांछित है, तो आप शीर्षकों के लिए एक अलग टाइपफेस का उपयोग कर सकते हैं।
3. मानक फ़ॉन्ट आकार और रंग का प्रयोग करें
आप टेक्स्ट के स्वरूप पर ध्यान दिए बिना पेशेवर दिखने के लिए किसी शब्द दस्तावेज़ को प्रारूपित करना नहीं सीख सकते। व्यवसाय और अकादमिक पेपर आमतौर पर उपयोग करते हैं 12-बिंदु फ़ॉन्ट आकार , जो पृष्ठ आकार, मार्जिन और लाइन स्पेसिंग के लिए नीचे चर्चा किए गए दिशानिर्देशों के संयोजन में उपयोग किए जाने पर सबसे अधिक पठनीय पैराग्राफ उत्पन्न करते हैं।
कुछ सूचना-सघन रिपोर्टें कभी-कभी 10-बिंदु फ़ॉन्ट आकार तक जा सकती हैं, लेकिन इससे कम कभी नहीं।
सामान्य तौर पर, यह सबसे अच्छा है रंगों से संबंधित किसी भी चीज़ से हाथ न हटाएं , विशेष रूप से मुद्रित दस्तावेजों के लिए। आपको रंगीन स्याही के लिए और अधिक भुगतान करना होगा, और यदि दस्तावेज़ कभी भी कॉपी हो जाता है तो यह आगे नहीं बढ़ेगा। डिजिटल दस्तावेज़ों के लिए, महत्वपूर्ण चेतावनियों और इसी तरह के लिए रंगीन टेक्स्ट सुरक्षित रखें। उपयोग करने पर जोर देना पसंद करते हैं बोल्ड तथा तिरछा मूलपाठ।
4. मानक पृष्ठ आकार और मार्जिन का प्रयोग करें
लगभग सभी कार्यालय दस्तावेज़ मानक के लिए मुद्रित होते हैं 8½ 'x 11' पृष्ठ, जिसे यूएस लेटर आकार के रूप में जाना जाता है (जिसे अन्यत्र A4 के रूप में भी जाना जाता है, जो कि 210mm x 297mm है)। यह एकमात्र आकार है जिसके उपलब्ध होने की गारंटी है, चाहे आप किसी भी प्रिंटर का उपयोग करें।
जहां तक हाशिये का सवाल है, ज्यादातर स्टाइल मैनुअल और स्टाइल गाइड एक के लिए कहते हैं 1' हर तरफ मार्जिन पृष्ठ का, जो लाइन की लंबाई के लिए सर्वोत्तम पठनीयता पैदा करता है और यदि आवश्यक हो तो लिखित एनोटेशन की अनुमति देता है। हालाँकि, यदि दस्तावेज़ एक बाइंडर में बाध्य होने जा रहा है, तो आप साइड मार्जिन को बढ़ाना चाह सकते हैं 1½ ' अंगूठियों को समायोजित करने के लिए।
5. पैराग्राफ को बाईं ओर संरेखित करें
आप उचित संरेखण का उपयोग करने के लिए ललचा सकते हैं क्योंकि अखबारों और उपन्यासों और कुछ पाठ्यपुस्तकों में इसका उपयोग किया जाता है, लेकिन यह कार्यालय और शैक्षणिक दस्तावेजों के लिए गलत विकल्प है। दस्तावेज़ को औपचारिक बनाना क्यों महत्वपूर्ण है? औपचारिकता के बिना, आपका दस्तावेज़ अपठनीय हो जाता है।
आप क्या चाहते हैं पाठ के लिए बायां संरेखण . यह पैराग्राफ के दाईं ओर दांतेदारपन पैदा करता है, लेकिन यह आपके द्वारा उपयोग किए जा रहे किसी भी टाइपफेस के अनुसार अक्षर रिक्ति को बनाए रखता है, और इसका मतलब है कि इष्टतम पठनीयता। अन्यथा, आप के साथ समाप्त हो सकता है टाइपोग्राफिक नदियाँ , जो बेहद विचलित करने वाले हैं और बस बदसूरत दिखते हैं।
6. पैराग्राफ की पहली पंक्तियों को इंडेंट करें
पैराग्राफ में उनके बीच कोई अतिरिक्त अंतर नहीं होना चाहिए, और पैराग्राफ की पहली पंक्तियों में होना चाहिए प्रत्येक पैराग्राफ को अलग दिखाने के लिए इंडेंट किया जाए . एकमात्र अपवाद उन पैराग्राफों के लिए है जो सीधे एक सेक्शन हेडिंग का अनुसरण करते हैं, जिसे बिना इंडेंट छोड़ा जा सकता है क्योंकि आसपास के संदर्भ से यह स्पष्ट हो जाता है कि यह उसका अपना पैराग्राफ है।
अंगूठे का एक सामान्य नियम इंडेंट आकार को फ़ॉन्ट आकार के समान बनाना है। सुनिश्चित करें कि आप वर्ड की पैराग्राफ स्टाइलिंग सुविधाओं का उपयोग इंडेंट को संभालने के लिए करते हैं बजाय इसके कि टैब चाभी!
7. पैराग्राफ के बीच छवियाँ रखें
छवियों को एक अनुच्छेद के अंदर रखना और आसपास के पाठ को उसके चारों ओर बहने देना ठीक हो सकता है, और यदि आपका संगठन इसे इस तरह से पसंद करता है, तो आगे बढ़ें और ऐसा करें। लेकिन आम तौर पर, यह पठनीयता को नुकसान पहुंचा सकता है, खासकर डेटा-संचालित रिपोर्ट में।
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सबसे सुरक्षित विकल्प, विशेष रूप से ग्राफ़ और चार्ट और तालिकाओं के लिए, है: पैराग्राफ के बीच में चित्र लगाएं और उन्हें मध्य संरेखित रखें। इस तरह, आपकी छवियां आसपास के पाठ के साथ कभी भी ध्यान आकर्षित नहीं कर रही हैं। यह कैप्शन को अलग दिखने में भी मदद करता है।
8. प्रसंग-उपयुक्त लाइन स्पेसिंग चुनें
लाइन स्पेसिंग के लिए सही विकल्प (व्हाट्सएप जो टेक्स्ट की एक लाइन को टेक्स्ट की अगली लाइन से अलग करता है) वास्तव में इस बात पर निर्भर करता है कि आप किस तरह का डॉक्यूमेंट लिख रहे हैं।
अकादमिक पेपर पहले किसी भी अकादमिक शैली गाइड का पालन करना चाहिए, फिर डबल-स्पेसिंग को प्राथमिकता दें यदि कोई स्टाइल गाइड मौजूद नहीं है। व्यापार और कार्यालय दस्तावेज को कम करने के लिए एकल-स्थान वाले होते हैं पृष्ठों की संख्या प्रिंट करते समय इसकी आवश्यकता होती है, लेकिन डिजिटल दस्तावेज़ों को पढ़ना आसान हो सकता है यदि 120-150 प्रतिशत के बीच कहीं दूरी हो।
9. शीर्षकों और सूचियों के साथ पाठ को तोड़ें
दस्तावेज़ जितना लंबा होगा, शीर्षक उतने ही महत्वपूर्ण होंगे। क्या आप इसके बजाय 20-पृष्ठ की रिपोर्ट पढ़ेंगे जो अंत से अंत तक पाठ की एक दीवार के अलावा और कुछ नहीं है? या 30-पृष्ठ की रिपोर्ट जो उचित अनुभागों, उपखंडों और शीर्षकों में व्यवस्थित है? मैं हर बार बाद वाले को पसंद करता हूं।
पाठ की दीवारों को तोड़ने और महत्वपूर्ण बिंदुओं पर नजरें खींचने के लिए सूचियां भी अच्छी हैं। उपयोग क्रमांकित सूचियाँ मदों के एक सेट की गिनती करते समय (जैसे 'एक सफल उद्यमी के पांच गुण') या चरण-दर-चरण निर्देश प्रदान करते समय। अन्यथा, बुलेटेड सूचियां ठीक हैं। बस अति प्रयोग वाली सूचियों से बचना सुनिश्चित करें, जो आपके Word दस्तावेज़ डिज़ाइन से पठनीयता को प्रभावित करती हैं।
यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जब यह आता है पटकथा को प्रारूपित करने के लिए वर्ड का उपयोग करना .
10. ब्रेक के साथ अलग अनुभाग
जब आप सीखना चाहते हैं कि अपनी रिपोर्ट को पेशेवर कैसे बनाया जाए, तो आपको सेक्शन ब्रेक से परिचित होना होगा। माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में, खंड विराम आपको ओरिएंटेशन, कॉलम, हेडर, फ़ुटर, पेज नंबर, और बहुत कुछ में बदलाव के साथ कुछ पेजों को अलग करने की अनुमति देता है। खंड विराम चार रूपों में आते हैं:
- अगला पृष्ठ: अगले पृष्ठ पर अगला भाग प्रारंभ करें।
- निरंतर: वर्तमान पृष्ठ पर अगला भाग प्रारंभ करें।
- समतल पन्नें: अगले भाग को अगले सम पृष्ठ पर प्रारंभ करें।
- अजीब पेज: अगले भाग को अगले सम पृष्ठ पर प्रारंभ करें।
यदि आपका दस्तावेज़ इतना बड़ा है कि उसमें अध्यायों की आवश्यकता है, तो उन्हें साफ-सुथरे तरीके से प्रारूपित करने का यह सबसे अच्छा तरीका है। प्रत्येक अध्याय को 'अगला पृष्ठ' खंड विराम के साथ बनाया जाना चाहिए, या यदि आप इसे एक बांधने की मशीन के भीतर रखने जा रहे हैं तो 'सम पृष्ठ' या 'विषम पृष्ठ' खंड टूट जाता है। हमने दिखाया है पेज ब्रेक कैसे हटाएं जरूरत पड़ने पर भी।
पेशेवर दिखने के लिए Word दस्तावेज़ को प्रारूपित करना सीखें
जब तक आपके संगठन या स्कूल को एक विशिष्ट लेआउट और प्रारूप की आवश्यकता नहीं होती है, तब तक आप अपना स्वयं का टेम्प्लेट सेट करने की कड़ी मेहनत को छोड़ सकते हैं और इसके बजाय बस एक डाउनलोड कर सकते हैं। यह आपको एक पेशेवर दस्तावेज़ डिज़ाइन को जल्दी से प्राप्त करने में मदद करता है।
साझा करना साझा करना कलरव ईमेल माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के लिए 8 आवश्यक लेखन युक्तियाँएक पेशेवर लेखक बनने के लिए माइक्रोसॉफ्ट वर्ड का प्रभावी ढंग से उपयोग करना सीखें। यहां आपके लिए कुछ सुझाव दिए गए हैं!
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- माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस टिप्स
एम्मा क्रिएटिव सेक्शन की सीनियर राइटर और जूनियर एडिटर हैं। उन्होंने अंग्रेजी में स्नातक की डिग्री के साथ स्नातक की उपाधि प्राप्त की, और लेखन के साथ प्रौद्योगिकी के अपने प्यार को जोड़ती है।
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