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Microsoft Word Microsoft Office दस्तावेज़ों के लिए शोध पत्रों से लेकर . तक वास्तविक मानक कार्यक्रम है पेशेवर रिपोर्ट . लेकिन कभी-कभी आपके पास किसी अन्य प्रोग्राम में डेटा होता है जिसे आपको संदर्भित करने की आवश्यकता होती है; यह माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में हो सकता है, यह एक पीडीएफ हो सकता है, यह एक और वर्ड दस्तावेज़ भी हो सकता है। उस डेटा को आयात करने का तरीका जानने से आपका बहुत समय बच सकता है।
इस लेख में, हम आपके द्वारा अपने Microsoft Word दस्तावेज़ों में जानकारी आयात करने के आठ अलग-अलग तरीकों को शामिल करेंगे; कुछ रिपोर्ट जैसी चीजों के लिए उपयोगी होंगे, अन्य फॉर्म पत्र और इसी तरह की परियोजनाओं के लिए अच्छे होंगे, और अन्य कुछ विशिष्ट परिस्थितियों में समय बचाएंगे जब आपको कुछ चाहिए ग़ैरमामूली .
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चूंकि Microsoft Excel डेटा आयात करने के लिए सबसे बहुमुखी संसाधन है, इसलिए हम वहीं से शुरू करेंगे।
Microsoft Excel से तालिका आयात करें
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में फ़ॉर्मेटिंग टेबल भयानक है। इसलिए Microsoft Excel मौजूद है, है ना? सौभाग्य से, Microsoft के पास आपको एक्सेल से सीधे अपने वर्ड दस्तावेज़ में टेबल शामिल करने की दूरदर्शिता थी ताकि आप एक्सेल में सभी फ़ॉर्मेटिंग कर सकें, जहाँ यह बहुत आसान है।
आरंभ करने के लिए, उन कक्षों का चयन करें जिन्हें आप Microsoft Excel में कॉपी करना चाहते हैं, हिट करें संपादित करें> कॉपी करें , और माइक्रोसॉफ्ट वर्ड पर वापस जाएं।
के लिए जाओ संपादित करें > विशेष चिपकाएं... (या राइट-क्लिक करें और चुनें स्पेशल पेस्ट करो... ) और चुनें लिंक पेस्ट करे बाएं साइडबार में। में जैसा... मेनू, चुनें माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल वर्कशीट ऑब्जेक्ट , फिर हिट ठीक है .
अब आप अपने द्वारा चुने गए सेल को अपने Microsoft Word दस्तावेज़ में देखेंगे। और क्योंकि आपने चुना लिंक पेस्ट करे की बजाय पेस्ट करें , जब भी आप अपनी Microsoft Excel स्प्रैडशीट में परिवर्तन करेंगे तो वे सेल अपडेट हो जाएंगे।
यदि आप चुनते हैं पेस्ट करें की बजाय लिंक पेस्ट करे , जब आप स्प्रैडशीट में परिवर्तन करते हैं तो आपके सेल अपडेट नहीं होंगे। हालाँकि, एक्सेल शीट मौजूद है या नहीं, यह काम करने का फायदा है। इसलिए यदि आपको अपडेट की आवश्यकता नहीं है - यदि आप प्रिंट कर रहे हैं, या आप फ़ाइल को किसी और को ईमेल करने जा रहे हैं और इसे सही डेटा दिखाने की आवश्यकता है, उदाहरण के लिए - आप इसका उपयोग करना चाह सकते हैं पेस्ट करें .
Microsoft Excel से एकल कक्ष आयात करें
आप अलग-अलग कक्षों के लिए ऊपर दी गई विधि का भी उपयोग कर सकते हैं:
इस मामले में, चयन करने के बजाय माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल वर्कशीट ऑब्जेक्ट , मैने चुन लिया अस्वरूपित पाठ ; यही कारण है कि संख्या उसी स्वरूपण के साथ आती है जो बाकी माइक्रोसॉफ्ट वर्ड दस्तावेज़ के रूप में है। यह अभी भी उसी तरह से अपडेट किया गया है, लेकिन आपको टेक्स्ट बॉक्स को सही जगह पर लाने की कोशिश करने की ज़रूरत नहीं है।
यदि आप स्वरूपण को अपने Word दस्तावेज़ के अनुरूप रखना चाहते हैं, तो आप पूरी तालिका के साथ इसी रणनीति का उपयोग कर सकते हैं। यदि यह काम नहीं कर रहा है, या आपको अपने एकल कक्ष से अधिक जटिल व्यवहार की आवश्यकता है, तो आप अपने Word दस्तावेज़ में Excel डेटा को एकीकृत करने के लिए Visual Basic का उपयोग करने का प्रयास कर सकते हैं।
Microsoft Excel से ग्राफ़ या चार्ट आयात करें
किसी तालिका को आयात करने की तरह, Microsoft Excel से Word में ग्राफ़ या चार्ट आयात करना बहुत सुविधाजनक हो सकता है, ताकि जब भी आप Excel स्प्रेडशीट में परिवर्तन करें तो यह स्वचालित रूप से अपडेट हो जाए। यह विशेष रूप से उपयोगी हो सकता है यदि आपको नियमित रिपोर्ट बनाना है जिसमें ग्राफ़ शामिल हैं। सौभाग्य से, माइक्रोसॉफ्ट ने इस प्रक्रिया को बेहद आसान बना दिया है: माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल से वर्ड में ग्राफ को कॉपी और पेस्ट करें।
आप फ़ाइल में एम्बेड करने के लिए ग्राफ़ को Microsoft Excel से Word पर क्लिक करके खींच भी सकते हैं। आप किसी भी तरह से जाएं, जब भी आप मूल स्प्रैडशीट में परिवर्तन करेंगे तो चार्ट अब स्वचालित रूप से अपडेट हो जाएगा।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल से मेल मर्ज
मेल मर्ज आपको एक्सेल से डेटा का उपयोग करके बड़ी संख्या में अक्षर, लेबल, लिफाफे, या माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में कुछ और बनाने की सुविधा देता है। ब्रैड का लेख माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल और वर्ड के साथ मेल मर्ज कैसे करें विषय को पहले से कहीं अधिक विस्तार से शामिल करता है, लेकिन संक्षिप्त संस्करण यह है कि आप इसका उपयोग करेंगे टूल्स> मेल मर्ज मैनेजर अपने डेटा स्रोत का चयन करने और Microsoft Word में टेम्पलेट बनाने के लिए।
यदि आप Microsoft Office के पुराने संस्करण का उपयोग कर रहे हैं, तो Office 2007 का उपयोग करने वाला यह मेल मर्ज ट्यूटोरियल काम का हो सकता है, और आप इसका उपयोग भी कर सकते हैं आउटलुक में बड़े पैमाने पर ईमेल के लिए मेल मर्ज . मेल मर्ज का उपयोग करने में कुछ समय लग सकता है, लेकिन एक बार जब आप इसे प्राप्त कर लेंगे, तो यह आपके कार्यालय शस्त्रागार में सबसे उपयोगी टूल में से एक होगा।
पीडीएफ फाइलों को आयात करना
चेतावनी का एक त्वरित शब्द: जब आप माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में एक पीडीएफ आयात करते हैं, तो यह मूल रूप से एक छवि फ़ाइल के रूप में आता है, न कि टेक्स्ट। यदि आप टेक्स्ट को चुनने या संशोधित करने में सक्षम होना चाहते हैं, तो आपको इसे पीडीएफ फाइल से कॉपी और पेस्ट करना होगा। यदि, हालांकि, आप केवल अपने Microsoft Word दस्तावेज़ में एक PDF एम्बेड करना चाहते हैं, तो हिट करें सम्मिलित करें > वस्तु , फिर चुनें लेख्यपत्र से... और अपना पीडीएफ चुनें।
आप इस तरह एम्बेडेड पीडीएफ के साथ समाप्त हो जाएंगे:
यह टेक्स्ट-आधारित PDF के लिए बहुत अच्छा नहीं है, लेकिन अगर फ़ाइल में चित्र हैं, तो कॉपी और पेस्ट करना या PDF को अपने Microsoft Word दस्तावेज़ में सम्मिलित करने के लिए एक छवि फ़ाइल में बदलने का तरीका खोजना आसान है।
अन्य वर्ड दस्तावेज़ों से स्वचालित रूप से टेक्स्ट आयात करना
यदि आपको एक ही चीज़ को नियमित रूप से टाइप करने की आवश्यकता है, तो आप इसे Microsoft Word दस्तावेज़ में डालकर और बस इसे किसी अन्य दस्तावेज़ से संदर्भित करके समय बचाने में सक्षम हो सकते हैं।
मान लें कि आपके पास फ़ॉर्म पत्रों का एक गुच्छा है जिसे आपको भेजने की आवश्यकता है, जिसमें आपका नाम और जिस कंपनी के लिए आप काम करते हैं, उसे शामिल करने की आवश्यकता है, लेकिन आपका नियोक्ता नियमित आधार पर बदलता है। जब भी आप कोई नया अनुबंध प्राप्त करते हैं, तो आप प्रत्येक पत्र को बदलना नहीं चाहते हैं, इसलिए जब भी आप कोई बदलाव करते हैं तो आप अपना साइनऑफ़ केवल एक दस्तावेज़ में संग्रहीत कर सकते हैं और अन्य सभी अपडेट प्राप्त कर सकते हैं।
एक उदाहरण के माध्यम से जाने से इसे और स्पष्ट करने में मदद मिलेगी। यहाँ एक 'अद्यतन योग्य पाठ' दस्तावेज़ है जिसे मैंने सहेजा है:
मैं इनमें से प्रत्येक को शामिल करना चाहता हूं - एक साइनऑफ़, संपर्क जानकारी और एक उद्धरण - प्रत्येक पत्र में। ऐसा करने के लिए, मैं प्रत्येक पर एक बुकमार्क बनाऊँगा। बुकमार्क बनाने के लिए, उस टेक्स्ट को हाइलाइट करें जिसे आप अन्य दस्तावेज़ों में लिंक करना चाहते हैं, फिर क्लिक करें सम्मिलित करें > बुकमार्क .
अपने बुकमार्क का नाम टाइप करें और क्लिक करें जोड़ें .
अब, फ़ाइल को सहेजें और जहाँ यह सहेजी गई है, वहाँ का पूरा पथ नोट करें। अपना सहेजा गया पाठ सम्मिलित करने के लिए, किसी अन्य Microsoft Word दस्तावेज़ पर जाएँ और हिट करें सम्मिलित करें > फ़ील्ड . चुनते हैं टेक्स्ट शामिल करें से क्षेत्र के नाम मेन्यू।
अब, मेनू के नीचे टेक्स्ट बॉक्स में, 'INCLUDETEXT' [फ़ाइल का पथ]' [बुकमार्क का नाम]' टाइप करें। जब मैंने इसे टाइप किया, तो यह इस तरह दिख रहा था:
INCLUDETEXT 'Macintosh HD: उपयोगकर्ता: dralbright: Documents: updateable-text.docx' साइनऑफ़
(यदि आप Windows का उपयोग कर रहे हैं, तो आपको पथों के लिए मानक संकेतन का उपयोग करना होगा, जो 'C:\' से शुरू होता है। ध्यान दें कि आपको प्रत्येक अनुभाग के बीच एक के बजाय दो बैकस्लैश शामिल करने की आवश्यकता है।) अब हिट करें ठीक है , और आप अपने दस्तावेज़ में डाला गया टेक्स्ट देखेंगे।
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समय-समय पर, आप कुछ गलत लिखेंगे, और आपको एक त्रुटि मिलेगी, जैसे कि:
इसे ठीक करने के लिए, त्रुटि पर कहीं भी राइट-क्लिक करें और चुनें फ़ील्ड कोड टॉगल करें — यह आपको दस्तावेज़ के अंदर से कोड देखने और संपादित करने देगा। आप इसका उपयोग उन क्षेत्रों पर भी कर सकते हैं जो सही ढंग से काम कर रहे हैं यदि आपको कोई परिवर्तन करने की आवश्यकता है।
यहां से, आप अपने लिए आवश्यक कोई भी सुधार कर सकते हैं। इस उदाहरण में, कोड की शुरुआत में एक अतिरिक्त बराबर चिह्न है।
बराबर का चिह्न हटाने के बाद, फ़ील्ड सही ढंग से काम करती है।
अपने बुकमार्क से लिंक किए गए सभी दस्तावेज़ों में परिवर्तन करने के लिए, अपनी सामान्य टेक्स्ट फ़ाइल पर वापस जाएँ, और बस परिवर्तन करें। यहाँ, मैंने ग्राउचो मार्क्स के उद्धरण को ऑस्कर वाइल्ड के एक उद्धरण से बदल दिया है।
अपने अन्य दस्तावेज़ों में, अद्यतन की गई फ़ील्ड पर राइट-क्लिक करें, और चुनें अद्यतन फ़ील्ड .
और, वहां आपके पास है, फ़ील्ड नई जानकारी के साथ अद्यतन करता है।
यह बहुत काम की तरह लग सकता है, लेकिन अगर आपको नियमित रूप से वही चीजें टाइप करनी हैं, तो यह लंबे समय में आपका बहुत बड़ा समय बचा सकता है। फ्रंट एंड पर इसमें कुछ सेटअप समय लगता है, लेकिन आपको इस सिस्टम की सुविधा तुरंत दिखाई देगी। समय बचाने के लिए भी IFTTT के साथ अन्य उपयोगी ऑफिस ऑटोमेशन देखना न भूलें।
टेक्स्ट फ़ाइल या माइक्रोसॉफ्ट वर्ड दस्तावेज़ से टेक्स्ट आयात करें
यदि आप टेक्स्ट फ़ाइल या वर्ड दस्तावेज़ से टेक्स्ट प्राप्त करना चाहते हैं, लेकिन इसे खोलना नहीं चाहते हैं, तो सब कुछ चुनें, इसे कॉपी करें, अपने दस्तावेज़ पर वापस जाएं और इसे पेस्ट करें (यदि आपके पास सैकड़ों पाठ के पृष्ठ), आप सीधे आयात कर सकते हैं। बस हिट सम्मिलित करें> फ़ाइल और उस टेक्स्ट फ़ाइल या Word दस्तावेज़ का चयन करें जिससे आप टेक्स्ट आयात करना चाहते हैं।
आपके द्वारा फ़ाइल का चयन करने के बाद (आपको इसे बदलना पड़ सकता है सक्षम ड्रॉपडाउन टू सभी पठनीय दस्तावेज़ ), आप अपने Microsoft Word दस्तावेज़ में पूरा टेक्स्ट देखेंगे।
वेब पेज से टेक्स्ट इंपोर्ट करें
यदि आप किसी Microsoft Word दस्तावेज़ में किसी वेब पृष्ठ की अद्यतन प्रतिलिपि रखना चाहते हैं, तो आप वह भी कर सकते हैं! मान लें कि मैं एक ऑनलाइन टेक्स्ट फ़ाइल चाहता हूं जिसमें दो शहरों की कहानी मेरे दस्तावेज़ में। मैं उसी INCLUDETEXT फ़ील्ड का उपयोग करूँगा, लेकिन स्थानीय पथ का उपयोग करने के बजाय, मैं URL का उपयोग करूँगा:
फ़ील्ड को अपडेट करने से पूरी किताब मेरे दस्तावेज़ में आ जाती है।
टेक्स्ट-भारी वेबसाइट के साथ आपको सर्वोत्तम परिणाम प्राप्त होंगे। आप देख सकते हैं कि जब मैं MakeUseof के होम पेज को लाने के लिए INCLUDETEXT का उपयोग करने का प्रयास करता हूं तो क्या होता है:
यदि आपको किसी वेबसाइट से अपडेट किए गए टेक्स्ट को अपने दस्तावेज़ में आयात करने की आवश्यकता है, तो यह निश्चित रूप से खेलने लायक है। आपको थोड़ा प्रयोग करना पड़ सकता है, लेकिन यह संभावित रूप से एक बहुत ही उपयोगी उपकरण हो सकता है।
क्या करना है आप माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में आयात करें?
हमने आठ अलग-अलग चीजों को कवर किया है जिन्हें आप आयात कर सकते हैं माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में यहाँ - लेकिन वहाँ शायद अधिक विकल्प हैं। आपने माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में क्या इंपोर्ट किया है? सबसे उपयोगी चीजें साझा करें जिन्हें आप आयात करने में सक्षम हैं, ताकि हम सभी वर्ड मास्टर बनकर कुछ समय बचाने में एक-दूसरे की मदद कर सकें!
साझा करना साझा करना कलरव ईमेल अपने वर्चुअलबॉक्स लिनक्स मशीनों को सुपरचार्ज करने के लिए 5 टिप्सवर्चुअल मशीनों द्वारा पेश किए गए खराब प्रदर्शन से थक गए हैं? अपने वर्चुअलबॉक्स प्रदर्शन को बढ़ावा देने के लिए आपको यहां क्या करना चाहिए।
आगे पढ़िए संबंधित विषय- उत्पादकता
- माइक्रोसॉफ्ट वर्ड
- माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस टिप्स
डैन एक कंटेंट स्ट्रैटेजी और मार्केटिंग कंसल्टेंट है जो कंपनियों को डिमांड और लीड जेनरेट करने में मदद करता है। वह dannalbright.com पर रणनीति और सामग्री विपणन के बारे में भी ब्लॉग करता है।
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