एक्सेल बनाम। एक्सेस - क्या एक स्प्रेडशीट डेटाबेस को बदल सकती है?

एक्सेल बनाम। एक्सेस - क्या एक स्प्रेडशीट डेटाबेस को बदल सकती है?

या आप दोनों का उपयोग करना चाहिए? Microsoft Access और Excel दोनों में डेटा फ़िल्टरिंग, मिलान और क्वेरी करने की सुविधा है, लेकिन कौन सा प्रोग्राम आपकी कार्य आवश्यकताओं के अनुकूल है, और आप दोनों दुनिया के सर्वश्रेष्ठ कैसे प्राप्त करते हैं?





यह समझना कि प्रत्येक उपकरण किस लिए है

उपरोक्त तालिका में आपको अपनी डेटा आवश्यकताओं के लिए Microsoft Access या Excel का उपयोग करने के बीच की प्रमुख तुलनाओं की एक रूपरेखा प्रदान करनी चाहिए। एक आदर्श दुनिया में हम सभी माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल और एक्सेस का परस्पर उपयोग करते हैं, एक इसकी उन्नत गणितीय गणना और सांख्यिकीय तुलना के लिए, दूसरा संरचित तरीके से डेटा के राफ्ट को व्यवस्थित और प्रदर्शित करने की क्षमता के लिए।



आपकी पसंद से पहले प्रमुख प्रश्न

सॉफ्टवेयर के एक टुकड़े को दूसरे पर शुरू करने से पहले आपको खुद से ये महत्वपूर्ण प्रश्न पूछने चाहिए:





  • आप अपने डेटा को कैसे व्यवस्थित करना चाहते हैं?
    • बार - बार आने वाला? दोहराव?
    • एक्शन ट्रैकिंग/इवेंट मैनेजमेंट?
  • क्या आप भंडारण और प्रबंधन, या भंडारण और विश्लेषण कर रहे हैं?
  • आपके पास कितना डेटा है?
    • मूलपाठ?
    • संख्यात्मक?
  • क्या आपको साझा करने योग्य आउटपुट के लिए स्वरूपण की आवश्यकता है?

एक्सेल डेटा विश्लेषण के लिए है

एक्सेल संख्यात्मक डेटा, उसके भंडारण और विश्लेषण के कई क्रमपरिवर्तनों में उत्कृष्टता प्राप्त करता है जिसकी आपको अपने डेटा में किसी भी पैटर्न, प्रवृत्तियों या गलत नामों को उजागर करने की आवश्यकता हो सकती है। एक्सेल के लिए सीखने की अवस्था काफी छोटी है - इसमें शुरुआत में यह बेहद कठिन लग सकता है, लेकिन आप कुछ ही समय में अपने स्वयं के उपयोग के लिए धुरी तालिकाओं को झुकाएंगे।

फायर टैबलेट पर गूगल प्ले स्टोर

नवीनतम संस्करण आते हैं पूरी तरह से टेम्पलेट्स से भरा जाम , आसान शॉर्टकट और एक बहुत ही अनुकूल जीयूआई, लेकिन बनाने के लिए विचार हैं। एक्सेल एक समय में कुछ स्प्रैडशीट्स का उपयोग करते समय एक शानदार उपकरण है, लेकिन जब आप अपने डेटाबेस के आकार को बढ़ाना शुरू करते हैं, उदाहरण के लिए सरकारी डेटासेट के साथ, एक्सेल तनाव के तहत चरमराना शुरू कर देता है।



हजारों प्रविष्टियों के साथ एक विशाल एक्सेल स्प्रैडशीट को बनाए रखना, यदि दसियों हज़ार प्रविष्टियां नहीं हैं और जैसे-जैसे आपका डेटा आपके फ़ार्मुलों, सारांश श्रेणियों और मैक्रोज़ को अपडेट करने की आवश्यकता विकसित करता है, आपके डेटा में गलतियाँ हो सकती हैं।

एक्सेल संसाधन

एक्सेल के साथ पकड़ में आने पर आपको ऊपरी हाथ देने के लिए यहां कुछ उत्कृष्ट ऑनलाइन संसाधन, ट्यूटोरियल और टेम्पलेट हैं:



  • एक पैसा खर्च किए बिना एक्सेल सीखें - एक्सेल ट्यूटोरियल के लिए संदर्भ सूची, एक लिंक के माध्यम से शाब्दिक रूप से आपकी जरूरत की हर चीज को कवर करती है
  • एक्सेल के लिए टेम्प्लेट - the माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस एक्सेल टेम्प्लेट के लिए स्टोर करें। जब आप सॉफ़्टवेयर खोलते हैं तो Excel 2013 की एक विस्तृत सूची होती है - इसे और विकल्पों के लिए ब्राउज़ करें!
  • चंदू.ऑर्ग - सभी सीखने के स्तरों को कवर करने वाली मुफ्त जानकारी के टन
  • मिस्टर एक्सेल - चंदू के समान, हज़ारों व्यावहारिक वीडियो और ट्यूटोरियल हैं
  • यूट्यूब: हाउकास्ट टेक - कुछ इंटरमीडिएट एक्सेल टूल्स की ओर बढ़ते हुए महान परिचयात्मक श्रृंखला

चंदू, मिस्टर एक्सेल और हाउकास्ट टेक की यूट्यूब श्रृंखला विशेष रूप से अच्छी है, प्रत्येक उत्कृष्ट ट्यूटोरियल प्रदान करता है जो एक्सेल में आपके सामने आने वाले हर उपकरण को कवर करता है, हमारे बीच एक्सेल के जानकारों के माध्यम से विनम्र शुरुआती लोगों के लिए शानदार संसाधन।

डेटा प्रबंधन में एक्सेल एक्सेस करें

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस एक्सेल के लिए थोड़ा अलग जानवर है। जहाँ Microsoft Excel संख्यात्मक, संभावित रूप से एकबारगी डेटा अनुक्रमों पर ध्यान केंद्रित करता है, एक्सेस जानकारी के लिए एक भंडारण समाधान प्रदान करता है जिसे कई स्थानों पर याद किया जा सकता है और संदर्भित किया जा सकता है। मैं मानता हूँ एक्सेस के लिए सीखने की अवस्था स्थानों में समस्या है, लेकिन एक बार जब आप सॉफ़्टवेयर की मूल बातें सीख लेते हैं, तो आप पाएंगे कि वे कौशल लगभग किसी भी डेटाबेस सॉफ़्टवेयर के साथ अपेक्षाकृत विनिमेय हैं।



शायद माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस और एक्सेल के बीच सबसे बड़ा अंतर रिकॉर्ड प्रतिधारण की विधि है। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस रिकॉर्ड किसी भी समय संशोधन के लिए स्वतंत्र हैं। उपरोक्त छवि तुलना के लिए माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस (शीर्ष) और एक्सेल (नीचे) दिखाती है। ध्यान दें, माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस का उपयोग करते समय प्रत्येक व्यक्तिगत रिकॉर्ड को एक विशिष्ट आईडी नंबर दिया जाता है - पहला कॉलम - आपको अपने संपूर्ण डेटाबेस को सॉर्ट करने, फ़िल्टर करने और क्वेरी करने की अनुमति देता है। और आपका डेटाबेस बस इतना ही है - सूचनाओं का एक डिजिटल स्टोर। अधिक जानकारी जोड़ने, संशोधित करने, हटाने, फ़िल्टर करने और क्वेरी करने से मौजूदा रिकॉर्ड पर कोई प्रभाव नहीं पड़ता है, न ही आपके द्वारा पहले से सेट किए गए सूत्रों, सारांश श्रेणियों, तालिकाओं और रिपोर्टिंग पर कोई प्रभाव नहीं पड़ता है। एक्सेल में बड़े पैमाने पर डेटासेट का उपयोग करते समय, संभावना है कि उपरोक्त कार्यों में से कोई भी प्रदर्शन टूट सकता है कुछ, कहीं।

एक्सेल से एक कदम आगे

Microsoft Access शुद्ध डेटा संग्रहण के मामले में Excel से एक कदम आगे जाता है, जिसमें डेटा गुणवत्ता सुनिश्चित करने के लिए विशिष्ट आंतरिक उपकरण होते हैं:

  • तालिका स्तर पर अलग-अलग फ़ील्ड के लिए लुकअप सूचियों और सत्यापन नियमों का उपयोग करें
  • डेटा प्रविष्टि के दौरान प्रपत्र आपकी एक्सेस तालिका में अतिरिक्त नियम जोड़ सकते हैं
    • उपयोगकर्ता चयन और पूर्वनिर्धारित घटनाओं के लिए उत्तरदायी
  • Microsoft Access द्वारा लगातार बनाए रखी गई तालिकाओं के बीच संदर्भात्मक अखंडता - यह सुनिश्चित करना कि आपका सभी डेटा लगभग हर समय समझ में आता है

Microsoft Access में भी विशाल डेटाबेस का एकत्रीकरण अपेक्षाकृत सरल है। शक्तिशाली डेटा विश्लेषण समाधान प्रदान करने वाले Microsoft Access के साथ आपके संग्रहण के तरीके की परवाह किए बिना क्वेरी और फ़िल्टरिंग हो सकती है - लेकिन कोई पिवट टेबल नहीं!

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस संसाधन

हमारे माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल प्रसाद के समान, यहां कुछ बेहतरीन ऑनलाइन संसाधन, ट्यूटोरियल और टेम्प्लेट हैं जो आपको एक्सेस के साथ पकड़ में आने पर ऊपरी हाथ देते हैं:

  • टेम्प्लेट के साथ आसान एक्सेस - अपने काम को गति देने के लिए एक्सेस टेम्प्लेट का उपयोग करने के लिए आधिकारिक एमएस ऑफिस ट्यूटोरियल
  • एक्सेस 2010 टेम्प्लेट का परिचय - एक्सेस टेम्प्लेट को चुनने और लागू करने का परिचय
  • GCF मुफ़्त सीखें - डेटा प्रस्तुति के लिए डेटा प्रविष्टि में फैले 14 भाग ट्यूटोरियल और भी बहुत कुछ
  • सब कुछ एक्सेस - बिल्कुल बड़ा एक्सेस प्रश्नों और ट्यूटोरियल की सूची
  • Baycon Group [टूटा हुआ URL हटा दिया गया] - आपके डेटा को दर्ज करने से लेकर उन्नत क्वेरी तालिकाओं तक के गहन ट्यूटोरियल में

और विजेता हैं...

न!

ओह, क्या कॉप-आउट है, क्षमा करें ... लेकिन मुझे आशा है कि हमने सॉफ़्टवेयर के प्रत्येक भाग को चित्रित किया है ताकि आपका अगला डेटा संग्रहण/विश्लेषण निर्णय आसान हो सके। आप माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस डेटा को एक्सेल में और इसके विपरीत कई तरीकों से आयात कर सकते हैं, सॉफ्टवेयर के दोनों टुकड़ों की क्षमता का असीम रूप से विस्तार कर सकते हैं। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस और एक्सेल द्वारा प्रदान किए गए समाधान डेटा प्रबंधन तकनीकों का एक स्पेक्ट्रम प्रदान करते हैं जो हमारी डेटा आवश्यकता के साथ विकसित होते हैं।

फेसबुक पर लड़कियों से कैसे बात करें

शीर्ष बार माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस के माध्यम से उपलब्ध आयात और निर्यात विकल्पों को दिखाता है > बाहरी डेटा टैब। दूसरा एक्सेल के माध्यम से समान निर्यात विकल्प दिखाता है > आंकड़े टैब। दोनों डेटा टैब उपयोगकर्ताओं को एक विस्तारित क्रॉस-फंक्शनलिटी प्रदान करते हैं जो आपको दोनों दुनिया के सर्वश्रेष्ठ की अनुमति देता है: उत्कृष्ट डेटा प्रबंधन, विश्लेषण और रिपोर्ताज के साथ सर्वोच्च गणितीय गणना, स्वरूपण और तालिकाएं।

उत्सुक पाठक एक्सेल एक्सपोर्ट टैब की कमी पर ध्यान देंगे।>CTRL+C या सीएमडी+सी!

यह समझना कि प्रत्येक उपकरण आपके लिए क्या कर सकता है, और आपके डेटा के लिए बहुत बड़ा अंतर हो सकता है, इसलिए इन शक्तिशाली डेटा टूल के साथ कुछ व्यावहारिक अनुभव प्राप्त करने के लिए कुछ ट्यूटोरियल पढ़कर और देखकर अपने लाभ के लिए दोनों का उपयोग करें।

क्या हमें कुछ याद आया? आपके पसंदीदा माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस और एक्सेल विकल्प क्या हैं? हमें नीचे बताएं!

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लेखक के बारे में गेविन फिलिप्स(945 लेख प्रकाशित)

गेविन विंडोज एंड टेक्नोलॉजी एक्सप्लेन्ड के लिए जूनियर एडिटर हैं, जो वास्तव में उपयोगी पॉडकास्ट के लिए एक नियमित योगदानकर्ता और एक नियमित उत्पाद समीक्षक हैं। उनके पास बीए (ऑनर्स) कंटेम्परेरी राइटिंग है, जिसमें डेवोन की पहाड़ियों से डिजिटल आर्ट प्रैक्टिस के साथ-साथ एक दशक से अधिक का पेशेवर लेखन अनुभव है। वह चाय, बोर्ड गेम और फुटबॉल का भरपूर आनंद लेता है।

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