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ईमेल को संग्रहित करना आपके इनबॉक्स को अव्यवस्थित रखने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक है। यदि आप इसे आउटलुक में करना चाहते हैं, तो आप भाग्य में हैं। वेब के लिए आउटलुक और डेस्कटॉप के लिए आउटलुक दोनों ही आपको अपने ईमेल को आसानी से संग्रहित करने देते हैं।
इस मार्गदर्शिका में, हम आपके ईमेल को आपके कंप्यूटर पर Microsoft Outlook में संग्रहीत करने के सभी सर्वोत्तम तरीकों को शामिल करेंगे।
आउटलुक में एक आर्काइव क्या है?
आउटलुक और ईमेल के संदर्भ में, एक संग्रह मूल रूप से वे सभी ईमेल हैं जिन्हें आपने अपने मुख्य इनबॉक्स से अलग रखने के लिए चुना है।
वेब के लिए आउटलुक पर, ईमेल को आर्काइव करने का अर्थ है ईमेल को मुख्य इनबॉक्स फोल्डर से आर्काइव फोल्डर में ले जाना।
डेस्कटॉप के लिए आउटलुक में, ईमेल को आर्काइव करने का मतलब मूल रूप से अपने ईमेल को मुख्य आउटलुक पीएसटी फाइल से एक नई पीएसटी फाइल में ले जाना है। आप इस पीएसटी फ़ाइल को इधर-उधर कर सकते हैं, और इसके भीतर अपने सभी संग्रहीत ईमेल तक, जब चाहें पहुँच सकते हैं।
किसी छवि की डीपीआई कैसे खोजें
यदि आप अभी आउटलुक के साथ शुरुआत कर रहे हैं, वेब बनाम डेस्कटॉप के लिए आउटलुक की तुलना करें और देखें कि आपकी आवश्यकताओं के अनुरूप कौन सा है।
क्या आप अपने सभी ईमेल खातों के लिए आउटलुक आर्काइव का उपयोग कर सकते हैं?
ऐसे दो मामले हैं जहां आप आउटलुक में आर्काइव फीचर का उपयोग नहीं कर सकते हैं।
सबसे पहले, यदि आपके पास एक एक्सचेंज सर्वर ईमेल खाता है और आपका संगठन माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज सर्वर ऑनलाइन आर्काइव का उपयोग करता है, तो आप मूल आउटलुक संग्रह सुविधा का उपयोग नहीं कर सकते।
दूसरा, अगर आपके नेटवर्क एडमिन ने आर्काइव फीचर को डिसेबल कर दिया है, तो आप अपने ईमेल को आर्काइव भी नहीं कर सकते।
इन दोनों मामलों में, सहायता प्राप्त करने के लिए अपने संगठन के नेटवर्क व्यवस्थापक से बात करें।
वेब के लिए आउटलुक में ईमेल कैसे संग्रहित करें?
वेब के लिए आउटलुक पर ईमेल को आर्काइव करना डेस्कटॉप ऐप में करने की तुलना में आसान है। बस कुछ विकल्पों पर क्लिक करें और आपके चयनित ईमेल संग्रहीत हो जाते हैं।
यहां बताया गया है कि आप इसे कैसे करते हैं:
- वहां जाओ आउटलुक डॉट कॉम और अपने ईमेल खाते में लॉग इन करें।
- बाईं ओर उस फ़ोल्डर पर क्लिक करें जहां आपके ईमेल स्थित हैं।
- दाएँ फलक से वे ईमेल चुनें जिन्हें आप संग्रहीत करना चाहते हैं।
- उस विकल्प पर क्लिक करें जो कहता है संग्रह शीर्ष मेनू बार में।
- यदि आपने गलती से कोई ईमेल संग्रहीत कर लिया है, तो क्लिक करें पूर्ववत नीचे अपनी कार्रवाई को उलटने के लिए।
आप अपने सभी संग्रहीत ईमेल को क्लिक करके देख सकते हैं संग्रह बाईं तरफ।
यदि आप कभी भी किसी संग्रहीत ईमेल को मुख्य फ़ोल्डर में वापस ले जाना चाहते हैं, तो उस ईमेल को इसमें खोजें संग्रह फ़ोल्डर, ईमेल पर क्लिक करें, क्लिक करें करने के लिए कदम शीर्ष पर, और चुनें कि आप ईमेल को कहाँ ले जाना चाहते हैं।
सम्बंधित: जीमेल में सभी पुराने ईमेल कैसे संग्रहित करें और इनबॉक्स शून्य तक कैसे पहुंचें
आउटलुक में ईमेल को स्वचालित रूप से कैसे संग्रहीत करें
डेस्कटॉप के लिए आउटलुक में, आप ईमेल को स्वचालित रूप से या मैन्युअल रूप से संग्रहीत कर सकते हैं। इस खंड में, हम डेस्कटॉप के लिए आउटलुक में स्वचालित संग्रह सुविधा का उपयोग करने के तरीके को कवर करेंगे।
AutoArchive उस सुविधा का नाम है जो Outlook ऐप में आपके ईमेल को स्वचालित रूप से संग्रहीत करने में मदद करती है। पूर्वनिर्धारित समय बीत जाने के बाद यह सुविधा आपके ईमेल को आपके मुख्य फ़ोल्डरों से संग्रह में भेजती है।
आप इस सुविधा में विभिन्न विकल्पों को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं, और निम्न चरणों का वर्णन है कि आप ऐसा कैसे करते हैं:
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- खोलना आउटलुक आपके कंप्युटर पर।
- क्लिक फ़ाइल शीर्ष पर, और फिर चुनें विकल्प बाएं साइडबार से।
- दबाएं उन्नत बाईं ओर विकल्प।
- पाना स्वतः संग्रह दाएँ फलक पर और क्लिक करें स्वतः संग्रह सेटिंग्स बटन।
- टिकटिक प्रत्येक स्वत: संग्रह चलाएँ शीर्ष पर विकल्प और निर्दिष्ट करें कि यह सुविधा आपके आउटलुक में कब चलनी चाहिए।
- में संग्रह के लिए डिफ़ॉल्ट फ़ोल्डर सेटिंग्स अनुभाग, चुनें कि किसी आइटम को कब संग्रहीत किया जाना चाहिए। मूल रूप से, आप अपनी आउटलुक सामग्री की आयु निर्दिष्ट कर रहे हैं।
- क्लिक ब्राउज़ और अपनी संग्रह फ़ाइल के लिए गंतव्य फ़ोल्डर चुनें। आपको ऐसा केवल तभी करना होगा जब आप डिफ़ॉल्ट आउटलुक पीएसटी निर्देशिका को पसंद नहीं करते हैं।
- अंत में, हिट ठीक है अपने परिवर्तनों को सहेजने के लिए तल में।
यदि आप कभी भी आउटलुक को अपने ईमेल स्वचालित रूप से संग्रहीत करने से रोकना चाहते हैं, तो आप ऑटोआर्काइव सुविधा को अक्षम कर सकते हैं।
यह करने के लिए:
- खोलना आउटलुक आपके कंप्युटर पर।
- क्लिक फ़ाइल शीर्ष पर और चुनें विकल्प बाईं तरफ।
- दबाएं उन्नत बाईं ओर विकल्प।
- क्लिक स्वतः संग्रह सेटिंग्स दाएँ फलक पर।
- को अनचेक करें प्रत्येक स्वत: संग्रह चलाएँ शीर्ष पर विकल्प।
- क्लिक ठीक है सबसे नीचे।
आउटलुक में ईमेल को मैन्युअल रूप से कैसे संग्रहित करें
ईमेल संग्रह पर अधिक नियंत्रण पाने के लिए, आप वास्तव में आउटलुक में ईमेल को मैन्युअल रूप से संग्रहित कर सकते हैं। यह आपको जरूरत पड़ने पर अपने मुख्य ईमेल को संग्रह में भेजने की सुविधा देता है।
इस विधि का उपयोग करने के लिए:
- खोलना आउटलुक आपके कंप्युटर पर।
- क्लिक फ़ाइल ऊपरी-बाएँ कोने में।
- को चुनिए जानकारी बाईं ओर टैब।
- के लिए डाउन एरो आइकन पर क्लिक करें उपकरण और चुनें पुरानी वस्तुओं को साफ करें .
- एक संवाद बॉक्स प्रकट होता है जो आपको अपना मैन्युअल ईमेल संग्रह कॉन्फ़िगर करने देता है।
- सबसे ऊपर, आपके पास दो विकल्प हैं जो आपको यह तय करने देते हैं कि आपके संग्रह में क्या शामिल करना है। वह चुनें जिसे आप उपयोग करना चाहते हैं।
- उन फ़ोल्डरों का चयन करें जिन्हें आप अपने संग्रह में जोड़ना चाहते हैं।
- कैलेंडर विकल्प का उपयोग करके अपने आइटम की आयु चुनें।
- क्लिक ब्राउज़ और वह फ़ोल्डर चुनें जहाँ आप अपनी आउटलुक संग्रह फ़ाइल को सहेजना चाहते हैं।
- मार ठीक है आउटलुक में ईमेल आर्काइव बनाना शुरू करने के लिए नीचे।
एक बार संग्रह बन जाने के बाद, आप परिणामी PST फ़ाइल को अपनी इच्छानुसार कहीं भी ले जा सकते हैं।
आउटलुक में आर्काइव्ड ईमेल कैसे देखें
डेस्कटॉप के लिए आउटलुक में अपने संग्रहीत ईमेल तक पहुंचना वेब के लिए आउटलुक में ऐसा करना जितना आसान है। आपको बस अपनी संग्रह फ़ाइल को Outlook में लोड करने की आवश्यकता है, और आप अपने सभी संग्रहीत ईमेल देखेंगे।
अपने कंप्यूटर पर आउटलुक में पीएसटी ईमेल संग्रह फ़ाइल को आयात करने का तरीका यहां दिया गया है:
- प्रक्षेपण आउटलुक .
- दबाएं फ़ाइल शीर्ष पर मेनू।
- चुनते हैं ओपन एंड एक्सपोर्ट बाएं साइडबार में।
- दाएँ फलक पर, क्लिक करें आउटलुक डेटा फ़ाइल खोलें जैसा कि आप प्रोग्राम में PST डेटा फ़ाइल आयात कर रहे हैं।
- उस फ़ोल्डर पर नेविगेट करें जहां आपकी संग्रह फ़ाइल बैठी है, फ़ाइल पर क्लिक करें और हिट करें खोलना सबसे नीचे।
- आपकी फ़ाइल प्रोग्राम में लोड होनी चाहिए, और फिर आपको अपने सभी संग्रहीत ईमेल देखने में सक्षम होना चाहिए।
आप ऐसा कर सकते हैं अपनी आउटलुक पीएसटी फाइलों को मर्ज करें यदि आपके पास एकाधिक फ़ाइलें हैं।
ईमेल को संग्रहीत करके आउटलुक को अस्वीकार करना
यदि आप अपने इनबॉक्स में ईमेल की संख्या को देखकर अभिभूत महसूस करते हैं, तो समय आ गया है कि उनमें से कुछ ईमेल को संग्रहीत करके उनसे छुटकारा पाएं। कम महत्वपूर्ण ईमेल को संग्रह में ले जाने के लिए उपरोक्त विधियों का उपयोग करें, ताकि आप उन पर काम कर सकें जिन पर आपको तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता है।
ईमेल के साथ बात यह है कि उन्हें प्रबंधित करना पेशेवरों के लिए भी आसान नहीं है। हालाँकि, कुछ सुझाव और तरकीबें हैं, जिनसे आप ईमेल को प्रबंधित करना बहुत कम भारी बनाना सीख सकते हैं।
साझा करना साझा करना कलरव ईमेल अपने इनबॉक्स को कैसे जीतें: ईमेल उत्पादकता और सुरक्षा के लिए 60+ युक्तियाँअपने इनबॉक्स से अभिभूत न हों! यहां वह सब कुछ है जो आपको एक बार और सभी के लिए अपने ईमेल पर विजय प्राप्त करने के लिए जानना आवश्यक है।
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महेश MakeUseOf में टेक राइटर हैं। वह लगभग 8 वर्षों से टेक हाउ-टू गाइड लिख रहे हैं और उन्होंने कई विषयों को कवर किया है। वह लोगों को यह सिखाना पसंद करते हैं कि वे अपने उपकरणों का अधिकतम लाभ कैसे उठा सकते हैं।
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