Microsoft Word में व्यावसायिक रिपोर्ट और दस्तावेज़ कैसे बनाएँ?

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अगर माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस एक देश होता, तो यह दुनिया का तीसरा सबसे अधिक आबादी वाला देश होता। 1.2 अरब लोग ऐप्स के एक सूट का उपयोग करना दिमागी दबदबा है। और, वे 107 भाषाएँ बोलते हैं!

लेकिन अभी, आप और मैं अंग्रेजी में बात कर रहे हैं और हम Microsoft Office शस्त्रागार में सबसे लोकप्रिय टूल के बारे में बात करने जा रहे हैं - माइक्रोसॉफ्ट वर्ड २०१६ .

विंडोज़ 10 पर फ़ाइलों को कैसे साफ़ करें

इस दस्तावेज़ संपादक का उपयोग विभिन्न प्रकार के दस्तावेज़ लिखने के लिए किया जाता है। एक साधारण आवेदन से आवश्यक फिर से शुरू करने के लिए। सादे बकेट लिस्ट से लेकर ऑफिस मेमो तक। हमें लगता है कि हम Word के साथ काम कर सकते हैं। लेकिन जब हम एक गंभीर पेशेवर रिपोर्ट लिखने बैठते हैं, तो हमें एक महत्वपूर्ण तथ्य का पता चलता है।

पेशेवर रिपोर्ट लेखन के लिए कौशल के एक अलग सेट की आवश्यकता होती है।

तो, अपने आप से यह पूछें -- क्या आप एकल दस्तावेज़ से लंबी रिपोर्ट तक छलांग लगा सकते हैं? क्या आप सभी Microsoft Word सुविधाओं को जानते हैं जो इस बड़े पैमाने के दस्तावेज़ प्रोजेक्ट को प्रबंधित करने में मदद करेंगी? क्या आप टीम के अन्य सदस्यों के साथ काम में सहयोग कर सकते हैं?

आप एक छात्र, एक छोटे व्यवसाय के स्वामी, या एक कार्यालय कर्मचारी हो सकते हैं ... आपको एक रिपोर्ट या किसी प्रकार का व्यावसायिक रूप से स्वरूपित दस्तावेज़ बनाने की आवश्यकता होगी। यह MakeUseOf गाइड आपको अपनी तकनीकों को अपडेट करने और अपने डिजाइन दृष्टिकोण को तेज करने में मदद करेगा।

इस गाइड में:

रिपोर्ट लिखना - परिचय | रिपोर्ट चेकलिस्ट

उपयोगी माइक्रोसॉफ्ट वर्ड टूल्स - स्पेशल पेस्ट करो | शोधकर्ता | अपने दस्तावेज़ के कुछ हिस्सों को फ़्रीज़ करें

संदर्भ और सहयोग - अनुक्रमणिका | पुस्तक सूचियों | पार संदर्भित | टिप्पणियाँ

अपनी रिपोर्ट को अंतिम रूप दें - हस्ताक्षर | वाटरमार्क | सिफ़ पढ़िये | पीडीएफ में प्रिंट करें

अगले कदम - निष्कर्ष

रिपोर्ट लिखना

रिपोर्ट लेखन में अनुसंधान और फिर उस विश्लेषण के परिणाम को प्रकाशित करना शामिल है। पेशेवर दुनिया में, आप जो प्रकाशित करते हैं उसका 'लुक' या दिखावट सर्वोपरि है। सुखद अंतिम परिणाम आपकी प्रतिष्ठा को जला सकता है और आपके व्यक्तिगत ब्रांड को बढ़ा सकता है।

नीचे दिए गए चरण आपको Microsoft Word 2016 में विशेषज्ञ सुविधाओं के बारे में जानकारी देंगे। किसी योजना पर बहुत समय व्यतीत करें। इन दिशानिर्देशों से शुरू करें…

चरण 1: उद्देश्य तय करें

रिपोर्ट शुरू करने से पहले, आपको पहले यह जानना होगा कि आप इसे पहले स्थान पर क्यों लिख रहे हैं। रिपोर्ट कई प्रकार की होती हैं लेकिन वे या तो सूचित करने या मनाने के लिए होती हैं। यह एक तकनीकी प्रक्रिया का वर्णन करने, पृष्ठभूमि की जानकारी साझा करने या किसी परियोजना पर प्रगति प्रदर्शित करने के लिए हो सकता है।

अपने आप से पूछो - क्या तथा क्यों . यह आपको उद्देश्य को एक मुख्य बिंदु तक पहुंचाने में मदद करेगा और अनावश्यक विवरण के साथ जुआ खेलने के बजाय उस पर टिके रहेंगे।

चरण 2: अपने दर्शकों की पहचान करें

दूसरा महत्वपूर्ण विचार अपने दर्शकों का मूल्यांकन करना है। क्या वे समझ पाएंगे कि आप किस बारे में बात कर रहे हैं? क्या पाठकों के विभिन्न स्तर हैं जो रिपोर्ट पढ़ेंगे? पाठक का विषय का ज्ञान उस जानकारी को बहुत प्रभावित करेगा जिसे आपको शामिल करने की आवश्यकता है।

प्राथमिक दर्शकों पर निर्णय लें और फिर पर्याप्त तकनीकी स्तर पर रिपोर्ट को स्क्रिप्ट करें। रिपोर्ट के अंत में पूरक जानकारी के साथ द्वितीयक दर्शकों का समर्थन किया जा सकता है।

चरण 3: अपना विषय जानें

आपको पता होना चाहिए कि आप किस बारे में बात कर रहे हैं। इसलिए, विषय पर शोध करें, और अपनी बात को साबित करने के लिए सभी प्रासंगिक जानकारी शामिल करें। सुनिश्चित करें कि आप तथ्यों के आधार पर किसी निष्कर्ष पर आते हैं न कि व्यक्तिगत राय के आधार पर। जानकारी सही, वर्तमान और अच्छी तरह से संदर्भित होनी चाहिए।

अपनी बात का समर्थन करने के लिए विभिन्न प्रकार के संसाधनों जैसे पत्रिकाओं, समाचार पत्रों के लेख, किताबें, वेबसाइट, ब्रोशर, कच्चे डेटा, वार्षिक रिपोर्ट और भाषणों का भी उपयोग करें। बस विकिपीडिया से चिपके न रहें।

चरण 4: रिपोर्ट की रूपरेखा तैयार करें

आपने शोध किया है। एक टन जानकारी है जो टाइप और मुद्रित होने की प्रतीक्षा कर रही है। लेकिन रुकें! पानी में प्रवेश करने से पहले मत डूबो। रिपोर्ट की अंतिम रूपरेखा तैयार करें जो शुरू से अंत तक नेविगेट करने में आपकी मदद करने के लिए वेपॉइंट का चार्ट होगा। रूपरेखा खाका है। यह आपको भूमि का विहंगम दृश्य देगा और आपको यह भी दिखाएगा कि आपको विवरण कहां भरना है।

एक विचार रिपोर्ट की संरचना में निम्नलिखित तत्व शामिल हो सकते हैं:

शीर्षक पेज
कार्यकारी सारांश
विषयसूची
परिचय
रिपोर्ट का मुख्य भाग
निष्कर्ष
सिफारिशों
अनुबंध
ग्रंथ सूची और संदर्भ

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड का दस्तावेज़ की रूपरेखा एक शक्तिशाली विशेषता है जो किसी दस्तावेज़ को शोध से भरना शुरू करने से पहले ही उसे व्यवस्थित करने में आपकी मदद कर सकती है। का फायदा लो दिमागी तूफान और दिमागी मानचित्रण टेम्पलेट्स बहुत।

चरण 5: लिखें, संपादित करें, प्रूफरीड करें और समाप्त करें

एक बार जब आप अपनी रिपोर्ट तैयार कर लेते हैं, तो यह समय हेडर को सामग्री से भरने का होता है। मैं व्यक्तिगत रूप से प्रत्येक अनुभाग का थोड़ा-बहुत ध्यान रखना, और फिर उसे जानकारी के साथ बड़ा करना सबसे अच्छा मानता हूं। यदि आप चाहें तो ऐसा कर सकते हैं, या रिपोर्ट संरचना में नीचे जाते ही प्रत्येक अनुभाग को समाप्त कर सकते हैं। सुनिश्चित करें कि आप पहले वर्तनी और व्याकरण के बजाय अपने विचारों को प्रस्तुत करने और सहायक साक्ष्य का उपयोग करने पर ध्यान केंद्रित करते हैं। अपने तर्क को रेखांकित करें और कुछ वाक्य लिखें जो आपके मुख्य विचारों को प्रस्तुत करते हैं। अगर आपको कुछ उद्धृत करने योग्य लगता है, तो उसे उद्धृत करें।

एक बार जब आपका अधिकांश पाठ लिखा जाता है, तो अब इसे पढ़ने और यह सुनिश्चित करने का समय है कि यह अच्छी तरह से प्रवाहित हो। सुनिश्चित करें कि आप 'यह जानकारी दिखाता है...', 'दूसरे शब्दों में...', 'इसी तरह...' जैसे संक्रमण शब्दों के साथ पाठक की समझ का मार्गदर्शन करते हैं और प्रासंगिक और महत्वपूर्ण बिंदुओं को हाइलाइट करते हैं।

अंत में, प्रूफरीड करने के लिए समय व्यतीत करें, व्याकरण और वर्तनी की जाँच करें , और सभी प्रासंगिक जानकारी और उसके तार्किक प्रवाह की दोबारा जांच करें। अपने काम को जांचने और प्रूफरीड करने के लिए कम से कम एक दिन छोड़ना सबसे अच्छा है। जब आप सोचते हैं कि आपने समाप्त कर लिया है, तो इसे सीधे संपादित करने का प्रयास न करें, क्योंकि आपने जो लिखा है उसे पढ़ने से चूक जाएंगे। थोड़ी नींद लें और अगले दिन इसका प्रूफरीडिंग करें।

रिपोर्ट चेकलिस्ट

इससे पहले कि आप जाएं और अपनी रिपोर्ट जमा करें या सौंपें कि आपने इतनी मेहनत की है, सुनिश्चित करें कि आपने निम्न कार्य किया है:

शीर्षक पृष्ठ को शीर्षक, आपका नाम, दिनांक, रिपोर्ट किसके लिए है, और रिपोर्ट किस बारे में है, इसके संभावित विवरण के साथ पूरा किया।
सामग्री पृष्ठ में उपयुक्त शीर्षक हैं और पृष्ठ संख्याएं सही हैं।
सुनिश्चित करें कि परिचय में मुख्य बिंदु, रिपोर्ट का दायरा और वह उद्देश्य शामिल है जिसे वह पूरा करना चाहता है।
आपने टेबल के ऊपर और इमेज/ग्राफ के नीचे कैप्शन जोड़े हैं।
क्या रिपोर्ट की सामग्री स्पष्ट रूप से जानकारी प्रस्तुत करती है, तार्किक, तथ्यात्मक, विषय पर बनी रहती है, बिंदु तक है?
क्या निष्कर्ष परिणाम बताता है, मुख्य विचारों को पुन: बताता है, और इसमें कोई नई जानकारी शामिल नहीं है?
क्या शीर्षक और उपशीर्षक स्पष्ट रूप से लेबल किए गए हैं?
क्या उद्धरण प्रासंगिक, अप-टू-डेट और सही ढंग से संदर्भित हैं?
क्या आपने जहां उपयुक्त हो वहां पेज ब्रेक का उपयोग किया है?

अब, माइक्रोसॉफ्ट वर्ड लॉन्च करते हैं और आपको उन विशेषताओं के बारे में बताते हैं जो आपकी रिपोर्ट के मसौदे को एक साथ रखने और इसे एक पेशेवर दस्तावेज़ के रूप में प्रस्तुत करने में मदद करेंगे।

रिपोर्ट लेखन के लिए उपयोगी Microsoft Word सुविधाएँ

इन्हें काटने के आकार के सुझावों के रूप में लें और एक-एक करके इन पर महारत हासिल करें।

Microsoft Word कई नट और बोल्ट के साथ एक बड़ा हॉवित्जर है। आइए प्रमुख कौशल सेटों और उन उपकरणों पर ध्यान केंद्रित करें जिनकी आपको पेशेवर रिपोर्ट की योजना बनाने, तैयार करने और प्रस्तुत करने की आवश्यकता होगी। नीचे हम जिन Microsoft Word सुविधाओं को शामिल करेंगे, वे उत्पादकता शॉर्टकट भी हैं जो आपके काम को आसान बना देंगे।

युक्ति: Office सुइट में नई सुविधाओं के बारे में अधिक जानने के लिए Microsoft Word 2016 के 'मुझे बताएं' सहायक का उपयोग करें।

आइए तीन प्रारंभिक टूल से शुरू करें...

पेस्ट स्पेशल का प्रयोग करें

हम में से अधिकांश के लिए, जब हमें टेक्स्ट या इमेज को वर्ड में कॉपी करने की आवश्यकता होती है, तो CTRL+V शॉर्टकट ठीक काम करता है। लेकिन कभी-कभी हम कॉपी किए गए डेटा को किसी अन्य प्रारूप में पेस्ट करना चाहते हैं, जैसे एक्सेल डेटा एक छवि के रूप में। उसके साथ स्पेशल पेस्ट करो जब आप किसी अन्य प्रोग्राम से वर्ड में कोई चित्र, प्रस्तुति डेटा, तालिका या ऑब्जेक्ट पेस्ट करते हैं तो आप प्रारूप को त्याग या निर्दिष्ट कर सकते हैं।

आप एक पेशेवर दस्तावेज़ में एक्सेल टेबल और चार्ट के साथ बहुत काम करेंगे।

यदि आप जो चाहते हैं उसे कॉपी करते हैं और पेस्ट पर क्लिक करते हैं, तो आप देखेंगे कि यह डेटा को तालिकाओं के रूप में सम्मिलित करेगा। लेकिन, यदि यह कोशिकाओं का एक बड़ा क्षेत्र है जिसे आप चिपकाना चाहते हैं, और आप इसे संपादित नहीं करना चाहते हैं, तो आप इसे संपादित करने के अतिरिक्त विकल्प के साथ इसे एक छवि के रूप में चिपकाना चाह सकते हैं।

में माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल: उन कक्षों को चुनें और हाइलाइट करें जिनकी आप प्रतिलिपि बनाना चाहते हैं > दबाएँ सीटीआरएल+सी.

में माइक्रोसॉफ्ट वर्ड: के लिए जाओ होम > चिपकाएँ > विशेष चिपकाएँ . चुनते हैं स्पेशल पेस्ट करो और संवाद से चयन करें माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस एक्सेल वर्कशीट ऑब्जेक्ट .

आप डेटा का आकार बदल सकते हैं क्योंकि यह एक छवि थी, और यदि आप डबल क्लिक करते हैं, तो आप मानों को संपादित करने में सक्षम होंगे। आप तालिका या चार्ट को बदल सकते हैं और इसे फिर से डिज़ाइन कर सकते हैं। और, यदि आप Excel में चार्ट या तालिका में डेटा अपडेट करते हैं, तो आप Word में चार्ट को स्वचालित रूप से ताज़ा कर सकते हैं।

राइट-क्लिक संदर्भ मेनू भी आज़माएं। पेस्ट स्पेशल मेनू पॉप अप होता है:

वहां अन्य हैं एक्सेल से वर्ड में डेटा आयात करने के विकल्प . NS माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस सपोर्ट पृष्ठ भी उनका विस्तार से वर्णन करता है।

शोधकर्ता का प्रयोग करें

हाँ, गूगल और विकिपीडिया है। लेकिन लगातार Word से अपने ब्राउज़र पर स्विच करने से आपकी उत्पादकता प्रभावित हो सकती है। ऑफिस २०१६ इस घुरघुराने वाले काम में शक्तिशाली अनुसंधान एकीकरण लाता है। शोधकर्ता न केवल आपको माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के भीतर से सामग्री खोजने में मदद कर सकता है बल्कि उद्धरण जोड़ने में भी आपकी मदद कर सकता है। यह आपके दस्तावेज़ का समर्थन करने के लिए सही सामग्री खोजने के लिए बिंग नॉलेज ग्राफ़ का उपयोग करता है।

के लिए जाओ रिबन > संदर्भ टैब और सी चुनें शोधकर्ता . खोज विकल्पों के साथ दाईं ओर एक फलक खुलेगा।

जिस विषय को खोजना चाहते हैं उसके लिए एक कीवर्ड टाइप करें और एंटर दबाएं।

परिणाम फलक उन स्रोतों की सूची दिखाता है जिनका उपयोग आप अपने दस्तावेज़ में कर सकते हैं। विस्तार से जानने के लिए एक विषय चुनें।

शीर्ष-दाईं ओर धन चिह्न पर क्लिक करके अपने Microsoft Word दस्तावेज़ में विषय जोड़ें। आप अपने शोध दस्तावेज़ में स्रोत का हवाला देने के लिए किसी भी परिणाम पर प्लस चिह्न पर भी क्लिक कर सकते हैं। उद्धरण स्रोत आपको वेब स्रोतों और पुस्तकों के साथ अपने शोध का समर्थन करने में मदद करता है।

जैसा कि हम बाद में देखेंगे, एक व्याख्यात्मक ग्रंथ सूची किसी दस्तावेज़ के सबसे कठिन भागों में से एक है। शोधकर्ता एक बुद्धिमान सहायक है जो इसमें कदम रखता है।

अपने वर्ड दस्तावेज़ का हिस्सा फ़्रीज़ करें

आइए मान लें कि आपकी पेशेवर रिपोर्ट एक लंबा और जटिल काम होगा। आप वर्ड विंडो को दो पैन में विभाजित कर सकते हैं ताकि आप एक ही समय में एक दस्तावेज़ के दो अलग-अलग हिस्सों को देख सकें। यह एक मूल्यवान समय बचाने वाला होता है जब आप भागों को एक स्थान से दूसरे स्थान पर कॉपी और पेस्ट करना चाहते हैं या दूसरे में काम करते समय दस्तावेज़ के एक हिस्से को संदर्भित करना चाहते हैं।

के लिए जाओ रिबन > टैब देखें > विभाजित करें .

विभाजन को हटाने के लिए, पर क्लिक करें स्प्लिट निकालें एक ही टैब में।

Windows समूह आपको दो या अधिक दस्तावेज़ों के साथ काम करने के तरीके को बदलने के लिए कई विकल्प देता है। विशेषताएं स्व-व्याख्यात्मक हैं।

एक ही समय में दोनों दस्तावेज़ों को स्क्रॉल करने के लिए, क्लिक करें तुल्यकालिक स्क्रॉलिंग दृश्य टैब पर विंडो समूह में। आप भी क्लिक कर सकते हैं कंधे से कंधा मिलाकर देखें दस्तावेज़ के दो भागों को एक दूसरे के बगल में रखना।

युक्ति: दो अलग-अलग लेआउट प्रदर्शित करने के लिए स्प्लिट व्यू का उपयोग करें - उदाहरण के लिए, प्रिंट और आउटलाइन। विभाजन सेट करें। फिर, उस फलक में क्लिक करें जिसे आप बदलना चाहते हैं, और फिर दृश्य टैब पर एक भिन्न लेआउट का चयन करें।

लेआउट और डिजाइन पर काम करें

एक रिपोर्ट की प्रस्तुति वह है जो किसी को पहली बार में एक रिपोर्ट पढ़ने के लिए प्रेरित करती है, और इसीलिए यह महत्वपूर्ण है कि आपकी रिपोर्ट अच्छी तरह से प्रस्तुत की जाए। यदि आपके पास पढ़ने के लिए चार रिपोर्टों का विकल्प होता, तो आप क्या चुनेंगे?

एक हस्तलिखित रिपोर्ट।
श्वेत और श्याम में मुद्रित एक दस्तावेज़।
सामान्य A4 कागज़ पर रंग में छपी एक रिपोर्ट।
एक आकर्षक शीर्षक पृष्ठ के साथ रंग में छपी एक रिपोर्ट, बड़े करीने से बंधी हुई और स्लीक?

आप चौथी रिपोर्ट को चुनेंगे क्योंकि यह आपको केवल दृश्य रूप से अपनी ओर खींच लेगी।

फ्रंट कवर ही एकमात्र कारण नहीं है। एक अच्छी तरह से डिज़ाइन की गई रिपोर्ट को पढ़ना आसान होता है। जब आपके पास पढ़ने का समय न हो तो स्कैन करना भी आसान हो जाता है। यही कारण है कि आपको अपने शीर्षलेख और पादलेख, और विभिन्न शैलियों और विषयों पर कुछ समय बिताने की आवश्यकता है। संक्षेप में - रिपोर्ट में प्रत्येक तत्व का स्वरूपण।

स्वरूपण एक कठिन काम की तरह लग सकता है, लेकिन यह एक मजेदार व्यायाम है जो आपकी सभी रचनात्मक मांसपेशियों का व्यायाम करेगा। प्रमुख टेकअवे वे कौशल होंगे जिन्हें आप आगे चलकर Microsoft Office में किसी भी चीज़ पर लागू कर सकते हैं। और यहां सीखी गई सभी उत्पादकता युक्तियों के साथ आप अपना समय बचाएंगे।

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड 2016 में सुविधाओं का एक समृद्ध सेट है। ये केवल कुछ तरीके हैं जिनसे आपकी रिपोर्ट का डिज़ाइन बाकियों से अलग हो सकता है और पेशेवर बन सकता है। तो, आइए लेआउट और डिज़ाइन कौशल को तोड़ दें।

यह खंड इन सुविधाओं को चरण-दर-चरण कवर करेगा:

एक कवर पेज से शुरू करें
सामग्री की एक तालिका बनाएं
अपना शीर्षलेख और पाद लेख बनाएं
पेज नंबर जोड़ें

(सामग्री को प्रारूपित करें)

सही फ़ॉन्ट्स चुनें
अनुच्छेदों को स्टाइल करें
नियंत्रण पृष्ठ विराम
शैलियों और विषयों का प्रयोग करें
कैप्शन
त्वरित भागों का प्रयोग करें
पेज बॉर्डर से सजाएं

1. एक कवर पेज से शुरू करें

पहला पृष्ठ आपके पाठक के संपर्क का पहला बिंदु है। यह आपके लिए एक अनुकूल प्रभाव बनाने का अवसर भी है। अपने कलात्मक कौशल की कमी को बहाना न बनने दें क्योंकि वर्ड शीर्षक पृष्ठों की अपनी अंतर्निहित गैलरी के साथ काम लेता है। आपको बस रिपोर्ट की थीम के अनुसार एक से शादी करनी है।

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड 2016 आपको ऑफर करता है 16 पूर्व-स्वरूपित टेम्पलेट और Office.com पर तीन और।

के लिए जाओ सम्मिलित करें > पेज समूह > कवर पेज .

कवर पेज डिफ़ॉल्ट रूप से दस्तावेज़ की शुरुआत में दिखाई देता है।

चूंकि प्रस्ताव पर केवल 16 'आधिकारिक' टेम्प्लेट हैं, आप पा सकते हैं कि आपके अन्य सभी साथियों का कवर पेज समान है। तो, क्यों न इसे कस्टमाइज़ किया जाए, और इसे थोड़ा और अनोखा बनाया जाए।

आप ऐसा कर सकते हैं Microsoft Word में एक शीर्षक पृष्ठ (या कवर पृष्ठ) डिज़ाइन करें जो ढेर में मूल हो सकता है। इसे टेम्पलेट के रूप में सहेजें या फ्लाई पर डिज़ाइन को आसानी से बदलें।

2. विषय-सूची बनाएं

आकस्मिक पाठक स्कैन। अच्छे पाठक पहले स्कैन करते हैं और फिर गहरा गोता लगाते हैं। सामग्री की एक तालिका वे बिंदु प्रदान करती है जो दोनों की मदद करती है। जब यह एक लंबा और जटिल दस्तावेज़ होता है, तो क्या आप अपनी रुचि के अनुभाग में जाने से पहले भूमि के रख-रखाव की जांच नहीं करेंगे?

यदि आपका दस्तावेज़ 10 पृष्ठों से अधिक लंबा है, तो सामग्री तालिका (TOC) पर विचार करें। आपको पहले यह सुनिश्चित करना चाहिए कि आपको इसकी आवश्यकता नहीं है अपने दस्तावेज़ में किसी भी पृष्ठ को पुनर्व्यवस्थित करें टीओसी बनाने से पहले।

Microsoft Word में, आपको संपूर्ण TOC को हाथ से लिखने की आवश्यकता नहीं है। वहाँ है सामग्री तालिका स्वचालित उपकरण नीचे संदर्भ टैब जो आपकी रूपरेखा लेता है और इसे आपके लिए डिज़ाइन करता है। साथ ही, जब आप कुछ बदलना चाहते हैं तो आप इसे आसानी से अपडेट रख सकते हैं।

ऐसे टेम्प्लेट भी हैं जिन्हें आप डाउनलोड कर सकते हैं और सामग्री की प्रकृति के आसपास फिट कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, एक थीसिस के लिए एक टीओसी कंपनी की वार्षिक रिपोर्ट से अलग दिखाई देगी।

हमारे पास एक पूरा ट्यूटोरियल है वर्ड में सामग्री पृष्ठ की तालिका कैसे बनाएं .

इसका सार यह है:

आउटलाइन बनाएं और पदानुक्रम को व्यवस्थित करने के लिए शीर्षक शैलियों का उपयोग करें। शीर्षक शैलियों में स्वचालित TOC उपकरण लागू करें। Word 2016 उन शीर्षकों को खोजता है और फिर सामग्री की तालिका को आपके दस्तावेज़ में सम्मिलित करता है। फिर यदि आप अपने दस्तावेज़ में परिवर्तन करते हैं तो आप अपने टीओसी को स्वचालित रूप से अपडेट कर सकते हैं।

अधिक व्यावहारिक नियंत्रण के लिए, आप इसका उपयोग भी कर सकते हैं सामग्री की मैनुअल तालिका अंदाज। Word प्लेसहोल्डर टेक्स्ट सम्मिलित करता है और आपको सूची में प्रत्येक सामग्री को सम्मिलित और प्रारूपित करना होगा।

3. अपना शीर्षलेख और पाद लेख बनाएं

रिपोर्ट में शीर्षलेख और पाद लेख महत्वपूर्ण हैं क्योंकि मुख्य उद्देश्य प्रत्येक पृष्ठ पर रिपोर्ट के बारे में जानकारी प्रदान करना है। वे पृष्ठ संख्या के लिए सामान्य प्रदर्शन क्षेत्र हैं। दस्तावेज़ के शीर्षलेख में रिपोर्ट का शीर्षक और संभवतः इसे बनाने वाले का नाम होना चाहिए। वर्तमान खंड का शीर्षक सहायक है।

दूसरी ओर, पाद लेख में पृष्ठ संख्या, प्रकाशन की तिथि और आवश्यक अन्य प्रशासनिक जानकारी शामिल होनी चाहिए। ध्यान दें कि कुछ शैली मार्गदर्शिकाओं में शीर्षलेखों और पादलेखों के लिए विशेष दिशानिर्देश होते हैं .

आइए अपने दस्तावेज़ में शीर्षलेख से शुरू करें और इसे एक अद्वितीय रूप दें।

चुनते हैं डालने , फिर या तो चुनें हैडर या फ़ुटबाल समूह से। अंतर्निहित गैलरी आपको कई विकल्प दिखाती है जिन्हें आप चुन सकते हैं।

आपके दस्तावेज़ में प्लेसहोल्डर टेक्स्ट या टेबल के साथ हेडर और फुटर स्पेस डाला जाता है। NS शीर्षलेख और पाद लेख उपकरण अन्य स्वरूपण कार्य जैसे दिनांक, समय या चित्र के लिए रिबन पर खुलता है।

अपना टेक्स्ट दर्ज करें और फिर चुनें शीर्षलेख और पाद लेख बंद करें .

आप रिक्त शीर्षलेख और पादलेख से प्रारंभ कर सकते हैं। यदि आपके पास डिज़ाइन कौशल है, तो इसका उपयोग करें शीर्षलेख और पाद लेख उपकरण अपना खुद का डिजाइन करने के लिए। यदि आप अपने संगठन के लिए कस्टम लेटरहेड बनाना चाहते हैं तो शीर्षलेख और पाद लेख स्थान में महारत हासिल करें। आप शीर्ष पर कंपनी या संगठन के लोगो जैसे ब्रांड तत्वों का उपयोग कर सकते हैं और नीचे बड़े करीने से फ़ॉर्मेट किए गए फ़ुटनोट का उपयोग कर सकते हैं

आइए इनबिल्ट हेडर में से किसी एक के साथ प्रयास करें और संशोधित करें। मैने चुन लिया लोग गैलरी से।

अंतिम रूप को सरल पाठ प्रभावों और माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस आइकन गैलरी से प्राप्त एक आइकन के साथ एक साथ रखने में दो मिनट का समय लगा।

शीर्ष लेख और पाद लेख जगह में हैं। लेकिन, आप कैसे जानते हैं कि आप दस्तावेज़ में कहां हैं? अगले महत्वपूर्ण साइनपोस्ट के रूप में पेज नंबर डालें।

4. पेज नंबर जोड़ें

पृष्ठ संख्याएँ पाद लेख में सबसे अच्छी दिखती हैं (शीर्षलेख के विपरीत जैसा कि ऊपर की छवि में है)। आप से एक मूल पृष्ठ संख्या जोड़ सकते हैं सम्मिलित करें > पृष्ठ संख्या रिबन पर बटन। आप इसे से भी जोड़ सकते हैं डिज़ाइन जब आप शीर्ष लेख और पाद लेख जोड़ते हैं तो टैब दिखाई देता है।

पेज नंबरों पर आपका बहुत अधिक नियंत्रण होता है। संख्या प्रारूपों की एक विस्तृत श्रृंखला में से चुनें और उन्हें अपनी आवश्यकताओं के अनुसार अनुकूलित करें। इस मामले में, हम पाद लेख में संख्या जोड़ रहे हैं, लेकिन आप उन्हें शीर्ष पर या हाशिये पर भी रख सकते हैं। इस उदाहरण में, मैंने पृष्ठ संख्या को नीचे बाईं ओर रखा है। लेकिन, मैं डिफ़ॉल्ट रूप और प्रारूप को बदलना चाहूंगा।

उदाहरण के लिए: 'XXX का पृष्ठ X' का उपयोग करना लंबे दस्तावेज़ पर बेहतर संकेतक बनाता है।

पृष्ठ संख्या का चयन करें। के लिए जाओ सम्मिलित करें> त्वरित भाग . ड्रॉप-डाउन मेनू से, चुनें खेत . आप हैडर और फुटर डिज़ाइन टैब से फ़ील्ड डायलॉग तक भी पहुँच सकते हैं।

चुनना संख्या पृष्ठ क्षेत्र के नामों की लंबी सूची से। दाईं ओर के बॉक्स से, आप एक विशिष्ट प्रारूप चुन सकते हैं। मैंने सामान्य 1, 2, 3 का चयन किया। क्लिक करें ठीक है , और पृष्ठों की संख्या की संख्या दिखाई देगी। अब आपको बस अपना टेक्स्ट जोड़ना है जैसे XXX का पेज X, और होम टैब से उपलब्ध सामान्य टेक्स्ट फ़ॉर्मेटिंग टूल के साथ संख्याओं का रूप बदलना है।

यह अब इस तरह दिखता है:

अपने दस्तावेज़ में किसी भी पृष्ठ संख्या पर लुक डिज़ाइन करें और Word शेष सभी को स्वचालित रूप से अपडेट करता है। पेज नंबर एक पाद लेख में सबसे आम तत्व हैं, लेकिन यह हेडर जैसी कोई अन्य जानकारी भी रख सकता है। सम्मिलित करें समूह के विकल्पों में से, आप अपने शीर्षलेख या पाद लेख में दिनांक और समय, दस्तावेज़ जानकारी, चित्र और बहुत कुछ जोड़ सकते हैं।

इसके बाद, हम सामग्री को स्वरूपित करने जा रहे हैं।

आपकी पेशेवर रिपोर्ट का विज़ुअल ड्रा आपके द्वारा सामग्री पर लागू किए गए 'सुंदरीकरण' के साथ आता है। अच्छी तरह से प्रवाहित होने वाले दस्तावेज़ के लिए स्वरूपण भी एक आवश्यक कदम है। इसलिए, आपको सही फॉन्ट, पैराग्राफ स्पेस और रंग चुनने पर बहुत अधिक ऊर्जा पर ध्यान देना चाहिए।

चिंता मत करो। यहां तक कि, कलात्मक रूप से अक्षम लोगों को भी यह भाग आसान लगेगा क्योंकि माइक्रोसॉफ्ट वर्ड डिफ़ॉल्ट थीम और दृश्य शैलियों के साथ पैक किया गया है। आइए एक दस्तावेज़ के सबसे बुनियादी तत्व से शुरू करें।

5. सही फ़ॉन्ट चुनें और स्टाइल करें

आपका एक पेशेवर वर्ड रिपोर्ट में फ़ॉन्ट का चुनाव यह न केवल यह निर्धारित करता है कि पाठ कैसे विशिष्ट है, बल्कि यह भी कि यह कैसे मुद्रित होता है। आप दोनों को अधिकतम प्रभाव के लिए चाहते हैं।

आप एक संपूर्ण दस्तावेज़ या किसी दस्तावेज़ के विशिष्ट भागों में एक टाइपफेस (यानी फ़ॉन्ट का दृश्य रूप) लागू कर सकते हैं। सभी फ़ॉन्ट विकल्प होम टैब से उपलब्ध हैं। के लिए जाओ होम > फ़ॉन्ट .

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड 2016 में डिफॉल्ट फॉन्ट कैलीब्री है। इससे आगे देखें क्योंकि आपके पास चुनने के लिए बहुत से अन्य हैं। यदि आप टाइम्स न्यू रोमन चुनते हैं, तो आपको आलसी माना जा सकता है, यदि आप विंडिंग्स चुनते हैं, ठीक है ... मुझे नहीं लगता कि मुझे इसे समझाने की आवश्यकता है। इसलिए सुनिश्चित करें कि आप एक ऐसा फॉन्ट चुनें जो पढ़ने में आसान हो और रिपोर्ट के अनुकूल हो। इसे सुरक्षित खेलने के लिए, इनमें से किसी एक को चुनें पेशेवर दिखने वाले Google फोंट ; वे मुफ्त में उपलब्ध हैं।

युक्ति: बास्केर्विले और जॉर्जिया अधिक उपयोग किए जाने वाले टाइम्स न्यू रोमन के अच्छे विकल्प हैं

बॉडी टेक्स्ट और हेडिंग (और सबहेडिंग) के लिए अलग-अलग फॉन्ट पेयरिंग ट्राई करें। कई वेबसाइट जैसे फ़ॉन्टजॉय तथा वुल्फ टाइप करें आपको फॉन्ट पेयरिंग के साथ प्रयोग करने में मदद मिलेगी। आप ऐसा कर सकते हैं कस्टम फोंट डाउनलोड करें और उनका उपयोग करें बहुत। लेकिन अंगूठे के नियम को याद रखें - किसी दस्तावेज़ में कभी भी तीन से अधिक अलग-अलग टाइपफेस का उपयोग न करें।

उस अतिरिक्त पिज्जा के लिए, कोशिश करें अपने टेक्स्ट को बढ़ाने के लिए कैप ड्रॉप करें .

6. पैराग्राफ को स्टाइल करें

यदि आप चाहते हैं कि आपकी पंक्तियाँ दुगुनी या एकल हों, तो आपको अनुच्छेदों के प्रारूप को बदलने की आवश्यकता है। रिक्ति को बदलकर, आप किसी दस्तावेज़ को पढ़ने में आसान बना सकते हैं या यह आभास दे सकते हैं कि यह लंबा है और आपने इसमें अधिक काम किया है।

संपूर्ण दस्तावेज़ के अनुच्छेद को बदलने के लिए, यह सबसे अच्छा है कि आप पाठ के प्रत्येक खंड का चयन करें; अन्यथा, यदि आप अपनी रिपोर्ट में हेडर का उपयोग कर रहे हैं, तो वे भी बदल जाएंगे। एक और बेहतर विकल्प यह है कि यदि आप उस विशेष शैली को अनुकूलित करते हैं जिसका उपयोग आप अनुच्छेद को प्रारूपित करने के लिए कर रहे हैं।

ऐसा करने के लिए, पर जाएँ घर > शैलियाँ . उस शैली पर राइट क्लिक करें जिसे आप बदलना चाहते हैं और चुनें संशोधित . पर क्लिक करें प्रारूप> पैराग्राफ जो डायलॉग बॉक्स के नीचे है। अब, पैराग्राफ के लिए रिक्ति, इंडेंटेशन और संरेखण बदलें। क्लिक ठीक है संवाद बंद करने के लिए।

जब आप दस्तावेज़ के एक छोटे हिस्से को बदलना चाहते हैं , चुनें कि आप क्या बदलना चाहते हैं। हाइलाइट किए गए टेक्स्ट पर राइट क्लिक करें और चुनें अनुच्छेद . ऊपर जैसा डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।

7. नियंत्रण पृष्ठ विराम

एक पृष्ठ विराम - अपने नाम से - पाठ के एक सतत खंड को दो पृष्ठों में विभाजित करता है। लंबे दस्तावेज़ों के लिए पृष्ठ विराम महत्वपूर्ण संरचनात्मक तत्व हैं। Word स्वचालित रूप से पृष्ठ के अंत में एक पृष्ठ विराम सम्मिलित करता है। लेकिन एक लंबे दस्तावेज़ में, आप जहाँ चाहें पेज ब्रेक लगा सकते हैं।

मैन्युअल पृष्ठ विराम सम्मिलित करने के लिए, क्लिक करें सम्मिलित करें> पृष्ठ ब्रेक। (कीबोर्ड शॉर्टकट: CTRL + Enter)

जब आप पर क्लिक करते हैं तो एक पेज ब्रेक इस तरह दिखता है दिखाओ छुपाओ में आदेश पैराग्राफ समूह .

लेकिन क्या होगा यदि आप किसी पृष्ठ या स्तंभ पर पंक्तियों का एक समूह एक साथ रखना चाहते हैं और पृष्ठ विराम के कारण उन्हें अलग नहीं करना चाहते हैं? लेआउट आपके नियंत्रण में है। पैराग्राफ समूह के नीचे दाईं ओर दिखाई देने वाले छोटे तीर पर क्लिक करें।

में पैराग्राफ़ बॉक्स, क्लिक करें लाइन और पेज ब्रेक। इन चार पेजिनेशन विकल्पों में से चुनें:

विधवा/अनाथ नियंत्रण किसी अनुच्छेद की कम से कम दो पंक्तियों को पृष्ठ के ऊपर या नीचे रखता है।
अगले के साथ रखें उन अनुच्छेदों के बीच विराम को रोकता है जिन्हें आप एक साथ रहना चाहते हैं।
पंक्तियाँ एक साथ रखें पैराग्राफ के बीच में पेज ब्रेक को रोकता है।
पेज ब्रेक पहले एक विशिष्ट अनुच्छेद से पहले एक पृष्ठ विराम जोड़ता है।

हमने भी दिखाया है पेज ब्रेक कैसे हटाएं जब जरूरी हो।

8. शैलियों और विषयों का प्रयोग करें

Microsoft Word में शैलियाँ और विषयवस्तु शायद दो अधिक उपयोग की जाने वाली विशेषताएँ हैं। लेकिन मुझे लगता है कि आपको बहुत समय बचाने के लिए हर मौके पर उनका इस्तेमाल करना चाहिए।

लेकिन थीम और स्टाइल में क्या अंतर है? माइक्रोसॉफ्ट कहते हैं:

थीम समग्र रंग और फ़ॉन्ट बदलने का एक त्वरित तरीका प्रदान करते हैं। यदि आप पाठ स्वरूपण को शीघ्रता से बदलना चाहते हैं, तो Word शैलियाँ सबसे प्रभावी उपकरण हैं।

इसलिए, चूंकि थीम रंग, प्रभाव और फोंट के साथ सामान्य रूप को नियंत्रित करती हैं - पहले अपने दस्तावेज़ के लिए एक अच्छी थीम से शुरुआत करें। फिर , उन विशिष्ट भागों में खुदाई करने के लिए शैलियाँ का उपयोग करें जिनका आप स्वरूप बदलना चाहते हैं।

के लिये विषय-वस्तु: के पास जाओ डिज़ाइन टैब। गैलरी से एक थीम चुनें। आप पूर्वावलोकन देख सकते हैं कि रंग संयोजन कैसा है।

के लिये शैलियाँ: टेक्स्ट के उस भाग का चयन करें जिसे आप बदलना चाहते हैं। के पास जाओ शैलियों पर समूह घर टैब। आप पूर्वावलोकन देख सकते हैं कि वे कैसे दिखते हैं। वह शैली चुनें जो आपकी सामग्री के लिए उपयुक्त हो। उदाहरण के लिए, अपने दस्तावेज़ में शीर्षकों के लिए शीर्षक शैली चुनें। या, किसी भी उद्धरण के लिए एक विशेष शैली। आप किसी मौजूदा शैली को भी संशोधित कर सकते हैं और शुरुआत से नई शैली बना सकते हैं।

9. कैप्शन

प्रत्येक चित्र, चार्ट या चित्रण को स्पष्ट रूप से वर्णन करने के लिए एक कैप्शन की आवश्यकता होती है। यह टेक्स्ट की एक पंक्ति है, जो आमतौर पर ग्राफिक के नीचे स्थित होती है। जब आपको किसी अन्य स्थान पर उनका उल्लेख करने की आवश्यकता हो तो कैप्शन भी एक महत्वपूर्ण संदर्भ होते हैं। कई दस्तावेज़ इस छोटे से विवरण को छोड़ देते हैं।

कैप्शन जोड़ना आसान है। उस चित्रण पर राइट-क्लिक करें जिसमें आप कैप्शन जोड़ना चाहते हैं। चुनते हैं कैप्शन जोड़ें .

संवाद बॉक्स में, अपना कैप्शन टेक्स्ट जोड़ें और शेष विकल्पों को कॉन्फ़िगर करें। वर्ड में कैप्शन को स्वचालित रूप से संदर्भित किया जा सकता है।

10. त्वरित भागों का प्रयोग करें

पेशेवर दस्तावेज़ दोहराए जा सकते हैं। यही कारण है कि आपको बॉयलरप्लेट सामग्री के लिए त्वरित भागों का उपयोग करना शुरू कर देना चाहिए जिसका आप हर समय पुन: उपयोग करते हैं। उदाहरण के लिए, मान लें कि एक अनुबंध खंड है जिसे आप प्रत्येक दस्तावेज़ के साथ शामिल करते हैं। या, कुछ परिचयात्मक जानकारी। बार-बार कॉपी-पेस्ट करने के बजाय, उन्हें त्वरित भागों के रूप में सहेजें और बार-बार उनका पुन: उपयोग करें।

Quick Parts भी एक प्रकार का होता है निर्माण खंड . आप सामग्री के सभी पुन: प्रयोज्य ब्लॉक की गैलरी देख सकते हैं बिल्डिंग ब्लॉक आयोजक .

अपने स्वयं के त्वरित भागों को दो चरणों में सहेजें और पुन: उपयोग करें:

अपने दस्तावेज़ के वाक्यांश, वाक्य या अन्य भाग का चयन करें जिसे आप गैलरी में सहेजना चाहते हैं।
के लिए जाओ सम्मिलित करें > टेक्स्ट समूह > त्वरित भाग > चयन को त्वरित भाग गैलरी में सहेजें . नाम बदलें और यदि आप चाहें तो विवरण जोड़ें। क्लिक ठीक है .

जितनी आसानी से, आप सामग्री के सहेजे गए स्निपेट का पुन: उपयोग कर सकते हैं।

अपना कर्सर वहां रखें जहां आप त्वरित पुर्ज़े गैलरी से चयन सम्मिलित करना चाहते हैं। के लिए जाओ सम्मिलित करें > टेक्स्ट समूह > त्वरित भाग . फिर उस वाक्य, वाक्यांश, या अन्य सहेजे गए चयन पर क्लिक करें जिसे आप पुन: उपयोग करना चाहते हैं।

आप क्विक पार्ट्स मेनू में तीन अन्य श्रेणियां देखेंगे।

ऑटो टेक्स्ट: वर्ड २०१६ ने पुराने को बरकरार रखा है ऑटो टेक्स्ट विशेषता। यह टेक्स्ट के किसी भी ब्लॉक के लिए क्विक पार्ट्स की तरह काम करता है जिसका आप बहुत अधिक उपयोग करते हैं। उदाहरण: एक नोट जिसे आप प्रत्येक दस्तावेज़ के साथ उपयोग करना चाहते हैं।

दस्तावेज़ संपत्ति: निरंतर गुणों का एक सेट जिसे आप प्रत्येक दस्तावेज़ के साथ शामिल कर सकते हैं। उदाहरण: कंपनी का नाम या लेखक।

खेत: ये पूर्वनिर्धारित तत्व हैं जो स्वचालित रूप से अपडेट होते हैं। उदाहरण: दिनांक, समय, पृष्ठ संख्या आदि।

याद रखें, दस्तावेज़ संपत्ति के लिए प्रविष्टियों में कभी-कभी ऐसी जानकारी शामिल हो सकती है जिसे आप सभी के साथ साझा नहीं करना चाहेंगे। इसलिए, इन क्षेत्रों पर कड़ी नजर रखें और जब भी आवश्यक हो, छिपे हुए व्यक्तिगत डेटा को हटा दें।

11. पेज बॉर्डर से सजाएं

पृष्ठ सीमाएँ न केवल यात्रियों और निमंत्रणों पर अच्छी लगती हैं। यदि सही तरीके से किया जाए, तो वे किसी दस्तावेज़ में कक्षा का स्पर्श जोड़ सकते हैं। रिबन पर डिज़ाइन मेनू से विभिन्न प्रकार की रेखा शैलियाँ और चौड़ाई और कला सीमाएँ उपलब्ध हैं।

के लिए जाओ डिज़ाइन> पेज बॉर्डर।

में पट्टियाँ और छायांकन बॉक्स, का उपयोग करें पेज बोर्डर अपनी सीमा डिजाइन करने के लिए टैब।

सेटिंग्स स्व-व्याख्यात्मक हैं। सूक्ष्म लेकिन सुरुचिपूर्ण बॉर्डर जोड़ने के लिए सही रंगों के साथ शैडो या 3-डी आज़माएं। उनकी क्लिप-आर्ट सीमाओं के साथ कला शैलियाँ पेशेवर दस्तावेज़ों के लिए बहुत अधिक आकर्षक हो सकती हैं।

में चार कोने वाले बटन का प्रयोग करें पूर्वावलोकन बॉर्डर बनाने के लिए पेज के किनारों का चयन करने के लिए विंडो। अपनी इच्छानुसार बॉर्डर हटाने या जोड़ने के लिए इन बटनों पर क्लिक करें।

यदि आप केवल पहले पृष्ठ के चारों ओर बॉर्डर लगाना चाहते हैं तो कर्सर को दस्तावेज़ के पहले पृष्ठ पर रखें। आप किसी अनुभाग में कुछ पृष्ठों के चारों ओर बॉर्डर भी लगा सकते हैं। कर्सर को सेक्शन में रखें — या तो उस सेक्शन के पहले पेज पर या बाद के पेज में।

संदर्भ और सहयोग

एक वर्ड रिपोर्ट एक असहनीय काम की तरह लग सकती है। यह घास के एक लाख ढेर को साफ-सुथरे छोटे ढेर में व्यवस्थित करने जैसा है। विचार यह जानना है कि आप किस स्टैक में पिन ढूंढ रहे हैं। ये सुविधाएँ इसे आसान बनाने के लिए हैं।

1. एक इंडेक्स बनाएं

एक रिपोर्ट जैसे बड़े दस्तावेज़ लिखते समय जिसमें बहुत सारी जानकारी होती है, एक सामग्री पृष्ठ पर्याप्त नहीं हो सकता है। एक अनुक्रमणिका दस्तावेज़ के अंत में, खोजशब्दों के पृष्ठ क्रमांक और रिपोर्ट में जानकारी के साथ दिखाई देना चाहिए। पाठक को केवल पृष्ठ संख्या के साथ सही जानकारी का संदर्भ देने में सहायता के लिए एक अनुक्रमणिका बनाएं।

यदि आपके दस्तावेज़ में 20 से अधिक पृष्ठ हैं तो एक अनुक्रमणिका बनाएं। Microsoft Word 2016 प्रक्रिया को आप पर हावी नहीं होने देता। इसके मूल रूप से दो भाग होते हैं:

उन शब्दों या सूचनाओं का चयन करें जिन्हें आप अनुक्रमणिका में शामिल करना चाहते हैं।
अनुक्रमणिका को अपने दस्तावेज़ में सही जगह पर रखें।

आप तैयार दस्तावेज़ के माध्यम से स्क्रॉल कर सकते हैं और उन शब्दों या वाक्यांशों को चिह्नित कर सकते हैं जिन्हें आप इंडेक्स में शामिल करना चाहते हैं या साथ में उन्हें चिह्नित कर सकते हैं। किसी भी तरह से, उस पाठ का चयन करें जिसे आप अनुक्रमणिका प्रविष्टि के रूप में उपयोग करना चाहते हैं या उस स्थान पर क्लिक करें जहाँ आप प्रविष्टि सम्मिलित करना चाहते हैं।

1. क्लिक करें संदर्भ > मार्क एंट्री .

2. पाठ को संपादित करें मार्क इंडेक्स एंट्री संवाद बकस। आप एक उप-प्रविष्टि भी जोड़ सकते हैं जो आपके द्वारा अनुक्रमणिका में उपयोग किए गए मुख्य शब्द को और परिभाषित करती है। आप कई स्तर जोड़ सकते हैं और प्रत्येक मुख्य प्रविष्टि के तहत इंडेंटेड दिखाई देता है।

3. अंडर विकल्प , आप किसी अन्य मुख्य प्रविष्टि का क्रॉस-रेफरेंस भी बना सकते हैं। पाठक इसका उपयोग उसी दस्तावेज़ में कहीं और संबंधित जानकारी को संदर्भित करने के लिए कर सकता है।

4. अनुक्रमणिका में पृष्ठ संख्याओं के प्रकटन के बारे में निर्णय लेने के लिए पृष्ठ संख्या प्रारूप का उपयोग करें।

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5. क्लिक करें निशान सूचकांक प्रविष्टि को चिह्नित करने के लिए। इस टेक्स्ट को हर जगह चिह्नित करने के लिए यह दस्तावेज़ में दिखाई देता है, क्लिक करें सभी को चिह्नित करें .

6. उन सभी शब्दों और वाक्यांशों के लिए प्रक्रिया दोहराएं जिन्हें आप अनुक्रमणिका में शामिल करना चाहते हैं।

आपने अब अपनी अनुक्रमणिका बना ली है। इसे दस्तावेज़ के अंत में सही जगह पर डालें।

1. उस पेज पर क्लिक करें जहां आप इंडेक्स डालना चाहते हैं।

2. क्लिक करें सन्दर्भ > अनुक्रमणिका सम्मिलित करें .

3. The अनुक्रमणिका संवाद बॉक्स प्रदर्शित होता है। यहां आप टेक्स्ट एंट्री, पेज नंबर, टैब और लीडर कैरेक्टर को फॉर्मेट करना चुन सकते हैं।

4. सूची में विभिन्न स्वरूपों से उपस्थिति चुनें और दाईं ओर पूर्वावलोकन विंडो देखें। याद रखें, पूर्वावलोकन विंडो आपको वास्तविक अनुक्रमणिका नहीं दिखाती है। यह कैसा दिखेगा इसका सिर्फ एक 'सिमुलेशन' है।

5. क्लिक करें ठीक है . अब आपका इंडेक्स तैयार है।

कभी-कभी, आपको अनुक्रमणिका को पृष्ठ पर डालने के बाद उसमें और प्रविष्टियाँ जोड़ने की आवश्यकता हो सकती है। प्रविष्टि को चिह्नित करें और यहां जाएं संदर्भ > अद्यतन अनुक्रमणिका नए उल्लेखों को शामिल करने के लिए।

साथ ही, अनुक्रमणिका के लिए एक शीर्षक जोड़ें क्योंकि Word इसे स्वचालित रूप से नहीं करता है।

2. ग्रंथ सूची बनाना

आपका दस्तावेज़ लगभग पूरा हो गया है। अब, आपको अन्य सभी शोध कार्यों और विचारों को श्रेय देना होगा जिनका आपने अपने दस्तावेज़ में उल्लेख किया है। यह एक ग्रंथ सूची का समय है।

एक कंपनी रिपोर्ट को एक ग्रंथ सूची की आवश्यकता नहीं हो सकती है, लेकिन एक अकादमिक पेपर एक के बिना समाप्त नहीं होता है। एक अकादमिक रिपोर्ट में ग्रंथ सूची सबसे श्रमसाध्य कार्यों में से एक है। ग्रंथ सूची तैयार करने के लिए बैठने से पहले आपके पास अपने सभी उद्धरण होने चाहिए। इसके अलावा, प्रशस्ति पत्र शैली पर निर्णय लें (आमतौर पर विधायक, क्या , या शिकागो शैली ) आपके विषय के दिशा-निर्देशों के अनुसार।

इस खंड के निर्माण के लिए तीसरे पक्ष के उद्धरण और ग्रंथ सूची जनरेटर का लाभ लेने में संकोच न करें।

लेकिन, इस प्रक्रिया को यथासंभव दर्द रहित बनाने के लिए Microsoft Word 2016 के पास एक संपूर्ण टूलसेट है। तो, दस्तावेज़ में उस बिंदु पर जाएँ जहाँ आप ग्रंथ सूची रखना चाहते हैं। यह अच्छा है यदि आपके पास शामिल करने के लिए कम से कम एक उद्धरण है, लेकिन यदि आप नहीं भी करते हैं, तो भी Word 2016 आपको प्लेसहोल्डर उद्धरण का उपयोग करने और बाद में स्रोतों को भरने देता है।

क्लिक संदर्भ > ग्रंथ सूची .

Word कुछ ग्रंथ सूची शैलियों की पेशकश करता है जो केवल उनके शीर्षक नामों में भिन्न होती हैं। उपयुक्त शैली चुनें और फिर बटन से उद्धरण डालें उद्धरण और ग्रंथ सूची समूह .

ग्रंथ सूची उपकरण में इसके कुछ चरण हैं। संक्षिप्तता के लिए, मैं आपको उत्कृष्ट के लिए निर्देशित करूंगा माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस हेल्प पेज जो एक चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका है।

कुछ अकादमिक पेपर आपसे पूछेंगे एक एनोटेट ग्रंथ सूची बनाएं . यह एक संक्षिप्त पैराग्राफ के बाद पत्रिकाओं, पुस्तकों, लेखों और अन्य दस्तावेजों के उद्धरणों की सूची के साथ ग्रंथ सूची का एक अधिक विस्तृत संस्करण है। पैराग्राफ स्रोत का विवरण है और यह आपके पेपर का समर्थन कैसे करता है।

3. क्रॉस-रेफरेंसिंग

पाठक को एक लंबे दस्तावेज़ के माध्यम से नेविगेट करने में मदद करने के लिए आप क्रॉस-रेफरेंस का उपयोग कर सकते हैं। किसी दस्तावेज़ में किसी भी बिंदु पर, आप पाठक को एक शीर्षक, पृष्ठ संख्या, छवि, चार्ट, फ़ुटनोट, एंडनोट और अनुच्छेद को वापस संदर्भित करने के लिए कह सकते हैं। एक क्रॉस-रेफरेंस लिंक संबंधित जानकारी को एक साथ जोड़ने का एक साफ-सुथरा तरीका है। पाठक को जानकारी के उस अंश पर जाने के लिए केवल लिंक पर क्लिक करना होगा।

यहां बताया गया है कि आप कैसे शुरू करते हैं:

1. क्रॉस-रेफरेंस के लिए जगह का चयन करें और पाठक को इसके बारे में बताने वाला टेक्स्ट टाइप करें। उदाहरण के लिए: 'भविष्य के रुझानों के लिए चार्ट 3 देखें।'

2. यहां जाएं सम्मिलित करें> क्रॉस-रेफरेंस .

3. में संदर्भ प्रकार बॉक्स में, आप जिसे लिंक करना चाहते हैं उसे चुनने के लिए ड्रॉप-डाउन सूची पर क्लिक करें।

4. में विकल्प संदर्भ सम्मिलित करें ऊपर आपकी पसंद के अनुसार ड्रॉप-डाउन बदल जाएगा।

5. में जिसके लिए फ़ील्ड, विकल्पों के माध्यम से जाएं और Word को लिंक करने के लिए सटीक जानकारी बताएं।

6. चेक करें हाइपरलिंक बॉक्स के रूप में डालें संदर्भित जानकारी के लिए हाइपरलिंक बनाने के लिए।

7. पर क्लिक करें डालने दस्तावेज़ में क्रॉस-रेफरेंस शामिल करने के लिए।

याद रखें, कैप्शन का हमारा उल्लेख? यदि आप उनके नीचे कैप्शन का उपयोग करते हैं तो आप समीकरणों, आंकड़ों, ग्राफ़ और तालिकाओं के लिए क्रॉस-रेफरेंस बना सकते हैं।

Word उस चीज़ के लिए क्रॉस-रेफरेंस नहीं बना सकता जो मौजूद नहीं है। Word आपको इन त्रुटियों के बारे में बताएगा और जब आप संदर्भित आइटम के पृष्ठ संख्या या पाठ को बदलते हैं तो क्रॉस-रेफरेंस स्वचालित रूप से अपडेट हो जाते हैं।

4. टिप्पणियों का उपयोग करना

एक पेशेवर रिपोर्ट एक अकेला काम हो सकता है या आप पहला मसौदा तैयार करने के लिए एक टीम की मदद ले सकते हैं। विनम्र टिप्पणी Word दस्तावेज़ के सबसे कम उपयोग किए जाने वाले टूल में से एक है। इसे एक आयताकार रंगीन गुब्बारे के रूप में हाशिये पर या समीक्षा फलक में प्रदर्शित किया जाता है।

आप टिप्पणियों का उपयोग छोटे 'स्टिकी' या सेल्फ़-नोट्स के रूप में कर सकते हैं। रिपोर्ट या पांडुलिपि के माध्यम से लिखने, संपादित करने और संशोधित करने के दौरान हाशिये पर अपने लिए कुछ नोट्स छोड़ दें। रचनात्मक बनें - अन्य संसाधनों के लिए अतिरिक्त लिंक जोड़ें, युक्तियों और पॉइंटर्स के लिए उनका उपयोग करें, दस्तावेज़ के विभिन्न भागों से लिंक करें, या अपने पाठकों के लिए फीडबैक लिंक सेट करें। और जब आप अंतिम रूप दे देते हैं, तो आप आसानी से कर सकते हैं वर्ड में सभी टिप्पणियां हटाएं .

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड 2016 भी एक उन्नत सहयोगी लेखन उपकरण है। एक टीम में फीडबैक को संप्रेषित करने में टिप्पणियाँ बहुत बड़ी भूमिका निभाती हैं। यहां बताया गया है कि टिप्पणी प्रणाली कैसे काम करती है...

1. उस टेक्स्ट को हाइलाइट करें जिसमें आप टिप्पणी जोड़ना चाहते हैं या टेक्स्ट ब्लॉक के अंत में क्लिक करें।

2. यहां जाएं सम्मिलित करें> टिप्पणी करें . बॉक्स में अपनी टिप्पणी लिखें। टिप्पणियाँ मार्कअप क्षेत्र में दाईं ओर दिखाई देती हैं। प्रिंट लेआउट दृश्य आमतौर पर टेक्स्ट के साथ टिप्पणियों को देखने का सबसे अच्छा तरीका है।

3. पर जाएँ समीक्षा टैब और टिप्पणियों के लिए और विकल्प देखें। यह टैब . के लिए सभी नियंत्रण भी दिखाता है ट्रैकिंग परिवर्तन और टिप्पणियां एक सहयोगी दस्तावेज़ में। टिप्पणियों को प्रदर्शित करने या छिपाने के लिए मार्कअप विकल्पों का उपयोग करें। उदाहरण के लिए: कोई मार्कअप नहीं टिप्पणियों और मार्कअप क्षेत्र को दाईं ओर छिपा देगा।

अपनी रिपोर्ट को अंतिम रूप दें

एक बार जब आपकी अधिकांश रिपोर्ट पूरी हो जाती है और सहेज ली जाती है, तो यह आपकी रिपोर्ट को अंतिम रूप देने का समय है। जब मैं कहता हूं कि अंतिम रूप दें, तो मेरा मतलब इसे ठीक करना नहीं है। ऐसा भी किया जाना चाहिए। अब, आपको रिपोर्ट को अनधिकृत परिवर्तनों और साहित्यिक चोरी से बचाने के लिए सुरक्षा उपाय करने होंगे।

ये सुरक्षा उपाय आपकी इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइल को साझा करने से पहले उसे एक अतिरिक्त स्तर की प्रामाणिकता प्रदान करेंगे।

यह खंड कवर करेगा:

हस्ताक्षर
वॉटरमार्क डालें
दस्तावेज़ को 'केवल पढ़ने के लिए' बनाएं
पासवर्ड आपके दस्तावेज़ की सुरक्षा करता है
अपने दस्तावेज़ को पीडीएफ में प्रिंट करें

1. हस्ताक्षर

आप रिपोर्ट में व्यक्तिगत स्पर्श के लिए टेक्स्ट हस्ताक्षर जोड़ सकते हैं। लेकिन एक साधारण टेक्स्ट सिग्नेचर के लिए किसी ऑथेंटिकेशन की जरूरत नहीं होती है। अपने दस्तावेज़ को अनधिकृत पहुँच से बचाने के लिए एक डिजिटल हस्ताक्षर बेहतर तरीका है। एक डिजिटल हस्ताक्षर पुष्टि करता है कि दस्तावेज़ हस्ताक्षरकर्ता से आया है और किसी भी तरह से छेड़छाड़ नहीं की गई है।

आइए माइक्रोसॉफ्ट वर्ड 2016 में एक सिग्नेचर लाइन बनाएं।

दस्तावेज़ में, अपना कर्सर वहाँ रखें जहाँ आप एक हस्ताक्षर पंक्ति बनाना चाहते हैं।

1. यहां जाएं डालने > मूलपाठ समूह > हस्ताक्षर रेखा और क्लिक करें माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस सिग्नेचर लाइन .

2. The हस्ताक्षर सेटअप संवाद बॉक्स प्रदर्शित होता है। संकेत के अनुसार फ़ील्ड भरें। यदि आप दस्तावेज़ को हस्ताक्षर करने के लिए किसी और को भेज रहे हैं, तो इसके लिए आरक्षित फ़ील्ड में हस्ताक्षरकर्ता के लिए निर्देश जोड़ें ( हस्ताक्षरकर्ता को निर्देश ) हस्ताक्षरकर्ता भी जोड़ सकता है, हस्ताक्षर के लिए उद्देश्य दे सकता है यदि हस्ताक्षरकर्ता को साइन डायलॉग बॉक्स में टिप्पणियां जोड़ने की अनुमति दें जाँच की गई है।

3. पर क्लिक करें ठीक है और दस्तावेज़ अब हस्ताक्षर के लिए एक प्लेसहोल्डर प्रदर्शित करेगा।

एक हस्ताक्षर दर्ज करें:

जब आपको डिजिटल हस्ताक्षर के साथ किसी दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने की आवश्यकता हो, तो हस्ताक्षर लाइन पर जाएं और उस पर राइट-क्लिक करें।

आपको एक डिजिटल आईडी से हस्ताक्षर करने के लिए प्रेरित किया जाएगा। यदि आपके पास एक नहीं है, तो Microsoft आपको एक हस्ताक्षर सेवा भागीदार से प्राप्त करने के लिए कहेगा।

यदि आपके पास डिजिटल आईडी नहीं है, तो आप बस एक हस्ताक्षर लाइन का पाठ्य प्रतिनिधित्व सम्मिलित करें . आप एक लिखित हस्ताक्षर या ऐसी छवि का उपयोग कर सकते हैं जिसके लिए प्रमाणीकरण की आवश्यकता नहीं है।

2. वॉटरमार्क डालें

Microsoft Word वॉटरमार्क दस्तावेज़ की स्थिति के लिए एक 'नकली' लेकिन फिर भी उपयोगी दृश्य संकेतक है। उदाहरण के लिए, आप एक वॉटरमार्क का उपयोग कर सकते हैं जो दस्तावेज़ के अंतिम संस्करण से इसे अलग करने के लिए 'ड्राफ्ट' कहता है। या, यह सुझाव देने के लिए वॉटरमार्क का उपयोग करें कि दस्तावेज़ 'कॉपीराइट' या 'गोपनीय' है।

'ड्राफ्ट' चिह्न सबसे आम है। लेकिन, माइक्रोसॉफ्ट वर्ड आपको चुनने के लिए कई अन्य वॉटरमार्क देता है।

1. यहां जाएं डिज़ाइन > पृष्ठ की पृष्ठभूमि और चुनें वाटर-मार्क . वॉटरमार्क बटन केवल प्रिंट व्यू में ही सक्षम होगा।

2. आप गैलरी से कोई चित्र या टेक्स्ट वॉटरमार्क चुन सकते हैं। दोनों क्षैतिज और विकर्ण संस्करण उपलब्ध हैं। डायलॉग बॉक्स आपको वॉटरमार्क के अंतिम रूप के लिए सभी अनुकूलन विकल्प देता है। विभिन्न फोंट, लेआउट, आकार और रंगों का प्रयास करें।

3. आप अपना कस्टम वॉटरमार्क बनाने के लिए टेक्स्ट फ़ील्ड में अपना टेक्स्ट टाइप कर सकते हैं।

4. चुनें ठीक है अपने दस्तावेज़ में वॉटरमार्क लागू करने के लिए। Word स्वचालित रूप से शीर्षक पृष्ठ को छोड़कर प्रत्येक पृष्ठ पर वॉटरमार्क लागू करता है।

3. दस्तावेज़ बनाएं 'केवल पढ़ने के लिए'

अपनी प्रकृति से एक पेशेवर रिपोर्ट को इसके पाठकों द्वारा संपादित करने की आवश्यकता नहीं होनी चाहिए। दस्तावेज़ को PDF में बदलना एक तरीका है। लेकिन, आप माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में कुछ और प्रतिबंध भी लागू कर सकते हैं और आकस्मिक संशोधन या किसी भी प्रकार की चूक को रोक सकते हैं।

दस्तावेज़ की सुरक्षा के तीन तरीके हैं।

पहला -- अपने दस्तावेज़ को 'केवल पढ़ने के लिए' बनाएं।

यह सुनिश्चित करता है कि आपके दस्तावेज़ को केवल पढ़ा या कॉपी किया जा सकता है। यह किसी को भी फ़ाइल की प्रतिलिपि बनाने और प्रतिलिपि में परिवर्तन करने से नहीं रोकेगा।

1. के पास जाओ फ़ाइल टैब > जानकारी > दस्तावेज़ को सुरक्षित रखें > अंतिम के रूप में चिह्नित करें।

2. जब पाठक कोई दस्तावेज़ खोलते हैं, तो शीर्ष पर एक बार पाठकों को इस दस्तावेज़ को केवल पढ़ने के लिए मानने के लिए प्रेरित करेगा। लेकिन, वे संपादन मोड में दस्तावेज़ खोलने के लिए 'वैसे भी संपादित करें' पर क्लिक कर सकते हैं।

दूसरा - पासवर्ड अपने दस्तावेज़ को सुरक्षित रखें।

पासवर्ड बाधा के साथ अपने दस्तावेज़ को अवांछित संपादनों से सुरक्षित रखें।

1. अंडर दस्तावेज़ को सुरक्षित रखें , चुनें पासवर्ड से एन्क्रिप्ट करें . पासवर्ड टाइप करें और क्लिक करें ठीक है .

2. में पासवर्ड की पुष्टि कीजिये बॉक्स में फिर से पासवर्ड टाइप करें, और फिर क्लिक करें ठीक है . दस्तावेज़ एक पासवर्ड के लिए संकेतित पाठक के साथ खुल जाएगा।

Microsoft AES (उन्नत एन्क्रिप्शन स्टैंडर्ड), 128-बिट कुंजी लंबाई, SHA1 (एक क्रिप्टोग्राफ़िक हैशिंग एल्गोरिथम जो प्लेनटेक्स्ट को बदलने के लिए लगभग एक अद्वितीय 160-बिट कुंजी उत्पन्न करता है), और CBC (सिफर ब्लॉक चेनिंग) का उपयोग हैकर को अच्छी तरह से करने के लिए करता है। -योग्य सिरदर्द।

तीसरा - संपादन प्रतिबंधित करें।

यह नियंत्रण सुविधा आपको लेखक के रूप में यह तय करने में मदद करती है कि अन्य लोग दस्तावेज़ के किन हिस्सों को संपादित कर सकते हैं और कौन से लॉक आउट हो जाएंगे। इसे बाउंसर के रूप में सोचें जो वीआईपी को अंदर आने देता है लेकिन आम लोगों के लिए दरवाजा बंद कर देता है।

1. यहां जाएं समीक्षा > संपादन प्रतिबंधित करें .

2. अंडर संपादन प्रतिबंध , जाँच दस्तावेज़ में केवल इस प्रकार के संपादन की अनुमति दें , और सुनिश्चित करें कि सूची कहती है कोई बदलाव नहीं (केवल पढ़ने के लिए) .

कोई परिवर्तन नहीं (केवल पढ़ने के लिए) डिफ़ॉल्ट प्रतिबंध प्रकार है। दस्तावेज़ के लिए एक अलग प्रतिबंध स्तर के लिए, मेनू पर क्लिक करें और ट्रैक किए गए परिवर्तन, टिप्पणियाँ, या फॉर्म भरने में से चुनें।

3. कुछ अनुभागों को संपादन अवरोध से मुक्त करने के लिए, बिना किसी प्रतिबंध के संपादन के लिए अनुभागों का चयन करें। एक से अधिक क्षेत्र चुनने के लिए, क्लिक करें CTRL माउस का उपयोग करके क्षेत्र का चयन करते समय।

4. आप चेक कर सकते हैं सब लोग संपादन प्रतिबंधित करें पैनल में अपवाद (वैकल्पिक) के अंतर्गत। या, क्लिक करें अधिक उपयोगकर्ता ... और केवल विशिष्ट उपयोगकर्ताओं को अनुभागों को संशोधित करने की अनुमति दें। स्वीकार्य क्षेत्रों को वर्गाकार कोष्ठकों से चिह्नित किया जाएगा।

5. क्लिक करें हां, सुरक्षा लागू करना शुरू करें .

अब खुलने वाले बॉक्स में एक यूनिक पासवर्ड टाइप करें। इसकी पुष्टि करने के लिए आपको इसे फिर से टाइप करना होगा।

पासवर्ड वैकल्पिक है। लेकिन यह सुनिश्चित करता है कि कोई भी केवल क्लिक नहीं कर सकता सुरक्षा बंद करो और दस्तावेज़ को संपादित करें। यदि आप अभी भी पागल हैं, तो आगे बढ़ें और अपने Microsoft Word दस्तावेज़ को एन्क्रिप्ट करें जैसा कि हमने ऊपर दूसरी प्रक्रिया में किया था।

4. अपनी रिपोर्ट को पीडीएफ में प्रिंट करें

पोर्टेबल दस्तावेज़ प्रारूप कई लाभों के साथ आता है। कम से कम सभी कंप्यूटरों में इसकी क्रॉस-प्लेटफ़ॉर्म संगतता नहीं है। आपका दस्तावेज़ तैयार है और अब आपको इसे साझा करने या प्रिंट करने के लिए भेजने की आवश्यकता है। कई पेशेवर रिपोर्ट - उदाहरण के लिए, एक कानूनी दस्तावेज - को प्रारूप को बनाए रखने की आवश्यकता होती है।

एक कॉपी को पीडीएफ में सेव या कन्वर्ट करें। Microsoft Word 2016 को किसी तृतीय-पक्ष ऐड-इन्स की आवश्यकता नहीं है।

के लिए जाओ फ़ाइल > निर्यात > पीडीएफ/एक्सपीएस बनाएं .

याद रखें, आपके Word दस्तावेज़ में संवेदनशील जानकारी हो सकती है जिसे आप PDF में शामिल नहीं करना चाहते हैं। पीडीएफ में प्रकाशित करने से पहले इसे हटा दें। में PDF या XPS के रूप में प्रकाशित करें खिड़की, चुनें विकल्प . फिर चुनें डाक्यूमेंट और साफ दस्तावेजों की संपत्ति . कोई अन्य विकल्प सेट करें जो आप चाहते हैं और चुनें ठीक है .

जहाँ आप फ़ाइल को सहेजना चाहते हैं वहाँ ब्राउज़ करें और पर क्लिक करें प्रकाशित करना .

अगले कदम...

आप फिनिशिंग लाइन के करीब हैं। रिपोर्ट आपके पाठकों को सौंपने के लिए तैयार है। लेकिन एक आखिरी काम बाकी है।

पन्ने पलटें और सुनिश्चित करें (फिर से) कि आपकी रिपोर्ट पाठक के अनुकूल है। इसे पाठक की नजर से देखें। क्या आपने अपने विचारों को व्यवस्थित किया है और प्रेरक ढंग से लिखा है? क्या चार्ट और चित्रों के साथ जानकारी अच्छी तरह से प्रवाहित होती है? क्या वे आसानी से जानकारी प्राप्त कर सकते हैं और जानकारी प्राप्त कर सकते हैं? क्या पाठ पठनीय है? अंतिम चरण के रूप में अपने दस्तावेज़ों के पठनीयता स्तर को मापने के लिए पठनीयता स्कोर का उपयोग करें।

आपने यह भी देखा होगा कि हमने माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के कुछ पहलुओं को कवर नहीं किया है। उदाहरण के लिए, माइक्रोसॉफ्ट वर्ड टेबल्स डेटा प्रदर्शन के लिए एक महत्वपूर्ण उपकरण हैं। या सूचियों की शक्ति सूचना प्रबंधन में।

Microsoft Word एक चौथाई सदी से भी अधिक पुराना है, और इसमें बहुत कम सुविधाएँ हैं। MakeUseOf में, हमने इस जानवर के हर नुक्कड़ को कवर किया है। तो, इस सॉफ़्टवेयर के बारे में मुफ़्त में और जानने के लिए हमारे संसाधनों का उपयोग करें। प्रत्येक माइक्रोसॉफ्ट वर्ड की नई सुविधा सीखा आपके जीवन को आसान बना देगा।

अपनी रिपोर्ट को चमकदार बनाएं

जैसा कि लेखक नथानिएल हॉथोर्न ने कहा है,

आसान पढ़ना बहुत कठिन लेखन है

क्या यह पेशेवर रिपोर्ट लेखन के लिए भी सही नहीं है? आखिरकार, अगर कोई विकल्प दिया जाए, तो कोई भी इसे पढ़ना नहीं चाहेगा। एक व्यावसायिक रिपोर्ट लिखना और उसे संवाद करने के लिए उपयोग करना दो अलग-अलग चीजें हैं। माइक्रोसॉफ्ट वर्ड सिर्फ एक उपकरण है -- संलग्न करना आपका काम है।

कुछ विकल्पों के लिए, देखें सर्वश्रेष्ठ ऑनलाइन वर्ड प्रोसेसर . और पेशेवर लेखन में अधिक सहायता के लिए, इसे देखें ईमेल में माफी कैसे मांगें और इसका क्या मतलब है? .

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लेखक के बारे में सैकत बसु(१५४२ लेख प्रकाशित)

सैकत बसु इंटरनेट, विंडोज और उत्पादकता के उप संपादक हैं। एक एमबीए और दस साल के लंबे मार्केटिंग करियर की झंझट को दूर करने के बाद, अब वह दूसरों की कहानी कहने के कौशल को बेहतर बनाने में मदद करने के लिए उत्साहित हैं। वह लापता ऑक्सफ़ोर्ड अल्पविराम की तलाश करता है और खराब स्क्रीनशॉट से नफरत करता है। लेकिन फोटोग्राफी, फोटोशॉप और प्रोडक्टिविटी आइडिया उनकी आत्मा को सुकून देते हैं।

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