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मेल मर्ज आपका समय और मेहनत बचा सकता है, इसलिए इस गाइड के साथ शुरू से अंत तक की प्रक्रिया सीखें।
Office सुइट से परिचित सभी लोगों के बारे में मेल मर्ज के बारे में सुना है, लेकिन बहुत से लोग यह नहीं जानते हैं कि यह प्रक्रिया कैसे की जाती है। यह आपके विचार से आसान है - जब तक आप अपने दस्तावेज़ों को पहले से सेट करने और उन्हें Word में मर्ज करने के बारे में स्पष्ट नहीं हैं।
एक बार जब आप तैयार हो जाते हैं और चल रहे होते हैं, तो आप इस सुविधा का उपयोग सब कुछ बनाने के लिए करेंगे अनुकूलित सूचकांक कार्ड अपने कार्यस्थल पर सामूहिक मेलिंग के लिए। मेल मर्ज केवल पहली बार कठिन है, और आप इस वॉकथ्रू के माध्यम से काम करके अपने लिए यह साबित कर सकते हैं।
हमने इस गाइड के लिए नए ऑफिस 2016 का उपयोग किया है, लेकिन यह प्रक्रिया माइक्रोसॉफ्ट वर्ड और एक्सेल के पुराने संस्करणों पर लागू होती है।
स्रोत दस्तावेज़ कैसे सेट करें
मेल मर्ज किसी दस्तावेज़ पर निर्दिष्ट फ़ील्ड को किसी अन्य स्रोत से डेटा के साथ पॉप्युलेट करके काम करता है, आम तौर पर एक डेटाबेस या स्प्रेडशीट . एक सफल मेल मर्ज की ओर पहला कदम स्रोत दस्तावेज़ को स्थापित करना है, और यह सुनिश्चित करना है कि इसे इस तरह से स्वरूपित किया गया है जिसे Word समझ सकता है।
यह देखते हुए कि यह इस तकनीक का सबसे आम उपयोग है, हमारा उदाहरण एक सामान्य सामूहिक मेलिंग पर अलग-अलग नाम और पते रखने पर केंद्रित होगा। हम जिन क्षेत्रों को शामिल करेंगे, वे हैं नाम, कंपनी, पता, शहर, राज्य और पिन कोड — लेकिन जब तक आप व्यापक प्रक्रिया का पालन कर रहे हैं, तब तक ये विवरण आवश्यक नहीं हैं।
एक्सेल का उपयोग करना
यदि आप अपने स्रोत दस्तावेज़ को बनाने के लिए एक्सेल का उपयोग कर रहे हैं, तो आपको बस उन सभी प्रासंगिक सूचनाओं की एक तालिका तैयार करने की आवश्यकता है जो इस मेल मर्ज, या भविष्य की मेलिंग में शामिल हो सकती हैं।
यहां मूल विचार आपकी विभिन्न सूचनाओं को अलग-अलग स्तंभों में विभाजित करना है, और प्रत्येक को एक उपयुक्त शीर्षलेख देना है। इससे बाद में उन विवरणों को चुनना और चुनना आसान हो जाता है, जिससे आईडी बैज से पता लेबल तक कुछ भी बनाने के लिए उसी स्रोत दस्तावेज़ का उपयोग करना संभव हो जाता है।
इसके बाद, अपने सभी डेटा (कॉलम हेडर सहित) का चयन करें, पर नेविगेट करें सूत्रों टैब और चुनें नाम परिभाषित करें .
आपसे आपके डेटा सेट के लिए एक नाम मांगा जाएगा, इसलिए कुछ उपयुक्त चुनें। यदि आप अलग-अलग मेलिंग के लिए कई मेल मर्ज प्रोजेक्ट्स की देखरेख करने की संभावना रखते हैं, तो लाइन के नीचे उन्हें अलग करने के लिए पहचानने योग्य कुछ जोड़ना बुद्धिमानी है। एक बार यह हो जाने के बाद, अपना कार्य सहेजें और स्प्रैडशीट को बंद कर दें.
वर्ड का उपयोग करना
आप किसी Word फ़ाइल को अपने स्रोत दस्तावेज़ के रूप में भी उपयोग कर सकते हैं, लेकिन इसके लिए कुछ अधिक प्रयास की आवश्यकता होती है। आपको आवश्यकता होगी चीजों को नियमित रखने के लिए एक टेबल सेट करें , तो सिर डालने टैब, ढूंढें टेबल अनुभाग और ड्रॉपडाउन पर क्लिक करें। अपनी परियोजना के लिए आवश्यक तालिका का आकार निर्धारित करें, और फिर इसे अपने डेटा से भरना शुरू करें।
नया ईमेल पता कैसे बनाएं
यहां स्वरूपण के बारे में बहुत अधिक चिंता करने की आवश्यकता नहीं है, क्योंकि यह दस्तावेज़ विशुद्ध रूप से आपके मेल मर्ज के लिए स्रोत फ़ाइल के रूप में कार्य करने के लिए है। हालांकि, सटीकता महत्वपूर्ण है, इसलिए सुनिश्चित करें कि आपके सभी डेटा को सही कॉलम में रखा गया है और ठीक से शीर्षक दिया गया है। जब आप समाप्त कर लें, तो दस्तावेज़ को सहेजें और इसे कुछ समय के लिए बंद कर दें।
अपना मेल मर्ज शुरू करना
Word खोलें और एक नया दस्तावेज़ बनाएं। हेड टू द डाक से टैब और क्लिक करें मेल मर्ज प्रारंभ करें अपनी इच्छित परियोजना का चयन करने के लिए ड्रॉपडाउन।
आप जो बनाना चाहते हैं, उसके आधार पर यहां प्रक्रिया थोड़ी अलग हो सकती है। अगर मैं एक लेबल बना रहा था, या कुछ और जो गैर-मानक कागज पर मुद्रित किया जा सकता था, तो मुझे एक और स्क्रीन के साथ प्रस्तुत किया जाएगा जिसने मुझे कुछ अतिरिक्त प्रिंटिंग विकल्प निर्धारित करने की अनुमति दी।
मैकबुक एयर वाईफाई से कनेक्ट नहीं होगा
इस मामले में, चुनें चूक जाना ट्रे, जब तक कि आपके पास अन्यथा करने का कारण न हो, और फिर उपयुक्त उत्पाद संख्या का चयन करें ताकि Word सही टेम्पलेट लागू कर सके।
स्रोत डेटा आयात करना
उन नींवों के साथ, अब हम प्रक्रिया की शुरुआत में स्रोत दस्तावेज़ में दर्ज की गई जानकारी को आयात करना शुरू कर सकते हैं। हेड टू द डाक से एक बार फिर टैब पर क्लिक करें प्राप्तकर्ताओं का चयन करें और चुनें मौजूदा सूची का प्रयोग करें .
अपने स्रोत दस्तावेज़ पर नेविगेट करें, चाहे वह वर्ड या एक्सेल में बनाया गया हो - माइक्रोसॉफ्ट का ऑफिस सूट ज्यादातर स्थितियों में एक साथ अच्छी तरह से काम करेगा। यदि आप एक स्प्रेडशीट का उपयोग कर रहे हैं, तो आपसे यह पुष्टि करने के लिए कहा जाएगा कि आप किस तालिका का चयन कर रहे हैं, और आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि बॉक्स चिह्नित है डेटा की पहली पंक्ति में कॉलम हेडर होते हैं टिक किया गया है। अब सिर फ़ील्ड लिखें और डालें का खंड डाक से टैब और क्लिक करें पता ब्लॉक (या जो कुछ भी आपकी परियोजना के लिए समझ में आता है)।
यहां, आप ठीक-ठीक ट्यून कर पाएंगे कि आपके स्रोत दस्तावेज़ से आपकी अंतिम मेलिंग में कौन-से फ़ील्ड स्थानांतरित किए गए हैं। इस स्तर पर और भी अधिक विकल्पों के लिए, हम अपने प्राप्तकर्ताओं के पहले, मध्य और अंतिम नामों को अलग-अलग कॉलम के रूप में जोड़ सकते थे, जो उपलब्ध विकल्पों की सूची का विस्तार करेगा। इस प्रारूप में प्राप्तकर्ता का नाम डालें खेत। हालाँकि, यह सख्ती से वैकल्पिक है।
एड्रेस ब्लॉक टूल उन लोगों के लिए बहुत अच्छा है जो अपने मेल मर्ज के माध्यम से गति चाहते हैं, लेकिन यदि आप निर्धारित करना चाहते हैं वास्तव में आपका दस्तावेज़ कैसे निर्धारित किया गया है , का उपयोग करने पर विचार करें मर्ज फ़ील्ड डालें के तहत विकल्प फ़ील्ड लिखें और डालें प्रत्येक क्षेत्र को हाथ से रखने के लिए अनुभाग। एक बार जब आप अपने फ़ील्ड को दस्तावेज़ में सम्मिलित कर लेते हैं, तो आप इसका उपयोग कर सकते हैं पूर्वावलोकन परिणाम यह देखने के लिए कि एक बार पॉप्युलेट होने पर यह कैसे प्रिंट होगा।
अब समय है कि आप किसी भी स्वरूपण में बदलाव करें जो आपको करने की आवश्यकता हो सकती है; फ़ॉन्ट बदलना, यह समायोजित करना कि प्रत्येक फ़ील्ड पृष्ठ पर कैसे बैठेगी, और कोई भी सौंदर्य उत्कर्ष जिसे आप जोड़ना चाहते हैं। एक बार यह हो जाने के बाद, मेलिंग टैब पर एक बार फिर नेविगेट करें और क्लिक करें समाप्त करें और मर्ज करें नीचे खत्म हो अनुभाग। आपके भरे हुए दस्तावेज़ तैयार होने चाहिए और आपके प्रिंट और मेल करने की प्रतीक्षा कर रहे हैं।
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अंग्रेजी लेखक वर्तमान में अमेरिका में स्थित है। मुझे ट्विटर पर @radjonze के माध्यम से खोजें।
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