एक्सेल में तिथि के अनुसार कैसे छाँटें

एक्सेल में सबसे उपयोगी सुविधाओं में से एक है आपके डेटा को तिथि के अनुसार क्रमबद्ध करने की क्षमता। हो सकता है कि आपको कार्ड भेजने, साल के अंत के लिए अपने साप्ताहिक बजट लेनदेन को क्रमबद्ध करने, या महीने के अनुसार बिक्री राजस्व ट्रैक करने के लिए अपने परिवार के सदस्यों की जन्मतिथि की व्यवस्था करने की आवश्यकता हो।

अपनी प्रविष्टियों को तिथि के अनुसार व्यवस्थित करने के कई तरीके हैं। आप डेटा को आरोही या अवरोही क्रम में रख सकते हैं और आप दिन, सप्ताह, महीने या वर्ष के अनुसार क्रमबद्ध कर सकते हैं। हम आपको नीचे दिए गए सभी विभिन्न विकल्पों के बारे में बताएंगे।

एक्सेल कॉलम को आरोही या अवरोही तिथि के अनुसार कैसे क्रमबद्ध करें

एक्सेल में एक व्यक्तिगत कॉलम को आरोही या अवरोही तिथि क्रम में सॉर्ट करना आसान है:

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उस डेटा का चयन करें जिसे आप सॉर्ट करना चाहते हैं।
आपकी स्क्रीन के शीर्ष पर मेनू बार (जिसे रिबन भी कहा जाता है) से, घर टैब, चुनें छाँटें और फ़िल्टर करें .
उसके बाद चुनो सबसे पुराने से नवीनतम के क्रम में लगाएं या नवीनतम से सबसे पुराने को क्रमित करें .

वैकल्पिक रूप से, आप अपने डेटा का चयन करके और चयन करने के लिए राइट-क्लिक का उपयोग करके समान परिणाम प्राप्त कर सकते हैं तरह . फिर वह ऑर्डर चुनें जो आपके डेटा के लिए सबसे अच्छा काम करता है।

यह अच्छी तरह से काम करता है यदि आप तिथियों की एक साधारण सूची को सॉर्ट कर रहे हैं और बाद में संबंधित डेटा दर्ज करने की योजना बना रहे हैं। इस तरह से क्रमित करना हमेशा आपकी तिथियों को कालानुक्रमिक रूप से क्रमित करेगा, पहले वर्ष के अनुसार, फिर महीने के अनुसार, फिर दिन के अनुसार।

आरोही या अवरोही तिथि के आधार पर संपूर्ण तालिकाओं को कैसे क्रमबद्ध करें

किसी तालिका में तिथियों को क्रमबद्ध करते समय, प्रत्येक कॉलम के शीर्ष पर शीर्षक जोड़ना सहायक होता है। नीचे, हम आपको दिखाएंगे कि अपने डेटा को क्रमबद्ध करने के लिए इन शीर्षकों को श्रेणियों के रूप में कैसे उपयोग किया जाए।

जब आप किसी तालिका में डेटा सॉर्ट करते हैं, तो सभी को हाइलाइट करना महत्वपूर्ण होता है। यदि आप केवल एक कॉलम को हाइलाइट करते हैं, तो आप संबंधित कॉलम को उनके मूल क्रम में छोड़कर केवल उस कॉलम को सॉर्ट करेंगे। तब तारीखें सही डेटा से मेल नहीं खाएँगी।

यदि आप तुरंत त्रुटि पकड़ लेते हैं, तो आप क्लिक कर सकते हैं पूर्ववत मूल व्यवस्था पर लौटने के लिए। अन्यथा, आपको अपने दस्तावेज़ के पिछले संस्करण पर वापस जाना पड़ सकता है या डेटा फिर से दर्ज करना पड़ सकता है।

सौभाग्य से, एक्सेल आमतौर पर इसे रोकने के लिए इस त्रुटि को समय पर पकड़ लेता है।

यदि आप केवल चयनित तिथियों के साथ क्रमबद्ध करने का प्रयास करते हैं, तो एक्सेल आपको एक चेतावनी देनी चाहिए और पूछना चाहिए कि क्या आप अपने चयन का विस्तार करना चाहते हैं। जब त्रुटि संदेश पॉप अप होता है, तो चुनें चयन का विस्तार करें और क्लिक करें तरह .

फिर डेटा चयन पर होवर करें। नीचे बाएँ कोने पर छोटे, हरे वर्ग को खींचकर लापता आइटम को हाइलाइट करें और फिर से छाँटने का प्रयास करें।

उन शीर्षकों और डेटा का चयन करें जिन्हें आप सॉर्ट करना चाहते हैं। तब दबायें होम > सॉर्ट करें और फ़िल्टर करें और अपने सॉर्ट ऑर्डर का चयन करें।

ध्यान दें कि यह केवल तभी काम करेगा जब दिनांक कॉलम A में होगा। यदि आप दिनांक के अनुसार क्रमित करना चाहते हैं जब दिनांक किसी भिन्न कॉलम में सूचीबद्ध होते हैं, तो आपको कस्टम सॉर्ट का उपयोग करना होगा।

तिथि के अनुसार क्रमबद्ध करने के लिए एक्सेल के कस्टम सॉर्ट का उपयोग करना

कस्टम सॉर्ट तिथि के अनुसार सॉर्ट करने का एक और आसान तरीका है। यदि आपके डेटा में शीर्षक हैं, तो आप प्रविष्टियों को आसानी से क्रमबद्ध करने के लिए उन्हें श्रेणियों के रूप में उपयोग कर सकते हैं, भले ही वे पहले कॉलम में न हों।

नीचे दिए गए उदाहरण में, जैसा कि हम पहले ही दिखा चुके हैं कि आप अपनी तिथियों को क्रम में रखने के बजाय, लेन-देन कॉलम में आइटम्स को वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध करेंगे। चूंकि तारीख दूसरे कॉलम में है, इसलिए हमें कॉलम बी में तारीखों को सॉर्ट करने के लिए एक्सेल को बताने के लिए कस्टम सॉर्ट का उपयोग करने की आवश्यकता है।

यह करने के लिए:

शीर्षकों और उनके नीचे दिए गए डेटा को हाइलाइट करें।
एक्सेल रिबन में, क्लिक करें होम > सॉर्ट और फ़िल्टर > कस्टम सॉर्ट . के पास इसके अनुसार क्रमबद्ध करें , चुनें दिनांक ड्रॉपडाउन मेनू से।
सॉर्टिंग श्रेणियों के रूप में अपने डेटा हेडर का उपयोग करने के लिए शीर्ष-दाएं कोने में स्थित बॉक्स को चेक करें। चुनते हैं सबसे पुराना से नवीनतम या नवीनतम से सबसे पुराना से आदेश ड्रॉप डाउन मेनू।

कस्टम सॉर्ट आपको कई सॉर्टिंग श्रेणियां चुनने देता है। उदाहरण के लिए, आप इस फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं यदि आप पहले एक कॉलम द्वारा सूचीबद्ध लेनदेन देखना चाहते हैं, फिर दूसरे द्वारा।

कस्टम सॉर्ट बॉक्स में, चुनें द्वारा क्रमबद्ध करें > [पहला कॉलम] . तब दबायें स्तर जोड़ें > फिर > [दूसरा कॉलम] . क्लिक ठीक है अपनी तालिका को क्रमबद्ध करने के लिए।

माह के आधार पर छाँटने के लिए एक्सेल फंक्शंस का उपयोग करना

ऐसे कुछ मामले हैं जहां आप दर्ज की गई तारीख से माह निकालना चाहेंगे। एक उदाहरण आपके सभी सहकर्मियों के जन्मदिनों को क्रम में रखना है, ताकि आप मासिक जन्मदिन केक के साथ सभी को स्वीकार कर सकें। यहां आपके उद्देश्यों के लिए, महीना महत्वपूर्ण है लेकिन वर्ष अप्रासंगिक है।

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कई एक्सेल फ़ंक्शन और सूत्र हैं जो आपको त्वरित गणना करने या किसी सेल से डेटा निकालने में मदद कर सकते हैं। ऐसा ही एक फंक्शन है MONTH फंक्शन।

प्रत्येक प्रविष्टि के महीने के अंक को पूर्ण तिथि से खींचने के लिए MONTH फ़ंक्शन का उपयोग करें। सबसे पहले, महीने के साथ हेडर के रूप में एक कॉलम जोड़ें। मंथ के तहत पहले खाली सेल में क्लिक करें। इस मामले में, यह C2 होगा। प्रकार =महीना(बी2) , जहां B2 दिनांक कॉलम में पहली प्रविष्टि को संदर्भित करता है।

MONTH फ़ंक्शन 1 से 12 तक के अंक को संबंधित सेल में आउटपुट करेगा। ये अंक कालानुक्रमिक दिनांक क्रम में महीनों का प्रतिनिधित्व करते हैं, इसलिए जनवरी = १ और दिसंबर = १२। प्रत्येक सेल में जल्दी से फ़ंक्शन दर्ज करने के लिए, सेल के निचले कोने में हरा बॉक्स दिखाई देने तक C2 पर होवर करें। फिर, बॉक्स को कॉलम के निचले भाग पर क्लिक करें और खींचें।

अब आप महीने के हिसाब से तारीखों को छाँटने के लिए एक्सेल का उपयोग कर सकते हैं, ताकि आप अपनी सूची में किसी को याद न करें। हेडर सहित संपूर्ण तालिका को हाइलाइट करें, राइट-क्लिक करें, क्लिक करें सॉर्ट करें और फ़िल्टर करें > कस्टम सॉर्ट करें > माह के अनुसार क्रमबद्ध करें .

आप वर्ष के अनुसार डेटा सॉर्ट करने के लिए फ़ंक्शन का उपयोग भी कर सकते हैं। MONTH फ़ंक्शन को प्रतिस्थापित करके ऊपर दिए गए निर्देशों का पालन करें = वर्ष (ए 2) . परिणाम क्रम में वर्षों की एक सूची होगी।

महीने और दिन के आधार पर छाँटने के लिए एक्सेल फॉर्मूला का उपयोग करना

यदि आपको क्रम में दिनों की आवश्यकता नहीं है, तो MONTH फ़ंक्शन त्वरित और आसान है, लेकिन मान लीजिए कि आप प्रत्येक जन्मदिन को व्यक्तिगत रूप से मनाना चाहते हैं। एक सूत्र यहां मदद कर सकता है।

जन्मदिन नामक कॉलम जोड़ें। खाली सेल (C2) में, पहली तारीख के आगे टाइप करें = टेक्स्ट (बी 2, 'एमएमडीडी') , जहां B2 पहली तारीख को संदर्भित करता है। यह MMDD के रूप में स्वरूपित, वर्ष के बिना तारीखों की एक सूची लौटाएगा। उदाहरण के लिए, 12/07/1964 1207 हो जाएगा।

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अपनी जन्मदिन सूची को क्रम में रखने के लिए एक कस्टम सॉर्ट करें। चूंकि जन्मदिनों को तारीखों के बजाय टेक्स्ट के रूप में स्वरूपित किया जाता है, एक्सेल आपको एक चेतावनी देगा। चुनते हैं किसी संख्या की तरह दिखने वाली किसी भी चीज़ को एक संख्या के रूप में क्रमित करें > ठीक , और आपकी सूची सही क्रम में होगी।

क्या होगा यदि दिनांक के अनुसार क्रमित करें एक्सेल में काम नहीं कर रहा है?

यदि आपका डेटा सही ढंग से सॉर्ट नहीं हो रहा है, तो जांचें कि आपने इसे उस प्रारूप में दर्ज किया है जिसे एक्सेल पहचान लेगा। यदि सभी संख्याओं को उनके कक्षों में छोड़ दिया गया है, तो आप उन्हें पाठ के रूप में संग्रहीत कर सकते हैं। प्रारूप को ठीक करने के लिए, पर क्लिक करें मूलपाठ एक्सेल रिबन में ड्रॉप-डाउन मेनू और एक तिथि प्रारूप का चयन करें।

दिनांक के अनुसार अपना एक्सेल डेटा व्यवस्थित करें

एक्सेल में तिथि के आधार पर छाँटने की क्षमता बहुत उपयोगी है और इसमें विभिन्न प्रकार के अनुप्रयोग हैं, जैसा कि हमने यहाँ देखा है। कई ऐप हैं और उपयोगी स्प्रेडशीट टेम्प्लेट बजट और खर्च पर नज़र रखने से लेकर शादी की योजना बनाने तक, लगभग किसी भी कार्य को पूरा करने के लिए।

टेम्प्लेट शुरू करने के लिए एक बेहतरीन जगह है, लेकिन एक्सेल की सुंदरता आपकी आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए इसे पूरी तरह से अनुकूलित करने की क्षमता है।

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लेखक के बारे में शैरी टैलबोट(17 लेख प्रकाशित)

शैरी एक कनाडाई स्वतंत्र प्रौद्योगिकी, शिक्षा और रियल एस्टेट लेखक हैं, और MakeUseOf में नियमित योगदानकर्ता हैं।

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