Word में मैक्रोज़ का उपयोग कैसे शुरू करें

Microsoft Word में दोहराए जाने वाले कार्यों को करने से थक गए हैं? कार्यक्रम के भीतर दफन एक शक्तिशाली स्वचालन उपकरण है जो उन नौकरियों को आपके हाथों से हटा सकता है। हम मैक्रोज़ की बात कर रहे हैं, और हालाँकि यह सुविधा Microsoft के विज़ुअल बेसिक फॉर एप्लिकेशन (VBA) पर निर्भर करती है, आप इसका उपयोग कर सकते हैं, भले ही कोडिंग का विचार आपको हेबी-जीबी देता हो।

एक बटन पर एक क्लिक के साथ, Word आपके कार्यों को रिकॉर्ड करेगा, एक मैक्रो उत्पन्न करेगा जिसे आप जितनी बार चाहें उतनी बार फिर से चला सकते हैं। यदि आप साहसी हैं, तो आप स्वचालन की एक अतिरिक्त डिग्री के लिए मैक्रो को आसानी से संशोधित कर सकते हैं।

यहां हम आपको एक सरल लेकिन उपयोगी उदाहरण दिखाएंगे: वर्ड के फाइंड एंड रिप्लेस फंक्शन को स्वचालित कैसे करें।

मैक्रो की रिकॉर्डिंग

इस उदाहरण में, आप प्राचीन दंत चिकित्सा उपकरणों के संरक्षण के लिए सोसायटी के सम्मानित अध्यक्ष हैं। आपके पास ऐतिहासिक डेन्चर और इसी तरह के दर्जनों वर्ड दस्तावेज़ हैं, जिनमें समाज के नाम का प्रमुखता से उल्लेख किया गया है। फिर अचानक, बोर्ड ने नाम बदलकर डेंटल एंटिक्स प्रिजर्वेशन लीग कर दिया। अब आपको डॉक्स को अपडेट करने का एक आसान तरीका चाहिए।

आप एक नए रिक्त दस्तावेज़ से शुरू कर सकते हैं या किसी मौजूदा दस्तावेज़ को खोल सकते हैं। यदि आपने पहले से ऐसा नहीं किया है, तो आपको डेवलपर टैब को सक्षम करना होगा।

के लिए जाओ फ़ाइल> विकल्प> रिबन अनुकूलित करें . दाईं ओर, नीचे मुख्य टैब , नियन्त्रण डेवलपर विकल्प। ठीक चुनें और बाहर निकलें।

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अब अपना मैक्रो बनाते हैं।

क्लिक डेवलपर > रिकॉर्ड मैक्रो .
आपको मैक्रो का नाम देने के लिए प्रेरित किया जाएगा। ChangeSocietyName या कोई अन्य नाम जो आपको उपयुक्त लगे, दर्ज करें। मैक्रो का नामकरण करते समय, रिक्त स्थान, अवधियों, विस्मयादिबोधक चिह्नों और विशेष वर्णों से बचें, अन्यथा आपको एक त्रुटि संदेश प्राप्त होगा। आप संख्याओं का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन पहला अक्षर एक अक्षर होना चाहिए।
आप मैक्रो को एक बटन और/या कीबोर्ड शॉर्टकट पर असाइन कर सकते हैं, लेकिन यह कोई आवश्यकता नहीं है। यदि आप बटन चुनते हैं, तो Word आपको इसे त्वरित पहुँच टूलबार में जोड़ने देगा। आप मैक्रो का संक्षिप्त विवरण भी जोड़ सकते हैं।
क्लिक ठीक है , और Word अब आपके कार्यों को रिकॉर्ड करेगा। मार Ctrl + एच ऊपर लाने के लिए ढूँढें और बदलें संवाद।
फाइंड एंड डेंटल एंटीक प्रिजर्वेशन लीग इन रिप्लेस में एंटीक डेंटल अप्लायंसेज के संरक्षण के लिए सोसायटी दर्ज करें।
क्लिक सबको बदली करें ढूँढें और बदलें ऑपरेशन निष्पादित करने के लिए। यह एकमात्र क्रिया है जिसे आप रिकॉर्ड करना चाहते हैं। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि मैक्रो वास्तव में किसी पाठ को बदल देता है। बिंदु इसे अन्य दस्तावेजों के लिए सहेजना है।
यह महत्वपूर्ण है: क्लिक करें डेवलपर > रिकॉर्डिंग बंद करें . अन्यथा, मैक्रो में बाद की सभी कार्रवाइयां शामिल होंगी।

अब देखते हैं आपकी करतूत। समाज के नाम वाला एक दस्तावेज़ खोलें। क्लिक डेवलपर > मैक्रोज़ . यदि आप ChangeSocietyName पर डबल-क्लिक करते हैं, तो Word स्वचालित रूप से ढूँढें और बदलें ऑपरेशन निष्पादित करेगा।

युक्ति: जैसे ही आप मैक्रो रिकॉर्ड करते हैं, आपको एक ऐसी क्रिया करने की आवश्यकता हो सकती है जिसे आप रिकॉर्ड नहीं करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, आप टेक्स्ट को मैन्युअल रूप से टाइप करने के बजाय ढूँढें और बदलें संवाद में कॉपी और पेस्ट करना चाह सकते हैं। कोई समस्या नहीं: बस क्लिक करें डेवलपर > रिकॉर्डिंग रोकें , टेक्स्ट को कॉपी और पेस्ट करें, फिर क्लिक करें डेवलपर > रिज्यूमे रिकॉर्डर . फिर आप ऊपर बताए अनुसार मैक्रो रिकॉर्डिंग को पूरा कर सकते हैं।

हालाँकि हमने यहाँ Microsoft Word पर ध्यान केंद्रित किया है, आप यह भी कर सकते हैं एक्सेल में उत्पादकता बढ़ाने के लिए मैक्रोज़ का उपयोग करें . और Microsoft OneNote के लिए बहुत सारे समय बचाने वाले मैक्रोज़ हैं।

कोड में गोताखोरी

अब हम अपने नए वर्ड मैक्रो में एक गहरा गोता लगाएंगे। के लिए जाओ डेवलपर > मैक्रोज़ , लेकिन मैक्रो पर डबल-क्लिक करने के बजाय, उसे चुनें और क्लिक करें संपादित करें . यह Visual Basic संपादक को खोलता है, जो VBA अनुप्रयोगों के निर्माण के लिए एक स्व-निहित वातावरण है।

यह कठिन लग सकता है, लेकिन आप मेनू और अधिकांश पैनलों को अनदेखा कर सकते हैं। इसके बजाय कोड वाली विंडो पर फ़ोकस करें। जैसा कि आप देख सकते हैं, वर्ड ने अभी एक मैक्रो लिखा है जो फाइंड एंड रिप्लेस करता है।

  
Sub ChangeSocietyName()  
'  
' ChangeSocietyName Macro  
' Rename Society for the Preservation of Antique Dental Appliances  
'  
 Selection.Find.ClearFormatting  
 Selection.Find.Replacement.ClearFormatting  
 With Selection.Find  
 .Text = 'Society for the Preservation of Antique Dental Appliances'  
 .Replacement.Text = 'Dental Antiques Preservation League'  
 .Forward = True  
 .Wrap = wdFindContinue  
 .Format = False  
 .MatchCase = False  
 .MatchWholeWord = False  
 .MatchWildcards = False  
 .MatchSoundsLike = False  
 .MatchAllWordForms = False  
 End With  
 Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll  
End Sub

आइए बताते हैं कि यहां क्या हो रहा है।

पहली पंक्ति पर उप सबरूटीन के लिए छोटा है, एक छोटा प्रोग्राम जो अपने आप या एक बड़े वीबीए एप्लिकेशन के हिस्से के रूप में चल सकता है। एकल उद्धरण चिह्नों से पहले की पंक्तियाँ टिप्पणियों के लिए हैं। उद्धरण चिह्न VBA को उन पंक्तियों पर किसी भी कथन को अनदेखा करने के लिए कहते हैं।

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फिर हम कोड के मांस पर पहुँचते हैं: वह कोड जो प्रदर्शन करता है ढूँढें और बदलें कार्यवाही। जैसा कि आप देख सकते हैं, यह ढूँढें और बदलें संवाद में प्रत्येक विकल्प के लिए मान निर्दिष्ट करता है, जिसमें उद्धरण चिह्नों में पाठ और प्रतिस्थापन पाठ शामिल है। NS चयन।ढूंढें।निष्पादित करें अंत के पास कमांड सभी बदलें बटन पर क्लिक करने के बराबर है।

मैक्रो को संशोधित करना

मैक्रोज़ का उपयोग करने के लिए, आपको कोड के साथ खिलवाड़ करने या उसे देखने की ज़रूरत नहीं है। लेकिन यदि आप इसमें गोता लगाने के इच्छुक हैं तो आप इस फ़ंक्शन से अधिक प्राप्त कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, मान लें कि मैक्रो रिकॉर्ड करते समय आप एक टाइपो बनाते हैं। इसे फिर से रिकॉर्ड करने के बजाय, आप विजुअल बेसिक में जा सकते हैं और इसे ठीक कर सकते हैं।

आप मैक्रो को और अधिक उपयोगी बनाने के लिए उसमें बदलाव भी कर सकते हैं, और हम यहां यही करेंगे। जब आप फाइंड एंड रिप्लेस चलाते हैं, चाहे मैन्युअल रूप से या मैक्रो के माध्यम से, वर्ड टेक्स्ट को खोजने और बदलने को याद रखता है। अगली बार जब आप ढूँढें और बदलें संवाद खोलेंगे, तो यह ऐसा दिखाई देगा।

मूल्यों को साफ़ करना बेहतर होगा ताकि हमें एक साफ संवाद बॉक्स मिल सके। हम इसे दूसरे मैक्रो के साथ करेंगे, इस समय को छोड़कर, हम इसे सीधे विजुअल बेसिक में करेंगे।

विजुअल बेसिक एडिटर में, पहली लाइन से लेकर एंड सब तक पूरे सबरूटीन को चुनें। मार Ctrl + सी इसे कॉपी करने के लिए।
एंड सब के नीचे कर्सर रखें और हिट करें Ctrl + वी . आपने अभी-अभी सबरूटीन की नकल की है।
ChangeSocietyName से ClearFindReplace (या कोई अन्य नाम जो आपको सूट करे) में नाम बदलें। यह महत्वपूर्ण है क्योंकि यदि आप मैक्रोज़ को डुप्लिकेट नामों से चलाने का प्रयास करते हैं तो VBA एक त्रुटि संदेश उत्पन्न करेगा।
में ।मूलपाठ तथा प्रतिस्थापन। पाठ मान, टेक्स्ट हटा दें लेकिन उद्धरण चिह्न छोड़ दें। अनिवार्य रूप से, आप Word को कुछ भी नहीं खोजने और इसे कुछ भी नहीं से बदलने के लिए कह रहे हैं, लेकिन आप उन मूल्यों को भी साफ़ कर रहे हैं।

परिणाम इस तरह दिखना चाहिए:

  
Sub ClearFindReplace()  
'  
' ClearFindReplace Macro  
' Clear Text from Find and Replace dialog  
'  
 Selection.Find.ClearFormatting  
 Selection.Find.Replacement.ClearFormatting  
 With Selection.Find  
 .Text = ''  
 .Replacement.Text = ''  
 .Forward = True  
 .Wrap = wdFindContinue  
 .Format = False  
 .MatchCase = False  
 .MatchWholeWord = False  
 .MatchWildcards = False  
 .MatchSoundsLike = False  
 .MatchAllWordForms = False  
 End With  
 Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll  
End Sub

अब हम ChangeSocietyName मैक्रो पर वापस जाएंगे। ढूँढें और बदलें कोड के नीचे, लेकिन एंड सब से पहले, ClearFindReplace दर्ज करें (अंत में कोष्ठक के बिना)।

यह सही है: आपको अपने द्वारा अभी बनाए गए सभी कोड को दर्ज करने की आवश्यकता नहीं है, केवल मैक्रो का नाम।

  
Sub ChangeSocietyName()  
'  
' ChangeSocietyName Macro  
' Rename Society for the Preservation of Antique Dental Appliances  
'  
 Selection.Find.ClearFormatting  
 Selection.Find.Replacement.ClearFormatting  
 With Selection.Find  
 .Text = 'Society for the Preservation of Antique Dental Appliances'  
 .Replacement.Text = 'Dental Antiques Preservation League'  
 .Forward = True  
 .Wrap = wdFindContinue  
 .Format = False  
 .MatchCase = False  
 .MatchWholeWord = False  
 .MatchWildcards = False  
 .MatchSoundsLike = False  
 .MatchAllWordForms = False  
 End With  
 Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll  
 ClearFindReplace  
 End Sub

जब Word ChangeSocietyName को चलाता है, तो सबसे पहले यह मूल खोज और बदलें फ़ंक्शन को निष्पादित करेगा। फिर यह ClearFindReplace को दूसरे मैक्रो को चलाने के लिए एक कमांड के रूप में व्याख्यायित करेगा।

VBA . के साथ आगे जा रहे हैं

जैसा कि आप देख सकते हैं, Word का मैक्रो रिकॉर्डिंग फ़ंक्शन आपको अनगिनत तरीकों से समय बचाने में मदद कर सकता है। आप लगभग किसी भी ऑपरेशन को स्वचालित करने के लिए मैक्रोज़ बना सकते हैं, और विज़ुअल बेसिक एडिटर में, आप मैक्रोज़ को ट्विक कर सकते हैं, एक मैक्रो को दूसरे के अंदर एम्बेड कर सकते हैं, या एक सबरूटीन बना सकते हैं जो एक के बाद एक कई मैक्रोज़ को निष्पादित करता है।

क्योंकि VBA एक पूर्ण प्रोग्रामिंग भाषा है, आप सबरूटीन्स को वेरिएबल, लूप्स, कंडीशनल स्टेटमेंट्स, आदि के साथ बड़े अनुप्रयोगों में शामिल कर सकते हैं। और एक बार जब आप वर्ड में वीबीए की मूल बातें सीख लेते हैं, तो आप माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल और एक्सेस में मैक्रोज़ बनाने के लिए उसी ज्ञान को लागू कर सकते हैं।

आपको हाल ही में किसी उपयोगकर्ता के कार्य केंद्र पर नेटवर्क कनेक्टिविटी समस्याओं के निवारण के लिए बुलाया गया है

इसे और आगे ले जाने के लिए, आप वीबीए सम्मेलनों और विजुअल बेसिक संपादक के बारे में अधिक जानना चाहेंगे, जैसे कि अपना कोड कैसे व्यवस्थित करें और बग से कैसे निपटें। लेकिन यहां तक कि अगर आप यहां वर्णित सरल कार्यों के साथ रहना चाहते हैं, तो आप अपनी उत्पादकता में सुधार करने की दिशा में एक लंबा रास्ता तय कर सकते हैं।

साझा करना साझा करना कलरव ईमेल एक्सेल में वीबीए मैक्रोज़ लिखने पर एक शुरुआती ट्यूटोरियल (और आपको क्यों सीखना चाहिए)

यदि आप नियमित रूप से एक्सेल का उपयोग करते हैं, तो यह सीखने लायक है कि वीबीए मैक्रोज़ कैसे बनाएं और कई अन्य कार्यों और क्षमताओं तक पहुंच प्राप्त करें।

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लेखक के बारे में स्टीफन बीले(६ लेख प्रकाशित)

स्टीफन बील सैन फ्रांसिस्को क्षेत्र में स्थित एक लंबे समय तक प्रौद्योगिकी लेखक हैं। उन्होंने प्रकाशन और ग्राफिक डिजाइन में कंप्यूटर अनुप्रयोगों के बारे में कई किताबें लिखी हैं, और मैकवर्ल्ड के लिए एक पूर्व समाचार और समीक्षा संपादक हैं। वह वर्तमान में स्टीमपंक एक्सप्लोरर चलाता है, जो स्टीमपंक उत्साही लोगों के लिए एक लोकप्रिय वेबसाइट है।

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