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हालांकि गैंट चार्ट परियोजनाओं के प्रबंधन और क्रियान्वयन में पवित्र कब्र हैं, वे चुनौतियों के अपने हिस्से के साथ आते हैं। मुख्य चुनौतियों में से एक यह है कि इसका उपयोग करना मुश्किल है। एक प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में, आपको इसका उपयोग करते समय सावधानी बरतनी होगी और सभी संसाधनों, निर्भरता, मील के पत्थर और समय सीमा के लिए जिम्मेदार होना होगा।
हालांकि यह आदर्श लग सकता है, यह एक दुःस्वप्न में बदल सकता है। हितधारकों को समझाने के लिए गैंट चार्ट भी कठिन हैं। इसलिए, अपनी अगली परियोजना में गैंट चार्ट का उपयोग करने से पहले, आप इन सात वैकल्पिक परियोजना प्रबंधन विधियों पर विचार कर सकते हैं जिनका उपयोग करना आसान हो सकता है।
1.परियोजना प्रबंधन समयरेखा
जैसा कि नाम से पता चलता है, परियोजना प्रबंधन समयरेखा शुरू से अंत तक परियोजना की समयरेखा की कल्पना करती है। यह एक गैंट चार्ट के भारी विवरण के बिना कालानुक्रमिक रूप से एक परियोजना को तोड़ने का एक आसान तरीका है। यह समझने में आसान, उपयोग में लचीला बनाता है, और आप जाते ही योजनाओं को बदल सकते हैं।
आपको बस इतना करना है कि प्रारंभ और समाप्ति तिथियों को बदल दें। साथ ही, हितधारकों को अपनी परियोजना की व्याख्या करते समय, एक परियोजना प्रबंधन समयरेखा को समझाना आसान होता है, और आप किसी को भी अभिभूत करने की संभावना नहीं रखते हैं।
2.परियोजना अनुसूची नेटवर्क आरेख
गैंट चार्ट का एक अन्य विकल्प प्रोजेक्ट शेड्यूल नेटवर्क आरेख है। यह विधि एक परियोजना के लिए जिम्मेदार है और इसके महत्वपूर्ण पथ को निर्धारित करती है, यानी परियोजना को पूरा करने में कितना समय लगेगा। एक विशिष्ट प्रोजेक्ट शेड्यूल नेटवर्क आरेख में नोड्स होते हैं, यानी नोड्स (AON) पर गतिविधियाँ जो प्रोजेक्ट की गतिविधियों का प्रतिनिधित्व करती हैं, और तीर जो घटनाओं और निर्भरता के अनुक्रम को दिखाते हैं।
साथ ही, आप आरेख में लीड और लैग दिखा सकते हैं। प्रोजेक्ट शेड्यूल नेटवर्क डायग्राम एक उपयुक्त विकल्प है क्योंकि यह घटनाओं का तार्किक क्रम देता है और प्रोजेक्ट में प्राथमिक संबंधों पर प्रकाश डालता है।
3. कानबन बोर्ड
गैंट चार्ट आपको इस अर्थ में सीमित कर सकता है कि यह केवल रैखिक परियोजनाओं में आदर्श है। हालांकि, सभी परियोजनाएं रैखिक नहीं हैं। यदि आपके साथ ऐसा है, तो एक कानबन बोर्ड आपके प्रोजेक्ट को प्रबंधित करने में आपकी सहायता कर सकता है।
कानबन की जड़ें लीन मैन्युफैक्चरिंग में हैं, जहां आपके पास कोई इन्वेंट्री नहीं है। आप उन्हें केवल तभी लाते हैं जब आपको उनकी आवश्यकता होती है, जिसे जस्ट-इन-टाइम उत्पादन प्रणाली के रूप में भी जाना जाता है। कानबन के साथ, आप अपनी उत्पादकता और दक्षता बढ़ाते हैं, और किसी भी इन्वेंट्री को रखने की लागत को कम करते हैं।
यह विधि परियोजना प्रबंधन में पार हो गई है और सॉफ्टवेयर विकास जैसी चुस्त परियोजनाओं में आदर्श है। कानबन का उपयोग करते समय, आप एक कानबन बोर्ड पर कार्य आइटम का प्रतिनिधित्व करते हैं, जो टीम के सदस्यों को प्रत्येक कार्य की स्थिति दिखाता है।
4.स्क्रम बोर्ड
स्क्रम एक परियोजना प्रबंधन पद्धति है जो पुनरावृत्त और वृद्धिशील प्रक्रियाओं पर आधारित है - कानबन के समान। यह लचीला, अनुकूलनीय है, और ग्राहक को तेजी से मूल्य प्रदान करता है। स्क्रम का उपयोग करते समय, आपके पास एक स्प्रिंट होता है जो काम की मूल इकाई है, और स्प्रिंट योजना जो स्प्रिंट करने की योजना बनाती है।
एक दैनिक स्क्रम भी है जो हर 24 घंटे में एक स्प्रिंट (स्प्रिंट समीक्षा) की प्रगति का मूल्यांकन करता है। एक स्क्रम बोर्ड का उपयोग करने का लाभ यह है कि यह आसानी से स्केलेबल है, बाजार में समय कम करता है, परियोजनाओं के पूरा होने की समय पर भविष्यवाणी करने की अनुमति देता है, और परियोजनाओं के जोखिम को कम करता है क्योंकि यह सबसे महत्वपूर्ण कार्य करता है।
5. क्रॉस-फंक्शनल फ़्लोचार्ट
फ़्लोचार्ट कनेक्टिंग एरो के साथ एक चरण-दर-चरण आरेख है जो किसी प्रक्रिया या सिस्टम के अनुक्रम को दर्शाता है। यह जटिल प्रक्रियाओं को समझने में आसान अवधारणाओं में सरल बनाता है। यह सरल फ़्लोचार्ट आगे विकसित किया गया है और परियोजना प्रबंधन में उपयोग किया जाता है, जिसे आज क्रॉस-फ़ंक्शनल फ़्लोचार्ट के रूप में जाना जाता है।
फ़्लोचार्ट की तरह, क्रॉस-फ़ंक्शनल फ़्लोचार्ट चरण-दर-चरण दिखाता है कि कोई प्रोजेक्ट कैसे प्रवाहित होता है। हालाँकि, इसमें यह भी शामिल है कि कौन क्या और कब संभालता है - इसलिए इसके नाम का कारण।
क्रॉस-फ़ंक्शनल फ़्लोचार्ट विभिन्न टीमों में जिम्मेदारियों को निर्धारित करने के लिए स्विमलेन का उपयोग करते हैं। ये एक टीम से दूसरी टीम पर निर्भरता को ट्रैक करते हैं, और कई टीमों के साथ बड़ी परियोजनाओं पर काम करते समय गैंट चार्ट के लिए एक बढ़िया विकल्प हैं।
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अपने क्रॉस-फ़ंक्शनल फ़्लोचार्ट में विवरण जोड़ने के लिए, आप क्षैतिज और ऊर्ध्वाधर तैराकों को परत करते हैं।
6.प्रोजेक्ट चेकलिस्ट
परियोजना प्रबंधन एक साधारण चेकलिस्ट से अधिक बुनियादी नहीं हो सकता। आपने काम पर, या घर पर भी अपनी उत्पादकता बढ़ाने के लिए शायद सबसे पहले एक सूची का उपयोग किया है। और अब, आप इसका उपयोग अपने अगले बड़े प्रोजेक्ट को प्रबंधित करने के लिए कर सकते हैं।
एक प्रोजेक्ट चेकलिस्ट पारंपरिक चेकलिस्ट से अलग नहीं होती है। प्रोजेक्ट प्रबंधन में प्रोजेक्ट चेकलिस्ट का उपयोग करते समय, आप सभी टू-डू कार्यों और इनमें से प्रत्येक के लिए आवश्यक संसाधनों को लिखेंगे। इस तरह, आप कुछ भी नहीं भूलेंगे।
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आप आगे जा सकते हैं और उन वस्तुओं को समूहित कर सकते हैं जिन्हें आप समवर्ती रूप से कर सकते हैं। जैसे-जैसे चीजें पूरी होंगी, आप सूची में पूर्ण की गई वस्तुओं की जांच करेंगे। चेकलिस्ट प्रोजेक्ट नेटवर्क आरेखों के साथ प्रयोग करने योग्य हैं, यदि आप उन्हें अकेले उपयोग नहीं करना चाहते हैं तो उन्हें अन्य रणनीति के लिए एक महान पूरक बनाते हैं।
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7.माइंड मैपिंग
छवि क्रेडिट: एंड्री_पोपोव/ Shutterstock
जब विचार आपके दिमाग में आते हैं, तो वे हर जगह उभर आते हैं। आप एक रैखिक विचार पैटर्न का अनुभव नहीं करते हैं। गैंट चार्ट जैसे रैखिक परियोजना प्रबंधन उपकरण का उपयोग करने के लिए रचनात्मक परियोजना पर काम करते समय यह चुनौतीपूर्ण हो सकता है। यहां वह जगह है जहां एक दिमाग का नक्शा आता है।
माइंड मैप एक आरेख है जिसका उपयोग केंद्रीय विचार से जानकारी की कल्पना और व्याख्या करने के लिए किया जाता है। यह एक पदानुक्रमित संरचना का उपयोग करता है जो संपूर्ण के विभिन्न भागों के बीच मुख्य विचार के बीच संबंधों को दर्शाता है।
एक दिमागी नक्शा बनाने के लिए, आप केंद्रीय विचार से संबंधित मुख्य शाखाओं को खींचने से पहले अपने केंद्रीय विचार को कागज़ की शीट के केंद्र में खींचते हैं। ऐसा करने से आपको अपनी परियोजना के बारे में एक अप्रतिबंधित दृष्टिकोण मिलेगा क्योंकि वे केंद्रीय विचार को केंद्र में रखते हैं और मुख्य विषय इससे निकलते हैं।
रचनात्मक परियोजनाओं और अन्य परिदृश्यों को संभालते समय माइंड मैप आदर्श होते हैं जब आपको नए विचारों को शामिल करने की आवश्यकता होती है।
गैंट चार्ट से दूर परियोजना प्रबंधन के बहुत सारे तरीके
परियोजनाएं बहुत सारी योजना और सावधानीपूर्वक निष्पादन की मांग करती हैं। गैंट चार्ट विश्वसनीय होते हैं और अधिकांश परियोजनाओं को वितरित करने में आपकी सहायता कर सकते हैं, लेकिन उनका उपयोग करना कठिन होता है और उन्हें निष्पादित करने और सफल होने के लिए बहुत अधिक मानसिक क्षमता की आवश्यकता होती है।
यदि आपकी परियोजना को गैंट चार्ट का उपयोग करने की आवश्यकता नहीं है, तो इस लेख में हमारे द्वारा बताए गए तरीकों पर विचार करें। वे सभी प्रबंधनीय हैं, और आपको गैंट चार्ट से निपटने के सिरदर्द से बचाएंगे।
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हिल्डा एक स्वतंत्र तकनीकी लेखक हैं, और नई तकनीक और नवाचारों को बनाए रखने का आनंद लेते हैं। वह समय बचाने और काम को आसान बनाने के लिए नए हैक ढूंढना भी पसंद करती है। उसके खाली समय में, आप उसे अपने सब्जी के बगीचे में जाते हुए पाएंगे।
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