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परियोजना प्रबंधक यह देखने के लिए अपनी परियोजनाओं का मूल्यांकन करते हैं कि क्या परियोजनाएं कंपनी और टीम के लक्ष्यों और उद्देश्यों को पूरा करती हैं। पूरा होने के बाद परियोजनाओं का मूल्यांकन करने से आपको प्रभाव को बेहतर ढंग से समझने और उन क्षेत्रों की पहचान करने में मदद मिल सकती है जिनमें सुधार की आवश्यकता है।
किसी भी परियोजना के लिए परियोजना मूल्यांकन महत्वपूर्ण है क्योंकि यह भविष्य की परियोजनाओं के लिए अंतर्दृष्टि और सबक प्रदान कर सकता है। एक बार जब आप परियोजना मूल्यांकन प्रक्रिया पूरी कर लेते हैं, तो अपने निष्कर्षों को हितधारकों और आपकी टीम के सदस्यों के साथ साझा करना आवश्यक है। जबकि किसी प्रोजेक्ट का मूल्यांकन करने के लिए कई तरीके हैं, यहां बुनियादी कदम हैं जिन्हें आपको लेने की आवश्यकता है, चाहे आप जिस भी तरीके से चुनें।
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1. एक मूल्यांकन योजना विकसित करें
जैसे ही आप अपनी परियोजना बनाते हैं, आपको उन उद्देश्यों और लक्ष्यों पर विचार करना चाहिए जिन्हें आप प्राप्त करना चाहते हैं और उन्हें अपनी टीम के साथ साझा करना चाहिए, जिससे उन्हें आगे का स्पष्ट रास्ता मिल सके। आपके द्वारा निर्धारित लक्ष्य और उद्देश्य आपको उस परियोजना मूल्यांकन पद्धति को चुनने में मदद कर सकते हैं जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं।
उदाहरण के लिए, यदि परियोजना का लक्ष्य टीम उत्पादकता में वृद्धि करना है, तो आप उत्पादकता दरों का मूल्यांकन करने के लिए एक उपकरण के रूप में कार्य पूरा करने के संबंध में डेटा की समीक्षा करना चाह सकते हैं। आपको सीखने में रुचि हो सकती है उत्पादकता में वृद्धि के लिए परियोजना मील के पत्थर कैसे निर्धारित करें .
2. मूल्यांकन के स्रोत का चयन करें और कार्यान्वयन के लिए तैयार करें
पहला कदम यह चुनना है कि आप मूल्यांकन के लिए डेटा कैसे एकत्र करना चाहते हैं। आप साक्षात्कार, फोकस समूह, सर्वेक्षण, केस स्टडी या अवलोकन का उपयोग करने का निर्णय ले सकते हैं। एक मूल्यांकन उपकरण चुनें जो उन लोगों के अनुकूल हो, जिनसे आप जानकारी प्राप्त करना चाहते हैं, जिसका अर्थ है कि उन लोगों की पहचान करना जिन्हें आप शामिल करना चाहते हैं।
चाहे आप लोगों का साक्षात्कार लेने या सर्वेक्षण करने की योजना बना रहे हों, आपको प्रश्नों को पहले से तैयार करना चाहिए। यदि आप फ़ोकस समूह का उपयोग करते हैं, तो आपको आमंत्रण भेजने होंगे, एक तिथि का चयन करना होगा और प्रश्नों की सूची बनानी होगी।
जब आप मूल्यांकन का अपना स्रोत चुनते हैं और कार्यान्वयन के लिए तैयार होते हैं, तो आपको एक विस्तृत कार्यक्रम साझा करना चाहिए और कर्तव्यों को सौंपना चाहिए, ताकि आपकी टीम अगले चरण के लिए तैयार हो। यदि आप यह स्थापित करने के बारे में अनिश्चित हैं कि कौन क्या करता है, तो आपको सीखने में रुचि हो सकती है टीम की भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को परिभाषित करने के लिए सर्वोत्तम सुझाव .
3. परियोजना मूल्यांकन लागू करें
जबकि परियोजना प्रगति पर है, यह सुनिश्चित करने के लिए सभी तत्वों की निगरानी करना महत्वपूर्ण है कि यह बजट के भीतर है और समय पर चल रहा है। आपके द्वारा टीम के साथ साझा की जाने वाली स्थिति रिपोर्ट बनाने में मदद मिलती है, इसलिए परियोजना की स्थिति पर सभी को स्पष्ट है।
आपके द्वारा चुने गए मूल्यांकन टूल और विधियों के आधार पर कार्यान्वयन प्रक्रिया भिन्न होती है। यदि आप इस पर ध्यान केंद्रित करते हैं तो इससे मदद मिलेगी:
- पूर्व-परियोजना मूल्यांकन : यह वह जगह है जहां आप परियोजना लक्ष्यों और उद्देश्यों को विकसित करते हैं जिनका उपयोग आप परियोजना की व्यवहार्यता को निर्धारित करने के लिए करेंगे।
- चल रहा मूल्यांकन : बजट, कार्य की गुणवत्ता और समय-सारणी जैसे विवरणों की निगरानी करें।
- परियोजना के बाद का मूल्यांकन : परिणामों और प्रभाव के आधार पर परियोजना की सफलता को मापें।
4. डेटा की समीक्षा करें
एक बार जब आप मूल्यांकन के लिए डेटा एकत्र कर लेते हैं, तो कमजोरियों, ताकतों और प्रवृत्तियों के लिए इसका विश्लेषण करने का समय आ गया है। यह सत्यापित करने का एक अवसर भी है कि क्या परियोजना शुरुआत में निर्धारित उद्देश्यों और लक्ष्यों को पूरा करने के करीब आई है। अगले चरण के लिए प्राप्त डेटा का अनुवाद करने के लिए आप टीम के उद्देश्यों और लक्ष्यों का उपयोग कर सकते हैं।
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5. अपनी टीम के लिए एक रिपोर्ट बनाएं
अपना डेटा विश्लेषण पूरा करने के बाद, मूल्यांकन परिणामों को संक्षेप में प्रस्तुत करना आवश्यक है। आपको एक ऐसा प्रारूप चुनना चाहिए जो पाठक की जरूरतों को पूरा करता हो, जो आपके हितधारक और टीम के सदस्य हों।
प्रत्येक परियोजना को पूरा करने के बाद, अपने परियोजना मूल्यांकन पर एक रिपोर्ट प्रदान करना एक मूल्यवान आदत है। यह उन क्षेत्रों पर ध्यान आकर्षित कर सकता है जिनमें सुधार की आवश्यकता है, जानबूझकर और अनजाने में प्रभाव दिखा सकते हैं, और यह निर्धारित कर सकते हैं कि टीम ने अपने लक्ष्यों और उद्देश्यों को पूरा किया है या नहीं। अपनी रिपोर्ट लिखने से पहले, आपको यह जानने में रुचि हो सकती है सर्वोत्तम प्रकार की परियोजना प्रबंधन रिपोर्ट जो आपको पता होनी चाहिए .
6. अगले चरणों पर चर्चा करें
परियोजना मूल्यांकन प्रक्रिया का अंतिम चरण निष्कर्षों के आधार पर अगले चरणों पर चर्चा करना है। मूल्यांकन के परिणामों के बारे में चर्चा शुरू करना आवश्यक है।
एक चर्चा टीम को बेहतर बनाने, संचार को मजबूत करने और भविष्य की परियोजनाओं में सुधार के लिए त्वरित सुझाव देने के लिए नवीन विचारों को प्रेरित कर सकती है। यदि आप चाहते हैं कि आपकी रिपोर्ट हितधारकों के सामने विशिष्ट हो और आपकी टीम का ध्यान आकर्षित करे, तो आप यह देखना चाहेंगे कि आप किस तरह से इसमें शामिल कर सकते हैं अपनी परियोजना रिपोर्ट को विशिष्ट बनाने के लिए सर्वोत्तम युक्तियाँ .
उपकरण जो आप परियोजना मूल्यांकन के लिए उपयोग कर सकते हैं
निम्नलिखित उपकरण हैं जिनका उपयोग आप अपने परियोजना मूल्यांकन के लिए कर सकते हैं। आप पा सकते हैं कि कुछ आपकी परियोजना के लिए दूसरों की तुलना में अधिक उपयुक्त हैं।
1. सर्वेक्षण
सर्वेक्षण एक मूल्यांकन उपकरण है जो आपको यह निर्धारित करने की अनुमति देता है कि किसी परियोजना के शुरू होने से पहले लोगों का एक समूह कैसा महसूस करता है और फिर बाद में उनका सर्वेक्षण करता है। यह मूल्यांकन प्रक्रिया आत्म-सम्मान, वरीयताओं, उपलब्धियों और दृष्टिकोण सहित विभिन्न चीजों को माप सकती है।
यह सबसे अच्छा होगा यदि आप अपने लक्षित दर्शकों के सदस्यों का सर्वेक्षण करें। आपको यह देखने को मिलता है कि क्या परियोजना के पूरा होने के बाद लोगों की भावनाएं सकारात्मक रूप से बदलती हैं, और यदि वह परियोजना लक्ष्य था, तो आप जानते हैं कि आपने इसे हासिल कर लिया है। आप फोन, पेपर या इलेक्ट्रॉनिक सहित कई तरीकों से सर्वेक्षण कर सकते हैं।
2. अवलोकन
अवलोकन आपको किसी स्थिति या प्रक्रिया का आकलन या निगरानी करने की अनुमति देता है, जबकि पर्यवेक्षक जो देखता और सुनता है उसका दस्तावेजीकरण करता है। व्यवहार और कार्यों को एक प्राकृतिक संदर्भ में देखना उस वस्तु के बारे में अंतर्दृष्टि और समझ प्रदान कर सकता है जिसका आप मूल्यांकन कर रहे हैं। अवलोकन का उपयोग करते समय, डेटा एकत्र करते समय एक सुसंगत और व्यवस्थित दृष्टिकोण का उपयोग करना महत्वपूर्ण है।
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3. केस स्टडी
केस स्टडी अन्य मूल्यांकन उपकरणों की तुलना में अधिक गहराई प्रदान कर सकती है। जब आप एक केस स्टडी करते हैं, तो आप किसी समुदाय, गांव, व्यक्ति, या किसी व्यापक समूह के उपसमुच्चय के भीतर एक विशेष समूह पर ध्यान केंद्रित करते हैं। आप प्रवृत्तियों को स्पष्ट करने या स्पष्ट अंतर दिखाने के लिए केस स्टडी का उपयोग कर सकते हैं।
एक केस स्टडी विश्लेषण में भविष्य के रुझानों की भविष्यवाणी करने, छिपे हुए मुद्दों को उजागर करने, या अधिक स्पष्टता के साथ एक आवश्यक मुद्दे की समझ प्रदान करने में मदद करने के लिए महत्वपूर्ण विषयों और परिणामों को खींचने की आवश्यकता होती है।
4. साक्षात्कार
साक्षात्कार एक गुणात्मक या मात्रात्मक मूल्यांकन उपकरण हो सकता है, जो इस पर निर्भर करता है कि आप उनका उपयोग कैसे करते हैं। इस प्रक्रिया में एक साक्षात्कारकर्ता और प्रश्नों का उत्तर देने वाले व्यक्ति के बीच बातचीत शामिल है।
आप उत्तरदाता की अनूठी विश्वदृष्टि, दृष्टिकोण और राय को बेहतर ढंग से समझने के लिए कथा जानकारी और डेटा एकत्र करने के लिए साक्षात्कार का उपयोग कर सकते हैं। विभिन्न प्रकार की साक्षात्कार तकनीकें और दृष्टिकोण हैं, जिनमें शामिल हैं:
- संरचित साक्षात्कार : ये मात्रात्मक जांच हैं, अक्सर प्रश्नावली प्रारूप में मानकीकृत प्रश्नों के साथ सर्वेक्षण-आधारित शोध। प्रतिक्रियाएं आमतौर पर बहुविकल्पी सूची की संरचना में होती हैं और ओपन एंडेड नहीं होती हैं।
- अर्द्ध संरचित : जैसा कि नाम से ही स्पष्ट है, यह साक्षात्कार सत्र के संदर्भ के अनुकूल सामान्य विषयों और पूर्व-स्थापित प्रश्नों का एक मिश्रित ढांचा है। साक्षात्कारकर्ता प्रश्नों को छोड़ने और उनके द्वारा पूछे जाने वाले प्रश्नों के क्रम के साथ खेलने के लिए स्वतंत्र है, और प्रश्न विभिन्न प्रकार के ओपन और क्लोज-एंडेड हैं।
- असंरचित : यह प्रारूप अनौपचारिक या संवादी है, जहां सभी प्रश्न खुले होते हैं।
5. फोकस समूह
फ़ोकस समूह समूह साक्षात्कार होते हैं जिन्हें आप किसी विशेष विषय के बारे में लोगों के दृष्टिकोण का पता लगाने के लिए डिज़ाइन करते हैं। जानकारी सीमित होने पर वे समूह या समुदाय के लिए सबसे आम मुद्दों की खोज करने का एक शानदार तरीका हैं।
फ़ोकस समूह करने के लिए, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आपके पास एक सक्षम सूत्रधार है और आपने इसकी अच्छी तरह से योजना बनाई है। फोकस समूह उन मुद्दों पर विस्तृत जानकारी दे सकते हैं जो किसी समुदाय या विशिष्ट जनसांख्यिकीय से संबंधित हैं।
क्या आप अपने अगले प्रोजेक्ट मूल्यांकन के लिए तैयार हैं?
मूल्यांकन किसी भी परियोजना का एक महत्वपूर्ण हिस्सा हैं, और वे यह पुष्टि करने में आपकी सहायता करते हैं कि क्या आप अपने परियोजना लक्ष्यों और उद्देश्यों को पूरा कर चुके हैं और भविष्य की परियोजनाओं के लिए सर्वोत्तम प्रथाओं को स्थापित करने में आपकी सहायता कर सकते हैं। यदि आप समीक्षा नहीं करते हैं कि प्रत्येक परियोजना के बाद क्या काम कर रहा है और क्या नहीं, तो आप महंगी गलतियों को दोहराने के लिए खुद को खुला छोड़ देते हैं।
यदि आप अपनी भविष्य की परियोजनाओं को सुव्यवस्थित करने का कोई तरीका खोज रहे हैं, तो आप परियोजना प्रबंधन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने पर विचार कर सकते हैं यदि आपने पहले से ऐसा नहीं किया है। यदि नए सॉफ़्टवेयर को आज़माना डराने वाला लगता है, तो आप इस बारे में कुछ जानकारी पढ़ना चाहेंगे कि कैसे आरंभ किया जाए।