२०,००० ईमेल इनबॉक्स को ३० मिनट में शून्य में कैसे काटें

प्रचारों, न्यूज़लेटर्स, सूचनाओं और हर दिन आपके इनबॉक्स में आने वाली हर चीज़ के बीच, बहुत सारे ईमेल जमा करना बहुत आसान है। यदि आपके पास इससे निपटने का समय नहीं है, तो आप अपने आप को 20 से 30 हजार संदेशों के साथ एक इनबॉक्स पर बैठे हुए पा सकते हैं।

कहीं न कहीं, आपके पास महत्वपूर्ण संदेश हैं जिन्हें आप खोना नहीं चाहते हैं। लेकिन आप बच्चे को नहाने के पानी से बाहर निकाले बिना गंदगी को कैसे दूर करती हैं?

यदि आप इस लेख में उल्लिखित प्रक्रिया का पालन करते हैं, तो आप अपने आप को इनबॉक्स में शून्य पर ले जा सकते हैं कम से कम 30 मिनट . ज्यादा से ज्यादा एक घंटा। कोशिश करना चाहेंगे? अपना फूला हुआ इनबॉक्स खोलें, और साथ चलें।

फूला हुआ जीमेल इनबॉक्स

पेश है, एक बेहद व्यस्त व्यक्ति का इनबॉक्स।

ये सही है। लगभग 20,000 अपठित ईमेल संदेश। वे केवल अपठित हैं। इस प्रक्रिया को शुरू करने से पहले मेरे ईमेल खाते का कुल आकार ३५,००० संदेशों को आगे बढ़ा रहा था।

तो, पहली बात यह है कि कम लटकने वाले फल को काट लें।

कचरा बाहर टॉस

यह बिना कहे चला जाना चाहिए कि आपको न केवल घर पर बल्कि अपने जीमेल इनबॉक्स में भी कचरा बाहर निकालने की जरूरत है।

अपने पर क्लिक करें कचरा बाएं नेविगेशन बार में, संदेश सूची के शीर्ष पर 'सभी का चयन करें' बॉक्स पर क्लिक करें, और फिर पहले ईमेल से पहले सूचीबद्ध 'सभी बातचीत' लिंक पर क्लिक करें।

फिर पर क्लिक करें हमेशा के लिए हटाएं .

अगला, जीमेल स्पैम के बाद जाओ . नेविगेशन फ़ील्ड में, पर क्लिक करें अवांछित ईमेल लिंक, और फिर 'अब सभी स्पैम संदेशों को हटाएं' पर क्लिक करें।

अच्छा लगता है, है ना? हमने वास्तव में अभी तक इनबॉक्स में सेंध नहीं लगाई है, लेकिन आपके द्वारा कचरा बाहर निकालने के बाद अपने इनबॉक्स को साफ करना शुरू करना एक अच्छा अनुभव है।

अब अगले लेवल के लो हैंगिंग फ्रूट के लिए।

यदि आप Google की डिफ़ॉल्ट शैली Gmail इनबॉक्स का उपयोग कर रहे हैं, तो आप देखेंगे सामाजिक तथा पदोन्नति आपके इनबॉक्स के शीर्ष पर टैब।

इनमें से प्रत्येक पर क्लिक करें और बड़ी मात्रा में डुप्लिकेट की तलाश में सूची के माध्यम से नीचे स्क्रॉल करें।

ये वो अपराधी हैं जो हर दिन आपका इनबॉक्स भर रहे हैं।

जब आप उन्हें ढूंढ लें, तो ईमेल खोलें और खोजें सदस्यता रद्द ईमेल के ऊपर या नीचे के पास लिंक करें।

डुप्लिकेट के बड़े समूहों की तलाश में केवल सामाजिक और प्रचार पोस्ट के पहले कुछ पृष्ठ देखें। बस अपने ईमेल न्यूज़लेटर्स को साफ करने से हर दिन आपके इनबॉक्स को भरने वाले ईमेल की मात्रा में भारी कमी आएगी।

ऐसा करने में ज्यादा समय न लगाएं, क्योंकि अभी तलने के लिए बड़ी मछलियां हैं। इस लेख के साथ काम पूरा करने के बाद, आप अपने आप को फिर से इस गड़बड़ी में आने से रोकने के लिए जीमेल इनबॉक्स चिंता में महारत हासिल करने के लिए सैंडी के लेख को पढ़ना चाहेंगे।

सबसे आम ईमेल से सदस्यता समाप्त करने के बाद, पर क्लिक करें सभी का चयन करे शीर्ष पर फिर से आइकन, और शीर्ष पर 'सभी वार्तालापों का चयन करें' लिंक पर क्लिक करें।

उन सभी को हटाने के लिए ट्रैश आइकन पर क्लिक करें।

प्रचार टैब पर भी यही प्रक्रिया दोहराएं। जब तक आप इन सभी को हटाना समाप्त कर लेते हैं, तब तक आप अपने इनबॉक्स को कुछ हज़ार तक कम कर चुके होंगे।

और आप केवल गर्म हो रहे हैं।

लेबल किए गए ईमेल का बैकअप लें और हटाएं

वर्षों पहले, मैं एक टीम का हिस्सा हुआ करता था जो ऑनलाइन जांच करती थी। समय के साथ मैं वहाँ था मैंने कुछ हज़ार ईमेल जमा किए --- वे सभी एक विशेष जीमेल लेबल के साथ लागू किया गया आने वाले, लिंक किए गए ईमेल पते की।

पता 2015 में बंद हो गया लेकिन मैंने कभी भी उन सभी ईमेल को हटाने की जहमत नहीं उठाई।

आपने संभवत: वर्षों पहले सभी प्रकार के लेबल बनाए हैं। हो सकता है कि आपने आने वाले ईमेल के लिए फ़िल्टर के साथ प्रक्रिया को स्वचालित भी कर दिया हो। वे सभी ईमेल बस जगह बर्बाद कर रहे हैं।

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आप लेबल किए गए ईमेल को केवल बल्क में नहीं हटा सकते, क्योंकि आपने उन्हें किसी कारण से लेबल किया था। हो सकता है कि उनमें वर्षों का शोध हो, या वे आपके द्वारा किए गए किसी काम का ऐतिहासिक संग्रह हों, जिसे आप खोना नहीं चाहते।

महत्वपूर्ण लेबल वाले ईमेल का बैकअप लें

सौभाग्य से, Google की खाता निर्यात सुविधा का उपयोग करके उन सभी ईमेल का थोक में बैकअप लेना बहुत आसान है।

Google ऑफ़र करता है अपना डेटा डाउनलोड करें आपके Google खाते में प्रत्येक सेवा के लिए पृष्ठ।

पर क्लिक करें अभिलेखागार प्रबंधित करें लिंक, और फिर क्लिक करें नया संग्रह बनाएं .

अपने खातों की सूची तक नीचे स्क्रॉल करें और क्लिक करें कुछ मत चुनिए सभी खातों को अचयनित करने के लिए।

फिर अपने जीमेल खाते तक स्क्रॉल करें, और केवल उस सेवा को सक्षम करने के लिए स्विच पर क्लिक करें।

ड्रॉपडाउन ऐरो पर क्लिक करें और पर क्लिक करें लेबल चुनें .

अपने जीमेल खाते में आपके द्वारा बनाए गए लेबल की सूची में नीचे जाएं, और उन सभी का चयन करें जिनका आप पूर्ण बैकअप लेना चाहते हैं।

सूची के अंतर्गत, आप संपीड़ित फ़ाइल स्वरूप और अधिकतम संग्रह आकार का चयन कर सकते हैं।

अंत में, क्लिक करें संग्रह बनाएं बटन।

Google आपको ईमेल करेगा कि उसने आपका संग्रह लेना शुरू कर दिया है। इसमें कुछ घंटे या एक दिन भी लग सकता है, लेकिन जब संग्रह डाउनलोड करने के लिए तैयार होगा, तो आपको एक अनुवर्ती ईमेल प्राप्त होगा। ईमेल संदेश में डाउनलोड लिंक सही होगा।

एक बार जब आप अपने ईमेल संग्रह को किसी सुरक्षित स्थान पर डाउनलोड और सहेज लेते हैं, तो आप लेबल वाले ईमेल को मिटाना शुरू करने के लिए तैयार हैं।

लेबल किए गए ईमेल और लेबल हटाएं

अपने जीमेल इनबॉक्स में वापस, प्रत्येक लेबल पर क्लिक करें ताकि ईमेल प्रदर्शित हों, और चुनें सभी चयन सूची से।

स्मरण में रखना सभी बातचीत का चयन करें जैसा आपने पहले किया था।

उन सभी ईमेल को हटाने के लिए ट्रैश आइकन पर क्लिक करें।

यदि आप भाग्यशाली हैं, तो आपको हजारों ईमेल वाले लेबल मिलेंगे जिन्हें आप अपने इनबॉक्स से साफ़ कर सकते हैं, जबकि आपके पास एक बैकअप है।

एक बार जब आप सभी ईमेल साफ़ कर लें, तो उन सभी पुराने लेबल को हटाना न भूलें। बस लेबल नाम के दाईं ओर स्थित ड्रॉपडाउन पर क्लिक करें और चुनें लेबल हटाएं सूची से।

इस बिंदु पर, आपको पहले से ही अपने इनबॉक्स के आकार को काफी कम कर देना चाहिए था। लेकिन चलो पीछे मत हटो। हमें अपनी आस्तीन ऊपर कुछ और तरकीबें मिली हैं।

पुराने ईमेल हटाएं

यदि आपके पास हजारों ईमेल हैं, तो संभावना बहुत अच्छी है कि चार या पांच साल पहले महत्वपूर्ण ईमेल भी अब बहुत महत्वपूर्ण नहीं हैं।

अब वास्तव में गहरा और साफ घर खोदने का समय है। आइए उन बहुत पुराने ईमेल से छुटकारा पाएं।

ऐसा करने के लिए, जीमेल सर्च फील्ड में बस 'older_than:2y' टाइप करें। आप जितने भी वर्षों के ईमेल रखना चाहते हैं, उसमें 2 को बदलकर आप अपनी इच्छानुसार कोई भी समय सीमा निर्धारित कर सकते हैं।

बस याद रखें कि आप कितनी भी मात्रा में ईमेल 'रखें' रखते हैं, आपको वास्तव में महत्वपूर्ण लोगों को बाहर निकालने के लिए अंत में छाँटना होगा। इसलिए इस समय-सीमा को जितना हो सके उतना छोटा बनाएं।

चुनते हैं सभी ईमेल, और सभी बातचीत का चयन करें , फिर ट्रैश आइकन पर क्लिक करें जैसे आप हमेशा से करते आ रहे हैं।

उसके बाद, आपका ईमेल इनबॉक्स हजारों की संख्या में इस बिंदु तक अंत में एकल हजारों में पहुंच जाएगा।

इस समय, शेष गंदगी को साफ करने के लिए थोड़ा और चयनात्मक दृष्टिकोण अपनाने का समय आ गया है।

स्वच्छ, क्रमबद्ध और व्यवस्थित करें

सबसे पहले, इस बात पर विचार करें कि कोई भी ईमेल जिसे आपने वास्तव में कुछ हफ़्ते पहले नहीं खोला है, आप शायद कभी नहीं खोलने वाले हैं।

आप दस दिनों से अधिक पुराने सभी अपठित ईमेल की खोज करके उन्हें शीघ्रता से साफ़ कर सकते हैं।

खोज क्षेत्र में, बस 'is: unread old_than:10d' टाइप करें।

उन सभी सूचीबद्ध ईमेल को चुनें और हटाएं।

ईमेल की शेष सूची को और भी कम करने का एक अन्य तरीका विशिष्ट स्पैम या प्रचार विषय पंक्तियों की खोज करना है। आप 'विषय: सौदा', 'विषय: सस्ता' या 'विषय: अंतिम मौका' जैसी खोजों को टाइप करके ऐसा कर सकते हैं।

प्रत्येक खोज को एक बार में 100 से अधिक ईमेल प्राप्त होने चाहिए। बस उन्हें मिटाते रहो।

अपना इनबॉक्स समाप्त करें

इस बिंदु पर, आपके हज़ारों ईमेलों के पहाड़ को और अधिक प्रबंधनीय आकार में छोटा कर दिया जाना चाहिए। अब आपने अपने इनबॉक्स को ज्यादातर ऐसे ईमेल संदेशों पर केंद्रित कर दिया है जो आपके लिए महत्वपूर्ण हैं और जिन्हें आप रखना चाहते हैं।

इसके बाद, शेष ईमेल के माध्यम से स्क्रॉल करना प्रारंभ करें। जब आपको ऐसे महत्वपूर्ण ईमेल मिलते हैं जिन्हें आप रखना चाहते हैं, तो बस उन्हें अपने द्वारा बनाए गए लेबल पर खींचें (या यदि वे अभी तक मौजूद नहीं हैं तो नए लेबल बनाएं)।

यह एक घर का काम जैसा लगता है, लेकिन एक बार में ईमेल के एक पृष्ठ को नेत्रहीन रूप से स्कैन करना केवल कुछ ही को चालू करना चाहिए जिसे आप वास्तव में रखना चाहते हैं। फिर आप उस पेज पर सभी ईमेल का चयन कर सकते हैं और उन सभी को हटा सकते हैं। यह एक बार में 50 या तो ईमेल मिटा देगा।

याद रखें, जब भी आप किसी रिपीट सेंडर को आते हुए देखें, तो ईमेल खोलें और रिप्लाई बटन के आगे ड्रॉपडाउन एरो पर क्लिक करें। इस सूची से 'इस तरह के संदेशों को फ़िल्टर करें' पर क्लिक करें।

फिर सभी का चयन करें और दिखाई देने वाले मेल खाने वाले ईमेल की सूची को हटा दें।

ईमेल के बड़े ब्लॉक को लेबल करने, फ़िल्टर करने और हटाने से, आपके पास कुछ ही समय में उस चमत्कारी इनबॉक्स शून्य तक 1,000 से अधिक ईमेल की सूची होगी।

इनबॉक्स में उस 'खाली' नोट को देखना एक जबरदस्त अहसास है, खासकर तब जब आप सालों से बिना देखे ही चले गए हों!

जानवर को बढ़ने मत दो

अब जब आपने अंत में इनबॉक्स के उस विशाल जानवर को फिर से नियंत्रण में लाने के लिए समय निकाल लिया है, तो इसे फिर से बहुत बड़ा होने से रोकना महत्वपूर्ण है। ऐसा करने का सबसे अच्छा तरीका है कि चीजों को व्यवस्थित और सुव्यवस्थित रखने के लिए जीमेल में उपलब्ध सभी सुविधाओं का अध्ययन किया जाए।

आप उन सुविधाओं के बारे में हमारे जीमेल के लिए पावर यूजर गाइड में जान सकते हैं, और फिर कभी इस प्रक्रिया से गुजरने का सामना नहीं करना पड़ेगा।

छवि क्रेडिट: Nomadsoul1/ जमा तस्वीरें

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लेखक के बारे में रयान दुबे(९४२ लेख प्रकाशित)

रयान के पास इलेक्ट्रिकल इंजीनियरिंग में बीएससी की डिग्री है। उन्होंने ऑटोमेशन इंजीनियरिंग में १३ साल, आईटी में ५ साल काम किया है, और अब एक ऐप इंजीनियर हैं। MakeUseOf के एक पूर्व प्रबंध संपादक, उन्होंने डेटा विज़ुअलाइज़ेशन पर राष्ट्रीय सम्मेलनों में बात की है और उन्हें राष्ट्रीय टीवी और रेडियो पर चित्रित किया गया है।

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