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खराब तरीके से निर्मित ईमेल कभी न भेजें। भयानक संरचनाएं न केवल संदेश को भ्रमित करती हैं, बल्कि वे प्राप्तकर्ताओं को आपके कार्य नैतिकता और व्यावसायिकता का नकारात्मक प्रभाव भी देती हैं। किसी भी उद्योग में अच्छा संचार कौशल महत्वपूर्ण हैं।
गलतियों से बचने के लिए, अपने ड्राफ्ट को प्रूफरीड करें। ईमेल को अव्यवसायिक बनाने वाली इन आम तौर पर नज़रअंदाज़ की जाने वाली गलत प्रथाओं और त्रुटियों को ठीक करें।
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1. स्पैमी सब्जेक्ट लाइन्स
विपणक सोचते हैं कि बिक्री-वाई विषय पंक्तियां ईमेल खुली दरों को बढ़ावा दें ; दुर्भाग्य से, वे विपरीत परिणाम देते हैं। प्राप्तकर्ता अत्यधिक प्रचार ईमेलों को अनदेखा करते हैं। जब तक वे आपको पहले से नहीं जानते हैं, वे आपके संदेश की जांच करने के लिए बाध्य नहीं हैं।
सेल्स-वाई होने के बजाय आकर्षक बनें। लिखें ध्यान आकर्षित करने वाली विषय पंक्तियाँ जिसमें वर्णनात्मक, विचारोत्तेजक शब्द हों। अपने पाठकों की जिज्ञासा शांत करें। आप मुक्त प्रश्नों और पिचों का उपयोग कर सकते हैं—बस सुनिश्चित करें कि वे आपके संदेश के लिए प्रासंगिक हैं। अन्यथा, क्लिकबेट विषयों का दुरुपयोग करने के लिए प्राप्तकर्ता आपको ब्लॉक कर सकते हैं।
2. चुटकुले और मजाकिया टिप्पणी
अपने काम के ईमेल में चुटकुला डालने से पहले दो बार सोचें। हंसी साझा करने से आपको कुछ मामलों में तालमेल बनाने में मदद मिल सकती है, यह अक्सर अच्छे से ज्यादा नुकसान करता है। चुटकुले ईमेल के माध्यम से वितरित करना कठिन है। यदि पाठक आपको गलत समझता है, तो हल्के-फुल्के वाक्यों को भी व्यंग्यात्मक या आपत्तिजनक माना जा सकता है।
एक सामान्य नियम के रूप में, चुटकुलों को छोड़ दें। इसके बजाय, मूड को हल्का करने के अन्य तरीकों का पता लगाएं, उदाहरण के लिए, व्यक्तिगत कहानी साझा करना या पारस्परिक रुचि पर चर्चा करना। सुलभ और मैत्रीपूर्ण होने के लिए परिहास की आवश्यकता नहीं है।
3. इमोजी और अत्यधिक विराम चिह्न
अधिक मेलबॉक्स प्रदाता आजकल इमोजी को समायोजित करते हैं। आउटलुक और जीमेल जैसे प्लेटफॉर्म आपको सब्जेक्ट लाइन में इमोजी डालने की सुविधा भी देते हैं।
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हालांकि मज़ेदार और रचनात्मक, वे काम के ईमेल में शामिल नहीं होते हैं। लोग इमोजी को अलग तरह से समझते हैं। उदाहरण के लिए, जब आप खुशी व्यक्त करने के लिए हंसते हुए चेहरे के इमोटिकॉन का उपयोग कर सकते हैं, तो दूसरे इसे व्यंग्य के रूप में देख सकते हैं। स्माइली हमेशा आपका इच्छित संदेश नहीं देती हैं।
साथ ही, छायादार विपणक इमोटिकॉन्स के शौकीन होते हैं। यदि आप अक्सर उनका उपयोग करते हैं, तो प्राप्तकर्ता आपको फ़िशिंग हमलों, बिक्री न्यूज़लेटर्स और अत्यधिक प्रचारक विज्ञापनों से जोड़ सकते हैं।
4. टंकण और व्याकरण संबंधी त्रुटियां
टाइपो इरादे नहीं बदलते हैं। यहां तक कि अगर आप अपने ईमेल में हर शब्द गलत लिखते हैं, तब भी पाठक इसे संदर्भ सुराग के माध्यम से समझेंगे। उन्नत व्याकरण संबंधी त्रुटियां भ्रम पैदा कर सकती हैं, लेकिन पाठ समझ से बाहर नहीं होगा।
क्या इसका मतलब है कि आप टाइपो को अनदेखा कर सकते हैं? निश्चित रूप से नहीं! हालाँकि वर्तनी और व्याकरण की गलतियाँ आपके संदेश को भ्रमित नहीं करती हैं, लेकिन वे लापरवाह दिखती हैं। चाहे आप किसी संभावना को पिच कर रहे हों या किसी सहकर्मी को अपडेट कर रहे हों, आपको अव्यवसायिक लेखन से उनका विश्वास अर्जित करने में परेशानी होगी।
ड्राफ्ट भेजने से पहले उनकी जांच करना सबसे अच्छा तरीका है। ए के माध्यम से अपना पाठ चलाएं विश्वसनीय वर्तनी परीक्षक , अनावश्यक फ़्लफ़ को हटा दें, टोन को तदनुसार समायोजित करें, और सरल शब्दों के लिए जटिल शब्दों की अदला-बदली करें। जितनी बार जरूरत हो इन चरणों को दोहराएं।
5. लंबे पैराग्राफ
Google डॉक्स या माइक्रोसॉफ्ट वर्ड से कॉपी-पेस्ट ईमेल ड्राफ्ट करते समय सावधान रहें। वर्ड प्रोसेसर की अलग-अलग डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स होती हैं। जब आप उन्हें टाइप कर रहे थे तो आप अपने ईमेल की तरह दिखने की उम्मीद नहीं कर सकते। वे वर्तमान प्रोग्राम की फ़ॉन्ट शैली, पाठ आकार और रिक्ति में समायोजित हो जाएंगे।
सर्वोत्तम अभ्यास के रूप में, हिट करके बिना फ़ॉर्मेटिंग के कॉपी-पेस्ट करें Ctrl/सीएमडी + शिफ्ट + वी बजाय केवल Ctrl/Cmd + V के। ऐसा करने से पिछले प्रारूप परिवर्तन मिट जाते हैं। और लंबे टेक्स्ट ब्लॉक से बचने के लिए, प्रत्येक पैराग्राफ को दो से तीन वाक्यों में रखें।
6. अत्यधिक जानकारी
व्यापक स्पष्टीकरण फायदेमंद होते हैं, लेकिन आपको उन्हें सही समय पर देना होगा। बिना सोचे-समझे तथ्यों को सामने न रखें। यदि आप आरंभ से ही पाठकों पर सूचनाओं का बोझ डाल देते हैं तो वे आपके ईमेल से दूर क्लिक करेंगे।
केवल वही साझा करें जो पाठकों को चाहिए। जटिल विषयों की व्याख्या करते समय, प्रासंगिक शोध दस्तावेज़ संलग्न करें, वर्चुअल परामर्श शेड्यूल करें, और अपने रास्ते में आने वाले सभी प्रश्नों को समायोजित करें।
7. सामान्य समापन वक्तव्य
सामान्य समापन वक्तव्य दूर हैं। वे आपको अव्यवसायिक दिखाते हैं, साथ ही वे आपके ईमेल के निष्कर्ष को कमजोर करते हैं। आपके पास सफलतापूर्वक बंद होने की संभावना कम होगी। ईमेल समाप्त करते समय, अधिक प्रत्यक्ष, संक्षिप्त का उपयोग करें 'मैं आपसे सुनने के लिए उत्सुक हूं' का विकल्प .
वे पहले से ही अति प्रयोग कर रहे हैं। पाठकों ने उन्हें पहले सैकड़ों बार देखा है—वे सकारात्मक प्रभाव नहीं छोड़ेंगे। सामान्य पंक्तियों का उपयोग करने के बजाय, एक मजबूत CTA का उपयोग करें। अपने पाठकों को उनके विकल्प बताएं और उन्हें अपने ईमेल पर कार्रवाई करने के लिए मार्गदर्शन करें।
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8. अनावश्यक संलग्नक
ईमेल अटैचमेंट जानकारी साझा करना आसान बनाते हैं। पाठकों को लंबे, अवांछित संदेशों से अधिभारित करने के बजाय, उन्हें प्रासंगिक संसाधनों पर निर्देशित करें। ऐसा करने से शामिल सभी पक्षों के लिए समय की बचत होती है।
इसके साथ ही, आपको बल्क में फाइल भेजने से भी बचना चाहिए। उपयोगकर्ता आमतौर पर अटैचमेंट खोलने को लेकर संशय में रहते हैं क्योंकि वे मैलवेयर फैला सकते हैं। कई फाइलें ईमेल करने से सुरक्षा संबंधी चिंताएं भी पैदा होती हैं।
यदि आपको एक साथ कई दस्तावेज़ भेजने हैं, तो ड्रॉपबॉक्स जैसे फ़ाइल-साझाकरण टूल का उपयोग करें। फ़ाइलों को अपने पसंदीदा प्लेटफ़ॉर्म पर अपलोड करें, आवश्यक गोपनीयता प्रतिबंध सेट करें, और फिर ईमेल के माध्यम से एक्सेस लिंक भेजें।
9. 'रचनात्मक' प्रारूप
बोल्ड फॉन्ट के साथ खेलने से बचें। जोर देने के लिए आप पाठ को रेखांकित, इटैलिक या बोल्ड कर सकते हैं, लेकिन डिफ़ॉल्ट फ़ॉन्ट शैली, रंग और आकार का उपयोग करें।
'क्रिएटिव' टाइपफेस पेशेवर सेटिंग में नगण्य लाभ देते हैं। वे पाठकों को आपके ईमेल से विचलित करते हैं। संदेश के आशय को समझने के बजाय, उनका दिमाग आपके द्वारा उपयोग किए गए विभिन्न रंगों और शैलियों पर केंद्रित होगा।
साथ ही, अजीब प्रारूप आपको अस्पष्ट दिखाते हैं। मेलिंग सेवा प्रदाता सीधे स्पैम फ़ोल्डरों को अपमानजनक डिजाइन और रंग वाले ईमेल भी भेजते हैं।
क्रिएटिव टेम्प्लेट का उपयोग केवल तभी करें जब वे आपके ब्रांड के अनुरूप हों। उदाहरण के लिए, नीचे दिया गया उदाहरण दिखाता है कि कैसे गैदर नामक एक वर्चुअल मीटअप प्लेटफॉर्म व्यावसायिकता से समझौता किए बिना अपनी विशेषताएं साझा करता है।
10. अस्पष्ट उद्देश्य
छोटी सी बात अजीब बैठकों को हल्का करने में मदद कर सकती है, लेकिन यह शायद ही कभी काम के ईमेल के अनुरूप हो। घुमा फिरा रोक। यदि आपका संदेश थकाऊ और भ्रमित करने वाला लगता है तो अधिकांश लोग क्लिक कर देंगे।
अपनी बात कहने के लिए स्पष्ट, संक्षिप्त भाषा का प्रयोग करें। परिचय संक्षिप्त और ध्यान आकर्षित करने वाला होना चाहिए, जबकि शरीर को विषय को संबोधित करना चाहिए। अस्पष्ट स्पष्टीकरण अंततः समय बर्बाद करने वाले अनुवर्ती ईमेल का नेतृत्व करेंगे।