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Microsoft Excel सूत्र लगभग कुछ भी कर सकते हैं। इस लेख में, आप तीन उपयोगी उदाहरणों के साथ सीखेंगे कि Microsoft Excel सूत्र और सशर्त स्वरूपण कितने शक्तिशाली हो सकते हैं।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल को जानना
हमने एक्सेल का बेहतर उपयोग करने के लिए कई अलग-अलग तरीकों को कवर किया है, जैसे महान डाउनलोड करने योग्य एक्सेल टेम्प्लेट कहां खोजें , तथा एक्सेल को प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल के रूप में कैसे उपयोग करें .
एक्सेल की अधिकांश शक्ति एक्सेल फ़ार्मुलों और नियमों के पीछे निहित है जो आपको डेटा और जानकारी को स्वचालित रूप से हेरफेर करने में मदद करते हैं, भले ही आप स्प्रेडशीट में कोई भी डेटा डालें।
आइए देखें कि आप Microsoft Excel का बेहतर उपयोग करने के लिए फ़ार्मुलों और अन्य उपकरणों का उपयोग कैसे कर सकते हैं।
एक्सेल फ़ार्मुलों के साथ सशर्त स्वरूपण
सशर्त स्वरूपण उन उपकरणों में से एक है जिनका लोग अक्सर पर्याप्त उपयोग नहीं करते हैं। एक्सेल फ़ार्मुलों, नियमों या कुछ बहुत ही सरल सेटिंग्स के उपयोग से, आप एक स्प्रेडशीट को एक स्वचालित डैशबोर्ड में बदल सकते हैं।
सशर्त स्वरूपण में जाने के लिए, आप बस पर क्लिक करें घर टैब और पर क्लिक करें सशर्त फॉर्मेटिंग टूलबार आइकन।
कंडीशनल फ़ॉर्मेटिंग के अंतर्गत, बहुत सारे विकल्प हैं। इनमें से अधिकांश इस विशेष लेख के दायरे से बाहर हैं, लेकिन उनमें से अधिकांश उस सेल के डेटा के आधार पर कोशिकाओं को हाइलाइट करने, रंगने या छायांकन करने के बारे में हैं।
यह शायद सशर्त स्वरूपण का सबसे आम उपयोग है - जैसे कि कम-से या अधिक-सूत्रों का उपयोग करके सेल को लाल करना। Excel में IF कथनों का उपयोग करने के तरीके के बारे में और जानें।
कम उपयोग किए जाने वाले सशर्त स्वरूपण टूल में से एक है चिह्न सेट विकल्प, जो आइकनों का एक बड़ा सेट प्रदान करता है जिसका उपयोग आप एक्सेल डेटा सेल को डैशबोर्ड डिस्प्ले आइकन में बदलने के लिए कर सकते हैं।
जब आप पर क्लिक करते हैं नियम प्रबंधित करें , यह आपको ले जाएगा सशर्त स्वरूपण नियम प्रबंधक .
स्टॉप कोड खराब सिस्टम कॉन्फिग जानकारी
आइकन सेट को चुनने से पहले आपके द्वारा चुने गए डेटा के आधार पर, आपको प्रबंधक विंडो में आपके द्वारा चुने गए आइकन सेट के साथ सेल दिखाई देगा।
जब आप पर क्लिक करते हैं नियम संपादित करें , आप वह संवाद देखेंगे जहां जादू होता है।
यह वह जगह है जहाँ आप तार्किक सूत्र और समीकरण बना सकते हैं जो आपके इच्छित डैशबोर्ड आइकन को प्रदर्शित करेगा।
यह उदाहरण डैशबोर्ड विभिन्न कार्यों पर खर्च किए गए समय बनाम बजटीय समय को दिखाएगा। यदि आप आधे से अधिक बजट में जाते हैं, तो एक पीली बत्ती प्रदर्शित होगी। यदि आपका बजट पूरी तरह से अधिक है, तो यह लाल हो जाएगा।
जैसा कि आप देख सकते हैं, यह डैशबोर्ड दर्शाता है कि समय का बजट बनाना सफल नहीं है।
लगभग आधा समय बजट की गई राशि से अधिक खर्च किया जाता है।
ध्यान केंद्रित करने और अपने समय को बेहतर ढंग से प्रबंधित करने का समय!
1. वीलुकअप फ़ंक्शन का उपयोग करना
यदि आप अधिक उन्नत Microsoft Excel फ़ंक्शंस का उपयोग करना चाहते हैं, तो आपके लिए कोशिश करने के लिए यहां कुछ जोड़े हैं।
आप शायद VLookup फ़ंक्शन से परिचित हैं, जो आपको एक कॉलम में किसी विशेष आइटम के लिए एक सूची के माध्यम से खोज करने देता है, और उस आइटम के समान पंक्ति में एक अलग कॉलम से डेटा लौटाता है।
दुर्भाग्य से, फ़ंक्शन के लिए यह आवश्यक है कि आप सूची में जो आइटम खोज रहे हैं वह बाएं कॉलम में है, और जो डेटा आप खोज रहे हैं वह दाईं ओर है, लेकिन क्या होगा यदि वे स्विच किए गए हैं?
नीचे दिए गए उदाहरण में, यदि मैं 6/25/2018 को किए गए कार्य को निम्नलिखित डेटा से खोजना चाहता हूं तो क्या होगा?
इस मामले में, आप दाईं ओर के मानों को खोज रहे हैं, और आप बाईं ओर संबंधित मान वापस करना चाहते हैं।
यदि आप माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल प्रो-यूज़र फोरम पढ़ते हैं, तो आप पाएंगे कि बहुत से लोग कह रहे हैं कि वीलुकअप के साथ यह संभव नहीं है। ऐसा करने के लिए आपको इंडेक्स और मैच फ़ंक्शंस के संयोजन का उपयोग करना होगा। यह पूरी तरह सच नहीं है।
आप इसमें CHOOSE फ़ंक्शन को नेस्ट करके इस तरह से काम करने के लिए VLookup प्राप्त कर सकते हैं। इस मामले में, एक्सेल फॉर्मूला इस तरह दिखेगा:
'=VLOOKUP(DATE(2018,6,25),CHOOSE({1,2},E2:E8,A2:A8),2,0)'इस फ़ंक्शन का अर्थ है कि आप लुकअप सूची में दिनांक 6/25/2013 को खोजना चाहते हैं और फिर कॉलम इंडेक्स से संबंधित मान वापस करना चाहते हैं।
इस मामले में, आप देखेंगे कि कॉलम इंडेक्स '2' है, लेकिन जैसा कि आप देख सकते हैं, उपरोक्त तालिका में कॉलम वास्तव में 1 है, है ना?
यह सच है, लेकिन आप 'के साथ क्या कर रहे हैं' चुनें ' समारोह दो क्षेत्रों में हेरफेर कर रहा है।
आप डेटा की श्रेणियों के लिए संदर्भ 'इंडेक्स' नंबर निर्दिष्ट कर रहे हैं - इंडेक्स नंबर 1 के लिए दिनांक निर्दिष्ट कर रहे हैं और कार्यों को इंडेक्स नंबर 2 पर असाइन कर रहे हैं।
इसलिए, जब आप VLookup फ़ंक्शन में '2' टाइप करते हैं, तो आप वास्तव में CHOOSE फ़ंक्शन में इंडेक्स नंबर 2 की बात कर रहे होते हैं। बिल्कुल सटीक?
VLookup अब इसका उपयोग करता है दिनांक कॉलम और से डेटा लौटाता है टास्क कॉलम, भले ही टास्क बाईं ओर हो।
उपलब्ध होने पर हार्डवेयर त्वरण का उपयोग क्या है
अब जब आप इस छोटी सी बात को जान गए हैं, तो ज़रा सोचिए कि आप और क्या कर सकते हैं!
यदि आप अन्य उन्नत डेटा लुकअप कार्य करने का प्रयास कर रहे हैं, तो इस लेख को देखें लुकअप फ़ंक्शंस का उपयोग करके एक्सेल में डेटा ढूँढना .
2. स्ट्रिंग्स को पार्स करने के लिए नेस्टेड फॉर्मूला
यहां आपके लिए एक और क्रेजी एक्सेल फॉर्मूला है! ऐसे मामले हो सकते हैं जहां आप या तो Microsoft Excel में डेटा को किसी बाहरी स्रोत से आयात करते हैं जिसमें सीमांकित डेटा की एक स्ट्रिंग होती है।
एक बार जब आप डेटा लाते हैं, तो आप उस डेटा को अलग-अलग घटकों में पार्स करना चाहते हैं। यहां नाम, पता और फोन नंबर की जानकारी का एक उदाहरण दिया गया है, जिसे ';' द्वारा सीमांकित किया गया है। चरित्र।
यहां बताया गया है कि आप एक्सेल फॉर्मूला का उपयोग करके इस जानकारी को कैसे पार्स कर सकते हैं (देखें कि क्या आप मानसिक रूप से इस पागलपन के साथ पालन कर सकते हैं):
पहले फ़ील्ड के लिए, सबसे बाईं ओर की वस्तु (व्यक्ति का नाम) निकालने के लिए, आप सूत्र में बस एक LEFT फ़ंक्शन का उपयोग करेंगे।
'=LEFT(A2,FIND(';',A2,1)-1)'यहां बताया गया है कि यह तर्क कैसे काम करता है:
- A2 . से टेक्स्ट स्ट्रिंग की खोज करता है
- ढूँढता है ';' सीमांकक प्रतीक
- उस स्ट्रिंग सेक्शन के अंत के उचित स्थान के लिए एक को घटाता है
- सबसे बाएं टेक्स्ट को उस बिंदु तक पकड़ लेता है
इस मामले में, सबसे बाईं ओर का पाठ 'रयान' है। मिशन पूरा हुआ।
3. एक्सेल में नेस्टेड फॉर्मूला
लेकिन अन्य वर्गों के बारे में क्या?
ऐसा करने के आसान तरीके हो सकते हैं, लेकिन चूंकि हम सबसे अजीब नेस्टेड एक्सेल फॉर्मूला बनाना चाहते हैं (जो वास्तव में काम करता है), हम एक अद्वितीय दृष्टिकोण का उपयोग करने जा रहे हैं।
दाईं ओर के हिस्सों को निकालने के लिए, आपको टेक्स्ट के सेक्शन को पहले ';' तक ऊपर ले जाने के लिए कई राइट फंक्शन्स को नेस्ट करना होगा। प्रतीक, और उस पर फिर से बाएँ कार्य करें। पते के गली नंबर वाले हिस्से को निकालने के लिए यह कैसा दिखता है।
'=LEFT((RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(';',A2))),FIND(';',(RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(';',A2))),1)-1)'यह पागल लग रहा है, लेकिन एक साथ टुकड़े करना मुश्किल नहीं है। मैंने जो कुछ किया वह इस समारोह में लिया गया है:
RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(';',A2))और इसे हर जगह में डाला बाएं ऊपर फ़ंक्शन जहां 'ए 2' है।
यह स्ट्रिंग के दूसरे खंड को सही ढंग से निकालता है।
इसे स्मर्फ अकाउंट क्यों कहा जाता है?
स्ट्रिंग के प्रत्येक बाद के खंड को एक और घोंसला बनाने की आवश्यकता होती है। अब आपको बस इतना करना है कि ' अधिकार ' समीकरण जिसे आपने पिछले खंड में बनाया था, और इसे एक नए RIGHT सूत्र में चिपकाएँ, जिसमें पिछला RIGHT सूत्र चिपकाया गया हो जहाँ आपको 'A2' दिखाई दे। यहाँ ऐसा दिखता है।
(RIGHT((RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(';',A2))),LEN((RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(';',A2))))-FIND(';',(RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(';',A2))))))फिर, आपको उस सूत्र को लेने की जरूरत है और जहां कहीं भी 'ए 2' है, उसे मूल बाएं सूत्र में रखें।
अंतिम दिमाग झुकने वाला सूत्र इस तरह दिखता है:
'=LEFT((RIGHT((RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(';',A2))),LEN((RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(';',A2))))-FIND(';',(RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(';',A2)))))),FIND(';',(RIGHT((RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(';',A2))),LEN((RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(';',A2))))-FIND(';',(RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(';',A2)))))),1)-1)'वह सूत्र मूल स्ट्रिंग से 'पोर्टलैंड, एमई 04076' को सही ढंग से निकालता है।
अगला भाग निकालने के लिए, उपरोक्त प्रक्रिया को दोबारा दोहराएं।
आपके एक्सेल फ़ार्मुलों वास्तव में लूपी हो सकते हैं, लेकिन आप केवल लंबे फ़ार्मुलों को काटने और चिपकाने के लिए कर रहे हैं, लंबे घोंसले बना रहे हैं जो अभी भी काम करते हैं।
हाँ, यह 'पागल' की आवश्यकता को पूरा करता है। लेकिन आइए ईमानदार रहें, एक ही चीज़ को एक फ़ंक्शन के साथ पूरा करने का एक आसान तरीका है।
बस सीमांकित डेटा वाले कॉलम का चयन करें, और उसके बाद आंकड़े मेनू आइटम, चुनें कॉलम को टेक्स्ट .
यह एक विंडो लाएगा जहां आप अपने इच्छित किसी भी सीमांकक द्वारा स्ट्रिंग को विभाजित कर सकते हैं। बस इनपुट ' ; ' और आप देखेंगे कि आपके चयनित डेटा का पूर्वावलोकन तदनुसार बदल जाता है।
एक-दो क्लिक में, आप ऊपर दिए गए क्रेजी फॉर्मूले जैसा ही काम कर सकते हैं... लेकिन इसमें मजा कहां है?
Microsoft Excel फ़ार्मुलों के साथ पागल हो जाना
इसलिए यह अब आपके पास है। उपरोक्त सूत्र यह साबित करते हैं कि कुछ कार्यों को पूरा करने के लिए Microsoft Excel फ़ार्मुलों को बनाते समय कोई व्यक्ति कितना अधिक-से-अधिक प्राप्त कर सकता है।
कभी-कभी वे एक्सेल सूत्र वास्तव में चीजों को पूरा करने का सबसे आसान (या सर्वोत्तम) तरीका नहीं होते हैं। अधिकांश प्रोग्रामर आपको इसे सरल रखने के लिए कहेंगे, और यह एक्सेल फ़ार्मुलों के साथ भी उतना ही सच है जितना कि किसी और चीज़ के साथ।
यदि आप वास्तव में एक्सेल का उपयोग करने के बारे में गंभीर होना चाहते हैं, तो आप माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल का उपयोग करने के लिए हमारे शुरुआती गाइड को पढ़ना चाहेंगे। इसमें वह सब कुछ है जो आपको एक्सेल के साथ अपनी उत्पादकता बढ़ाने के लिए शुरू करने की आवश्यकता है। उसके बाद, अधिक मार्गदर्शन के लिए हमारे आवश्यक एक्सेल फ़ंक्शन चीट शीट से परामर्श करना सुनिश्चित करें।
छवि क्रेडिट: संकेत/जमा तस्वीरें
साझा करना साझा करना कलरव ईमेल एक्सेल में शीर्ष 7 वित्तीय कार्यचाहे आप एकाउंटेंट हों या वित्त पेशेवर, आपको इन एक्सेल फ़ार्मुलों को जानना चाहिए।
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रयान के पास इलेक्ट्रिकल इंजीनियरिंग में बीएससी की डिग्री है। उन्होंने ऑटोमेशन इंजीनियरिंग में १३ साल, आईटी में ५ साल काम किया है, और अब एक ऐप इंजीनियर हैं। MakeUseOf के एक पूर्व प्रबंध संपादक, उन्होंने डेटा विज़ुअलाइज़ेशन पर राष्ट्रीय सम्मेलनों में बात की है और उन्हें राष्ट्रीय टीवी और रेडियो पर चित्रित किया गया है।
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