स्प्रेडशीट को कुशलता से खोजने के लिए 4 एक्सेल लुकअप फंक्शन

स्प्रेडशीट को कुशलता से खोजने के लिए 4 एक्सेल लुकअप फंक्शन

अधिकांश समय, खोज रहे हैं a माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल स्प्रेडशीट बहुत आसान है। यदि आप इसके लिए केवल पंक्तियों और स्तंभों के माध्यम से स्कैन नहीं कर सकते हैं, तो आप इसे खोजने के लिए Ctrl + F का उपयोग कर सकते हैं। यदि आप वास्तव में एक बड़ी स्प्रेडशीट के साथ काम कर रहे हैं, तो यह इन चार लुकअप कार्यों में से किसी एक का उपयोग करने के लिए बहुत समय बचा सकता है।





एक बार जब आप लुकअप का उपयोग करके एक्सेल में खोज करना जानते हैं, तो इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपकी स्प्रैडशीट कितनी बड़ी हो जाती है, आप हमेशा एक्सेल में कुछ ढूंढ पाएंगे!



1. वीलुकअप फंक्शन

यह फ़ंक्शन आपको एक कॉलम और एक मान निर्दिष्ट करने की अनुमति देता है, और एक अलग कॉलम की संबंधित पंक्ति से एक मान लौटाएगा (यदि इसका कोई मतलब नहीं है, तो यह एक पल में स्पष्ट हो जाएगा)। दो उदाहरण जहां आप ऐसा कर सकते हैं, वे हैं किसी कर्मचारी का अंतिम नाम उनके कर्मचारी नंबर से खोजना या अंतिम नाम निर्दिष्ट करके फ़ोन नंबर ढूंढना।





यहाँ फ़ंक्शन का सिंटैक्स है:

=VLOOKUP([lookup_value], [table_array], [col_index_num], [range_lookup])
  • [पता लगाने का मूल्य] जानकारी का वह भाग है जो आपके पास पहले से है। उदाहरण के लिए, यदि आपको यह जानना है कि कोई शहर किस राज्य में है, तो वह शहर का नाम होगा।
  • [तालिका सरणी] आपको उन कक्षों को निर्दिष्ट करने देता है जिनमें फ़ंक्शन लुकअप और रिटर्न मानों की तलाश करेगा। अपनी श्रेणी का चयन करते समय, सुनिश्चित करें कि आपके सरणी में शामिल पहला कॉलम वह है जिसमें आपका लुकअप मान शामिल होगा!
  • [col_index_num] उस कॉलम की संख्या है जिसमें रिटर्न वैल्यू है।
  • [रेंज देखना] एक वैकल्पिक तर्क है, और 1 या 0 लेता है। यदि आप 1 दर्ज करते हैं या इस तर्क को छोड़ देते हैं, तो फ़ंक्शन आपके द्वारा दर्ज किए गए मान या अगली-निम्नतम संख्या की तलाश करता है। तो नीचे की छवि में, 652 के SAT स्कोर की तलाश में एक VLOOKUP 646 लौटाएगा, क्योंकि यह सूची में सबसे निकटतम संख्या है जो 652 से कम है, और [range_lookup] डिफ़ॉल्ट रूप से 1 है।

आइए देखें कि आप इसका उपयोग कैसे कर सकते हैं। इस स्प्रेडशीट में आईडी नंबर, प्रथम और अंतिम नाम, शहर, राज्य और एसएटी स्कोर शामिल हैं। मान लें कि आप 'विंटर्स' उपनाम वाले व्यक्ति का SAT स्कोर खोजना चाहते हैं। VLOOKUP इसे आसान बनाता है। यहां वह सूत्र है जिसका आप उपयोग करेंगे:



=VLOOKUP('Winters', C2:F101, 4, 0)

चूंकि एसएटी स्कोर अंतिम नाम कॉलम से चौथा कॉलम है, इसलिए 4 कॉलम इंडेक्स तर्क है। ध्यान दें कि जब आप टेक्स्ट खोज रहे हों, तो [range_lookup] को 0 पर सेट करना एक अच्छा विचार है। इसके बिना आपको बुरे परिणाम मिल सकते हैं।

यहाँ परिणाम है:



यह 651 लौटा, कैनेडी विंटर्स नाम के छात्र से संबंधित सैट स्कोर, जो 92 पंक्ति में है (ऊपर इनसेट में प्रदर्शित)। नाम की तलाश में स्क्रॉल करने में बहुत अधिक समय लगता, जितना कि उसने सिंटैक्स को जल्दी से टाइप करने में किया था!

VLOOKUP पर नोट्स

जब आप VLOOKUP का उपयोग कर रहे हों तो कुछ बातों का ध्यान रखना अच्छा होता है। सुनिश्चित करें कि आपकी श्रेणी का पहला कॉलम वह है जिसमें आपका लुकअप मान शामिल है। यदि यह पहले कॉलम में नहीं है, तो फ़ंक्शन गलत परिणाम देगा। यदि आपके कॉलम अच्छी तरह व्यवस्थित हैं, तो यह कोई समस्या नहीं होनी चाहिए।



साथ ही, ध्यान रखें कि VLOOKUP कभी भी केवल एक मान लौटाएगा। यदि आपने लुकअप मान के रूप में 'जॉर्जिया' का उपयोग किया होता, तो यह जॉर्जिया के पहले छात्र का स्कोर लौटा देता, और कोई संकेत नहीं देता कि वास्तव में जॉर्जिया से दो छात्र हैं।

2. HLOOKUP फंक्शन

जहाँ VLOOKUP किसी अन्य कॉलम में संगत मान ढूँढता है, HLOOKUP किसी भिन्न पंक्ति में संगत मान ढूँढता है। चूंकि कॉलम शीर्षकों के माध्यम से स्कैन करना आम तौर पर सबसे आसान होता है जब तक कि आप सही नहीं पाते हैं और आप जो खोज रहे हैं उसे खोजने के लिए फ़िल्टर का उपयोग करते हैं, तो HLOOKUP का सबसे अच्छा उपयोग तब किया जाता है जब आपके पास वास्तव में बड़ी स्प्रैडशीट हों या आप उन मानों के साथ काम कर रहे हों जो समय के अनुसार व्यवस्थित होते हैं .

यहाँ फ़ंक्शन का सिंटैक्स है:

=HLOOKUP([lookup_value], [table_array], [row_index_num], [range_lookup])
  • [पता लगाने का मूल्य] वह मान है जिसे आप जानते हैं और इसके लिए संगत मान खोजना चाहते हैं।
  • [तालिका सरणी] वह सेल है जिसमें आप खोजना चाहते हैं।
  • [row_index_num] उस पंक्ति को निर्दिष्ट करता है जिससे वापसी मूल्य आएगा।
  • [रेंज देखना] VLOOKUP के समान है, जब संभव हो तो निकटतम मान प्राप्त करने के लिए इसे खाली छोड़ दें, या केवल सटीक मिलान देखने के लिए 0 दर्ज करें।

इस स्प्रैडशीट में प्रत्येक राज्य के लिए एक पंक्ति है, साथ ही वर्ष 2000-2014 में SAT स्कोर भी है। आप 2013 में मिनेसोटा में औसत स्कोर खोजने के लिए HLOOKUP का उपयोग कर सकते हैं। यहां बताया गया है कि हम इसे कैसे करेंगे:

=HLOOKUP(2013, A1:P51, 24)

जैसा कि आप नीचे दी गई छवि में देख सकते हैं, स्कोर वापस आ गया है:

मिनेसोटन्स ने 2013 में 1014 का औसत स्कोर किया। ध्यान दें कि 2013 उद्धरणों में नहीं है क्योंकि यह एक संख्या है, और एक स्ट्रिंग नहीं है। इसके अलावा, 24 मिनेसोटा से आता है जो 24 वीं पंक्ति में है।

यहाँ है एक्सेल में भारित औसत की गणना कैसे करें .

HLOOKUP पर नोट्स

VLOOKUP की तरह, लुकअप मान आपकी तालिका सरणी की पहली पंक्ति में होना चाहिए। यह शायद ही कभी HLOOKUP के साथ कोई समस्या है, क्योंकि आप आमतौर पर लुकअप मान के लिए कॉलम शीर्षक का उपयोग करेंगे। HLOOKUP भी केवल एक मान देता है।

3-4. INDEX और MATCH फंक्शन्स

INDEX और MATCH दो अलग-अलग कार्य हैं, लेकिन जब उनका एक साथ उपयोग किया जाता है तो वे एक बड़ी स्प्रैडशीट की खोज को बहुत तेज़ कर सकते हैं। दोनों कार्यों में कमियां हैं, लेकिन उन्हें मिलाकर हम दोनों की ताकत पर निर्माण करेंगे।

सबसे पहले, हालांकि, दोनों कार्यों का सिंटैक्स:

=INDEX([array], [row_number], [column_number])
  • [सरणी] वह सरणी है जिसमें आप खोज करेंगे।
  • [पंक्ति नंबर] तथा [स्तंभ_संख्या] आपकी खोज को सीमित करने के लिए इस्तेमाल किया जा सकता है (हम इसे एक पल में देखेंगे।)
=MATCH([lookup_value], [lookup_array], [match_type])
  • [पता लगाने का मूल्य] एक खोज शब्द है जो एक स्ट्रिंग या संख्या हो सकता है।
  • [लुकअप_एरे] वह सरणी है जिसमें Microsoft Excel खोज शब्द की तलाश करेगा।
  • [मिलान के प्रकार] एक वैकल्पिक तर्क है जो 1, 0, या -1 हो सकता है। 1 सबसे बड़ा मान लौटाएगा जो आपके खोज शब्द से छोटा या उसके बराबर है। 0 केवल आपका सटीक शब्द लौटाएगा, और -1 सबसे छोटा मान लौटाएगा जो आपके खोज शब्द से बड़ा या उसके बराबर है।

यह स्पष्ट नहीं हो सकता है कि हम इन दो कार्यों का एक साथ उपयोग कैसे करेंगे, इसलिए मैं इसे यहां प्रस्तुत करूंगा। MATCH एक खोज शब्द लेता है और एक सेल संदर्भ देता है। नीचे दी गई छवि में, आप देख सकते हैं कि कॉलम F में मान 646 की खोज में, MATCH 4 लौटाता है।

दूसरी ओर, INDEX इसके विपरीत करता है: यह एक सेल संदर्भ लेता है और उसमें मान लौटाता है। आप यहां देख सकते हैं कि, जब सिटी कॉलम के छठे सेल को वापस करने के लिए कहा जाता है, तो INDEX पंक्ति 6 ​​से मान 'एंकोरेज' देता है।

हम जो करने जा रहे हैं वह दोनों को मिलाना है ताकि MATCH एक सेल संदर्भ लौटाए और INDEX उस संदर्भ का उपयोग किसी सेल में मान को देखने के लिए करता है। मान लें कि आपको याद है कि एक छात्र था जिसका उपनाम वाटर्स था, और आप देखना चाहते हैं कि इस छात्र का स्कोर क्या था। यहां वह सूत्र है जिसका हम उपयोग करेंगे:

गेम्स विंडोज़ 10 . में कोई आवाज़ नहीं
=INDEX(F:F, MATCH('Waters', C:C, 0))

आप देखेंगे कि यहां मिलान प्रकार 0 पर सेट है। जब आप एक स्ट्रिंग की तलाश कर रहे हों, तो आप इसका उपयोग करना चाहेंगे। जब हम उस फ़ंक्शन को चलाते हैं तो हमें यहां मिलता है:

जैसा कि आप इनसेट से देख सकते हैं, ओवेन वाटर्स ने 1720 स्कोर किया, वह संख्या जो हमारे द्वारा फ़ंक्शन चलाने पर दिखाई देती है। यह सब उपयोगी नहीं लग सकता है जब आप केवल कुछ कॉलम देख सकते हैं, लेकिन कल्पना करें कि यदि आप इसे 50 बार एक पर करना चाहते हैं तो आप कितना समय बचाएंगे बड़ा डेटाबेस स्प्रेडशीट जिसमें कई सौ कॉलम थे!

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माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में बहुत कुछ है अत्यंत शक्तिशाली कार्य डेटा में हेरफेर करने के लिए, और ऊपर सूचीबद्ध चार सतह को खरोंचते हैं। उनका उपयोग करना सीखना आपके जीवन को बहुत आसान बना देगा।

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छवि क्रेडिट: सिको/ Shutterstock

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लेखक के बारे में इयान बकले(२१६ लेख प्रकाशित)

इयान बकले बर्लिन, जर्मनी में रहने वाले एक स्वतंत्र पत्रकार, संगीतकार, कलाकार और वीडियो निर्माता हैं। जब वह लिख नहीं रहा होता है या मंच पर नहीं होता है, तो वह पागल वैज्ञानिक बनने की उम्मीद में DIY इलेक्ट्रॉनिक्स या कोड के साथ छेड़छाड़ कर रहा होता है।

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