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Excel कार्यपुस्तिकाओं को साझा करना डेटा संग्रह पर सहयोग करना आसान बनाता है। लेकिन इससे पहले कि आप अपनी एक्सेल फाइलों को अन्य लोगों के हाथों में दें, अपनी वर्कशीट को साझा करने के लिए तैयार करने के लिए यहां कुछ युक्तियां दी गई हैं।
एकाधिक एक साथ संपादन की अनुमति दें
यदि आप चाहते हैं कि एक से अधिक उपयोगकर्ता एक ही समय में एक साझा एक्सेल शीट को संपादित कर सकें, तो निम्न कार्य करें:
- के पास जाओ समीक्षा टैब और नीचे परिवर्तन क्लिक करें कार्यपुस्तिका साझा करें।
- खुलने वाले संवाद में, सुनिश्चित करें कि एक ही समय में एक से अधिक उपयोगकर्ताओं द्वारा परिवर्तन की अनुमति दें जाँच की गई है।
- अपनी एक्सेल फ़ाइल को एक साझा स्थान पर सहेजें जहाँ अन्य उपयोगकर्ता इसे एक्सेस कर सकें।
इसे अनुमति देने के बारे में एक बात ध्यान देने योग्य है: यदि दो उपयोगकर्ता एक ही सेल में संपादन करते हैं तो आपको परस्पर विरोधी परिवर्तन मिल सकते हैं। फ़ाइल के स्वामी को सतर्क कर दिया जाएगा और वह चुन सकता है कि कौन से परिवर्तन रखने या त्यागने हैं।
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कार्यपत्रकों या कक्षों को सुरक्षित रखें
यदि कोई विशिष्ट डेटा है जिसे आप किसी को संशोधित या हटाना नहीं चाहते हैं, तो आप संपूर्ण कार्यपत्रक की सुरक्षा कर सकते हैं, किसी कार्यपुस्तिका की सुरक्षा कर सकते हैं, या विशिष्ट कक्षों की सुरक्षा कर सकते हैं।
यदि आप संपूर्ण कार्यपत्रक या कार्यपुस्तिका को सुरक्षित रखना चाहते हैं:
- के पास जाओ समीक्षा टैब और क्लिक करें वर्कशीट को सुरक्षित रखें . (यदि आप संपूर्ण कार्यपुस्तिका को सुरक्षित रखना चाहते हैं, तो क्लिक करें कार्यपुस्तिका को सुरक्षित रखें ।)
- एक पासवर्ड दर्ज करें। यह किसी भी व्यक्ति को जिसके पास पासवर्ड है, इसे असुरक्षित करने की अनुमति देगा, लेकिन बिना पासवर्ड वाले लोग अभी भी इसे देख पाएंगे।
- अंतर्गत ' इस कार्यपत्रक के सभी उपयोगकर्ताओं को अनुमति दें आप यह चुन सकते हैं कि अन्य उपयोगकर्ता कार्यपत्रक पर क्या कर सकते हैं जिनमें शामिल हैं: प्रारूप कक्ष, पंक्तियों या स्तंभों को जोड़ें/हटाएं, और हाइपरलिंक जोड़ें।
यदि आप सेल के चयन को सुरक्षित रखना चाहते हैं:
- उन कक्षों का चयन करें जिन्हें आप दूसरों को संपादित करना चाहते हैं, फिर राइट-क्लिक करें, और क्लिक करें प्रारूप कोशिकाएं मेनू में जो पॉप अप होता है।
- पर नेविगेट करें संरक्षण टैब और सुनिश्चित करें कि बंद अनियंत्रित है।
- ऊपर दिए गए समान तीन चरणों से गुजरें।
अब उन सभी कक्षों को छोड़कर, जो आपको अनलॉक के रूप में सेट करते हैं, सभी कक्षों को संरक्षित किया जाना चाहिए।
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ड्रॉप-डाउन मेनू जोड़ें
यदि आप चाहते हैं कि अन्य उपयोगकर्ता केवल डेटा के चयन से विशिष्ट सेल में जोड़ें, तो आप सेल की एक विशिष्ट श्रेणी के लिए ड्रॉप-डाउन मेनू बना सकते हैं। आप उपयोगकर्ताओं को केवल उस सूची से चयन करने या उन्हें अन्य जानकारी दर्ज करने की अनुमति देने का विकल्प दे सकते हैं।
सेल की श्रेणी में ड्रॉप-डाउन मेनू जोड़ने के लिए, निम्न कार्य करें:
- अपनी कार्यपुस्तिका में एक अलग शीट में, उन वस्तुओं की सूची बनाएं जिन्हें आप अपने ड्रॉप-डाउन मेनू में शामिल करना चाहते हैं। ये आइटम एक पंक्ति या कॉलम में होने चाहिए।
- पूरी सूची का चयन करें, राइट-क्लिक करें, और चुनें नाम परिभाषित करें .
- एक डायलॉग बॉक्स खुलेगा जहां आप अपनी सूची के लिए एक नाम दर्ज कर सकते हैं। यह कुछ भी हो सकता है जो आपके लिए कारगर हो -- बस कोई रिक्त स्थान शामिल न करें.
- उस शीट में जहां आप डेटा दर्ज कर रहे हैं, उस सेल या सेल का चयन करें जहां आप ड्रॉप-डाउन दिखाना चाहते हैं। पर नेविगेट करें आंकड़े टैब और क्लिक करें डेटा मान्य .
- एक डायलॉग बॉक्स खुलेगा a समायोजन टैब। में अनुमति देना फ़ील्ड, चुनें सूची .
- में स्रोत फ़ील्ड, टाइप करें = ListName.
- सुनिश्चित करें कि इन-सेल ड्रॉपडाउन बॉक्स जाँच की गई है। यदि आप नहीं चाहते कि उपयोगकर्ता सेल को खाली छोड़ सकें, तो सुनिश्चित करें कि खाली बॉक्स पर ध्यान न दें अनियंत्रित है।
निम्नलिखित चरण वैकल्पिक हैं:
- यदि आप चाहते हैं कि किसी सेल पर क्लिक करने पर कोई संदेश दिखाई दे, तो इस पर नेविगेट करें इनपुट संदेश टैब। यहां आप 225 अक्षरों तक का संदेश दर्ज कर सकते हैं जो पॉप अप होगा।
- यदि आप एक त्रुटि चेतावनी दिखाना चाहते हैं, तो नेविगेट करें त्रुटि चेतावनी टैब और सुनिश्चित करें कि अमान्य डेटा दर्ज करने के बाद त्रुटि चेतावनी दिखाएं जाँच की गई है। आप अपनी त्रुटि चेतावनी के लिए एक विशिष्ट संदेश दर्ज कर सकते हैं।
एक्सेल उपयोगकर्ताओं के लिए आपके पास क्या सुझाव हैं जो अपनी कार्यपुस्तिकाओं को साझा करना चाहते हैं? हमें टिप्पणियों में बताएं।
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नैन्सी वाशिंगटन डीसी में रहने वाली एक लेखिका और संपादक हैं। वह पहले द नेक्स्ट वेब में मध्य पूर्व की संपादक थीं और वर्तमान में संचार और सोशल मीडिया आउटरीच पर डीसी-आधारित थिंक टैंक में काम करती हैं।
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