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युगों से, दुनिया भर के व्यवसायों और निगमों ने एक्सेल को एक इन्वेंट्री प्रबंधन उपकरण के रूप में उपयोग किया है। लेकिन जैसे ही कई समर्पित इन्वेंट्री प्रबंधन सॉफ़्टवेयर पेश किए गए हैं, इस कार्य के लिए एक्सेल की व्यवहार्यता पर सवाल उठाया गया है।
भले ही एक्सेल एक अत्यधिक उपयोगी प्रोग्राम है, क्या यह इन्वेंट्री प्रबंधन के लिए पर्याप्त है? इस प्रश्न का उत्तर देने के लिए, आइए एक्सेल इन्वेंट्री प्रबंधन की तुलना इन्वेंट्री प्रबंधन सॉफ्टवेयर से करें।
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क्यों कई व्यवसाय इन्वेंटरी प्रबंधन के लिए एक्सेल का उपयोग करते हैं I
एक्सेल मूल रूप से एक स्प्रेडशीट प्रोग्राम है जो डेटा को त्वरित रूप से समेकित, व्यवस्थित और गणना करने में सहायता के लिए सेल ग्रिड का उपयोग करता है। हालाँकि, यह बुनियादी अंकगणित से परे है- एक्सेल में प्रोजेक्ट मैनेजमेंट के लिए टेम्प्लेट और फीचर्स हैं , लेखांकन, पूर्वानुमान और अन्य पेशेवर कार्य। यही कारण है कि यह कई व्यवसायों का इन्वेंटरी प्रबंधन ऐप भी है।
एक्सेल में प्रवेश की कम बाधा है क्योंकि यह किफायती है। आपको बस माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के लिए लाइसेंस खरीदने की जरूरत है, और आप जाने के लिए तैयार हैं। यही कारण है कि आप स्टार्टअप्स से लेकर निगमों तक सभी को इसका उपयोग करते हुए पाएंगे।
इसके अलावा, एक्सेल अत्यधिक बहुमुखी है। आप इसे अपनी अनूठी आवश्यकताओं के अनुसार अनुकूलित कर सकते हैं और मैक्रोज़, सूत्र और टेम्पलेट जोड़ सकते हैं। एक्सेल के साथ, आप केवल बोरिंग नंबरों तक ही सीमित नहीं हैं। तुम कर सकते हो एक्सेल में शक्तिशाली ग्राफ और चार्ट बनाएं एक नज़र में डेटा को नेत्रहीन रूप से प्रस्तुत करने और उसका विश्लेषण करने के लिए।
एक्सेल में इन्वेंटरी मैनेजमेंट की 6 कमियां
इसमें कोई संदेह नहीं है कि एक्सेल प्रभावशाली सुविधाएँ प्रदान करता है जो स्टार्टअप्स और छोटे व्यवसाय अपनी इन्वेंट्री को प्रबंधित करने के लिए उपयोग करते हैं। हालाँकि, जैसे-जैसे व्यवसाय बढ़ता है, सूची प्रबंधन उपकरण के रूप में एक्सेल की सीमाओं के कारण समस्याएँ उत्पन्न होती हैं। यहाँ इसकी कुछ सीमाएँ हैं।
1. समय लेने वाली प्रक्रिया और स्वचालन की कमी
बड़े व्यवसाय अधिक व्यापक इन्वेंट्री से निपटते हैं, जिन्हें एक्सेल में मैन्युअल रूप से प्रलेखित किया जाना चाहिए। डेटा को इनपुट करने और अपडेट करने से लेकर आयोजन और समीक्षा करने तक, एक्सेल इन्वेंट्री मैनेजमेंट में कंपनी को बहुत अधिक मैनुअल श्रम और समय लगता है।
एक आदर्श दुनिया में, आप चाहते हैं कि आपके स्टॉक के एक निश्चित स्तर तक गिरने के बाद एक्सेल आपको संकेत दे ताकि आप फिर से ऑर्डर कर सकें। दुर्भाग्य से, एक्सेल में ऑटोमेशन की कमी के कारण ऐसा नहीं है।
2. मानवीय त्रुटियों की संभावना में वृद्धि
मैन्युअल डेटा इनपुट के साथ एक और समस्या मानवीय त्रुटियों की संभावना है। जबकि इस तरह की गलतियों को अक्सर छोटे पैमाने पर टाला जा सकता है, कई स्रोतों से डेटा के बड़े पैमाने पर प्रवाह से निपटने के दौरान मानवीय त्रुटियां लगभग अपरिहार्य हैं।
उदाहरण के लिए, एक गलत सूत्र कई कोशिकाओं को प्रभावित कर सकता है, यदि संपूर्ण स्प्रैडशीट नहीं, तो गलत रिपोर्ट हो सकती है। हानिरहित प्रतीत होने वाली, ऐसी त्रुटियाँ अक्सर गलत परिणाम उत्पन्न कर सकती हैं, जिसकी कीमत कंपनी को लाखों डॉलर चुकानी पड़ती है।
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इन त्रुटियों को ढूँढ़ना और ठीक करना पूरी तरह से एक नई गेंद का खेल है। आप हजारों डेटा सेल में लापता अल्पविराम या दशमलव बिंदु कैसे ढूंढते हैं? यहां तक कि अगर आप समस्या पाते हैं, तो इसे अक्सर कई सेल में ठीक किया जाना चाहिए, जिसमें कई घंटे लग सकते हैं।
3. रीयल-टाइम अपडेट का अभाव
प्रभावी इन्वेंटरी प्रबंधन त्वरित और सटीक निर्णय लेने के लिए रीयल-टाइम डेटा की मांग करता है। हालाँकि, एक्सेल के साथ यह असंभव है क्योंकि आपको प्रत्येक शिपमेंट या बेचे गए उत्पाद के बाद स्प्रेडशीट को मैन्युअल रूप से अपडेट करना होगा। यहां तक कि उपलब्ध स्टॉक और आपूर्ति के लिए उत्सुक सबसे प्रतिबद्ध कर्मचारियों के साथ, आपका एक्सेल डेटा अक्सर एक कदम पीछे होगा।
रीयल-टाइम अपडेट की कमी के कारण व्यवसायों को अक्सर पुराने डेटा के आधार पर निर्णय लेने पड़ते हैं। इससे कई समस्याएं हो सकती हैं, जैसे ओवरस्टॉकिंग या अंडरस्टॉकिंग।
4. सीमित सहयोग
इन्वेंट्री प्रबंधन के लिए प्रभावी सहयोग आवश्यक है क्योंकि यह कई स्रोतों से डेटा से संबंधित है। एक्सेल में कार्यपुस्तिका साझा करने, टिप्पणी करने और तृतीय-पक्ष ऐड-इन्स के अलावा कुछ सहयोग सुविधाएँ हैं। हालाँकि, इन्वेंट्री डेटा का एक साथ अद्यतन करना एक्सेल में एक परेशानी है।
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5. सुरक्षा और डेटा इतिहास की कमी
किसी भी व्यवसाय में, कई हितधारकों को इन्वेंट्री डेटा के विशिष्ट अनुभागों तक पहुंच की आवश्यकता होती है। एक्सेल के साथ काम करते समय यह समस्याग्रस्त हो जाता है क्योंकि यह भूमिका-आधारित पहुँच प्रदान नहीं करता है। इन्वेंट्री स्प्रेडशीट तक पहुंच रखने वाला व्यक्ति या तो इसे पूरी तरह से एक्सेस कर सकता है या बिल्कुल भी नहीं, जिससे संवेदनशील कंपनी की जानकारी की सुरक्षा करना मुश्किल हो जाता है।
भले ही आप Excel में परिवर्तनों को ट्रैक कर सकते हैं, लेकिन बड़े और अधिक जटिल इन्वेंट्री डेटा सेट वाली कंपनियों के लिए यह पर्याप्त नहीं है। यह पता लगाना मुश्किल है कि इन्वेंट्री डेटा में किसने बदलाव किए, क्या बदलाव किए गए और वे कब किए गए.
इस तरह के एक सीमित ऑडिट ट्रेल से किसी के लिए इन्वेंट्री डेटा को धोखाधड़ी गतिविधियों को छिपाने के लिए बदलना आसान हो जाता है, जिससे इन्वेंट्री डेटा की अखंडता दांव पर लग जाती है।
इन्वेंटरी मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर पर स्विच क्यों करें?
यदि आप एक्सेल के साथ अपनी इन्वेंट्री का प्रबंधन करते समय समस्याओं का सामना कर रहे हैं, तो इन्वेंट्री प्रबंधन सॉफ्टवेयर में शिफ्ट होने का समय आ गया है। एक्सेल के विपरीत, यह सॉफ़्टवेयर विशेष रूप से इन्वेंट्री प्रबंधन के लिए डिज़ाइन किया गया है और बिक्री चैनल, रीस्टॉकिंग और वेयरहाउसिंग जैसे इन्वेंट्री प्रबंधन के सभी पहलुओं को मूल रूप से जोड़ता है।
वन-स्टॉप सॉल्यूशन की पेशकश के अलावा, इन्वेंट्री मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर जैसे सिने7 और ज़ोहो इन्वेंटरी सूचनाओं और अलर्ट के साथ प्रक्रिया को स्वचालित करें। वे विशेष रिपोर्टिंग सुविधाएँ प्रदान करते हैं जो बिक्री के रुझान का पूर्वानुमान लगाने में मदद करती हैं और वास्तविक समय के इन्वेंट्री डेटा द्वारा समर्थित निर्णय लेती हैं।
एक्सेल पर इन्वेंटरी मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर के 5 फायदे
नवीनतम इन्वेंटरी प्रबंधन सॉफ्टवेयर एक्सेल पर जबरदस्त लाभ प्रदान करता है। यह ऑटोमेशन और स्केलेबिलिटी की समस्याओं का सामना करता है जो एक्सेल उपयोगकर्ता इन्वेंट्री प्रबंधन सॉफ्टवेयर के साथ बेमानी हो जाते हैं।
यह देखने के लिए कि यह Excel से कैसे बेहतर प्रदर्शन करता है, आइए इन्वेंट्री प्रबंधन ऐप्स के गुण देखें।
1. ऑटोमेशन से कंपनी के समय और संसाधनों की बचत होती है
इन्वेंटरी प्रबंधन सॉफ्टवेयर आरएफआईडी प्रौद्योगिकी या बारकोड स्कैनर का उपयोग करके इन्वेंट्री प्रबंधन को स्वचालित करता है। यह रीऑर्डरिंग को भी स्वचालित करता है। एक बार जब आपकी इन्वेंट्री का स्तर एक निश्चित सीमा तक पहुंच जाता है, तो ओवरस्टॉकिंग या अंडरस्टॉकिंग को रोकते हुए, खरीद ऑर्डर स्वचालित रूप से जेनरेट हो जाते हैं।
प्रक्रिया को स्वचालित करने से चीजें प्रबंधनीय हो जाती हैं, जिससे कंपनी के समय और संसाधनों की बचत होती है। यह एक्सेल से एक कदम ऊपर है, जो बचाए गए समय और संसाधनों को लाभ-सृजन करने वाले प्रयासों के लिए रणनीतिक रूप से निर्दिष्ट करके आपके व्यवसाय को स्केल करना बहुत आसान बनाता है।
2. अधिक विश्वसनीय डेटा
इन्वेंट्री प्रबंधन के अधिकांश पहलुओं को स्वचालित करके, इन्वेंट्री प्रबंधन सॉफ़्टवेयर मानवीय त्रुटियों की संभावना को कम करता है। यह न केवल अधिग्रहीत डेटा को अधिक विश्वसनीय बनाता है, बल्कि यह समय और संसाधनों को भी कम करता है अन्यथा ऑडिटिंग और गलतियों को ठीक करने में खर्च होता है।
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विश्वसनीय डेटा किसी भी व्यवसाय के विकास के लिए महत्वपूर्ण सटीक पूर्वानुमानों का अनुवाद करता है। सटीक डेटा विश्लेषण कंपनियों को पुनर्क्रमित करने और संसाधन आवंटन, लाभप्रदता में सुधार और स्केलेबिलिटी को सक्षम करने के बारे में अच्छी तरह से सूचित निर्णय लेने में मदद कर सकता है।
3. सिस्टम इंटीग्रेशन एक हवा बन जाता है
इन्वेंटरी प्रबंधन सॉफ्टवेयर आपके व्यवसाय के अन्य विभागों, जैसे क्रय, बिक्री, खाते, आदि के साथ एकीकृत कर सकता है। इस तरह के सहज एकीकरण से कंपनियों को विभिन्न विभागों से मैन्युअल रूप से डेटा एकत्र करने और इसे एक्सेल कार्यपुस्तिका में समेकित करने से बचाता है।
स्केलिंग में अक्सर एक साथ कई बिक्री बाज़ारों में व्यापार करना शामिल होता है। एक्सेल के साथ, आपको विभिन्न बिक्री चैनलों के लिए कई इन्वेंट्री कार्यपुस्तिकाओं को बनाना और प्रबंधित करना होगा और उन्हें विश्वसनीय और अद्यतित रखने का प्रयास करना होगा।
एक सूची प्रबंधन सॉफ्टवेयर सभी चैनलों को एकीकृत करके प्रक्रिया को आसान बनाता है। आपको इन्वेंट्री प्रबंधन सॉफ़्टवेयर के साथ इस तरह के बड़े पैमाने के डेटा को प्रबंधित करने की परेशानी से नहीं गुजरना पड़ेगा, क्योंकि यह स्वचालित रूप से डेटा एकत्र करेगा और रीयल-टाइम इन्वेंट्री ट्रैकिंग प्रदान करेगा।
4. आसान पूर्वानुमान और योजना
एक्सेल इन्वेंट्री प्रबंधन अपने मैनुअल इनपुट प्रकृति के कारण जो हो रहा है, उससे पीछे है। आपकी स्प्रैडशीट इन्वेंट्री और वेयरहाउस इन्वेंट्री के बीच यह अंतर प्रभावी पूर्वानुमान, योजना और निर्णय लेने में एक महत्वपूर्ण बाधा बन जाता है। अंततः, व्यवसाय लगातार बढ़ती बाज़ार माँगों को पूरा करने के लिए संघर्ष करते हैं और स्वचालित समाधानों का उपयोग करने वाली कंपनियों के साथ प्रतिस्पर्धा करने में विफल रहते हैं।
इन्वेंट्री प्रबंधन सॉफ़्टवेयर का उपयोग रीयल-टाइम इन्वेंट्री डेटा के साथ इस अंतर को दूर करता है। किसी भी समय, आप कई स्थानों पर अपने इन्वेंट्री स्तर, खरीद ऑर्डर और बहुत कुछ के बारे में जानते हैं। सुलभ वास्तविक समय डेटा की मदद से पूर्वानुमान और योजना आसान और अधिक सटीक हो जाती है।
5. रोल-बेस्ड एक्सेस के साथ बढ़ी हुई डेटा सुरक्षा
एक्सेल के विपरीत, इन्वेंट्री मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर रोल-बेस्ड एक्सेस प्रदान करता है। व्यवस्थापक अलग-अलग अनुमतियों और पहुँच-योग्यता स्तरों वाली भूमिकाएँ असाइन कर सकते हैं।
एक गोदाम प्रबंधक, उदाहरण के लिए, उपलब्ध डेटा तक पहुँचने, रिपोर्ट तैयार करने, आदेश देने, और बहुत कुछ करने की अनुमति के साथ सॉफ़्टवेयर तक पूर्ण पहुँच प्राप्त कर सकता है। उसी समय, डेटा एंट्री क्लर्क केवल डेटा एंट्री स्क्रीन तक ही पहुंच सकता है।
भूमिका-आधारित पहुँच कंपनी पदानुक्रम बनाने और बनाए रखने में मदद करती है और संवेदनशील कंपनी जानकारी की सुरक्षा में सुधार करती है। इसके अलावा, यह ट्रैक करने में मदद करता है कि सिस्टम में क्या बदलाव किए गए, किसने और कब किए। इससे जवाबदेही बढ़ती है और गोपनीयता के उल्लंघन और धोखाधड़ी की संभावना कम हो जाती है।
इन्वेंटरी प्रबंधन ऐप्स आपके व्यवसाय को बढ़ाने में मदद करते हैं
एक्सेल आमतौर पर एक छोटे व्यवसाय के लिए पर्याप्त होता है, खासकर अगर उसके पास विशेष ऐप और सेवाओं पर खर्च करने के लिए नकदी नहीं है। हालाँकि, जब आपका व्यवसाय बढ़ रहा होता है तो यह मापनीयता के लिए एक बाधा है। तो, एक समय आएगा जब ध्यान देने योग्य समस्याएं उत्पन्न होंगी। जब ऐसा समय आता है, विशेष सूची प्रबंधन सॉफ्टवेयर समाधान का हिस्सा होता है।
इन्वेंट्री प्रबंधन सॉफ़्टवेयर के साथ, व्यवसाय प्रक्रिया को स्वचालित करके, मानवीय त्रुटि को दूर करके और सहयोग में सुधार करके अपने इन्वेंट्री का बेहतर प्रबंधन कर सकते हैं। स्वचालन, हालांकि, सूची प्रबंधन तक ही सीमित नहीं होना चाहिए। कंपनियों को हमेशा व्यवसाय के विभिन्न पहलुओं को स्वचालित करके दक्षता और लाभप्रदता में सुधार करने का प्रयास करना चाहिए।