माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में फॉर्म कैसे बनाएं

यदि आप Microsoft Access का उपयोग करते हैं, तो आप अपने डेटाबेस में डेटा जोड़ने के कई तरीके पहले से ही जानते हैं। अधिकांश उपयोगकर्ता तालिका पद्धति का उपयोग करते हैं क्योंकि यह नया डेटा देखने और जोड़ने का सबसे आसान तरीका है। हालाँकि, इसके साथ समस्या यह है कि नया जोड़ने से पहले आपको अपने मौजूदा डेटा से गुजरना होगा।

तालिका पद्धति के साथ आपके मौजूदा डेटा को गलती से संशोधित करने की भी संभावना है।

सौभाग्य से, एक्सेस में कुछ कहा जाता है फार्म जो आपको अपनी तालिकाओं में नया डेटा जोड़ने के लिए एक समय में एक प्रविष्टि पर काम करने देता है। फ़ॉर्म आपके टेबल में नए आइटम को संपादित करने के साथ-साथ स्टोर करने का एक आसान तरीका है, और यदि आप पहले से नहीं हैं तो आपको उनका उपयोग करना शुरू कर देना चाहिए।

1. माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में फॉर्म कैसे बनाएं

इससे पहले कि आप Microsoft Access में कोई प्रपत्र बना सकें, आपको अपने डेटाबेस में कम से कम एक तालिका बनानी चाहिए थी। यह वह तालिका है जिसमें आप अपने नए बनाए गए फ़ॉर्म से डेटा जोड़ेंगे।

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एक बार जब आपकी तालिका कुछ कॉलमों के साथ तैयार हो जाए, तो इसके लिए एक फॉर्म जोड़ने के लिए इन चरणों का पालन करें:

एक्सेस में उस पर क्लिक करके अपनी डेटाबेस तालिका चुनें।
दबाएं बनाएं शीर्ष पर टैब, खोजें फार्म अनुभाग, और चुनें प्रपत्र .
Microsoft Access फ़ील्ड के रूप में आपकी तालिका के सभी स्तंभों के साथ एक नया प्रपत्र बनाएगा।
अब आप इस फ़ॉर्म के साथ अपनी तालिका में संपादित कर सकते हैं और नया डेटा भी जोड़ सकते हैं। अपने टेबल रिकॉर्ड्स के माध्यम से जाने के लिए नीचे दिए गए पेजिनेशन का उपयोग करें।
दबाएं सहेजें अपने नए बनाए गए फॉर्म को सहेजने के लिए ऊपरी-बाएँ कोने में आइकन।
अपने फॉर्म के लिए एक विवरणात्मक नाम दर्ज करें और क्लिक करें ठीक है इसे बचाने के लिए।

2. माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में एक खाली फॉर्म कैसे बनाएं

उपरोक्त विधि एक फॉर्म बनाती है जिसमें आपकी तालिका के सभी कॉलम जोड़े जाते हैं। यदि आप सभी स्तंभों का उपयोग नहीं करना चाहते हैं, तो पहले एक रिक्त प्रपत्र बनाएं, और फिर उन फ़ील्ड का चयन करें जिन्हें आप शामिल करना चाहते हैं।

आप उसी डेटाबेस में अपनी किसी भी तालिका से अपने रिक्त फ़ॉर्म में फ़ील्ड जोड़ सकते हैं। आप इस विधि से अपने फॉर्म में अपने फ़ील्ड का क्रम भी बदल सकते हैं।

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एक्सेस में रिक्त फ़ॉर्म बनाने का तरीका यहां दिया गया है:

एक्सेस में, क्लिक करें बनाएं शीर्ष पर टैब करें और चुनें रिक्त फॉर्म .
फ़ील्ड जोड़ना प्रारंभ करें. दाईं ओर, उस तालिका का चयन करें जिससे आप फ़ील्ड जोड़ना चाहते हैं, फिर उन्हें अपने प्रपत्र में जोड़ने के लिए अलग-अलग फ़ील्ड पर डबल-क्लिक करें।
एक बार जब आपके चुने हुए फ़ील्ड फॉर्म में जुड़ जाते हैं, तो फॉर्म को सेव करने के लिए ऊपरी-बाएँ कोने में सेव आइकन पर क्लिक करें।
अपने फॉर्म के लिए एक नाम टाइप करें और क्लिक करें ठीक है .

3. Microsoft Access में अपने प्रपत्रों में नए फ़ील्ड कैसे जोड़ें?

जब आप अपनी तालिकाएँ अपडेट करते हैं और आप उनमें नए कॉलम जोड़ते हैं, तो वे नए कॉलम स्वचालित रूप से आपके फ़ॉर्म में नहीं जोड़े जाएंगे। इसलिए जब तक आप अपने फ़ॉर्म अपडेट नहीं करते, तब तक आप उन नए कॉलम में डेटा नहीं जोड़ सकते।

एक्सेस में, आप किसी भी समय अपने मौजूदा फ़ॉर्म में नए फ़ील्ड जोड़ सकते हैं।

एक्सेस में अपने फॉर्म पर राइट-क्लिक करें और चुनें लेआउट दृश्य . यह प्रपत्र को लेआउट दृश्य में खोलता है।
दबाएं डिज़ाइन शीर्ष पर टैब करें और चुनें मौजूदा फ़ील्ड जोड़ें से उपकरण अनुभाग। यह आपको अपने फ़ॉर्म में नए फ़ील्ड जोड़ने देगा।
दाईं ओर, आप वे सभी फ़ील्ड देखेंगे जो आपकी तालिका में वर्तमान में हैं। लापता फ़ील्ड पर डबल-क्लिक करें और यह आपके फॉर्म में जुड़ जाएगी।
सेव आइकॉन पर क्लिक करके अपना फॉर्म सेव करें।

4. माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में अपने फॉर्म को कैसे कस्टमाइज़ करें?

आप अपने एक्सेस फ़ॉर्म को कस्टमाइज़ करके डेटा जोड़ने का अपना काम और भी आसान बना सकते हैं। ऐसे कई विकल्प हैं जिन्हें आप अपने प्रपत्रों के लिए निर्दिष्ट कर सकते हैं, ताकि वे आपकी इच्छानुसार कार्य करें।

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उदाहरण के लिए, यदि आपकी तालिका में एक निश्चित कॉलम है जो केवल कुछ मानों को स्वीकार करता है, तो आप उन मानों को ड्रॉपडाउन मेनू में निर्दिष्ट कर सकते हैं ताकि कोई भी डेटा जोड़ते समय उसमें से चयन कर सके।

इस तरह, आप अपनी टेबल में अवांछित डेटा जोड़ने से बच सकते हैं। यहां हम दिखाते हैं कि आप अपने एक्सेस फॉर्म में इन फॉर्म नियंत्रणों में से एक कॉम्बो बॉक्स का उपयोग कैसे कर सकते हैं:

अपने फॉर्म पर डबल-क्लिक करें ताकि यह खुला रहे।
दबाएं डिज़ाइन शीर्ष पर टैब करें और उन नियंत्रणों में से एक चुनें जिन्हें आप अपने फ़ॉर्म में जोड़ना चाहते हैं। चलो चुनते हैं सम्मिश्रण पटी इस उदाहरण के लिए।
अपने फॉर्म पर क्लिक करें जहां आप बॉक्स जोड़ना चाहते हैं।
आपको अपनी स्क्रीन पर एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा। चुनते हैं मैं उन मूल्यों में टाइप करूंगा जो मुझे चाहिए बॉक्स में और हिट अगला .
निम्न स्क्रीन पर, डेटा जोड़ने के लिए इस फॉर्म का उपयोग करते समय वे आइटम टाइप करें जिन्हें कोई भी चुन सकता है। फिर, हिट अगला .
एक्सेस पूछेगा कि आप इस बॉक्स में दर्ज डेटा को कहाँ सहेजना चाहते हैं। को चुनिए उस मान को इस फ़ील्ड में संग्रहीत करें विकल्प चुनें और वह फ़ील्ड चुनें जिसमें आप इस कॉम्बो बॉक्स से डेटा जोड़ना चाहते हैं।
क्लिक अगला , अपने कॉम्बो बॉक्स के लिए एक नाम दर्ज करें, और हिट करें खत्म हो तल पर।
अब आपके फॉर्म में एक ही कॉलम के लिए दो फील्ड होने चाहिए। पुराने फ़ील्ड को राइट-क्लिक करके और चयन करके निकालें हटाएं .
ऊपरी-बाएँ कोने में सेव आइकन पर क्लिक करके अपना फॉर्म सेव करें।

Microsoft Access में फ़ॉर्म के साथ डेटा दर्ज करना आसान बनाएं

फ़ॉर्म सबसे बड़े डेटाबेस में भी डेटा जोड़ने का एक आसान तरीका है। ऐसा इसलिए है क्योंकि, आपके डेटाबेस के आकार से कोई फर्क नहीं पड़ता, आप हमेशा एक समय में केवल एक प्रविष्टि देखेंगे। इससे आपको तालिका में अन्य डेटा की चिंता किए बिना उस प्रविष्टि पर ध्यान केंद्रित करने और उसमें परिवर्तन करने में मदद मिलती है।

Microsoft Access कई प्रकार के डेटाबेस के लिए एक आदर्श विकल्प है। हालाँकि, यह सभी परिदृश्यों में अच्छी तरह से सेवा नहीं दे सकता है। सौभाग्य से, आपके पास चुनने के लिए कई Microsoft Access विकल्प हैं। ये प्रोग्राम आपको कई तरह से अपने डेटाबेस बनाने और प्रबंधित करने देते हैं।

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लेखक के बारे में महेश मकवाना(307 लेख प्रकाशित)

महेश MakeUseOf में टेक राइटर हैं। वह लगभग 8 वर्षों से टेक हाउ-टू गाइड लिख रहे हैं और उन्होंने कई विषयों को कवर किया है। वह लोगों को यह सिखाना पसंद करते हैं कि वे अपने उपकरणों का अधिकतम लाभ कैसे उठा सकते हैं।

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