वीबीए स्क्रिप्ट का उपयोग करके एक्सेल स्प्रेडशीट से ईमेल कैसे भेजें

Microsoft Excel से ईमेल भेजने के लिए केवल कुछ सरल स्क्रिप्ट की आवश्यकता होती है। इस कार्यक्षमता को अपनी स्प्रैडशीट में जोड़ें और आप वास्तव में बढ़ा सकते हैं कि आप एक्सेल में कितना हासिल कर सकते हैं।

हमने बहुत सारे महान एक्सेल मैक्रोज़ को कवर किया है, जो वही काम कर सकते हैं जो वीबीए स्क्रिप्ट कर सकते हैं, लेकिन प्रोग्रामिंग ज्ञान की आवश्यकता के बिना। लेकिन कई उन्नत चीजें हैं जो आप केवल वीबीए के साथ ही कर सकते हैं, जैसे आपकी सभी पीसी जानकारी के साथ एक स्प्रेडशीट रिपोर्ट बनाना।

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एक्सेल से ईमेल क्यों भेजें?

ऐसे कई कारण हैं जिनकी वजह से आप Microsoft Excel के अंदर से एक ईमेल भेजना चाहते हैं।

हो सकता है कि आपके पास ऐसे कर्मचारी हों जो साप्ताहिक आधार पर दस्तावेज़ों या स्प्रैडशीट्स को अपडेट करते हों, और आप उन अपडेट्स के होने के बारे में एक ईमेल सूचना प्राप्त करना चाहते हों। या आपके पास संपर्कों की एक स्प्रेडशीट हो सकती है और आप उन सभी को एक बार में एक ईमेल भेजना चाहते हैं।

आप शायद सोच रहे हैं कि एक्सेल से प्रसारित ईमेल की स्क्रिप्टिंग जटिल होने वाली है। ऐसा बिल्कुल नहीं है।

इस आलेख की तकनीक एक ऐसी सुविधा का उपयोग करेगी जो एक्सेल वीबीए में लंबे समय से उपलब्ध है, सहयोग डेटा ऑब्जेक्ट (सीडीओ)।

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सीडीओ एक मैसेजिंग घटक है जिसका उपयोग विंडोज़ में ओएस की बहुत शुरुआती पीढ़ियों से किया जाता है। इसे CDONTS कहा जाता था, और फिर Windows 2000 और XP के आगमन के साथ, इसे 'Windows 2000 के लिए CDO' से बदल दिया गया। यह घटक माइक्रोसॉफ्ट वर्ड या एक्सेल में आपके वीबीए इंस्टॉलेशन में पहले से ही शामिल है और उपयोग के लिए तैयार है।

घटक का उपयोग करना वीबीए के साथ विंडोज़ उत्पादों के भीतर से ईमेल भेजना बेहद आसान बनाता है। इस उदाहरण में, आप एक ईमेल भेजने के लिए एक्सेल में सीडीओ घटक का उपयोग करेंगे जो एक विशिष्ट एक्सेल सेल से परिणाम देगा।

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चरण 1: एक वीबीए मैक्रो बनाएं

पहला कदम एक्सेल डेवलपर टैब पर जाना है।

डेवलपर टैब के अंदर, पर क्लिक करें डालने नियंत्रण बॉक्स में, और उसके बाद एक आदेश बटन का चयन करें।

इसे शीट में ड्रा करें और फिर पर क्लिक करके इसके लिए एक नया मैक्रो बनाएं मैक्रो डेवलपर रिबन में।

जब आप पर क्लिक करते हैं बनाएं बटन, यह VBA संपादक खोलेगा।

सीडीओ पुस्तकालय में संदर्भ जोड़ें उपकरण > संदर्भ संपादक में।

सूची को तब तक नीचे स्क्रॉल करें जब तक आपको मिल न जाए विंडोज 2000 लाइब्रेरी के लिए माइक्रोसॉफ्ट सीडीओ . चेकबॉक्स को चिह्नित करें और क्लिक करें ठीक है .

जब आप क्लिक करते हैं ठीक है , उस फ़ंक्शन के नाम को नोट करें जहां आप स्क्रिप्ट पेस्ट कर रहे हैं। आपको बाद में इसकी आवश्यकता होगी।

चरण 2: सीडीओ 'से' और 'से' फ़ील्ड सेट करें

ऐसा करने के लिए, आपको सबसे पहले मेल ऑब्जेक्ट बनाने और ईमेल भेजने के लिए आवश्यक सभी फ़ील्ड सेट करने की आवश्यकता है।

ध्यान रखें कि जबकि कई फ़ील्ड वैकल्पिक हैं, से तथा प्रति फ़ील्ड की आवश्यक हैं।

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Dim CDO_Mail As Object
Dim CDO_Config As Object
Dim SMTP_Config As Variant
Dim strSubject As String
Dim strFrom As String
Dim strTo As String
Dim strCc As String
Dim strBcc As String
Dim strBody As String
strSubject = 'Results from Excel Spreadsheet'
strFrom = 'rdube02@gmail.com'
strTo = 'rdube02@gmail.com'
strCc = ''
strBcc = ''
strBody = 'The total results for this quarter are: ' & Str(Sheet1.Cells(2, 1))

इसके बारे में अच्छी बात यह है कि आप कोई भी स्ट्रिंग बना सकते हैं जिसे आप एक पूर्ण ईमेल संदेश को अनुकूलित करना चाहते हैं और उसे असाइन कर सकते हैं स्ट्रबॉडी चर।

का उपयोग करके संदेश के घटकों को एक साथ रखें और किसी भी Microsoft Excel शीट से सीधे ईमेल संदेश में डेटा सम्मिलित करने के लिए स्ट्रिंग, जैसा कि ऊपर दिखाया गया है।

चरण 3: सीडीओ को बाहरी एसएमटीपी का उपयोग करने के लिए कॉन्फ़िगर करें

कोड का अगला भाग वह है जहां आप ईमेल भेजने के लिए किसी बाहरी एसएमटीपी सर्वर का उपयोग करने के लिए सीडीओ को कॉन्फ़िगर करेंगे।

यह उदाहरण जीमेल के माध्यम से एक गैर-एसएसएल सेटअप है। सीडीओ एसएसएल में सक्षम है, लेकिन यह इस लेख के दायरे से बाहर है। यदि आपको एसएसएल का उपयोग करने की आवश्यकता है, तो यह गीथूब में उन्नत कोड मदद कर सकते है।

Set CDO_Mail = CreateObject('CDO.Message')
On Error GoTo Error_Handling
Set CDO_Config = CreateObject('CDO.Configuration')
CDO_Config.Load -1
Set SMTP_Config = CDO_Config.Fields
With SMTP_Config
.Item('http://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/sendusing') = 2
.Item('http://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/smtpserver') = 'smtp.gmail.com'
.Item('http://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/smtpauthenticate') = 1
.Item('http://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/sendusername') = 'email@website.com'
.Item('http://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/sendpassword') = 'password'
.Item('http://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/smtpserverport') = 25
.Item('http://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/smtpusessl') = True
.Update
End With
With CDO_Mail
Set .Configuration = CDO_Config
End With

चरण 4: सीडीओ सेटअप को अंतिम रूप दें

अब जब आपने ईमेल भेजने के लिए SMTP सर्वर से कनेक्शन कॉन्फ़िगर कर लिया है, तो आपको बस इतना करना है कि इसके लिए उपयुक्त फ़ील्ड भरें सीडीओ_मेल वस्तु , और जारी करें भेजना आदेश।

यहां बताया गया है कि आप ऐसा कैसे करते हैं:

CDO_Mail.Subject = strSubject
CDO_Mail.From = strFrom
CDO_Mail.To = strTo
CDO_Mail.TextBody = strBody
CDO_Mail.CC = strCc
CDO_Mail.BCC = strBcc
CDO_Mail.Send
Error_Handling:
If Err.Description '' Then MsgBox Err.Description

कोई पॉप-अप बॉक्स या सुरक्षा चेतावनी संदेश नहीं होगा, जो तब हो सकता है जब आप आउटलुक मेल ऑब्जेक्ट का उपयोग करते हैं।

सीडीओ बस ईमेल को एक साथ रखता है और संदेश को बंद करने के लिए आपके एसएमटीपी सर्वर कनेक्शन विवरण का उपयोग करता है। माइक्रोसॉफ्ट वर्ड या एक्सेल वीबीए स्क्रिप्ट में ईमेल को शामिल करने का यह सबसे आसान तरीका है।

अपने कमांड बटन को इस स्क्रिप्ट से जोड़ने के लिए, कोड एडिटर में जाएं और पर क्लिक करें पत्रक 1 उस वर्कशीट के लिए वीबीए कोड देखने के लिए।

उस फ़ंक्शन का नाम टाइप करें जहां आपने ऊपर स्क्रिप्ट चिपकाई थी।

फोन से एक्सबॉक्स वन में वीडियो स्ट्रीम करें

मुझे अपने इनबॉक्स में प्राप्त होने वाला संदेश ऐसा दिखाई दे रहा है:

ध्यान दें : यदि आपको कोई त्रुटि मिलती है जिसमें लिखा है परिवहन सर्वर से कनेक्ट करने में विफल रहा , सुनिश्चित करें कि आपने नीचे सूचीबद्ध कोड की पंक्तियों में सही उपयोगकर्ता नाम, पासवर्ड, एसएमटीपी सर्वर और पोर्ट नंबर दर्ज किया है SMTP_Config के साथ .

इसे आगे ले जाएं और पूरी प्रक्रिया को स्वचालित करें

एक बटन के स्पर्श में एक्सेल से ईमेल भेजने में सक्षम होने के लिए यह सब ठीक है और अच्छा है। हालांकि, हो सकता है कि आप नियमित रूप से इस कार्यक्षमता का उपयोग करना चाहें, इस स्थिति में प्रक्रिया को स्वचालित करना समझ में आता है।

ऐसा करने के लिए, आपको मैक्रो में बदलाव करना होगा। विजुअल बेसिक एडिटर पर जाएं और हमारे द्वारा एक साथ रखे गए कोड की संपूर्णता को कॉपी और पेस्ट करें।

अगला, चुनें यह कार्यपुस्तिका से परियोजना पदानुक्रम।

कोड विंडो के शीर्ष पर दो ड्रॉपडाउन फ़ील्ड से, चुनें वर्कबुक और चुनें खोलना तरीके ड्रॉपडाउन से।

ऊपर ईमेल स्क्रिप्ट पेस्ट करें निजी उप कार्यपुस्तिका_ओपन () .

जब भी आप एक्सेल फाइल खोलेंगे तो यह मैक्रो चलाएगा।

अगला, खोलें कार्य अनुसूचक .

आप इस उपकरण का उपयोग विंडोज़ को नियमित अंतराल पर स्वचालित रूप से स्प्रेडशीट खोलने के लिए कहने के लिए करने जा रहे हैं, जिस बिंदु पर आपका मैक्रो शुरू किया जाएगा, ईमेल भेज रहा है।

चुनते हैं मूल कार्य बनाएं... से कार्य मेनू और विज़ार्ड के माध्यम से तब तक काम करें जब तक आप उस तक नहीं पहुंच जाते कार्य स्क्रीन।

चुनते हैं एक कार्यक्रम शुरू करें और क्लिक करें अगला .

उपयोग ब्राउज़ अपने कंप्यूटर पर Microsoft Excel का स्थान खोजने के लिए बटन, या पथ को कॉपी और पेस्ट करें प्रोग्राम/स्क्रिप्ट खेत।

फिर, अपने Microsoft Excel दस्तावेज़ में पथ दर्ज करें तर्क जोड़ें खेत।

विज़ार्ड पूरा करें, और आपका शेड्यूलिंग यथावत हो जाएगा।

भविष्य में कुछ मिनटों के लिए कार्रवाई को शेड्यूल करके एक परीक्षण चलाने के लायक है, फिर कार्य में संशोधन करने के बाद आप पुष्टि कर सकते हैं कि यह काम कर रहा है।

ध्यान दें : यह सुनिश्चित करने के लिए कि मैक्रो ठीक से चलता है, आपको अपनी ट्रस्ट सेंटर सेटिंग्स को समायोजित करना पड़ सकता है।

ऐसा करने के लिए, स्प्रैडशीट खोलें और नेविगेट करें फ़ाइल > विकल्प > ट्रस्ट केंद्र .

यहां से क्लिक करें विश्वास केंद्र सेटिंग , और अगली स्क्रीन पर रेडियो डायल को पर सेट करें अवरुद्ध सामग्री के बारे में कभी भी जानकारी न दिखाएं .

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल को अपने लिए काम करें

Microsoft Excel एक अविश्वसनीय रूप से शक्तिशाली उपकरण है, लेकिन इसका अधिकतम लाभ उठाना सीखना थोड़ा डराने वाला हो सकता है। यदि आप वास्तव में सॉफ्टवेयर में महारत हासिल करना चाहते हैं, तो आपको होना चाहिए VBA . के साथ सहज , और यह कोई छोटा काम नहीं है।

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हालाँकि, परिणाम अपने लिए बोलते हैं। अपने बेल्ट के तहत थोड़ा वीबीए अनुभव के साथ, आप जल्द ही माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल को बुनियादी कार्यों को स्वचालित रूप से करने में सक्षम होंगे, जिससे आपको अधिक दबाव वाले मामलों पर ध्यान केंद्रित करने का अधिक समय मिलेगा।

वीबीए के साथ विशेषज्ञता बनाने में समय लगता है, लेकिन अगर आप इसके साथ बने रह सकते हैं तो आपको जल्द ही अपने मजदूरों का फल दिखाई देगा।

शुरू करने के लिए एक शानदार जगह हमारी आधिकारिक है एक्सेल में वीबीए का उपयोग करने पर ट्यूटोरियल . एक बार जब आप ऐसा कर लेते हैं, तो एक्सेल से ईमेल भेजने की यह सरल स्क्रिप्ट बच्चों के खेल की तरह महसूस होगी।

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लेखक के बारे में रयान दुबे(९४२ लेख प्रकाशित)

रयान के पास इलेक्ट्रिकल इंजीनियरिंग में बीएससी की डिग्री है। उन्होंने ऑटोमेशन इंजीनियरिंग में १३ साल, आईटी में ५ साल काम किया है, और अब एक ऐप इंजीनियर हैं। MakeUseOf के एक पूर्व प्रबंध संपादक, उन्होंने डेटा विज़ुअलाइज़ेशन पर राष्ट्रीय सम्मेलनों में बात की है और उन्हें राष्ट्रीय टीवी और रेडियो पर चित्रित किया गया है।

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