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जानकारी एक कहानी बता सकती है यदि आप अपने डेटा को ठीक से सॉर्ट करना जानते हैं। अव्यवस्थित स्प्रेडशीट को देखना केवल आपको भ्रमित करने वाला है, लेकिन Google पत्रक जैसी स्प्रैडशीट आपके डेटा को तार्किक तरीके से क्रमबद्ध करना आसान बनाती है।
Google पत्रक में स्तंभों को क्रमित करने के कुछ भिन्न तरीके हैं, जिनमें फ़िल्टर जोड़ना या एकाधिक स्तंभों के आधार पर क्रमित करना शामिल है। और एक बार सब कुछ क्रमबद्ध हो जाने के बाद, आप अपने डेटा को ग्राफ़ और चार्ट के साथ कल्पना कर सकते हैं ताकि इसे समझना और भी आसान हो सके।
कॉलम के आधार पर Google पत्रक को छाँटना
स्प्रैडशीट कॉलम और पंक्तियों का उपयोग करते हैं। स्तंभ ऊपर से नीचे की ओर जाते हैं, और पंक्तियाँ बाएँ से दाएँ जाती हैं। पंक्तियों को क्रमांकित किया जाता है, और स्तंभों को अक्षरों के साथ संदर्भित किया जाता है। स्प्रैडशीट के बाएँ और शीर्ष किनारों पर क्रमशः संख्याएँ और अक्षर दिखाई देते हैं।
स्प्रैडशीट्स को आमतौर पर संरचित किया जाता है ताकि प्रत्येक पंक्ति सूचना के एक समूह का प्रतिनिधित्व करे, और प्रत्येक कॉलम उस जानकारी के एक टुकड़े का प्रतिनिधित्व करता है। उदाहरण के लिए, यहां Spotify के संगीत डेटाबेस से डेटा का चयन किया गया है:
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प्रत्येक पंक्ति एक गीत का प्रतिनिधित्व करती है। और प्रत्येक कॉलम उस गीत के बारे में जानकारी का प्रतिनिधित्व करता है: कलाकार, गीत का शीर्षक, शैली, और इसी तरह।
यदि आप किसी कॉलम के अक्षर पर होवर करते हैं, तो आपको ड्रॉपडाउन एरो आइकन दिखाई देगा। आप उस कॉलम के साथ की जाने वाली कार्रवाइयों का ड्रॉपडाउन मेनू देखने के लिए तीर पर क्लिक करें।
ड्रॉपडाउन के चौथे खंड को देखते हुए, आप दो देखेंगे शीट क्रमबद्ध करें विकल्प। जब आप उन विकल्पों में से किसी एक पर क्लिक करते हैं, तो Google पत्रक उस कॉलम के सभी डेटा को वर्णानुक्रम में बदल देगा, यह सुनिश्चित करते हुए कि प्रत्येक पंक्ति में सभी डेटा एक साथ चिपक जाता है।
दूसरे शब्दों में, आप उस कॉलम में डेटा के आधार पर पूरे दस्तावेज़ को सॉर्ट कर रहे हैं। आप केवल उस कॉलम को सॉर्ट नहीं कर रहे हैं। आप कार्रवाई ड्रॉपडाउन प्रकट करने के लिए कॉलम हेडर पर राइट-क्लिक भी कर सकते हैं।
दस्तावेज़ को सॉर्ट करने का दूसरा तरीका एकल कक्ष पर क्लिक करना और चयन करना है आंकड़े मेनू बार से। आप वही देख सकते हैं शीट क्रमबद्ध करें इस मेनू के शीर्ष पर उपलब्ध विकल्प।
वे यह भी निर्दिष्ट करते हैं कि स्पष्टता के लिए शीट किस कॉलम को सॉर्ट करेगी।
यदि आप अभी स्प्रैडशीट के साथ शुरुआत कर रहे हैं, तो ये हैं Google पत्रक टेम्प्लेट खोजने के सर्वोत्तम तरीके इसलिए आपको खरोंच से शुरू करने की आवश्यकता नहीं है।
अपने कॉलम को नाम देकर स्पष्ट करें
कच्चे डेटा को देखना भ्रमित करने वाला हो सकता है। यह अज्ञात डेटा के लिए विशेष रूप से सच है, जैसे आप Spotify के संगीत डेटाबेस को ढूंढ सकते हैं।
प्रत्येक स्तंभ के शीर्ष पर एक नाम रखना सहायक होता है, न कि केवल एक अक्षर ताकि आप प्रत्येक स्तंभ की पहचान कर सकें। पहली पंक्ति पर राइट-क्लिक करें और चुनें ऊपर 1 डालें इसके ऊपर एक नई पंक्ति बनाने के लिए। अब इस पंक्ति में अपने प्रत्येक कॉलम के लिए एक नाम टाइप करें।
आप उनकी सामग्री को बेहतर ढंग से पढ़ने के लिए कॉलम की चौड़ाई का आकार भी बदल सकते हैं। यदि आप कॉलम हेडर के दाहिने किनारे पर होवर करते हैं, तो आपको एक दायां तीर दिखाई देगा। कॉलम की चौड़ाई बदलने के लिए उसे खींचें। यह पंक्तियों पर भी काम करता है लेकिन अक्सर इसका उपयोग नहीं किया जाता है।
अब जबकि हमने अपने कॉलमों को नाम दे दिया है, हमें एक और समस्या है। यदि आप स्तंभों को क्रमित करते हैं, तो शेष डेटा के साथ स्तंभ नाम खो जाएंगे क्योंकि पत्रक यह नहीं जानते हैं कि यह नियमित डेटा नहीं है। लेकिन उस पंक्ति को स्थिर करने की एक तरकीब है।
शीर्ष पंक्ति को स्थिर करने के लिए आपको कुछ विशेष चयनित करने की आवश्यकता नहीं है। मेनू से, चुनें देखें > फ़्रीज़ > 1 पंक्ति . यदि आप अपने दस्तावेज़ में नीचे स्क्रॉल करते हैं तो आप देख सकते हैं कि यह काम कर गया। आप देखेंगे कि जमी हुई पंक्ति शीट के शीर्ष पर चिपक जाती है।
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ऐसा करने का एक और तरीका भी है। यदि आप उपरोक्त तस्वीर को देखते हैं, तो आप एक मोटी ग्रे रेखा देखेंगे जो जमी हुई पंक्ति को अलग करती है। यह आमतौर पर खाली सेल में ऊपरी-बाएँ कोने में होता है। आप देख सकते हैं कि स्तंभों को फ़्रीज़ करने के लिए उपयोग किया जाने वाला लंबवत विभक्त अभी भी है।
जमे हुए स्तंभों और पंक्तियों को समायोजित करने के लिए आप उन धूसर रेखाओं को खींच सकते हैं। डिवाइडर को कॉलम या पंक्ति से दूर ले जाते समय, सुनिश्चित करें कि आप डिवाइडर को खींच रहे हैं और कॉलम या पंक्ति का आकार नहीं बदल रहे हैं।
अनेक स्तंभों के आधार पर छाँटकर छिपे हुए संबंधों का पता लगाएं
अपने डेटा को व्यवस्थित करने के लिए एकल कॉलम के आधार पर छाँटना एक शानदार तरीका है। यदि आप गानों या एल्बमों की वर्णमाला सूची देखना चाहते हैं, तो आपको बस इतना ही चाहिए। लेकिन अगर आप डेटा का विश्लेषण करना चाहते हैं, तो यह कई कॉलमों के आधार पर छाँटने में मदद करता है।
उदाहरण के लिए, मान लें कि आप देखना चाहते हैं कि प्रत्येक एल्बम में सबसे लोकप्रिय गीत कौन से हैं। करने के लिए पहली बात यह है कि अपने सभी डेटा का चयन करना है। आप ऊपरी-बाएँ कोने में खाली सेल पर क्लिक करके या दबाकर ऐसा कर सकते हैं Ctrl + ए . अगला, चुनें श्रेणी क्रमबद्ध करें से आंकड़े मेनू बार में ड्रॉपडाउन।
क्लिक डेटा में हेडर पंक्ति है अक्षरों के बजाय फ़्रीज़ किए गए स्तंभ शीर्षक देखने के लिए। यह बहुत मदद करता है यदि आपके पास कई कॉलम हैं, जैसे इस स्प्रेडशीट में जो ए से जेड तक जाती है।
अगला चरण उस पहले कॉलम का चयन करना है जिसे आप क्रमबद्ध करना चाहते हैं। तब दबायें एक और सॉर्ट कॉलम जोड़ें और दूसरा चुनें। आप जितने चाहें उतने कॉलम के आधार पर छाँट सकते हैं। और आप उन्हें अलग-अलग दिशाओं में क्रमबद्ध कर सकते हैं। इस उदाहरण में, लोकप्रियता को उच्च से निम्न में क्रमबद्ध किया जाता है ताकि हम सबसे लोकप्रिय ट्रैक को पहले देख सकें।
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जिस क्रम में आप कॉलम जोड़ते हैं वह महत्वपूर्ण है क्योंकि Google पत्रक उन्हें उसी क्रम में क्रमबद्ध करेगा। इसलिए यदि हमने पहले लोकप्रियता को चुना, फिर हमने बाद में एल्बमों को चुना, तो हमें लोकप्रियता के क्रम में सभी गीतों की एक सूची मिलेगी। फिर जिन एल्बमों में समान लोकप्रियता वाले गाने होंगे, उन्हें वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध किया जाएगा।
इसके बजाय हम यह करना चाहते हैं कि पहले नाम के आधार पर एल्बमों को समूहित करें, फिर उस एल्बम के भीतर से सबसे अधिक लोकप्रियता वाले गीतों को खोजें।
अपनी स्प्रैडशीट को इस तरह से क्रमित करना केवल शुरुआत है कि आप Google पत्रक के साथ क्या कर सकते हैं। अधिक जानने के लिए, इन्हें देखें शक्तिशाली Google पत्रक स्क्रिप्ट .
फिल्टर के साथ नेक्स्ट लेवल पर जाएं
अब जबकि आपने कॉलम को क्रमित करना सीख लिया है, तो अगला चरण यह है कि उन्हें कैसे फ़िल्टर किया जाए। छँटाई के साथ छनन वास्तव में अच्छी तरह से काम करता है क्योंकि यह आपको विशिष्ट डेटा की खोज करने और दिखाए गए डेटा को सीमित करने देता है।
उदाहरण के लिए, आप एक कलाकार की खोज कर सकते हैं और उनके एल्बमों को वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध कर सकते हैं। या, आप शीट को केवल 0.8 या उससे अधिक के डांसबिलिटी स्कोर वाले गाने दिखाने के लिए फ़िल्टर कर सकते हैं और कुछ नहीं।
आप क्लिक करके फ़िल्टरिंग सक्रिय कर सकते हैं एक फ़िल्टर बनाएं से आंकड़े मेनू बार में ड्रॉपडाउन। फिर कॉलम शीर्षक उनके आगे तीन पंक्तियों वाला एक आइकन दिखाएगा। यदि आप इस आइकन पर क्लिक करते हैं, तो खोज और फ़िल्टर विकल्पों वाला एक मेनू आपके लिए एक्सप्लोर करने के लिए पॉप अप होगा
बधाई हो! अब आप एक पेशेवर की तरह अपने डेटा को प्रबंधित करने के एक कदम और करीब आ गए हैं।
साझा करना साझा करना कलरव ईमेल अपने जीवन के हर हिस्से को व्यवस्थित रखने के लिए Google पत्रक का उपयोग कैसे करेंआपको अपने जीवन को व्यवस्थित करने के लिए चमकदार नए ऐप्स और वेबसाइटों की आवश्यकता नहीं है। आपको बस Google पत्रक और ये भरोसेमंद टेम्पलेट चाहिए।
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ली एक पूर्णकालिक खानाबदोश और कई जुनून और रुचियों के साथ एक बहुश्रुत है। उनमें से कुछ जुनून उत्पादकता, व्यक्तिगत विकास और लेखन के इर्द-गिर्द घूमते हैं।
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