अपने कार्यों को प्राथमिकता देने के लिए 80/20 समय प्रबंधन नियम का उपयोग करें

आप अपना समय अधिकतम कैसे करते हैं? क्या आप समय प्रबंधन अनुप्रयोगों का उपयोग करते हैं? क्या आप आगे की योजना बनाते हैं और अपने शेड्यूल के शीर्ष पर बने रहते हैं? या आप अपने कार्यों को प्राथमिकता देते हैं? यदि आपने इन चीजों को आजमाया है और अभी भी अपने समय का प्रभावी उपयोग करने में परेशानी हो रही है, तो शायद आपको बदलाव की जरूरत है।

80/20 नियम समय प्रबंधन के लिए एक और विकल्प है और, छोटे समायोजन के साथ, यह आपका आदर्श समाधान हो सकता है।

80/20 नियम वास्तव में क्या है?

80/20 नियम को परेतो सिद्धांत के रूप में भी जाना जाता है। अवधारणा की उत्पत्ति इतालवी अर्थशास्त्री विलफ्रेडो पारेतो के साथ हुई थी। उन्होंने देखा कि देश की 80 प्रतिशत भूमि पर केवल 20 प्रतिशत जनसंख्या का स्वामित्व है। इसने पारेतो को इस असंतुलन की और जांच करने के लिए प्रेरित किया और यह अन्य क्षेत्रों से कैसे संबंधित है।

वर्षों बाद, जोसेफ जुरान नामक एक सलाहकार ने इस अवधारणा को व्यवसाय में लागू किया और इसे पारेतो सिद्धांत करार दिया। द इकोनॉमिस्ट ऑनलाइन . से :

उदाहरण के लिए, जुरान ने गुणवत्ता नियंत्रण के सिद्धांत का विस्तार करते हुए कहा कि उत्पादन में अधिकांश दोष सभी दोषों के कारणों के एक छोटे प्रतिशत का परिणाम हैं - जिसे उन्होंने 'महत्वपूर्ण कुछ और तुच्छ कई' के रूप में वर्णित किया।

इन्वेस्टोपेडिया के अनुसार , इस का मतलब है कि:

बिक्री की मात्रा का 80 प्रतिशत उत्पाद लाइन में 20 उत्पादों से आता है।
कंपनी के राजस्व का 80 प्रतिशत उसके 20 प्रतिशत ग्राहकों से आता है।
कंपनी के उत्पादन का 80 प्रतिशत उसके कर्मचारियों के 20 प्रतिशत से आता है।

पारेतो सिद्धांत के लिए समय प्रबंधन सबसे आम उपयोग है, क्योंकि ज्यादातर लोग सबसे महत्वपूर्ण कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने के बजाय अपना समय कम से कम फैलाते हैं।

इस सब को ध्यान में रखते हुए, सिद्धांत को समय प्रबंधन से जोड़ने का मतलब है कि आपके उत्पादन का 80 प्रतिशत आपके समय के केवल 20 प्रतिशत से आ सकता है। अब सवाल यह है कि आप इसे कैसे पूरा करते हैं? यहां चार चीजें हैं जो आप कर सकते हैं।

अक्सर अपने कार्यों का मूल्यांकन करें

यदि 80 प्रतिशत परिणाम 20 प्रतिशत प्रयास से आते हैं, तो इसका मतलब है कि 80 प्रतिशत प्रभाव आपके 20 प्रतिशत कार्यों से आएगा। इसलिए अपने 20 प्रतिशत कार्यों की पहचान करें जो आपके द्वारा खोजे गए 80 प्रतिशत परिणामों को प्राप्त करेंगे।

छवि क्रेडिट: शटरस्टॉक के माध्यम से एस्टेफन

अपने कार्यों की समीक्षा करते समय, स्वयं से ये प्रश्न पूछें:

क्या मेरी सूची में प्रत्येक कार्य को अत्यावश्यक के रूप में लेबल किया गया है?
क्या मेरी सूची के कार्य मेरे अधिकार क्षेत्र में हैं या वे कहीं और हैं?
क्या मैं कुछ विशेष प्रकार के कार्यों पर बहुत अधिक समय व्यतीत कर रहा हूँ?
क्या ऐसे कार्य हैं जिन्हें मुझे सौंपना चाहिए?
क्या ये सभी कार्य वास्तव में समग्र परिणाम के लिए आवश्यक हैं?

अपने लक्ष्यों का लगातार आकलन करें

आपके लक्ष्य और कार्य आपस में जुड़े हो सकते हैं, लेकिन हमेशा नहीं। कुछ पूरी तरह से अलग हो सकते हैं। इसलिए अपने लक्ष्यों और उन्हें पूरा करने के लिए आवश्यक गतिविधियों के बारे में सोचें। याद रखें कि उनमें से 80 प्रतिशत लक्ष्य केवल 20 प्रतिशत आवश्यक गतिविधियों के साथ प्राप्त किए जा सकते हैं।

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यहां फिर से, एक सूची लें और देखें कि कौन सी 20 प्रतिशत गतिविधियां आपको अपने अधिकांश उद्देश्यों के करीब ले जाती हैं। इन कुछ उदाहरणों को देखें और देखें कि क्या आप संबंधित कर सकते हैं:

कैसे बताएं कि क्या आपको स्नैपचैट पर ब्लॉक किया गया है

अगर मैं आज देर से काम करता हूं (20 प्रतिशत गतिविधि), तो मैं अपनी कार्य सूची में आइटम को समाप्त कर सकता हूं, बॉस को खुश कर सकता हूं, और कल (80 प्रतिशत लक्ष्य) निकाल सकता हूं।
अगर मैं आज दोपहर के भोजन के लिए अपने डेस्क पर खाने के लिए सलाद बनाता हूं (20 प्रतिशत गतिविधि), तो मैं उस कार्य पर काम कर सकता हूं, समय सीमा को पार कर सकता हूं और अपने वजन घटाने के लक्ष्य (80 प्रतिशत लक्ष्य) के करीब पहुंच सकता हूं।
यदि मैं नियमित बैठकें (20 प्रतिशत गतिविधि) निर्धारित करता हूं, तो मैं टीम संचार बढ़ा सकता हूं, एक अधिक सफल परियोजना कर सकता हूं, और एक बेहतर नेता (80 प्रतिशत लक्ष्य) बन सकता हूं।

अपना प्राइम टाइम निर्धारित करें

हर किसी के पास दिन के दौरान विशिष्ट समय होता है जब वे सबसे अधिक उत्पादक होते हैं। आप सुबह 9 बजे से 11 बजे के बीच अपना सर्वश्रेष्ठ काम कर सकते हैं। या आप दोपहर 3 बजे से शाम 5 बजे के बीच अधिक काम कर सकते हैं। आप सबसे ऊर्जावान, केंद्रित और उत्पादक कब महसूस करते हैं?

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निर्धारित करें कि आपका प्राइम टाइम कब है और इसका उपयोग आपके द्वारा पहचाने गए कार्यों और लक्ष्यों के 20 प्रतिशत से निपटने के लिए करें। यह सुनिश्चित करेगा कि आप दिन का अपना सबसे अधिक उत्पादक समय सर्वोत्तम परिणामों के लिए आवश्यक कार्यों और गतिविधियों पर खर्च कर रहे हैं।

विकर्षणों को पहचानें और दूर करें

चाहे आप हर दिन ऑफिस जाते हों या घर से काम करते हों, हर जगह ध्यान भंग होता है। वे बुरे, छोटे-छोटे व्यवधान फोकस की हानि, विलंबित कार्यों और आपकी उत्पादकता में समग्र कमी का कारण बन सकते हैं।

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80/20 नियम अवधारणा का उपयोग करते हुए, फ्रेशबुक का अनुमान :

आपका 80 प्रतिशत विकर्षण 20 प्रतिशत स्रोतों से आता है।

उन विकर्षणों को लेने और उन्हें समाप्त करने के लिए, आपको पहले उन्हें पहचानना होगा। आपकी सूची कुछ इस तरह दिख सकती है:

ईमेल की झड़ी
इनकमिंग फोन कॉल्स
अनियोजित आगंतुक
प्यास या भूख
सोशल मीडिया नोटिफिकेशन

आपके पास विकर्षणों की अपनी सूची होने के बाद, इसकी समीक्षा करें और देखें कि कौन-से लोग आपको सबसे अधिक बाधित करते हैं। आप शायद पाएंगे कि केवल दो या तीन (20 प्रतिशत) ही समस्या के थोक (80 प्रतिशत) हैं। फिर उन रुकावटों को दूर करने के तरीकों को शामिल करें। यहाँ कुछ सुझाव हैं:

ईमेल पर काम करने के लिए विशिष्ट समय को ब्लॉक करें।
गैर-जरूरी कॉल को वॉइसमेल पर जाने दें.
अपने कार्यालय का दरवाजा बंद करो।
एक पेय और नाश्ता हाथ में लें।
काम के दौरान सोशल मीडिया से दूर रहें।
टाइमर ऐप का उपयोग करें आपके कार्य सत्र के साथ-साथ आपके ब्रेक के समय के लिए।

क्या आपने 80/20 नियम की कोशिश की है?

परेतो सिद्धांत कुछ उद्योगों और उपयोगों में सफलता ला सकता है, लेकिन क्या यह आपके लिए काम कर सकता है? यदि आपने 80/20 नियम को बहुत सफलता के साथ आजमाया है, तो क्या आप इसका उपयोग करना जारी रखते हैं? इसके विपरीत, यदि आपने इस अवधारणा को नकारात्मक परिणामों के साथ आज़माया है, तो क्या आप जानते हैं कि क्या गलत हुआ?

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लेखक के बारे में सैंडी रिटेनहाउस(४५२ लेख प्रकाशित)

सूचना प्रौद्योगिकी में बीएस के साथ, सैंडी ने आईटी उद्योग में कई वर्षों तक प्रोजेक्ट मैनेजर, डिपार्टमेंट मैनेजर और पीएमओ लीड के रूप में काम किया। उसने तब अपने सपने का पालन करने का फैसला किया और अब प्रौद्योगिकी के बारे में पूर्णकालिक लिखती है।

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