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यदि आप कंप्यूटर पर, लोगों की टीम में काम करते हैं, या यदि आप एक फ्रीलांसर हैं, तो ड्रॉपबॉक्स अब आपके जीवन का डिफ़ॉल्ट हिस्सा है। परंतु ड्रॉपबॉक्स आपकी कार्य फ़ाइलों को सहेजने और सिंक करने के लिए केवल एक स्थान से कहीं अधिक है अपने लैपटॉप और मोबाइल उपकरणों के बीच।
ड्रॉपबॉक्स परियोजनाओं पर सहयोग करने, दस्तावेज एकत्र करने और महत्वपूर्ण फाइलों को साझा करने के लिए एक पारिस्थितिकी तंत्र में बदल गया है। लेकिन जैसे-जैसे आपका पूरा कार्य जीवन ड्रॉपबॉक्स में चला जाता है, ड्रॉपबॉक्स के विभिन्न भागों को प्रबंधित करना मुश्किल हो सकता है। जब आप अपनी फ़ाइलों को साझा करना चाहते हैं तो सरलीकृत फ़ोल्डर संरचना निश्चित रूप से मदद नहीं करती है। यहीं से हमारे टिप्स और ट्रिक्स आते हैं।
1. तुरंत कोई भी फाइल किसी के साथ साझा करें
ड्रॉपबॉक्स में आपके ड्रॉपबॉक्स खाते से फ़ाइलें साझा करने के लिए एक अलग प्रणाली हुआ करती थी। आपको सार्वजनिक फ़ोल्डर का उपयोग करना था और यह स्वचालित रूप से फ़ोल्डर में किसी भी चीज़ के लिए सार्वजनिक लिंक उत्पन्न करेगा। अब, ड्रॉपबॉक्स ने वर्कफ़्लो को सरल बना दिया है।
ड्रॉपबॉक्स पर फ़ाइल या फ़ोल्डर साझा करने के कई तरीके हैं।
किसी फ़ाइल को देखते समय, आप शीघ्रता से इस पर जा सकते हैं साझा करना अनुभाग और एक लिंक बनाएँ। अब लिंक वाला कोई भी व्यक्ति फ़ाइल तक पहुंच सकता है।
यदि आप किसी फ़ाइल या फ़ोल्डर में लोगों के साथ सहयोग करना चाहते हैं, तो उन्हें सीधे ड्रॉपबॉक्स साझाकरण में जोड़ना सबसे अच्छा है।
2. हटाई गई फ़ाइलें पुनर्स्थापित करें
ड्रॉपबॉक्स से गलती से एक फ़ाइल हटा दी गई? चिंता न करें, इसे वापस पाने का एक आसान तरीका है, बशर्ते इसे हटाने की प्रक्रिया को 30 दिन से कम समय हो गया हो। यदि आप हटाई गई फ़ाइलों को 120 दिनों तक रखना चाहते हैं, तो आपको अपग्रेड करना होगा ड्रॉपबॉक्स प्रोफेशनल .
ड्रॉपबॉक्स वेबसाइट खोलें, पर जाएं फ़ाइलें अनुभाग और क्लिक करें हाल ही में हटाया गया . अपने कंप्यूटर पर रीसायकल बिन की तरह, आपको उन फ़ाइलों की एक सूची दिखाई देगी, जिन्हें आपने हाल ही में हटा दिया है। रेवेनेंट फाइलों का चयन करें और पर क्लिक करें पुनर्स्थापित उन्हें उनके मूल स्थान पर वापस लाने के लिए बटन।
3. किसी फ़ाइल के पुराने संस्करण पर वापस लौटें
ड्रॉपबॉक्स की सबसे अच्छी विशेषताओं में से एक इसका संशोधन इतिहास है। यदि आप एक लेखक या संपादक हैं, तो आप उस आसानी की सराहना करेंगे जिसके साथ आप उसी दस्तावेज़ के पुराने संस्करण पर तुरंत वापस जा सकते हैं।
फ़ाइल के आगे मेनू बटन पर क्लिक करें और चुनें संस्करण इतिहास . आपको ड्रॉपबॉक्स द्वारा सहेजी गई फ़ाइल के प्रत्येक भिन्न संस्करण की एक सूची दिखाई देगी, साथ ही टाइम स्टैम्प और परिवर्तन करने वाले उपयोगकर्ता के साथ। इसका पूर्वावलोकन करने के लिए एक संस्करण पर क्लिक करें। उपयोग पुनर्स्थापित उस पर वापस स्विच करने के लिए बटन।
4. अनुरोध फ़ाइलें
यदि आप अलग-अलग उपयोगकर्ताओं से विभिन्न प्रकार की फ़ाइलें एकत्र करने के लिए ड्रॉपबॉक्स का उपयोग कर रहे हैं, तो अनुरोध फ़ाइलें सुविधा आपका बहुत समय बचाएगी। इस फीचर का इस्तेमाल करके आप एक लिंक और उससे जुड़ा एक यूनिक फोल्डर बना सकते हैं।
आप यह लिंक किसी को भी भेज सकते हैं और वे किसी भी फाइल को फोल्डर में जोड़ सकते हैं। उन्हें ड्रॉपबॉक्स उपयोगकर्ता होने की भी आवश्यकता नहीं है।
साइडबार से, पर क्लिक करें फ़ाइल अनुरोध और फिर का उपयोग करें अनुरोध फ़ाइलें आरंभ करने के लिए बटन। फ़ोल्डर का नाम दर्ज करें, जहां इसे सहेजना है, एक समय सीमा निर्धारित करें, लिंक उत्पन्न करें और इसे साथ भेजें!
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5. त्वरित पहुँच के लिए महत्वपूर्ण फ़ोल्डरों को तारांकित करें
ड्रॉपबॉक्स आपकी सभी महत्वपूर्ण कार्य फाइलों, संग्रह दस्तावेजों, घरेलू दस्तावेजों और यहां तक कि आपकी फोटो लाइब्रेरी का भंडार हो सकता है। यदि आप इसे व्यवस्थित करने के लिए ड्रॉपबॉक्स की फ़ोल्डर संरचना का उपयोग करते हैं, तो आप सही फ़ोल्डर खोजने में बहुत समय व्यतीत करेंगे।
यह वह जगह है जहां तारांकन आता है। कुछ ऐसे फ़ोल्डर चुनें जिनका आप अक्सर उपयोग करते हैं और सितारा उन्हें। अगली बार जब आप ड्रॉपबॉक्स वेबसाइट या ऐप खोलेंगे, तो आपको ये फोल्डर सबसे ऊपर दिखाई देंगे।
6. ऑफ़लाइन उपयोग के लिए फ़ाइलें सहेजें
आप हर समय इंटरनेट से कनेक्ट नहीं रह सकते हैं। ऑफ़लाइन उपयोग के लिए कुछ महत्वपूर्ण फ़ाइलों को सहेजना एक अच्छा विचार है। यदि आप ड्रॉपबॉक्स बेसिक खाते का उपयोग कर रहे हैं, तो आप अलग-अलग फाइलों को ऑफ़लाइन (आईओएस और एंड्रॉइड ऐप का उपयोग करके) मुफ्त में सहेज सकते हैं। फ़ोल्डरों को सहेजने के लिए, आपको ड्रॉपबॉक्स प्रोफेशनल खाते में अपग्रेड करना होगा।
जब आप कोई फ़ाइल देख रहे हों तो मेनू बटन पर टैप करें और पर टैप करें ऑफ़लाइन उपलब्ध कराएं अपने डिवाइस पर फ़ाइल को सहेजने के लिए बटन।
7. संग्रहण स्थान बचाने के लिए चयनात्मक सिंक का उपयोग करें
एक बार जब आप अपने मैक या विंडोज पीसी पर ड्रॉपबॉक्स स्थापित कर लेते हैं, तो यहां जाएं समायोजन और ढूंढो चयनात्मक सिंक विकल्प। इस सुविधा का उपयोग करके, आप अपने संपूर्ण ड्रॉपबॉक्स खाते के बजाय अपने कंप्यूटर के साथ केवल कुछ चयनित फ़ोल्डरों को सिंक करना चुन सकते हैं।
यह सुनिश्चित करने का एक अच्छा तरीका है कि आपका फोटो बैकअप या अन्य बड़ी फाइलें आपके कंप्यूटर पर जगह नहीं लेती हैं।
8. डायरेक्ट डाउनलोड लिंक पाने के लिए यूआरएल बदलें
फ़ाइल का पूर्वावलोकन करने के लिए ड्रॉपबॉक्स के UI को बायपास करने के लिए यहां एक अच्छा सा हैक है। एक पॉपअप को चकमा देने के बजाय जो आपको ड्रॉपबॉक्स में साइन इन करने के लिए कहता है, बस URL को थोड़ा बदल दें। ड्रॉपबॉक्स साझा URL के अंत में, ' डीएल = 0 ' साथ जुड़ा ' डीएल = 1 '। पुनः लोड करें और फ़ाइल तुरंत डाउनलोड हो जाएगी।
9. 2-फैक्टर ऑथेंटिकेशन और पिन लॉक का उपयोग करें
यदि आप मेरी तरह हैं, तो आप ड्रॉपबॉक्स का उपयोग न केवल महत्वपूर्ण दस्तावेजों को सिंक करने के लिए कर रहे हैं, बल्कि 1Password जैसी सेवाओं के लिए एक पासवर्ड वॉल्ट भी कर रहे हैं। इसका मतलब है कि आप अपने ड्रॉपबॉक्स खाते की सुरक्षा करना चाहेंगे। और एक जटिल पासवर्ड पर्याप्त नहीं है।
सबसे अच्छी चीज जो आप कर सकते हैं वह है 2 फैक्टर ऑथेंटिकेशन (एसएमएस ओटीपी या गूगल ऑथेंटिकेटर के साथ) को सक्षम करना। अपने पर जाओ व्यक्तिगत सेटिंग > सुरक्षा और चालू करो दो-चरणीय सत्यापन .
अपने iPhone या Android फ़ोन पर, पर जाएँ समायोजन ड्रॉपबॉक्स ऐप का सेक्शन और लॉक फीचर को इनेबल करें। आप अपने iPhone X पर पिन लॉक, फिंगरप्रिंट या यहां तक कि फेस आईडी प्रमाणीकरण का उपयोग कर सकते हैं।
10. दस्तावेज़ों को सीधे ड्रॉपबॉक्स में स्कैन करें
ड्रॉपबॉक्स शायद वह जगह है जहां आपके स्कैन किए गए दस्तावेज़ समाप्त होते हैं। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप एक तिहाई का उपयोग करते हैं पार्टी स्कैनर ऐप जैसे कैमस्कैनर . अब, आप बिचौलिए को काट सकते हैं और अपने iPhone या Android स्मार्टफोन पर ड्रॉपबॉक्स ऐप का उपयोग करके सीधे स्कैन किए गए दस्तावेज़ अपलोड कर सकते हैं।
ऐप को ओपन करने के बाद पर टैप करें + बटन और चुनें दस्तावेज़ स्कैन करें . एक तस्वीर को कैप्चर करने और उसे स्कैन किए गए दस्तावेज़ प्रारूप में बदलने के लिए स्क्रीन पर दिए गए संकेतों का पालन करें। फिर, चुनें कि आप दस्तावेज़ को कहाँ सहेजना चाहते हैं।
अब, मास्टर ड्रॉपबॉक्स पेपर
अब जब आपने ड्रॉपबॉक्स को पकड़ लिया है, तो ड्रॉपबॉक्स पेपर को लेने का समय आ गया है। पेपर Google डॉक्स के लिए ड्रॉपबॉक्स का उत्तर है। यह दस्तावेज़ सहयोग उपकरण पर एक आधुनिक रूप है और यह वास्तव में काफी अच्छा है। कई मायनों में (डिज़ाइन, उल्लेख, अंतर्निहित कार्य प्रबंधन), यह Google डॉक्स से बिल्कुल बेहतर है।
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खामोश पाठक एक स्वतंत्र प्रौद्योगिकी लेखक और उपयोगकर्ता अनुभव डिजाइनर हैं। जब वह लोगों को उनकी वर्तमान तकनीक का सर्वोत्तम उपयोग करने में मदद नहीं कर रहा है, तो वह ग्राहकों को बेहतर ऐप्स और वेबसाइट डिजाइन करने में मदद कर रहा है। अपने खाली समय में, आप उसे नेटफ्लिक्स पर कॉमेडी स्पेशल देखते हुए और एक बार फिर से एक लंबी किताब के माध्यम से प्राप्त करने की कोशिश करते हुए पाएंगे। वह ट्विटर पर @pixeldetective हैं।
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