Google डिस्क पर साझा की गई फ़ाइलों को प्रबंधित करने के लिए 10 युक्तियाँ

Google डिस्क पर दस्तावेज़ साझा करना अब कोई नई बात नहीं है. और यह केवल बेहतर हुआ है क्योंकि दूरस्थ कार्य दुनिया के सभी कोनों को छूता है। यह हमारे लिए अच्छी खबर है क्योंकि एक साधारण Google डिस्क साझा फ़ोल्डर विविध डोमेन में कई सहयोगी विचारों को खोलता है।

क्या आप अभी भी इसे लटका रहे हैं? इन दस युक्तियों से आपको साझा की गई फ़ाइलों को आज से थोड़ा बेहतर प्रबंधित करने में मदद मिलेगी।

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Google डिस्क साझाकरण की मूल बातें

आप कोई भी फाइल या फोल्डर शेयर कर सकते हैं। लेकिन आपको उन लोगों पर ध्यान देना होगा जिनके साथ आप साझा कर रहे हैं और Google डिस्क पर आपके द्वारा साझा की जाने वाली अनुमतियों के स्तर पर ध्यान देना होगा।

दो मिनट का वीडियो प्रक्रिया को सारांशित करता है।

स्वामी के रूप में, आप दूसरों को किसी फ़ाइल का पूर्ण स्वामित्व, या देखने और संपादित करने का कुछ स्तर एक्सेस दे सकते हैं।

• संपादित कर सकते हैं: जिस सहयोगी स्प्रेडशीट पर आप अपनी टीम के साथ काम कर रहे हैं।
• टिप्पणी कर सकते हैं: आप जो किताब का मसौदा लिख ​​रहे हैं। अन्य लोग फ़ाइल को देख और जोड़ सकते हैं, लेकिन उसे संपादित नहीं कर सकते। फ़ोल्डर में टिप्पणी नहीं है।
• देख सकते हैं: सप्ताहांत पार्टी का निमंत्रण आपने अभी-अभी प्रेजेंटेशन के साथ बनाया है।

यहां एक चार्ट दिया गया है जो किसी दर्शक, टिप्पणीकार, संपादक या स्वामी के लिए एक्सेस की तुलना करता है:

स्रोत: गूगल समर्थन

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1. साझा फ़ाइलों की प्रतिलिपि, डाउनलोड और प्रिंट को अक्षम कैसे करें?

आप साझा की गई फ़ाइलों को डाउनलोड करने, प्रिंट करने और कॉपी करने की अनुमति नहीं दे सकते। उन्नत सूचना अधिकार प्रबंधन सुविधा इन विकल्पों को दर्शक के मेनू से हटा देती है। यह आपके दस्तावेज़ों पर नियंत्रण की एक और परत है।

गूगल ड्राइव खोलें। साझा की गई फ़ाइल का चयन करें और क्लिक करें साझा करना शीर्ष दाईं ओर आइकन।

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पर लोगों और समूहों के साथ साझा करें संवाद बॉक्स में, सहयोगियों का नाम जोड़ें। नाम फ़ील्ड के आगे ड्रॉपडाउन से अपने सहयोगियों का अनुमति स्तर सेट करें। Google डिस्क की साझाकरण अनुमतियां हैं संपादक , दर्शक , टिप्पणी .

एक अधिसूचना और एक व्यक्तिगत संदेश भेजना वैकल्पिक है। अब, आप डाउनलोड, प्रिंटिंग, या साझा की गई फ़ाइल की प्रतिलिपि को अक्षम करना चाह सकते हैं। दो और अनुमतियों को प्रदर्शित करने के लिए गियर आइकन पर क्लिक करें जिन्हें आप अपने दस्तावेज़ की गोपनीयता को मजबूत करने के लिए अनचेक कर सकते हैं।

तीर पर एक क्लिक के साथ पिछले संवाद पर वापस आएं और फिर फ़ाइल को अपने सहयोगी को भेजें।

दर्शक देखेंगे निर्यात विकल्प अक्षम फ़ाइल और संपादन मेनू के शीर्ष पर अधिसूचना। विशिष्ट दस्तावेज़ों, स्प्रैडशीट्स और प्रस्तुतियों के लिए प्रतिलिपि बनाएँ, प्रिंट करें और डाउनलोड विकल्प भी धूसर हो गए हैं।

ध्यान दें कि जिनके पास 'संपादन' अनुमतियाँ हैं वे अभी भी आपकी फ़ाइल को डाउनलोड, प्रिंट और कॉपी करने में सक्षम होंगे, भले ही यह सेटिंग चालू हो।

2. गैर-Google उपयोगकर्ताओं के साथ एक फ़ोल्डर साझा करें

Google डिस्क फ़ोल्डर या दस्तावेज़ देखने के लिए आपके मित्रों और सहकर्मियों को Google खाते की आवश्यकता नहीं है। आप उनके ईमेल पते पर एक आमंत्रण भेज सकते हैं। या साझा करने योग्य लिंक का उपयोग करें।

गैर-Google खाता उपयोगकर्ता और सहयोगी केवल आपके द्वारा सेट की गई अनुमति के बावजूद फ़ाइल देख सकते हैं।

सार्वजनिक लिंक के माध्यम से साझा करना संवेदनशील दस्तावेज़ों के लिए एक सुरक्षा जोखिम है क्योंकि लिंक वाला कोई भी व्यक्ति फ़ाइल तक पहुंच सकता है। इसलिए इसका उपयोग सार्वजनिक चैट, ईमेल या सोशल मीडिया में तभी करें जब दस्तावेज़ को कोई भी देख सके।

3. एक साझा Google डिस्क फ़ोल्डर डाउनलोड करें

Google ड्राइव आपको एक साझा फ़ोल्डर की संपूर्ण सामग्री को ज़िप संग्रह के रूप में डाउनलोड करने देता है। यह साझा किए गए दस्तावेज़ों की स्थानीय प्रतियों को सहेजने के लिए उपयोगी है। किसी भी उप-फ़ोल्डर वाली फ़ोल्डर संरचना को संग्रह में रखा जाता है।

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के लिए जाओ मेरे साथ बांटा आपके Google ड्राइव पर। फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करें और चुनें डाउनलोड .

आप का भी उपयोग कर सकते हैं ट्रिपल डॉट्स आइकन टूलबार में फ़ोल्डर डाउनलोड करने के लिए।

यदि आप कोई Google दस्तावेज़, पत्रक या स्लाइड डाउनलोड करते हैं, तो वह एक Office दस्तावेज़ के रूप में डाउनलोड हो जाएगा। अन्य सभी फ़ाइलें अपने मूल स्वरूप में डाउनलोड होंगी।

4. फ़ाइलों का स्वामित्व किसी और को स्थानांतरित करें

दस्तावेज़ों का स्वामित्व किसी और को हस्तांतरित करने के कई कारण हैं। हो सकता है कि कोई और प्रोजेक्ट ले रहा हो। शायद किसी ने आपको निकाल दिया। एक बेहतर नोट पर, आप छुट्टी पर जा रहे हैं और केवल साझा किए गए दस्तावेज़ों की ज़िम्मेदारी सौंपना चाहते हैं। Google डिस्क दस्तावेज़ों और फ़ोल्डरों को डिजिटल रूप से 'हैंडओवर' करने की प्रक्रिया आसान है।

गूगल ड्राइव खोलें। दस्तावेज़, पत्रक या स्लाइड में साझा किए गए फ़ोल्डर या फ़ाइल का चयन करें और क्लिक करें साझा करना शीर्ष दाईं ओर आइकन। जब प्रकल्पित स्वामी के पास साझा पहुंच नहीं है... 'लोगों और समूह के साथ साझा करें' फ़ील्ड में ईमेल पता टाइप करके आमंत्रित करें। फिर सहेजें .

इमेजयूएसबी उपयोगिता का उपयोग बूट करने योग्य फ्लैश ड्राइव बनाने के लिए किया जा सकता है।

उस व्यक्ति के नाम के आगे स्थित ड्रॉप-डाउन मेनू पर क्लिक करें जिसे आप फ़ाइल या फ़ोल्डर का स्वामी बनाना चाहते हैं। चुनते हैं मालिक बनाओ .

आपके द्वारा स्वामित्व स्थानांतरित करने के बाद आपकी भूमिका एक स्वामी से एक संपादक के रूप में बदली जाती है। एक संदेश पॉप-अप आपको सचेत करता है कि 'नए मालिक को सूचित किया जाएगा और वह आपको हटा सकता है। आप शेयर सेटिंग बदलने की क्षमता भी खो सकते हैं।'

ध्यान दें: आप समन्वयित या अपलोड की गई फ़ाइल (जैसे PDF या छवि फ़ाइल) का स्वामित्व स्थानांतरित नहीं कर सकते।

5. साझा फ़ाइलों तक पहुँच का अनुरोध कैसे करें?

जब आप किसी साझा लिंक के माध्यम से किसी फ़ाइल तक पहुँचने का प्रयास करते हैं, तो आपको एक संदेश दिखाई दे सकता है जो कहता है कि 'आपको पहुँच की आवश्यकता है।'

कभी-कभी, मालिक अनुमतियां सेट करने से पहले एक लिंक साझा करते हैं। साथ ही, हो सकता है कि आप फ़ाइल को किसी वैकल्पिक Google ID से खोलना चाहें। एक क्लिक से पहुंच का अनुरोध करना आसान है।

डेस्कटॉप पर:

• फ़ाइल के लिए एक लिंक खोलें।
• एक्सेस का अनुरोध करें पर क्लिक करें।

मोबाइल पर:

एंड्रॉइड या आईओएस ऐप के लिए ड्राइव के साथ, जब 'दस्तावेज़ तक पहुंचने में असमर्थ' संदेश पॉप अप होता है तो आप एक टैप से एक्सेस का अनुरोध कर सकते हैं। अनुमति का अनुरोध करने पर ऐप के अंदर से स्वामी को एक ईमेल भेजा जाएगा। फ़ाइल मालिकों को तुरंत Android और iOS पर एक सूचना मिलती है।

डाउनलोड: के लिए गूगल ड्राइव एंड्रॉयड | आईओएस (नि: शुल्क)

6. एक सहयोगी की तलाश करें

10 सदस्यों के साथ दस्तावेज़ साझा करना आसान है। अधिक प्लानिंग के लिए इसे 50 कॉल्स के साथ साझा करना। साझा की गई फ़ाइलों को प्रबंधित करने का अर्थ यह भी ट्रैक करना है कि कौन सा सहयोगी किस दस्तावेज़ पर काम कर रहा है।

के लिए जाओ विवरण देखें (टूलबार पर 'I' आइकन पर क्लिक करें)। ब्राउज़ करें गतिविधि यह देखने के लिए कि आपने हाल ही में कौन-सी फ़ाइलें साझा की हैं, टैब शीघ्रता से देखें.

पर क्लिक करें मेरे साथ बांटा गूगल ड्राइव के लेफ्ट साइडबार पर। आपको उन सभी दस्तावेज़ों की एक सूची प्राप्त होगी जिन तक आप पहुँच साझा करते हैं।

Google डिस्क खोज और इसके उन्नत फ़िल्टर का उपयोग करें। जीमेल फिल्टर से परिचित लोगों के लिए उत्पादकता लाभ आश्चर्य के रूप में नहीं आएंगे।

Google डिस्क के शीर्ष पर स्थित खोज बॉक्स का उपयोग करें। Google ड्राइव की खोज दस्तावेज़ के मुख्य भाग को उन शब्दों के लिए भी खोजती है जिन्हें आप चाहते हैं कि वे इसे खोजें।

आप अपने द्वारा अपलोड किए गए किसी भी टेक्स्ट दस्तावेज़ या टेक्स्ट-आधारित PDF के पहले 100 पृष्ठ खोज सकते हैं। आप किसी भी छवि PDF के पहले 10 पृष्ठों पर पाए गए पाठ को भी खोज सकते हैं। फ़ोल्डरों के माध्यम से खोदने के बजाय फ़ाइल को जल्दी से प्राप्त करने के लिए इस शक्तिशाली सुविधा का उपयोग करें।

Google डिस्क में रहते हुए दबाएं फॉरवर्ड स्लैश कुंजी अपने कर्सर को सीधे खोज बॉक्स में रखने के लिए। मूल खोज फ़िल्टर प्रकट करने के लिए खोज बॉक्स पर छोटे ड्रॉपडाउन तीर पर क्लिक करें। कुछ मैनुअल पैरामीटर सीखने से आपका समय बच सकता है।

उदाहरण के लिए: आपके द्वारा किसी के साथ साझा किए गए दस्तावेज़ों को खोजने के लिए |_+_| का उपयोग करें।

Google सहायता 'Google डिस्क में उन्नत खोज' अनुभाग के अंतर्गत पूरी सूची है।

7. संपर्क समूह बनाकर साझा करना आसान बनाएं

ईमेल संपर्कों के साथ, आपको अपनी टीम के सदस्यों के लिए अलग-अलग दस्तावेज़ अनुमतियाँ सेट करने की ज़रूरत नहीं है। आप केवल ऐसे लेबल बना सकते हैं जो विशिष्ट ईमेल समूहों में संपर्कों का एक संग्रह हैं।

में प्रवेश करें गूगल संपर्क . बाएँ साइडबार पर, क्लिक करें लेबल बनाएं .

टीम प्रोजेक्ट के अनुसार इसे एक वर्णनात्मक नाम दें। या कुछ और जो उन्हें याद रखने में आसान बनाता है। आप ऐसा कर सकते हैं अनुमतियों द्वारा नाम लेबल उन्हें याद रखने में आसान बनाने के लिए। कोई भी संपर्क कई लेबल का हिस्सा हो सकता है।

उदाहरण के लिए: Project.view या Project.edit

Google डिस्क पर फ़ाइल या फ़ोल्डर साझाकरण सेटिंग फ़ील्ड में लेबल दर्ज करें।

8. एक साझा दस्तावेज़ की दृश्य संख्या देखें

Google एक संस्करण इतिहास रखता है, लेकिन यह देखने का कोई तरीका नहीं है कि किसी साझा दस्तावेज़ को कितनी बार देखा गया है। मुझे इस सवाल का जवाब एक पुराने से मिला है स्टैक एक्सचेंज विचार - विमर्श।

अपना दस्तावेज़ लिंक सबमिट करें http://goo.gl URL छोटा करने वाली सेवा और उस यूआरएल को ही शेयर करें। यह सेवा इस बारे में जानकारी प्रदान करती है कि उस लिंक को कितनी बार क्लिक किया गया था, जो कि लगभग उतना ही करीब है जितना कि आप वर्तमान में यह जान सकते हैं कि आपके दस्तावेज़ को कितनी बार एक्सेस किया गया था।

Google ने अपने स्वयं के URL शॉर्टनर के लिए समर्थन बंद कर दिया है। आप उपयोग कर सकते हैं bitly बजाय। यह उन मामलों में उपयोगी है जहां आप किसी दस्तावेज़ को सार्वजनिक रूप से साझा करना चाहते हैं और प्रतिक्रिया की जांच कर सकते हैं। ध्यान दें कि सार्वजनिक दस्तावेज़ और फ़ाइलें खोज परिणामों में दिखाई देती हैं।

सार्वजनिक रूप से साझा करने के लिए कुछ विचार:

• एक ईबुक अपलोड करें और साझा करें।
• एक रचनात्मक उत्पाद के लिए प्रारंभिक प्रतिक्रिया का परीक्षण करें।
• सार्वजनिक रूप से देखने के लिए एक स्लाइड प्रस्तुति जारी करें (जैसे स्लाइडशेयर)।
• खुली शैक्षिक सामग्री खोजें।

युक्ति: सार्वजनिक दस्तावेज़ों को खोजने के लिए आप एक साधारण Google साइट खोज का उपयोग कर सकते हैं। जैसे कीवर्ड साइट:drive.google.com

9. स्लैक के साथ साझा करें

यदि आप अभी तक स्लैक के साथ काम नहीं कर रहे हैं, तो इसे अपनी टीम से परिचित कराने का समय आ गया है। अपनी पसंदीदा सेवाओं को Slack के साथ काम करने के कई तरीके हैं। Google ड्राइव एकीकरण लोकप्रिय लोगों में से है।

स्लैक आपको Google ड्राइव फ़ाइलों को आयात करने और उन्हें Slack के माध्यम से साझा करने देता है। सभी आयातित Google डिस्क फ़ाइलें भी आसान खोज और संदर्भ के लिए स्लैक द्वारा अनुक्रमित की जाती हैं। फ़ाइलें स्लैक पर संग्रहीत नहीं हैं --- वे आपके Google डिस्क फ़ोल्डर में बनी रहती हैं। स्लैक एक नाली के रूप में कार्य करता है।

एक छोटा सा उदाहरण: स्लैक चैटरूम में Google दस्तावेज़ का लिंक पेस्ट करें। एक बार एकीकृत होने के बाद स्लैक लिंक के नीचे फ़ाइल से सामग्री का एक स्निपेट प्रदर्शित करता है। यह सिर्फ ब्लाइंड लिंक शेयर करने से ज्यादा मददगार है।

सुस्त सहायता केंद्र दिखाता है कि आप अपने Google ड्राइव को दो आसान तरीकों से स्लैक से कैसे जोड़ सकते हैं।

10. माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस से Google डॉक्स साझा करें

गूगल ड्राइव बनाम माइक्रोसॉफ्ट वर्ड दो ऑफिस सुइट्स का दैनिक मुकाबला हो सकता है, लेकिन दो पावरहाउस आखिरकार अच्छा खेल रहे हैं। आप Google डिस्क पर Word, Excel और PowerPoint फ़ाइलें अपलोड कर सकते हैं और उन पर क्लाउड में काम कर सकते हैं जैसे आप किसी अन्य Google डिस्क साझा फ़ाइल में करते हैं।

सभी अपडेट फाइलों में उनके मूल स्वरूप में सहेजे जाते हैं। डिस्क पर संग्रहीत कार्यालय दस्तावेज़ भी संस्करण नियंत्रित होते हैं। आप किसी Office फ़ाइल के पिछले संस्करणों को ट्रैक कर सकते हैं, या पुराने संस्करण पर वापस जा सकते हैं।

एक ऑडियोबुक को उपहार के रूप में कैसे दें

यदि आप ऐड-ऑन या अनुवाद जैसे विशिष्ट Google ड्राइव टूल का उपयोग करना चाहते हैं, तो बस Microsoft फ़ाइल को Google दस्तावेज़ में कनवर्ट करें। अन्यथा, आपको एक प्रारूप को दूसरे प्रारूप में बदलने के लिए परेशान नहीं होना पड़ेगा।

Google डिस्क पर फ़ाइलें साझा करना आसान है

यह सरल भी हो गया है। कुछ और हैं Google डिस्क सेटिंग जिन्हें आप बदल सकते हैं अपने वर्कफ़्लो को आसान बनाने के लिए। Google डिस्क की सहयोगी सुविधाओं के साथ कुछ समय बिताएं क्योंकि टीम वर्क का सामंजस्य इस पर निर्भर करता है।

एक सहयोग सेतु के रूप में, Google डिस्क किसी गृह कार्यालय में या दुनिया में कहीं भी आपके दूरस्थ कार्य सेटअप का हिस्सा होना चाहिए।

छवि क्रेडिट: आरा पहेली रिडो द्वारा शटरस्टॉक के माध्यम से

साझा करना साझा करना कलरव ईमेल 6 श्रव्य विकल्प: सर्वश्रेष्ठ मुफ्त या सस्ते ऑडियोबुक ऐप्स

यदि आप ऑडियो पुस्तकों के लिए भुगतान करना पसंद नहीं करते हैं, तो यहां कुछ बेहतरीन ऐप्स हैं जो आपको उन्हें निःशुल्क और कानूनी रूप से सुनने की सुविधा देते हैं।

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लेखक के बारे में सैकत बसु(१५४२ लेख प्रकाशित)

सैकत बसु इंटरनेट, विंडोज और उत्पादकता के उप संपादक हैं। एक एमबीए और दस साल के लंबे मार्केटिंग करियर की झंझट को दूर करने के बाद, अब वह दूसरों की कहानी कहने के कौशल को बेहतर बनाने में मदद करने के लिए उत्साहित हैं। वह लापता ऑक्सफ़ोर्ड अल्पविराम की तलाश करता है और खराब स्क्रीनशॉट से नफरत करता है। लेकिन फोटोग्राफी, फोटोशॉप और प्रोडक्टिविटी आइडिया उनकी आत्मा को सुकून देते हैं।

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