सीमांकित टेक्स्ट फ़ाइलों को एक्सेल स्प्रेडशीट में कैसे बदलें

एक समय आएगा जब आपको अन्य प्रकार की फाइलों में संग्रहीत सभी प्रकार की सूचनाओं से निपटना होगा और इसे लाना होगा माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल . आप हमेशा मौजूद टेक्स्ट फ़ाइल से भाग नहीं सकते। मुझे यकीन है कि आप उनमें से कुछ को हर दिन ढूंढते हैं।

यहाँ कुछ रोज़मर्रा के उदाहरण दिए गए हैं:

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• टेक्स्ट फ़ाइल में संग्रहीत बिक्री या उत्पाद जानकारी का एक्सेल विश्लेषण।
• दो अलग-अलग सॉफ़्टवेयर के बीच डेटा का आदान-प्रदान (शायद, डेटाबेस से स्प्रेडशीट में)।
• ईमेल प्रोग्राम में संग्रहीत नाम, पते और ईमेल आईडी (उदा. माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक से एक्सेल में निर्यात करें )

Microsoft Excel आपको डेटा के बाहरी स्रोतों से जुड़ने के लिए सभी उपकरण देता है। आइए सीमांकित पाठ फ़ाइलों के बारे में बात करते हैं।

यह एक सीमांकित पाठ फ़ाइल है

जैसा कि आप देख सकते हैं, प्रथम और अंतिम नाम, जिन कंपनियों के लिए वे काम करते हैं और अन्य विवरण अल्पविराम द्वारा अलग किए जाते हैं। इस अल्पविराम सीमांकित पाठ फ़ाइल किसी भी टेक्स्ट एडिटर में बनाना आसान है।

अभी, यह उपयोगी नहीं है। इसे एक स्प्रैडशीट में लाएं और आप एक अधिक पेशेवर दस्तावेज़ बना सकते हैं।

उदाहरण के लिए, आप आसानी से डुप्लिकेट डेटा ढूंढ सकते हैं और उन्हें हटा सकते हैं। तब आप कर सकते हो लेबल और मेल मर्ज बनाने के लिए स्प्रेडशीट का उपयोग करें अगर पते भी डेटा का हिस्सा हैं।

यहां मूल विचार एक टेक्स्ट फ़ाइल से जानकारी आयात करना और अपनी विभिन्न सूचनाओं को अलग-अलग कॉलम में विभाजित करना है और प्रत्येक कॉलम को उपयुक्त हेडर के साथ नाम देना है।

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आइए एक सीमांकित टेक्स्ट फ़ाइल को अधिक विस्तार से देखें…

3 विभिन्न प्रकार की सीमांकित टेक्स्ट फ़ाइलें

आपके द्वारा प्रत्येक मान को अलग (सीमांकित) करने के तरीके के आधार पर तीन सामान्य प्रकार की सीमांकित फ़ाइलें होती हैं। किसी फ़ाइल में अलग-अलग प्रविष्टियों को अलग करने के लिए किसी भी वर्ण का उपयोग किया जा सकता है।

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उदाहरण के लिए: पाइप (|) या एक साधारण स्थान। आप पाएंगे कि ये तीनों प्रत्येक पाठ प्रविष्टि के बीच सबसे सामान्य प्रकार के सीमांकित विभाजक हैं।

1. अल्पविराम से अलग किये गए मान।
2. टैब से अलग किए गए मान.
3. कोलन से अलग किए गए मान.

टेक्स्ट डिलीमीटर प्रत्येक मान को अगले से अलग रखता है। कोई भी मान जो सीमांकक का अनुसरण करता है और सीमांकक की अगली घटना से पहले होता है उसे एक मान के रूप में आयात किया जाता है। याद रखें कि निर्दिष्ट सीमांकक के बीच के मान में एक और सीमांकक वर्ण हो सकता है, लेकिन इसके लिए एक उद्धरण चिह्न (') या एक एपॉस्ट्रॉफ़ी (') की आवश्यकता होती है।

भ्रमित करने वाला? इतना नहीं। आइए देखें कि कैसे एक उदाहरण के साथ:

शहर और राज्य के नामों वाली टेक्स्ट फ़ाइल में कुछ मान हो सकते हैं जैसे 'अल्बानी, एनवाई'।

Microsoft Excel दो शब्दों के बीच अल्पविराम (,) को एक सीमांकक के रूप में पढ़ सकता है। शहर और देश के नामों को के रूप में मानने के लिए एक मूल्य और उन्हें आयात करें एक एक्सेल सेल हमें टेक्स्ट क्वालिफायर के रूप में डबल कोट्स या एपॉस्ट्रॉफी का उपयोग करना होगा। यदि टेक्स्ट क्वालीफायर के रूप में कोई वर्ण निर्दिष्ट नहीं किया गया है, तो 'Albany, NY' को अल्बानी और NY के रूप में दो आसन्न कोशिकाओं में आयात किया जाता है।

संक्षेप में, किसी कॉलम में किसी भी मान को ठीक उसी तरह बनाए रखने के लिए, आप मान को उद्धरण चिह्नों या एपॉस्ट्रॉफ़ में संलग्न कर सकते हैं।

जैसा कि हम नीचे देखेंगे, Microsoft Excel आपको आयात प्रक्रिया पर पूर्ण नियंत्रण देता है और कोशिकाओं को भरने से पहले डेटा के प्रारूप को देखने के लिए एक पूर्वावलोकन फलक देता है।

सीमांकित टेक्स्ट फ़ाइल से स्प्रेडशीट में कनवर्ट करें

वहां कई हैं ऑनलाइन कन्वर्टर्स जो एक कच्ची CSV पाठ फ़ाइल ले सकता है और एक XLS स्प्रेडशीट को थूक सकता है। ज़मज़ारी तथा परिवर्तित दो उत्कृष्ट उपकरण हैं।

लेकिन आपको ऑनलाइन कनवर्टर की तलाश करने की आवश्यकता नहीं है क्योंकि माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में एक मूल विशेषता है जो काम को बेहतर तरीके से करती है।

आइए एक नमूना CSV फ़ाइल लें और सीमांकित टेक्स्ट फ़ाइलों को स्प्रैडशीट में बदलने के चरणों का पालन करें। नोटपैड फ़ाइल में अल्पविराम से अलग किए गए मानों की गड़बड़ी के ऊपर स्क्रीनशॉट एक अच्छा उदाहरण है।

Microsoft Excel इस उलझन भरी गड़बड़ी को साफ-सुथरी पंक्तियों और स्तंभों में बदलने में मदद कर सकता है। फिर आप इस पर काम कर सकते हैं और इसे एक सुंदर स्वरूपित रिपोर्ट में बदल सकते हैं या इसे मुद्रण के लिए तैयार कर सकते हैं।

CSV फ़ाइल से डेटा को Excel स्प्रेडशीट में लाने के तीन तरीके हैं। पहले आसान से शुरू करें।

विधि 1: स्वचालित आयात

1. क्लिक करें फ़ाइल टैब, फिर क्लिक करें खोलना .

2. वह CSV फ़ाइल चुनें जिसे आप खोलना चाहते हैं। Microsoft Excel टेक्स्ट फ़ाइल को स्वचालित रूप से खोलता है और डेटा को एक नई कार्यपुस्तिका में प्रदर्शित करता है।

CSV फ़ाइल खोलने के लिए यह सबसे सीधा (और तेज़) मार्ग है। Microsoft Excel डेटा के प्रत्येक स्तंभ को पढ़ने और आयात करने के लिए डिफ़ॉल्ट डेटा स्वरूप सेटिंग्स का उपयोग करता है। लेकिन स्वचालित आयात आपको वह लचीलापन नहीं देता जो आप चाहते हैं।

तो, चलिए दूसरा तरीका देखते हैं जो विज़ार्ड का उपयोग करता है।

विधि 2: पाठ आयात विज़ार्ड को पुनर्स्थापित करें

पाठ आयात विज़ार्ड आपको उस डेटा की संरचना को नियंत्रित करने में सक्षम बनाता है जिसे आप आयात करना चाहते हैं। जब आप टेक्स्ट फ़ाइलें (यानी TXT एक्सटेंशन वाली फ़ाइल) आयात करते हैं तो यह स्वचालित रूप से प्रारंभ हो जाती है।

Microsoft Excel खोलें और टेक्स्ट फ़ाइल ब्राउज़ करें (या CSV फ़ाइल के एक्सटेंशन को TXT में बदलें)।

Microsoft ने पुराने टेक्स्ट आयात विज़ार्ड को Excel 365 और 2016 (संस्करण 1704 के बाद) में छिपा दिया। लेकिन आप एक्सेल के ऑप्शंस से टेक्स्ट इम्पोर्ट विजार्ड को वापस ला सकते हैं।

1. यहां जाएं फ़ाइल> विकल्प> डेटा .

2. नीचे स्क्रॉल करें लीगेसी डेटा आयात विज़ार्ड दिखाएं अनुभाग।

3. टेक्स्ट या CSV-फ़ाइलें आयात करने के लिए, चुनें पाठ से (विरासत) . क्लिक ठीक है विकल्प बंद करने के लिए।

4. अब, आप रिबन से विज़ार्ड का उपयोग कर सकते हैं। के लिए जाओ डेटा > डेटा प्राप्त करें > लीगेसी विजार्ड > टेक्स्ट से (विरासत) . उस CSV फ़ाइल को ब्राउज़ करें और खोलें जिसे आप आयात करना चाहते हैं।

डेटा के प्रारूप को नियंत्रित करने के लिए इस तीन-चरणीय प्रक्रिया का उपयोग करें।

चरण 1

पाठ आयात विज़ार्ड पहले चरण में ऐसा दिखता है।

चुनते हैं सीमांकित -- जब टेक्स्ट फ़ाइल में आइटम टैब, कोलन, अर्धविराम, रिक्त स्थान या अन्य वर्णों द्वारा अलग किए जाते हैं।

चुनते हैं निश्चित चौड़ाई - जब सभी आइटम समान लंबाई के हों और अंतरिक्ष से अलग किए गए स्तंभों में बड़े करीने से संरचित हों।

कभी-कभी, अपरिष्कृत डेटा में शीर्षलेख पंक्ति हो सकती है। उदाहरण के लिए:

'first_name','last_name','company_name','address','city','county'

उपयोग पंक्ति में आयात प्रारंभ करें उस पंक्ति का चयन करने के लिए जहां से आयात शुरू होगा।

NS फ़ाइल मूल अधिकांश मामलों के लिए इसे डिफ़ॉल्ट पर छोड़ा जा सकता है।

NS पूर्वावलोकन मानों को प्रदर्शित करता है जैसे वे कार्यपत्रक पर कॉलम में सीमांकित होने पर दिखाई देंगे।

क्लिक अगला .

चरण 2

चुनें सीमांकक आपकी फ़ाइल के लिए (अल्पविराम, हमारे मामले में)। किसी अन्य चरित्र के लिए, जाँच करें अन्य और छोटे क्षेत्र में चरित्र दर्ज करें। NS डेटा पूर्वावलोकन विंडो आपको कॉलमर डेटा की एक झलक देती है।

को चुनिए लगातार सीमांकक को एक के रूप में मानें चेकबॉक्स यदि आपके डेटा में डेटा फ़ील्ड के बीच एक से अधिक वर्णों का एक सीमांकक है या यदि आपके डेटा में एक से अधिक कस्टम सीमांकक हैं।

उदाहरण के लिए, यह आपको उन फ़ाइलों को संभालने में मदद करता है जिनमें किसी अन्य सीमांकक के पहले या बाद में अतिरिक्त स्थान हो सकता है। आप एक अन्य सीमांकक के रूप में स्थान की पहचान करने में मदद कर सकते हैं और इस बॉक्स को चेक कर सकते हैं।

उपयोग टेक्स्ट क्वालीफायर आपकी टेक्स्ट फ़ाइल में मान संलग्न करने वाले वर्ण का चयन करने के लिए ड्रॉपडाउन। हमने पहले बात की थी कि कैसे एक टेक्स्ट क्वालिफायर आपको अलग-अलग सेल के बजाय एक सेल में कुछ वैल्यू इंपोर्ट करने में मदद कर सकता है।

उपयोग डेटा पूर्वावलोकन उपस्थिति की जांच करने के लिए खिड़की।

पर क्लिक करें अगला .

ध्यान दें: निश्चित-चौड़ाई वाला डेटा आयात करते समय विज़ार्ड स्क्रीन बदल जाती है।

अगर आपको लगता है कि आपका फोन हैक हो गया है तो क्या करें?

NS डेटा पूर्वावलोकन विंडो आपको कॉलम की चौड़ाई सेट करने में मदद कर सकती है। एक लंबवत रेखा द्वारा दर्शाए गए कॉलम ब्रेक को सेट करने के लिए विंडो पर शीर्ष बार का उपयोग करें। चौड़ाई बढ़ाने या घटाने के लिए कॉलम ब्रेक खींचें। किसी स्तंभ विराम को हटाने के लिए उस पर डबल-क्लिक करें।

एक निश्चित-चौड़ाई वाली फ़ाइल में, फ़ाइल में मानों को अलग करने के लिए किसी सीमांकक का उपयोग नहीं किया जाता है। डेटा को पंक्तियों और स्तंभों में व्यवस्थित किया जाता है, जिसमें प्रति पंक्ति एक प्रविष्टि होती है। प्रत्येक कॉलम की एक निश्चित चौड़ाई होती है, जो वर्णों में निर्दिष्ट होती है, जो यह निर्धारित करती है कि वह कितना डेटा धारण कर सकता है।

चरण 3

इस स्क्रीन में पूर्वावलोकन विंडो अधिक महत्वपूर्ण हो जाती है क्योंकि आप डेटा के प्रारूप को फाइन-ट्यून कर सकते हैं जो प्रत्येक फ़ील्ड में जाता है कॉलम डेटा प्रारूप . डिफ़ॉल्ट रूप से, Microsoft Excel सामान्य स्वरूप में डेटा आयात करता है। पूर्वावलोकन विंडो में कॉलम का चयन करें और उपयुक्त प्रारूप सेट करें।

उदाहरण के लिए, आप चुन सकते हैं ...

• मूलपाठ पाठ क्षेत्रों के लिए।
• दिनांक और किसी भी कॉलम के लिए दिनांक प्रारूप जिसमें दिनांक शामिल हैं।
• आम मुद्राओं को एक्सेल करेंसी फॉर्मेट में बदलने के लिए।

उपयोग उन्नत दशमलव के प्रकार को निर्दिष्ट करने के लिए बटन और संख्यात्मक डेटा के लिए हजार स्थान विभाजक।

उदाहरण के लिए, यदि आप 100,000 को 1,00,000 के रूप में प्रदर्शित करना चाहते हैं। एक्सेल आपके कंप्यूटर की क्षेत्रीय सेटिंग्स में निर्धारित प्रारूप के अनुसार संख्याओं को प्रदर्शित करता है।

क्लिक खत्म हो . अंत में आयात आंकड़ा डायलॉग बॉक्स पॉप अप होता है।

अब आप इसकी ज्यादा चिंता न करें। यह आपको स्प्रेडशीट में डेटा डालने या बाहरी डेटाबेस के साथ कनेक्शन बनाने के लिए कुछ विकल्प देता है। वर्तमान वर्कशीट में टेक्स्ट-सीमांकित मानों को तालिका के रूप में सम्मिलित करना डिफ़ॉल्ट सेटिंग है।

जब आपकी CSV फ़ाइल सरल हो, तब भी 'पुरानी' विरासत विधि इसके बारे में जाने का सबसे अच्छा तरीका है। यदि नहीं, तो अब एक नया तरीका है जो किसी भी पाठ आयात की जरूरत के लिए बिल फिट कर सकता है।

विधि 3: डेटा प्राप्त करें और रूपांतरित करें का उपयोग करें

डेटा टैब में वे सभी उपकरण शामिल होते हैं जिनकी आपको बाहरी डेटा एकत्र करने और इसे अपनी इच्छानुसार व्यवहार करने के लिए आवश्यक होगा। उदाहरण के लिए, आप एक पिवोटटेबल रिपोर्ट बना सकते हैं और जब भी बाहरी डेटा बदलता है तो उसे रीफ्रेश कर सकते हैं।

यह साधारण सीएसवी फाइलों के लिए एक ओवरकिल है, लेकिन आइए आगे बढ़ते हैं और देखते हैं कि सीमांकित डेटा के कॉलम को एक्सेल में कैसे लाया जाए।

1. एक खाली कार्यपुस्तिका खोलें।

2. पर जाएँ आंकड़े रिबन पर टैब। फिर नीचे दिए गए छोटे ड्रॉपडाउन तीर पर क्लिक करें डेटा प्राप्त करें बटन (में डेटा प्राप्त करें और बदलें समूह)। चुनना फ़ाइल से > टेक्स्ट/सीएसवी से .

3. में टेक्स्ट फ़ाइल आयात करें संवाद बॉक्स में, अपने डेस्कटॉप पर स्थान पर ब्राउज़ करें और उस CSV पाठ फ़ाइल का चयन करें जिसे आप आयात करना चाहते हैं। टेक्स्ट इम्पोर्ट विजार्ड उन विकल्पों के साथ बड़े करीने से प्रदर्शित होता है जिन्हें अब आप चुन सकते हैं।

जैसा कि आप देख सकते हैं, आप वर्ण एन्कोडिंग और सीमांकित वर्ण की पसंद को बदल सकते हैं या एक कस्टम सीमांकक दर्ज कर सकते हैं।

एक्सेल डिफ़ॉल्ट रूप से डेटासेट की पहली कुछ सौ पंक्तियों का विश्लेषण करके सीमांकक का पता लगाता है। आप इसे बदल सकते हैं और एक्सेल को पूरे डेटासेट के साथ भी काम करने दे सकते हैं। यदि आपके पास आयात करने के लिए लाखों रिकॉर्ड हैं तो इसकी अनुशंसा नहीं की जाती है।

4. क्लिक करें भार अपने डेटा को एक नई सुंदर वर्कशीट में आयात करने के लिए बटन।

5. जब भी आप एक्सेल में डेटा इंपोर्ट करते हैं, तो डेटा कनेक्शन बन जाता है। आप क्वेरी चला सकते हैं और वर्कशीट को बाहरी स्रोत से जोड़ सकते हैं। मूल स्रोत डेटा में कोई भी परिवर्तन स्वचालित रूप से एक्सेल शीट में अपडेट हो जाएगा।

6. आप पर जाकर इस कनेक्शन को रद्द कर सकते हैं डेटा > प्रश्न और कनेक्शन पैनल को साइड में खोलने के लिए।

राइट-क्लिक करें और चुनें हटाएं . या, डेटा स्रोत के फ़ाइल नाम पर होवर करें और हिट करें हटाएं ऊपर आने वाली खिड़की में। यदि आप सुनिश्चित हैं, तो क्लिक करें हटाएं फिर।

डेटा को बदलना इस ट्यूटोरियल के दायरे से बाहर है। तो मैं आपको माइक्रोसॉफ्ट के लिए निर्देशित करूंगा एक्सेल में गेट एंड ट्रांसफॉर्म के साथ शुरुआत करना अधिक सहायता के लिए समर्थन पृष्ठ।

एक्सेल में सीमांकित फाइलों के कई उपयोग

प्रथम और अंतिम नामों की सूची को अलग करने और उन्हें मुद्रण के लिए तैयार करने की आवश्यकता है? सीमांकित टेक्स्ट फ़ाइल को एक्सेल में बदलें। आप 1,048,576 पंक्तियों और 16,384 स्तंभों तक आयात या निर्यात कर सकते हैं। और सीमांकित फ़ाइलें लगभग हर जगह समर्थित हैं। उपरोक्त तकनीकों और नीचे दी गई युक्तियों के साथ एक्सेल को टाइमसेवर के रूप में उपयोग करें या सीखें एक्सेल से नंबर या टेक्स्ट कैसे निकालें .

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लेखक के बारे में सैकत बसु(१५४२ लेख प्रकाशित)

सैकत बसु इंटरनेट, विंडोज और उत्पादकता के उप संपादक हैं। एमबीए और दस साल के लंबे मार्केटिंग करियर की झंझट को दूर करने के बाद, अब वह दूसरों की कहानी कहने के कौशल को बेहतर बनाने में मदद करने के लिए उत्साहित हैं। वह लापता ऑक्सफ़ोर्ड अल्पविराम की तलाश करता है और खराब स्क्रीनशॉट से नफरत करता है। लेकिन फोटोग्राफी, फोटोशॉप और प्रोडक्टिविटी आइडिया उनकी आत्मा को सुकून देते हैं।

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