7 आसान चरणों में अपनी पहली परियोजना प्रबंधन समयरेखा कैसे बनाएं

क्या आप सोच रहे हैं कि आप अपनी परियोजना कैसे शुरू करेंगे? आपने शुरुआत किस तरह की? क्या आप समय सीमा को पूरा करेंगे? ये चिंतित-उत्प्रेरण विचार आपके दिमाग को पार कर रहे हैं। उनकी वैधता के बावजूद, उन्हें आपको धीमा नहीं करना चाहिए।

सही टूल का उपयोग करके, आप अपना प्रोजेक्ट पूरा कर सकते हैं। प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टाइमलाइन का उपयोग करने से आपको अपना प्रोजेक्ट जीतने में मदद मिल सकती है। यह टूल आपको अपने प्रोजेक्ट को मैप करने में मदद करता है और यह सुनिश्चित करता है कि आपके पास इस बारे में स्पष्ट रणनीति है कि आप इससे कैसे निपटेंगे। आप इस गाइड का पालन करके अपनी परियोजना प्रबंधन समयरेखा बना सकते हैं।

1. एक परियोजना का संक्षिप्त मसौदा तैयार करें

यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके प्रोजेक्ट के सभी लोग एक ही पृष्ठ पर हैं, प्रोजेक्ट का संक्षिप्त प्रारूप तैयार करके प्रारंभ करें। एक परियोजना संक्षिप्त परियोजना का एक त्वरित सारांश है। इसे अपनी परियोजना योजना के संक्षिप्त संस्करण के रूप में सोचें। इसे सवालों का जवाब देना चाहिए:

परियोजना का उद्देश्य क्या है?
परियोजना के लक्ष्य क्या हैं?
प्रमुख मील के पत्थर क्या हैं?
परियोजना को पूरा करने में कितना समय लगेगा?
बजट कितना है?

इसे संक्षिप्त रखें ताकि परियोजना हितधारकों को अनावश्यक विवरण से अभिभूत न करें। यह वह दस्तावेज होगा जिसे आपके परियोजना हितधारक और परियोजना सदस्य परियोजना के आगे बढ़ने पर बार-बार संदर्भित करते हैं।

2. वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर बनाएं

अपना प्रोजेक्ट संक्षिप्त बनाने के बाद, आपको प्रोजेक्ट को आगे बढ़ाने के लिए एक कार्य योजना बनानी होगी। इस कार्य योजना को वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर (WBS) कहा जाता है। एक परियोजना को पूरा करने के लिए की जाने वाली प्रत्येक कार्रवाई को लिखने के बजाय, WBS डिलिवरेबल्स और मील के पत्थर पर ध्यान केंद्रित करता है। WBS बनाने के नियम हैं:

इस व्यक्ति ने आपका फ़ोन अनलॉक करने का प्रयास किया

100% नियम: परियोजना के लक्ष्यों को पूरा करने के लिए डब्ल्यूबीएस में सभी कार्य 100% आवश्यक होने चाहिए। इसमें कोई असंबंधित या निरर्थक कार्य नहीं होना चाहिए। मूल कार्य को पूरा करने के लिए उप-कार्य भी 100% आवश्यक होने चाहिए।
परस्पर अनन्य: किसी भी काम का दो बार हिसाब नहीं देना। परियोजना को पूरा करने के लिए आवश्यक संसाधनों की गणना करते समय आप 100% नियम का उल्लंघन करेंगे और गलत गणना करेंगे।
परिणाम, क्रिया नहीं: आपका प्राथमिक ध्यान डिलिवरेबल्स पर होना चाहिए न कि कार्यों पर। उदाहरण के लिए, यदि आप एक घर बना रहे हैं, तो एक सुपुर्दगी योग्य नींव कर रहा है। इस सुपुर्दगी में कदम एक साइट चुनना, खुदाई करना, स्थापित करना और फ़ुटिंग को सील करना होगा। इसलिए, इन कार्यों में न खोएं, बल्कि परिणाम पर ध्यान दें, जिसकी नींव है।
8/80 नियम: यह नियम कहता है कि किसी कार्य को पूरा होने में 8 घंटे से कम नहीं लगना चाहिए और न ही 80 घंटे से अधिक समय लेना चाहिए। इस नियम को लागू करते समय, यदि कार्य को पूरा होने में 80 घंटे से अधिक समय लगता है, तो इसे और कम कार्य पैकेज में विभाजित करें।
असाइन करें: आपको किसी विशिष्ट व्यक्ति या टीम को कार्य सौंपना चाहिए। यदि आपका WBS संपूर्ण है, तो व्यक्तियों या टीमों के बीच कार्य का ओवरलैप नहीं होना चाहिए।

3. एक समय सीमा बनाएं

एक बार जब आप अपना कार्य विश्लेषण संरचना बना लेते हैं, तो प्रत्येक कार्य को पूरा करने के लिए समय आवंटित करें। कार्यों के लिए, आप स्वयं नहीं कर रहे होंगे, सीधे उस व्यक्ति (व्यक्तियों) से परामर्श करें जो इसे करेगा। उनसे पूछें कि उन्हें काम करने के लिए क्या चाहिए और उन्हें कितना समय चाहिए।

ऐसा करते समय ज्यादा आशावादी न बनें। कार्यों को करने के लिए पर्याप्त समय देने और परियोजना की समग्र समय सीमा के भीतर रहने के बीच संतुलन बनाएं। किसी भी अप्रत्याशित परिस्थितियों के लिए कुछ विग्गल रूम की अनुमति दें।

4. निर्भरता में अनुसूची

अभी तुम जानते हो हर काम को पूरा करने में कितना समय लगता है। लेकिन उन कार्यों का क्या जो एक दूसरे पर निर्भर हैं? एक असाइनमेंट के लिए अक्सर कई क्रम होते हैं जो एक दूसरे पर निर्भर करते हैं।

परियोजना प्रबंधन के आमतौर पर चार परियोजना निर्भरता प्रकार होते हैं। य़े हैं:

समाप्त करने के लिए शुरू : दूसरा कार्य शुरू होने से पहले पहला कार्य पूरा करना होगा।
समाप्त करने के लिए खत्म : पहला कार्य पूरा होने से पहले दूसरा कार्य पूरा नहीं किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी घर के लिए बिजली की वायरिंग कर रहे हैं, तो आप निरीक्षण तक तार नहीं लगा सकते।
प्रारंभ करने के लिए प्रारंभ : पहला कार्य प्रारंभ होने से पहले क्रमिक कार्य प्रारंभ नहीं हो सकते। उदाहरण के लिए, जब तक आप कंक्रीट नहीं डालते, तब तक आप कंक्रीट के फर्श को समतल नहीं कर सकते।
शुरुआत से अंत तक : पहला कार्य दूसरा पूरा होने से पहले शुरू होना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि आप नए सॉफ़्टवेयर में अपग्रेड कर रहे हैं, तो आप पुराने सॉफ़्टवेयर को चरणबद्ध तरीके से समाप्त करने से पहले नए सॉफ़्टवेयर को स्थापित करना शुरू कर देंगे।

इसलिए, सुनिश्चित करें कि आप अपने पास मौजूद निर्भरताओं की प्रकृति की पहचान करते हैं और फिर उन पर काम करते हैं। कुछ स्थितियों में, निर्भरताएँ अधिक जटिल प्रक्रियाएँ होती हैं, इसलिए एक फ़्लोचार्ट बनाएं , तैरने की गलियाँ, या रंग-कोडिंग की मदद से आप उनकी कल्पना कर सकते हैं और उनकी पहचान कर सकते हैं।

5. एक बेस टाइमलाइन बनाएं

अब समय आ गया है कि आप अपनी प्रोजेक्ट टाइमलाइन की कल्पना करें। कई परियोजना प्रबंधन उपकरण हैं जिनका उपयोग आप अपनी परियोजना समयरेखा बनाने के लिए कर सकते हैं। NS अधिकांश परियोजनाओं के लिए गो-टू गैंट चार्ट है .

गैंट चार्ट आपको अपनी परियोजना का एक त्वरित स्नैपशॉट देता है, कार्यों की शुरुआत और समाप्ति तिथि, प्रमुख मील के पत्थर, निर्भरता, और प्रत्येक कार्य का असाइनी। गैंट के चार्ट इंटरैक्टिव हैं और इन्हें रीयल-टाइम में अपडेट और संपादित किया जा सकता है। अन्य टाइमलाइन टूल जिनका उपयोग आप अपनी टाइमलाइन बनाने और प्रबंधित करने के लिए कर सकते हैं, वे हैं ऐतिहासिक टाइमलाइन और वर्टिकल चार्ट टाइमलाइन।

6. इसे भेजें

सभी परियोजना हितधारकों के साथ समयरेखा साझा करें। यह परियोजना के लिए एक स्पष्ट कार्य योजना को देखने के लिए उन्हें रोमांचित करेगा। वे परियोजना पर कुछ चीजों को सुधारने के तरीके के बारे में भी वजन करना और सुझाव देना चाहेंगे। प्रतिक्रिया के लिए खुले रहें।

7. आवश्यकतानुसार बदलें

एक परियोजना एक जीवित चीज है और जैसे-जैसे चलती है बदलती रहती है और विकसित होती रहती है। जरूरी नहीं कि यह बुरी चीज हो। इसका सीधा सा मतलब है कि जैसे-जैसे चीजें बदलती रहती हैं, आपको खुद को ढालना होता है।

अच्छी बात यह है कि जब आपके पास पहले से ही एक टाइमलाइन होगी, तो आप बदलाव को शामिल करने के लिए अधिक सशक्त होंगे। साथ ही, सुनिश्चित करें कि आप परियोजना के सभी हितधारकों के साथ रीयल-टाइम में परिवर्तनों के बारे में संवाद करते हैं।

अपनी परियोजना प्रबंधन समयरेखा बनाना

अपनी पहली परियोजना प्रबंधन समयरेखा बनाना कठिन हो सकता है। हालाँकि, उपरोक्त चरणों के साथ, आप एक सावधानीपूर्वक समयरेखा बना सकते हैं और अपनी परियोजना को सफलतापूर्वक वितरित कर सकते हैं। इसलिए, उपरोक्त दिशानिर्देश को लागू करना सुनिश्चित करें और एक तारकीय समयरेखा रखें।

साझा करना साझा करना कलरव ईमेल परियोजना प्रबंधन में 9 सामान्य गलतियाँ (और इसके बजाय क्या करें)

कुप्रबंधन या बजट के बिना बड़ी परियोजनाओं को पूरा करना चाहते हैं? इन गलतियों से बचने में आपकी मदद करने के लिए यहां कुछ युक्तियां दी गई हैं।

आगे पढ़िए संबंधित विषय

उत्पादकता
परियोजना प्रबंधन
सहयोग उपकरण
समय प्रबंधन

लेखक के बारे में हिल्डा मुंजुरीक(22 लेख प्रकाशित)

हिल्डा एक स्वतंत्र तकनीकी लेखक हैं, और नई तकनीक और नवाचारों को बनाए रखने का आनंद लेते हैं। वह समय बचाने और काम को आसान बनाने के लिए नए हैक ढूंढना भी पसंद करती है। उसके खाली समय में, आप उसे उसके सब्जी के बगीचे की देखभाल करते हुए पाएंगे।

मिनीक्राफ्ट पर दोस्त के साथ कैसे खेलें

Hilda Munjuri . की और फ़िल्में या टीवी शो

हमारे न्यूज़लेटर की सदस्यता लें

तकनीकी युक्तियों, समीक्षाओं, निःशुल्क ई-पुस्तकों और अनन्य सौदों के लिए हमारे न्यूज़लेटर से जुड़ें!

सब्सक्राइब करने के लिए यहां क्लिक करें