आउटलुक से ईमेल कैसे निर्यात करें

यदि आप अपना कंप्यूटर रीसेट कर रहे हैं, अपना ईमेल ऐप बदल रहे हैं, या बस कुछ ऐसा खेल रहे हैं जो आपके ईमेल को प्रभावित कर सकता है, तो आप अपने Microsoft आउटलुक ईमेल को निर्यात करके उनका बैकअप बनाना चाह सकते हैं।

आउटलुक आपको अपने संदेशों को विभिन्न स्वरूपों में निर्यात करने की अनुमति देता है। निर्यात किए गए ईमेल (आउटलुक के बाहर उनके साथ काम करने सहित) का उपयोग करने की आपकी योजना के आधार पर, हम आपको दिखाएंगे कि किसका उपयोग करना है।

विंडोज़ पर आउटलुक से ईमेल कैसे निर्यात करें

यदि आप विंडोज कंप्यूटर पर आउटलुक का उपयोग करते हैं, तो आप अपने ईमेल को पीएसटी प्रारूप में निर्यात कर सकते हैं। इस प्रारूप में न केवल आपके ईमेल, बल्कि आपके संपर्क और कैलेंडर भी शामिल हैं। फिर आप अपने सभी ईमेल को आउटलुक में आयात करने के लिए किसी अन्य कंप्यूटर पर इस पीएसटी फ़ाइल का उपयोग कर सकते हैं।

कुछ परिदृश्य जहां आप इस निर्यात पद्धति का उपयोग करना चाहते हैं, उनमें शामिल हैं जब आप एक पीसी से दूसरे पीसी पर जा रहे हैं, विंडोज से मैक पर स्विच कर रहे हैं, ईमेल को एक खाते से दूसरे खाते में ले जा रहे हैं, या बस अपने ईमेल का नियमित बैकअप बना रहे हैं।

आप इसे आउटलुक के भीतर से कर सकते हैं; निम्नलिखित चरण आपको प्रक्रिया से परिचित कराएंगे:

अपने पीसी पर आउटलुक लॉन्च करें, पर क्लिक करें फ़ाइल टैब, और चुनें जानकारी बाएं साइडबार से।
मुख्य मेनू में, चुनें अकाउंट सेटिंग विकल्प, उसके बाद अकाउंट सेटिंग फिर। यह आउटलुक के लिए सेटिंग्स मेनू को खोलेगा।

को चुनिए डेटा की फ़ाइलें अपने ईमेल खाते देखने के लिए टैब।
उस ईमेल खाते पर क्लिक करें जिससे आप ईमेल निर्यात करना चाहते हैं और चुनें फ़ाइल स्थान खोलें शीर्ष पर।

एक फाइल एक्सप्लोरर विंडो खुलेगी जिसमें a PST फ़ाइल पर प्रकाश डाला। यह वह फ़ाइल है जिसमें आपके सभी ईमेल हैं --- आप इसे जहाँ चाहें कॉपी कर सकते हैं।

आप इसके साथ क्या करते हैं यह आपकी आवश्यकताओं पर निर्भर करता है। आप सुरक्षित बैकअप के लिए फ़ाइल को क्लाउड स्टोरेज में कॉपी कर सकते हैं, इसे किसी अन्य कंप्यूटर पर ले जा सकते हैं यदि आप वहां आउटलुक का उपयोग करेंगे, या संग्रह के लिए इसे बाहरी ड्राइव पर कॉपी कर सकते हैं।

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मैक पर आउटलुक से ईमेल कैसे निर्यात करें

आउटलुक मैकओएस पर विंडोज की तुलना में अलग तरह से काम करता है। Mac पर, आप अपने Outlook ईमेल को किसी OLM फ़ाइल में निर्यात कर सकते हैं। विंडोज़ पर पीएसटी प्रारूप की तरह, यह प्रारूप आपके सभी ईमेल, संपर्क और कैलेंडर प्रविष्टियों को भी सहेजता है।

यहाँ एकमात्र अंतर वास्तविक फ़ाइल स्वरूप है; आउटलुक आपके ऑपरेटिंग सिस्टम के लिए पसंदीदा का उपयोग करता है। अपने Outlook ईमेल को अपने Mac पर किसी OLM फ़ाइल में सहेजने का तरीका यहां दिया गया है:

अपने मैक पर आउटलुक लॉन्च करें और पर क्लिक करें उपकरण शीर्ष पर टैब। सुनिश्चित करें कि आप आउटलुक के अंदर टैब पर क्लिक करते हैं, न कि उपकरण मेनू, जो आपके मैक के शीर्ष मेनू बार पर पाया जाता है।
पर क्लिक करें निर्यात में उपकरण अपने आउटलुक ईमेल निर्यात करने के लिए टैब।
विंडोज़ के विपरीत, मैक के लिए आउटलुक पूछेगा कि आप ऐप से कौन से आइटम निर्यात करना चाहते हैं। वे आइटम चुनें जिन्हें आप अपने बैकअप में शामिल करना चाहते हैं और पर क्लिक करें जारी रखना .
आउटलुक आपको निर्यात की गई ईमेल फ़ाइल को सहेजने के लिए एक स्थान का चयन करने के लिए कहेगा। अपने Mac पर सुविधाजनक स्थान चुनें और हिट करें सहेजें .
प्रतीक्षा करें जब तक कि आउटलुक आपके सभी ईमेल को आपके चयनित फ़ोल्डर में निर्यात न कर दे।

OLM फ़ाइल अब आपके चुने हुए फ़ोल्डर में उपलब्ध होगी। आप जब चाहें इसे स्थानांतरित कर सकते हैं।

आउटलुक से दूसरे ईमेल अकाउंट में ईमेल कैसे एक्सपोर्ट करें

यदि आप उन्हें बैकअप के रूप में नहीं सहेज रहे हैं, तो आप अपने आउटलुक ईमेल को किसी अन्य ईमेल खाते जैसे जीमेल या याहू में आयात करने के लिए निर्यात करना चाह सकते हैं। जैसा कि यह पता चला है, आउटलुक आपको अपने ईमेल को अपने खातों के बीच स्थानांतरित करने की अनुमति देता है, जब तक कि वे सभी ऐप में उपलब्ध हों।

यदि आपने अपना गंतव्य ईमेल खाता आउटलुक में जोड़ा है, तो आप ऐप के भीतर अपने सभी मौजूदा आउटलुक ईमेल को अपने चुने हुए ईमेल खाते में आसानी से और जल्दी से स्थानांतरित कर सकते हैं।

यह खाता-से-खाता ईमेल स्थानांतरण प्रक्रिया को निष्पादित करने का तरीका यहां दिया गया है:

यदि आपने पहले से ऐसा नहीं किया है तो अपने द्वितीयक ईमेल खाते को Outlook में जोड़ें। हमने दिखाया है आउटलुक में जीमेल कैसे जोड़ें अगर तुम्हे सहायता की जरुरत है।
आउटलुक खोलें और उस खाते तक पहुंचें जिससे आप ईमेल निर्यात करना चाहते हैं।
अपना इनबॉक्स खोलें और अंदर के सभी ईमेल को दबाकर चुनें Ctrl + ए अपने कीबोर्ड पर।
किसी भी ईमेल पर राइट-क्लिक करें, फिर चुनें कदम , के बाद अन्य फ़ोल्डर .
आपको एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा जिसका उपयोग आप अपने ईमेल को स्थानांतरित करने के लिए कर सकते हैं। यहां अपना गंतव्य ईमेल खाता चुनें (जैसे कि आपका जीमेल खाता), उस खाते के अंदर फ़ोल्डर चुनें जहां आप ईमेल सहेजना चाहते हैं, और क्लिक करें ठीक है .
आपके ईमेल आपके गंतव्य ईमेल खाते में आपके चुने हुए फ़ोल्डर में जाने लगेंगे।

आउटलुक से एक्सेल में ईमेल कैसे एक्सपोर्ट करें

यदि आप अपने संदेशों का विश्लेषण करना, क्रमबद्ध करना, या कोई भी बल्क कार्य करना चाहते हैं, तो आप उन्हें एक्सेल स्प्रेडशीट में रखना पसंद कर सकते हैं। सौभाग्य से, आउटलुक के पास एक विकल्प है जो आपको अपने ईमेल को एक्सेल फ़ाइल में निर्यात करने की अनुमति देता है।

यह फ़ाइल किसी भी अन्य स्प्रैडशीट की तरह दिखेगी, जिसमें आपके सभी ईमेल विभिन्न कॉलमों में बड़े करीने से व्यवस्थित होंगे। इससे आपके संदेशों का आउटलुक या अन्य मेल प्रोग्राम में विश्लेषण करने की तुलना में उनका विश्लेषण करना बहुत आसान हो जाता है।

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आप इसे निम्न चरणों के साथ कर सकते हैं:

आउटलुक खोलें, पर क्लिक करें फ़ाइल टैब, और चुनें ओपन एंड एक्सपोर्ट बाएं साइडबार से।
पर क्लिक करें आयात निर्यात मुख्य पैनल में विकल्प।
आउटलुक पूछेगा कि आप अपना डेटा कैसे निर्यात करना चाहते हैं। उस विकल्प का चयन करें जो कहता है फ़ाइल में निर्यात करें , जैसा कि आप डेटा को एक्सेल फ़ाइल में निर्यात करना चाहते हैं।
निम्न स्क्रीन पर, पहले विकल्प पर क्लिक करें जो कहता है अल्पविराम से अलग किये गए मान . यह एक सीएसवी फ़ाइल बनाएगा जो एक्सेल के साथ पूरी तरह से संगत है।
इसके बाद, विज़ार्ड आपको डेटा निर्यात करने के लिए एक फ़ोल्डर का चयन करने के लिए कहता है। अपना मुख्य ईमेल फ़ोल्डर चुनें और पर क्लिक करें अगला .
पर क्लिक करें ब्राउज़ और अपनी निर्यात की गई ईमेल फ़ाइल के लिए एक गंतव्य फ़ोल्डर चुनें।
चुनते हैं अगला के बाद खत्म हो अपने ईमेल को एक्सेल फाइल में एक्सपोर्ट करने के लिए।

आउटलुक से व्यक्तिगत ईमेल कैसे निर्यात करें

यदि आप केवल कुछ ही ईमेल निर्यात करना चाहते हैं, तो ड्रैग एंड ड्रॉप विधि का उपयोग करके ऐसा करना सुविधाजनक है।

ऐसा करने के लिए, आउटलुक खोलें, उन ईमेल का चयन करें जिन्हें आप निर्यात करना चाहते हैं, और उन्हें फाइल एक्सप्लोरर में एक फ़ोल्डर में खींचें और छोड़ दें। प्रत्येक के लिए आउटलुक संदेश वाली एक एमएसजी फाइल तैयार करेगा।

आउटलुक से अपने ईमेल प्राप्त करने के कई तरीके

चाहे आप किसी नए ईमेल ऐप पर जा रहे हों या बस अपने ईमेल की बैकअप कॉपी चाहते हों, आउटलुक से संदेशों को निर्यात करना आसान है, जैसा कि ऊपर दिखाया गया है।

यदि आप किसी अन्य ईमेल ऐप पर जाना चाहते हैं, तो यहां देखें माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक के लिए सबसे अच्छा मुफ्त विकल्प कुछ अन्य डेस्कटॉप मेल विकल्पों के लिए।

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लेखक के बारे में महेश मकवाना(307 लेख प्रकाशित)

महेश MakeUseOf में टेक राइटर हैं। वह लगभग 8 वर्षों से टेक हाउ-टू गाइड लिख रहे हैं और उन्होंने कई विषयों को कवर किया है। वह लोगों को यह सिखाना पसंद करते हैं कि वे अपने उपकरणों का अधिकतम लाभ कैसे उठा सकते हैं।

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