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दफ्तरों में कागजों पर जरूरत से ज्यादा निर्भरता से पर्यावरण को नुकसान होता है। इसके अलावा, संवेदनशील कार्यालय दस्तावेजों को सुरक्षित करना एक परेशानी हो सकती है। नतीजतन, मिशन-महत्वपूर्ण फाइलें किसी के भी सामने आ सकती हैं, जिसमें एक यादृच्छिक आगंतुक भी शामिल है।
ऑफिस से कागज को हटाकर आप ऐसे तमाम जोखिमों से बच सकते हैं। यहां कुछ ऑनलाइन ऐप और टिप्स दिए गए हैं जिनका उपयोग करके आप अपने कार्यालय को अधिक पेपरलेस बना सकते हैं।
1. आगंतुक प्रबंधन उपकरण
एक कागज-आधारित आगंतुक लॉगबुक से एक ऑनलाइन आगंतुक प्रबंधन प्रणाली में स्विच करें। अभिनव और मजबूत आगंतुक प्रबंधन उपकरण कार्यालय आगंतुकों के प्रबंधन की पूरी प्रक्रिया को संचालित कर सकते हैं।
लॉबी ट्रैक आपको एक ही समय में फ़ोटो लेने और बैज प्रिंट करने के दौरान सभी आगंतुकों पर नज़र रखने की सुविधा देता है। यह मेजबानों को सूचित करने, आपातकालीन निकासी के प्रबंधन और सुरक्षा कर्मियों को सतर्क करने जैसी सुविधाओं के साथ भी आता है।
प्रॉक्सीक्लिक एक क्लाउड-आधारित समाधान है जो लोगों के प्रवाह को नियंत्रित करने में आपकी सहायता करता है। उपकरण अनुकूलन योग्य है और फ्रंट डेस्क को कुशल और संवेदनशील डेटा को सुरक्षित रखने के लिए एक एकीकृत दृष्टिकोण का पालन करता है।
2. लेखा ऐप्स
कागज पर अपने कार्यालय लेखांकन का प्रबंधन करना व्यस्त, समय लेने वाला और भ्रमित करने वाला भी हो सकता है। अकाउंटिंग ऐप्स की मदद से आप इस प्रक्रिया को पेपरलेस, तेज और आसान बना सकते हैं।
ऋषि लेखा एक अकाउंटिंग ऐप है जिसे आप अकाउंटिंग में बिना किसी बैकग्राउंड के भी इस्तेमाल कर सकते हैं। एक बार जब आप इसे अपने बैंक खाते से जोड़ लेते हैं, तो लेन-देन का प्रवाह निर्बाध हो जाता है। आप आसान रिपोर्टिंग सुविधा के माध्यम से बिक्री, खरीद और नकदी प्रवाह का ट्रैक रख सकते हैं।
QuickBooks एक अन्य ऑनलाइन लेखा उपकरण है जो आपको वैट, करों और कर्मचारी पेरोल के स्व-मूल्यांकन को संभालने देता है। क्विकबुक पीओएस एक विस्तारित संस्करण है जो छोटे व्यापार मालिकों को खुदरा काउंटर पेपरलेस चलाने की सुविधा देता है।
3. परियोजना प्रबंधन ऐप्स
यदि आप एक परियोजना प्रबंधन चरण के दौरान कागजात का उपयोग करने की योजना बना रहे हैं, तो यह आसानी से आपके लिए बड़ी रकम खर्च कर सकता है। टीम के सभी सदस्यों को एक ही पेज पर रखने के लिए, आपको एक ही फाइल की कई कॉपी प्रिंट करनी होगी। हालाँकि, आप ऐसे खर्चों से बच सकते हैं और कार्य या परियोजना प्रबंधन उपकरणों का उपयोग करके पर्यावरण के अनुकूल बन सकते हैं।
परियोजना प्रबंधन उपकरण आसन एक सहज उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस है जिसका उपयोग कोई भी कार्यों को असाइन करने और ट्रैक करने के लिए कर सकता है। ऐप आपको रीयल-टाइम फ़ाइल शेयरिंग, टास्क कमेंटिंग और डिजिटल रिपोर्ट जनरेशन में मदद करता है।
clickUP एक अन्य परियोजना प्रबंधन उपकरण है जो आपको कई तृतीय-पक्ष एप्लिकेशन को एकीकृत करने की अनुमति देता है। यह एक कार्यभार दृश्य भी प्रस्तुत करता है जो आपको व्यक्तिगत संसाधन कार्यभार पर नज़र रखने में मदद करता है।
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4. टू-डू-लिस्ट टूल्स
क्या आप अभी भी अपने कार्यों को लिखने के लिए स्टिकी नोट्स बर्बाद कर रहे हैं? आपको इससे छुटकारा पाना चाहिए और टू-डू लिस्ट ऐप्स को चुनना चाहिए।
कार्य करने की सूची आपको सभी कार्यों को व्यवस्थित तरीके से सूचीबद्ध करने की अनुमति देता है। यह आपको अपने कार्यों को वर्गीकृत करने के लिए अनुभाग और उप-कार्य जोड़ने की भी अनुमति देता है। आप इस ऐप में प्राथमिकता स्तर और पसंदीदा टैग भी जोड़ सकते हैं।
Any.do आपको किसी भी डिवाइस पर कहीं से भी अपनी टू-डू सूची तक पहुंचने में सक्षम बनाता है। यह आपको निर्धारित समय पर महत्वपूर्ण कार्यों को करने की याद भी दिलाएगा।
5. नोट लेने वाले ऐप्स
एक बार जब आप नोट लेने की प्रक्रिया को कागज रहित कर देते हैं, तो आप नोटपैड और पेन की लागत बचा सकते हैं। इसके अलावा, आपको मीटिंग से पहले एक अव्यवस्थित डेस्क में नोटपैड की तलाश में समय बिताने की ज़रूरत नहीं है।
जैसे नोट लेने वाले ऐप के साथ Evernote , आप इसकी ऑनलाइन-सिंक सुविधा की बदौलत सभी महत्वपूर्ण सूचनाओं को सभी डिवाइसों पर एक्सेस कर सकते हैं। आप अपनी पसंद के अनुसार नोट्स के स्वरूपण को वैयक्तिकृत भी कर सकते हैं और उनमें चित्र, ऑडियो फ़ाइलें और दस्तावेज़ जोड़ सकते हैं।
सिंपलनोट आपको मार्कडाउन प्रारूप में नोट्स जोड़ने, देखने, संपादित करने और प्रकाशित करने की सुविधा देता है। आप और आपकी टीम सहयोगात्मक कार्य और विचार के लिए समूह में कोई भी नोट्स साझा कर सकते हैं।
6. दस्तावेज़ स्कैनिंग उपकरण
यदि आपने पेपरलेस होने का फैसला किया है, तो अपने मौजूदा पेपर दस्तावेज़ों की डिजीटल प्रतियां बनाना आपकी रणनीति में होना चाहिए।
उपयोग एडोब स्कैन पेपर-आधारित दस्तावेज़ को PDF फ़ाइल में बदलने के लिए अपने स्मार्टफ़ोन पर। ऐप आपको क्रॉप, रोटेट, एनोटेट, साइन और कलर एडिट जैसी सुविधाओं की पेशकश के अलावा फ़ाइल आयामों को प्रबंधित करने में भी मदद करता है।
एबीबीवाई फाइनरीडर पीडीएफ एक उन्नत दस्तावेज़ स्कैनर है जो 190 से अधिक भाषाओं का समर्थन करता है और उन्हें 12 विभिन्न फ़ाइल स्वरूपों में सहेजता है। मुद्रित और हस्तलिखित पाठ दोनों को स्कैन करने के अलावा, यह आपको टिप्पणियां और हस्ताक्षर जोड़ने देता है।
7. फ़ाइल साझाकरण और सुरक्षा ऐप्स
वे दिन गए जब आपको अपनी रिपोर्ट की मुद्रित प्रतियां बनानी पड़ती थीं और उन्हें प्राप्तकर्ताओं के बीच वितरित करना पड़ता था। ऑनलाइन फ़ाइल साझाकरण ऐप्स का उपयोग करके, आप फ़ाइलों को क्लाउड में संग्रहीत कर सकते हैं और केवल योग्य प्राप्तकर्ताओं के साथ पहुंच साझा कर सकते हैं।
डिब्बा उद्योग अनुपालन और डेटा गोपनीयता नीतियों का पालन करते हुए, आपको क्लाउड में फ़ाइलों और दस्तावेज़ों को सहेजने और साझा करने देता है। यह टीम के सदस्यों के बीच सहयोग को सहज बनाता है।
आप भी उपयोग कर सकते हैं गूगल ड्राइव कार्यालय फ़ाइलों को सुरक्षित रूप से संग्रहीत करने और उन्हें केवल इच्छित प्राप्तकर्ताओं के साथ साझा करने के लिए। इसके अलावा, टूल आपको विभिन्न फ़ोल्डरों का उपयोग करके फ़ाइलों को व्यवस्थित करने देता है।
8. कैलेंडर ऐप्स
कैलेंडर ऐप्स पेशेवर जीवन का एक अविभाज्य हिस्सा बन गए हैं। सभी प्रकार के व्यवसाय एक पेपर-आधारित डायरी में नियुक्तियों को नोट करने के बजाय कैलेंडर ऐप का उपयोग करने से लाभान्वित हो सकते हैं।
कैलेंडली एक ऑनलाइन अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग ऐप है जहां आप अपनी मीटिंग्स को पेशेवर और कुशलता से शेड्यूल कर सकते हैं। आप इस ऐप से रिमाइंडर और फॉलो-अप प्रक्रिया को स्वचालित कर सकते हैं।
गूगल कैलेंडर एक लोकप्रिय ऑनलाइन कैलेंडर है जहां आप कैलेंडर ईवेंट को व्यवस्थित करने के लिए कैलेंडर प्रविष्टियों को रंग सकते हैं। इसका सुझाव उपकरण सहायता आपका समय बचाने के लिए प्रविष्टियों को स्वतः भर देगा। आप इस ऑनलाइन कैलेंडर में किसी भी ऑनलाइन मीटिंग के शेड्यूल को आसानी से संपादित कर सकते हैं।
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9. डिजिटल समझौते और ई-हस्ताक्षर उपकरण
अब मुद्रित कानूनी दस्तावेजों को त्यागने का समय है। कागज बचाने और अपनी टीम की कार्य कुशलता में सुधार करने के लिए डिजिटल समझौतों और ई-हस्ताक्षरों की दुनिया में कदम रखें।
प्रस्ताव एक ऑनलाइन प्लेटफ़ॉर्म है जो आपको सभी प्रकार के अनुबंधों, प्रस्तावों और अनुबंधों को बनाने, ट्रैक करने, भेजने और ई-हस्ताक्षर करने की अनुमति देता है। आप इस ऐप की सामग्री लाइब्रेरी से पूर्व-डिज़ाइन किए गए प्रस्ताव टेम्प्लेट का उपयोग कर सकते हैं।
पांडाडॉक आपको दस्तावेज़ों को आसानी से बनाने, संपादित करने और हस्ताक्षर करने के द्वारा अपने अनुबंध प्रबंधन को कारगर बनाने की सुविधा देता है। यह बिना किसी कागज के डिजिटल प्रारूप में प्रस्ताव, कोटेशन, अनुबंध और फॉर्म जैसी सेवाएं प्रदान करता है।
10. ऑनलाइन फैक्स ऐप्स
यहां तक कि अगर आप सभी फ़ैक्स को हटाने की योजना बना रहे हैं, तो यह संभव नहीं हो सकता है यदि ग्राहक उनका उपयोग करने पर जोर देते हैं। अभी तक, ऑनलाइन फ़ैक्स ऐप्स फैक्स से कागज हटाने में आपकी मदद कर सकता है। ये ऐप्स फ़ैक्स को कंप्यूटर, स्मार्टफोन या आपकी पसंद के किसी अन्य डिवाइस पर रीडायरेक्ट कर देंगे। इस प्रकार, आप फ़ैक्स को स्वचालित भी कर सकते हैं और हर साल हज़ारों कागज़ की शीट बचा सकते हैं।
रिंगसेंट्रल एक ऑनलाइन फ़ैक्स सॉफ़्टवेयर है जो आपको काफी बचत प्रदान करते हुए इनकमिंग और आउटगोइंग फ़ैक्स को ऑनलाइन प्रबंधित करने देता है। आप भी उपयोग कर सकते हैं हैलोसाइन गोपनीयता और सुरक्षा बनाए रखते हुए फैक्स भेजने और प्राप्त करने के लिए।
ऑनलाइन टूल्स के साथ पेपर्स को रिप्लेस करके ग्रीन हो जाएं
अब आप अपने दिमाग में एक स्पष्ट तस्वीर खींच सकते हैं कि आप जहां भी काम करते हैं, कार्यालय या घर में पेपरलेस जाने की योजना बना रहे हैं। जब उपरोक्त ऑनलाइन ऐप्स आपकी सेवा में हों तो पेपरलेस कार्यस्थल नीति को लागू करने में अधिक समय नहीं लगता है।
सेल फ़ोन नंबर का उपयोग करके टेबलेट से पाठ
कागज़ से छुटकारा पाना कार्यक्षेत्र को अव्यवस्थित करने और उत्पादकता बढ़ाने के कई तरीकों में से एक है।
साझा करना साझा करना कलरव ईमेल अपने कार्य केंद्र को गिराकर उत्पादकता बढ़ाने के 10 तरीकेपता लगाएँ कि कैसे एक अव्यवस्था मुक्त वर्कस्टेशन आपको ध्यान से काम करने और कार्यों को समय पर पूरा करने में मदद करता है।
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तमाल MakeUseOf में एक स्वतंत्र लेखक हैं। एक आईटी परामर्श कंपनी में अपनी पिछली नौकरी में प्रौद्योगिकी, वित्त और व्यावसायिक प्रक्रियाओं में पर्याप्त अनुभव प्राप्त करने के बाद, उन्होंने 3 साल पहले एक पूर्णकालिक पेशे के रूप में लेखन को अपनाया। उत्पादकता और नवीनतम तकनीकी समाचारों के बारे में नहीं लिखते हुए, उन्हें स्प्लिंटर सेल खेलना और नेटफ्लिक्स/प्राइम वीडियो देखना पसंद है।
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