Google ड्राइव को प्रो की तरह कैसे व्यवस्थित करें: 9 प्रमुख टिप्स

Google ड्राइव एक शानदार उत्पादकता और सहयोग उपकरण है। एक बार जब आप इसका बहुत अधिक उपयोग करना शुरू कर देते हैं, हालांकि, सब कुछ व्यवस्थित रखना मुश्किल हो जाता है।

शुक्र है कि आप जो खोज रहे हैं उसे ढूंढना आसान बनाने के लिए Google डिस्क कई तरीके प्रदान करता है। यहां जानकारी की तलाश में बर्बाद होने वाले समय को कम करने के लिए Google ड्राइव को व्यवस्थित करने के लिए एक गाइड है।

1. मूल Google ड्राइव सेटअप और फ़ाइलें जोड़ना

मानक फ़ाइल एक्सप्लोरर की तरह, Google ड्राइव आपको फ़ोल्डरों का उपयोग करके अपनी फ़ाइलों को व्यवस्थित करने की अनुमति देता है, जो कि यदि आप अलग-अलग प्रोजेक्ट पर काम कर रहे हैं तो यह आसान है। हालाँकि, जो इसे थोड़ा जटिल बनाता है, वह यह है कि आपकी फ़ाइलें दो अलग-अलग स्रोतों से उत्पन्न हो सकती हैं।

आप इन्हें साइडबार में सूचीबद्ध देखेंगे Google डिस्क वेब ऐप . मेरी ड्राइव आपके द्वारा डिस्क में सहेजी गई फ़ाइलें रखता है, जबकि मेरे साथ बांटा एकत्र वह सामग्री जिसे अन्य लोगों ने आपको डिस्क पर एक्सेस करने के लिए आमंत्रित किया है . इनमें टीम सहयोग फ़ोल्डर, वितरण के लिए उपयोग किए जाने वाले सार्वजनिक डिस्क फ़ोल्डर और इसी तरह के अन्य फ़ोल्डर शामिल हो सकते हैं।

आप भी देखेंगे कंप्यूटर यदि आप Google डिस्क की बैकअप सुविधा का उपयोग करते हैं, लेकिन यह एक अलग फ़ंक्शन है, तो यह वास्तव में अब लागू नहीं होता है।

आप जिस फ़ाइल को खोजना चाहते हैं, वह संभावित रूप से उन श्रेणियों में से किसी एक के अंतर्गत हो सकती है, जिससे ब्राउज़िंग के माध्यम से उसका पता लगाना मुश्किल हो जाता है। इसे आसान बनाने के लिए, आप अपनी डिस्क में साझा की गई फ़ाइलों या फ़ोल्डरों के शॉर्टकट जोड़ सकते हैं। किसी फ़ाइल को यहां क्लिक करके खींचकर ऐसा करें मेरी ड्राइव साइडबार पर, या उस पर राइट-क्लिक करें और चुनें डिस्क में शॉर्टकट जोड़ें . आप शॉर्टकट को अपनी डिस्क में कहीं भी रख सकते हैं।

फ़ाइल अपने मूल स्थान पर रहेगी, लेकिन आपकी डिस्क में शॉर्टकट से आप इसे अपने पदानुक्रम से आसानी से एक्सेस कर सकते हैं। यह आपको साझा किए गए डेटा के माध्यम से भटकने से रोकता है।

2. दिनांक और अन्य कारकों के आधार पर छाँटें

यह एक बुनियादी टिप है, लेकिन यह समझाना है क्योंकि यह तुरंत स्पष्ट नहीं हो सकता है कि इसे कहां खोजना है। आपको वर्तमान फ़ाइल दृश्य के शीर्ष-दाईं ओर फ़ाइल छँटाई बदलने का विकल्प मिलेगा। यह वर्तमान छँटाई विधि के रूप में प्रकट होता है, जैसे कि नाम .

एक अलग छँटाई विधि सेट करने के लिए इस पाठ पर क्लिक करें, जैसे अंतिम बार संशोधित या अंतिम बार मेरे द्वारा खोला गया . आरोही और अवरोही क्रम के बीच भी बदलने के लिए तीर का उपयोग करें।

सरल होते हुए भी, यह सैकड़ों फ़ाइलों वाले फ़ोल्डर को शीघ्रता से समझने का एक आसान तरीका है।

3. फ़ाइलें तेज़ चुनें

कई फ़ाइल एक्सप्लोरर की तरह, Google डिस्क आपको इसका उपयोग करने देता है खिसक जाना तथा Ctrl एकाधिक फ़ाइलों का चयन करने के लिए क्लिकों के साथ-साथ क्लिक-एंड-ड्रैग के संयोजन में।

पकड़ Ctrl और उन सभी को चुनने के लिए कई फाइलों पर क्लिक करें। पंक्ति में मौजूद फ़ाइलों का चयन करने के लिए, पहले वाले पर क्लिक करें, फिर होल्ड करते हुए अंतिम पर क्लिक करें खिसक जाना . यदि आप चाहें तो क्लिक करना और खींचना इसका एक आसान विकल्प है।

ध्यान रखें कि आप शीर्ष-दाईं ओर स्थित बटन का उपयोग करके फ़ाइल दृश्य को बदल सकते हैं, जो छँटाई विकल्प के ऊपर और उसके बगल में दिखाई देता है जानकारी चिह्न। सूची और ग्रिड दृश्यों के बीच परिवर्तन के लिए इसका उपयोग करें, जिससे फाइलों के समूह का चयन करना आसान हो जाता है।

4. उन्नत खोज टूल का उपयोग करें

स्क्रीन के शीर्ष पर खोज बार का उपयोग करके किसी फ़ाइल की खोज करना आपके द्वारा खोई हुई चीज़ को खोजने का सबसे अच्छा तरीका है। उन्नत टूल का उपयोग करना जो केवल कुछ क्लिक दूर हैं, इसे और भी प्रभावी बनाता है।

जब आप सर्च बार पर क्लिक करते हैं, तो आप एक फ़ाइल प्रकार का चयन कर सकते हैं, जैसे कि पीडीएफ़ या स्प्रेडशीट्स , केवल उस तरह की फाइलें दिखाने के लिए।

आप देखेंगे कि जब आप इनमें से किसी एक पर क्लिक करेंगे, प्रकार: प्रस्तुति या समान खोज बार में दिखाई देगा। अधिक विशिष्ट प्राप्त करने के लिए, प्रकार के साथ एक खोज शब्द दर्ज करने का प्रयास करें। यदि आप जानते हैं कि आप किस प्रकार की सामग्री की तलाश कर रहे हैं तो इससे आपकी खोज को सीमित करना आसान हो जाता है।

इसके अलावा, आप क्लिक कर सकते हैं अधिक खोज उपकरण उन्नत खोज विकल्प देखने के लिए फ़ाइल प्रकार चयन मेनू के नीचे (या खोज बॉक्स के दाईं ओर छोटा तीर)। ये आपको दिनांक संशोधित, स्वामी, और इसे किसके साथ साझा किया गया था जैसे मानदंडों के आधार पर ड्रिल-डाउन करने देते हैं।

यदि आप डिस्क में ढेर सारी फ़ाइलें संग्रहीत करते हैं और याद नहीं रखते कि आपने उनमें से अधिकांश को कहाँ रखा है, तो खोज आपकी सबसे अच्छी मित्र बन जाएगी।

5. श्रेणियाँ बनाने के लिए रंगों और सितारों का उपयोग करें

जबकि आप फ़ोल्डरों के गहरे पदानुक्रम बना सकते हैं, कभी-कभी अधिक दृश्य प्रणाली का उपयोग करना आसान होता है। किसी फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करके, आप चयन कर सकते हैं रंग बदलना और एक नज़र में पहचानना आसान बनाते हैं।

सब कुछ के लिए मानक (और उबाऊ) ग्रे के बजाय, एक चमकीले रंग का फ़ोल्डर आपके ड्राइव में अन्य फ़ोल्डरों के बीच स्पॉट करना बहुत आसान है। केवल अपने सबसे महत्वपूर्ण फ़ोल्डरों में रंग लगाने का प्रयास करें, या समान प्रकार की सामग्री के लिए रंग योजना का उपयोग करें।

इसी तरह के चरण के रूप में, आप आइटम को चुनकर तारांकित भी कर सकते हैं तारांकित में जोड़ें राइट-क्लिक मेनू में। आपके द्वारा तारांकित की गई प्रत्येक फ़ाइल और फ़ोल्डर को देखने के लिए, क्लिक करें तारांकित बाएं मेनू में। अपने सबसे महत्वपूर्ण डेटा के लिए सितारों को सुरक्षित रखें और आपको हमेशा पता रहेगा कि उन्हें कहां देखना है।

6. जल्दी से स्कैन करने के लिए दस्तावेज़ों का पूर्वावलोकन करें

फ़ाइल में क्या है इसका एक त्वरित अनुस्मारक चाहते हैं ताकि आप सुनिश्चित हो सकें कि आपके पास सही है? यह वह जगह है जहाँ पूर्वावलोकन बटन काम आता है। एक फ़ाइल का चयन करें, फिर क्लिक करें आंख दिखाई देने वाले टूलबार में शीर्ष-दाईं ओर आइकन। यह एक त्वरित पूर्वावलोकन उत्पन्न करेगा ताकि आप फ़ाइल को पूरी तरह से खोले बिना देख सकें।

एंड्रॉइड पर क्लिपबोर्ड को कैसे साफ़ करें

इसे लोड होने में एक सेकंड लग सकता है लेकिन फ़ाइल को पूरी तरह से खोलने की तुलना में अभी भी तेज़ है। यदि आप उस फ़ाइल को संपादित कर सकते हैं जिसका आपने पूर्वावलोकन किया है (जैसे कि Google डॉक्स दस्तावेज़ या स्प्रैडशीट) तो आपको एक दिखाई देगा [ऐप] के साथ खोलें शीर्ष पर लिंक।

7. मेरी डिस्क से संशोधन जांचें और इतिहास संपादित करें

डिस्क में आपके स्वामित्व वाली फ़ाइलों के लिए, आप पिछले संस्करणों की जांच कर सकते हैं और देख सकते हैं कि फ़ाइल में किसने परिवर्तन किए हैं. किसी चीज़ पर राइट-क्लिक करें और चुनें संस्करण प्रबंधित करें उस फ़ाइल के पुराने संस्करणों की समीक्षा (और डाउनलोड) करने के साथ-साथ एक नया अपलोड करने के लिए।

इस बीच, किसी फ़ाइल पर राइट-क्लिक करें और चुनें विवरण देखें फ़ाइल के बारे में जानकारी के साथ दाईं ओर एक पैनल खोलने के लिए। पर स्विच करें गतिविधि यह देखने के लिए कि हाल ही में इसके साथ क्या हुआ है, जैसे कि लोग परिवर्तन कर रहे हैं या दस्तावेज़ साझा कर रहे हैं।

8. आगे व्यवस्थित करने में आपकी सहायता के लिए ऐप्स आज़माएं

यदि अंतर्निहित नियंत्रण पर्याप्त नहीं हैं, तो आप अधिक कार्यक्षमता के लिए तृतीय-पक्ष एप्लिकेशन को Google डिस्क से भी कनेक्ट कर सकते हैं। इन्हें ब्राउज़ करने के लिए, किसी फ़ाइल पर राइट-क्लिक करें और चुनें इसके साथ खोलें > अधिक ऐप्स कनेक्ट करें .

इससे बाज़ार खुल जाएगा, जहां आप Google ड्राइव के साथ काम करने वाले ऐड-ऑन ब्राउज़ कर सकते हैं। उनके माध्यम से एक नज़र डालें और देखें कि क्या आप उनमें से किसी को मोहक पाते हैं। आरंभ करने के लिए, हमारी सूची देखें Google डिस्क के लिए सर्वोत्तम टूल .

9. ड्राइव संगठन के लिए मिनी-टिप्स

हम आपको छोटी-छोटी युक्तियों की एक श्रृंखला प्रदान करते हैं जो आपकी डिस्क की सामग्री को व्यवस्थित करने में भी आपकी सहायता कर सकती हैं:

अपने फ़ोल्डर नामों में इमोजी का उपयोग करने का प्रयास करें . विंडोज़ पर, दबाएं जीत + अवधि एक इमोजी दर्ज करने के लिए, जो Google डिस्क फ़ोल्डर नामों में काम करता है। फ़ोल्डर रंगों के साथ जोड़ा गया, ये उन लोगों के लिए मददगार हो सकते हैं जो अत्यधिक दृश्य हैं।
हैशटैग का प्रयोग अस्थायी टैग के रूप में करें . Google डिस्क में उचित टैगिंग सुविधा नहीं है, इसलिए आप हैशटैग का उपयोग करके अपना स्वयं का बना सकते हैं। जबकि आधिकारिक तौर पर समर्थित नहीं है, जोड़ना #जरूरी या #वित्त प्रासंगिक दस्तावेज़ों से आप त्वरित खोज के साथ एक ही स्थान पर सब कुछ देख सकते हैं।
स्मार्ट नामकरण सम्मेलनों का प्रयोग करें . यदि आप चाहते हैं कि फ़ाइलें हमेशा एक निश्चित क्रम में दिखाई दें, तो उपयोग करें 001 या आसान संगठन के लिए उनके नाम की शुरुआत में समान। साथ ही, फ़ाइल नामों को इतना छोटा रखना सुनिश्चित करें कि उन्हें प्रबंधित किया जा सके, लेकिन ऐसे कीवर्ड शामिल करना न भूलें, जो उन्हें सड़क पर खोज में आसानी से खोज सकें।

प्रभावी Google डिस्क संगठन आवश्यक है

अब आप अपने Google डिस्क में सब कुछ नियंत्रण में रखने के कुछ सर्वोत्तम तरीकों के बारे में जानते हैं. अपनी फ़ाइलों को एक्सेस करने में आसान रखना महत्वपूर्ण है, खासकर जब आपके पास दर्जनों फ़ोल्डरों में सैकड़ों फ़ाइलें बिखरी हुई हों।

Google ड्राइव में महारत हासिल करने के लिए, आपको यह भी पता होना चाहिए कि सॉफ़्टवेयर की सामान्य समस्याओं को कैसे ठीक किया जाए।

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लेखक के बारे में बेन स्टेग्नर(१७३५ लेख प्रकाशित)

बेन MakeUseOf में डिप्टी एडिटर और ऑनबोर्डिंग मैनेजर हैं। उन्होंने 2016 में पूर्णकालिक लेखन के लिए अपनी आईटी नौकरी छोड़ दी और फिर कभी पीछे मुड़कर नहीं देखा। वह सात वर्षों से अधिक समय से एक पेशेवर लेखक के रूप में तकनीकी ट्यूटोरियल, वीडियो गेम अनुशंसाएँ और बहुत कुछ कवर कर रहा है।

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