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एक्सेल एक है काल्पनिक रूप से उपयोगी स्प्रैडशीट प्रोग्राम, लेकिन एक संपूर्ण स्प्रैडशीट बनाने और इसे केवल कागज़ की नौ शीटों पर देखने के लिए प्रिंट करने से बुरा कुछ नहीं है, जिसमें आखिरी पर एक पंक्ति भी शामिल है। खूबसूरती से तैयार की गई स्प्रेडशीट क्या अच्छी है अगर यह कागज पर भयानक दिखती है?
सौभाग्य से, आप अपनी स्प्रैडशीट और प्रोग्राम सेटिंग्स को एक पृष्ठ पर सब कुछ प्राप्त करने के लिए और उस पृष्ठ को जितना संभव हो उतना अच्छा दिखने के लिए बदल सकते हैं। यदि आपकी स्प्रैडशीट किसी एक पृष्ठ के लिए बहुत बड़ी है, तो आप इन सेटिंग्स का उपयोग इसे कई पृष्ठों पर अधिक अनुकूल रूप से वितरित करने के लिए कर सकते हैं।
प्रिंट करने से पहले पूर्वावलोकन करें
यह एक महत्वपूर्ण कदम है—यदि आप केवल उनके बारे में जानते हैं तो आप प्रिंट करने से पहले बहुत सी समस्याओं का समाधान कर सकते हैं। यदि आप प्रिंट करते हैं और फिर यह देखने के लिए जांचते हैं कि यह कितनी अच्छी तरह काम करता है, तो आप उस आखिरी पंक्ति या कॉलम को पेपर पर लाने की कोशिश में बहुत सारे पेपर बर्बाद कर सकते हैं।
आपके एक्सेल के संस्करण के आधार पर, आपको क्लिक करना पड़ सकता है फ़ाइल> प्रिंट पूर्वावलोकन , फ़ाइल> प्रिंट> प्रिंट पूर्वावलोकन , या केवल फ़ाइल> प्रिंट यह देखने के लिए कि आपकी स्प्रेडशीट प्रिंटर से बाहर आने पर कैसी दिखेगी। अगर यह अच्छा लगता है, तो आगे बढ़ें और प्रिंट करें। यदि नहीं, तो नीचे सूचीबद्ध कुछ रणनीतियों का प्रयास करें!
पेज लेआउट व्यू का उपयोग करें
पृष्ठ लेआउट दृश्य आपको दिखाएगा कि जब आप इस पर काम कर रहे हों तो आपका दस्तावेज़ कैसे प्रिंट होगा। यह आपकी स्प्रैडशीट पर काम करने के लिए एक अच्छा दृश्य नहीं है, लेकिन यह सुनिश्चित करने के लिए समायोजन करने में आपकी सहायता कर सकता है कि आपके कॉलम और पंक्तियां आपके पास मौजूद स्थान का अधिकतम लाभ उठाएं। दृश्य को सक्रिय करने के लिए, यहां जाएं देखें > पेज लेआउट .
अब आप अपनी स्प्रैडशीट को प्रिंट होते हुए देखेंगे। इस दृश्य में नीचे सूचीबद्ध टूल का उपयोग करके समायोजन करने से आपको इस बात का बेहतर अंदाजा होगा कि उन्होंने अच्छा काम किया है या नहीं। (यह वही कार्यक्षमता Word में उपलब्ध है, और आपकी सहायता कर सकती है पेशेवर दिखने वाले दस्तावेज़ बनाएं वहाँ भी।)
पेज ओरिएंटेशन बदलें
यदि आपकी स्प्रैडशीट लम्बे से अधिक चौड़ी है, तो एक क्षैतिज अभिविन्यास आपको इसे एक पृष्ठ पर अधिक फिट करने में मदद करेगा। एक लंबी स्प्रैडशीट को लंबवत अभिविन्यास से लाभ होने की संभावना है। यह चुनने के लिए कि आपकी स्प्रैडशीट किस ओरिएंटेशन का उपयोग करती है, खोलें पृष्ठ सेटअप मेनू और पेज टैब के अंतर्गत पोर्ट्रेट या लैंडस्केप चुनें।
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पंक्तियों या स्तंभों को हटाएं या छिपाएं
बड़ी स्प्रैडशीट्स में, अक्सर ऐसी पंक्तियाँ या स्तंभ होते हैं जो निरर्थक होते हैं, जिनमें पुरानी जानकारी होती है, या किसी विशेष स्थिति में प्रिंट करने की आवश्यकता नहीं होती है। ये पंक्तियाँ और स्तंभ पृष्ठ पर मूल्यवान अचल संपत्ति लेते हैं और आपकी स्प्रैडशीट को अच्छी तरह से फिट करने के लिए इसे और अधिक कठिन बना सकते हैं।
यदि आप उस डेटा में से कुछ को हटा सकते हैं, तो बस परिचित का उपयोग करें हाइलाइट> संपादित करें> हटाएं उनसे छुटकारा पाने का क्रम। यदि उनमें ऐसी जानकारी है जो आपको लगता है कि आपको कुछ समय बाद फिर से आवश्यकता हो सकती है, तो आप उन्हें पंक्ति या स्तंभ शीर्षलेख पर राइट-क्लिक करके और चयन करके छुपा सकते हैं छिपाना . डेटा को फिर से देखने के लिए, छिपे हुए डेटा के दोनों ओर पंक्तियों या स्तंभों को हाइलाइट करें, लेबल पर राइट-क्लिक करें, और चुनें सामने लाएँ .
पेज ब्रेक का प्रयोग करें
अपने पसंदीदा वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम की तरह, आप यह सुनिश्चित करने के लिए पेज ब्रेक सम्मिलित कर सकते हैं कि आपकी स्प्रेडशीट कई पेजों के बीच विभाजित है, जहाँ आप इसे चाहते हैं, इसके बजाय जहाँ एक्सेल तय करता है कि यह सुविधाजनक है। महज प्रयोग करें सम्मिलित करें > पेज ब्रेक एक्सेल को यह बताने के लिए कि आपके दस्तावेज़ को कहाँ विभाजित करना है।
प्रिंट क्षेत्र बदलें
यदि आपकी स्प्रैडशीट में बड़ी मात्रा में डेटा है और आपको उसमें से केवल कुछ प्रिंट करने की आवश्यकता है, तो आप स्प्रैडशीट के केवल उस भाग को प्रिंट कर सकते हैं जिसे आपने चुना है। उन कक्षों का चयन करें जिन्हें आप प्रिंट करना चाहते हैं और क्लिक करें छाप . बदलें क्या प्रिंट करें: करने के लिए विकल्प चयन , और पूर्वावलोकन केवल आपके द्वारा चयनित डेटा को शामिल करने के लिए अपडेट होगा।
यदि आप एक ही चयन को नियमित आधार पर प्रिंट करते हैं, तो आप एक स्थायी प्रिंट क्षेत्र सेट कर सकते हैं जो केवल उस अनुभाग को शामिल करता है ताकि आपको इसे हर बार चुनने की आवश्यकता न हो। ऐसा करने के लिए, उस क्षेत्र का चयन करें जिसे आप बार-बार प्रिंट करते हैं, फिर यहां जाएं फ़ाइल> प्रिंट क्षेत्र> प्रिंट क्षेत्र सेट करें . अब यह चयन आपकी स्प्रैडशीट के लिए मानक प्रिंट क्षेत्र बन जाएगा। उस सेटिंग से छुटकारा पाने के लिए, उपयोग करें फ़ाइल> प्रिंट क्षेत्र> प्रिंट क्षेत्र साफ़ करें .
पेज मार्जिन बदलें
यदि आपको अपनी स्प्रैडशीट को किसी पृष्ठ पर फ़िट करने के लिए बस थोड़ा और स्थान चाहिए, तो पृष्ठ के हाशिये में कुछ अतिरिक्त स्थान जोड़ने से आपकी समस्या का समाधान हो सकता है। आप पेज सेटअप डायलॉग को या तो यहां से एक्सेस कर सकते हैं फ़ाइल> पेज सेटअप या प्रिंट डायलॉग में पेज सेटअप बटन के साथ। प्रत्येक मार्जिन में एक इंच का अंश जोड़ें और प्रिंट पूर्वावलोकन फिर से जांचें।
एक पृष्ठ पर जितना संभव हो सके फिट होने के लिए हाशिये में जगह जोड़ने के साथ ओवरबोर्ड जाना आसान है। हालाँकि, याद रखें कि कागज के एक टुकड़े के किनारे तक चलने वाला पाठ न केवल सौंदर्य की दृष्टि से अप्रिय है, बल्कि पढ़ने में भी कठिन हो सकता है। इसके साथ विवेकपूर्ण बनो!
टेक्स्ट लपेटें और कॉलम का आकार बदलें
एक्सेल आमतौर पर संख्यात्मक डेटा के लिए उपयोग किया जाता है, लेकिन यह टेक्स्ट के लिए भी वास्तव में उपयोगी हो सकता है। यदि आपके सेल में बहुत सारे टेक्स्ट हैं, तो वे वास्तव में आपकी स्प्रेडशीट को बढ़ा सकते हैं और इसे एक पेज पर या यहां तक कि कई पेजों पर फिट करना मुश्किल बना सकते हैं; आप एक अजीब मुद्रण योजना के साथ समाप्त हो सकते हैं जो आपके दस्तावेज़ को इस तरह दिखता है:
कुछ टेक्स्ट काट दिया गया है, और जो सेल नहीं काटे गए हैं वे दाईं ओर बहुत दूर भागते हैं। अपनी स्प्रैडशीट की चौड़ाई को एक पृष्ठ की चौड़ाई तक सीमित करने के लिए, आप अपने कॉलम की चौड़ाई को सीमित कर सकते हैं और टेक्स्ट रैपिंग का उपयोग करके यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आप जिस डेटा को प्रिंट करना चाहते हैं, वह खो न जाए। सबसे पहले, पर जाएँ प्रारूप> सेल> संरेखण और सुनिश्चित करें पाठ को आवृत करना सक्षम किया गया है।
अब, जब किसी सेल में टेक्स्ट कॉलम की चौड़ाई से अधिक चौड़ा होता है, तो टेक्स्ट नीचे की पंक्ति में रैप हो जाएगा। यहां से, आप अपने कॉलम का आकार बदलने के लिए किसी पंक्ति या कॉलम हेडर के किनारे को खींचकर उसकी चौड़ाई समायोजित कर सकते हैं।
आप पंक्ति या स्तंभ लेबलों पर डबल-क्लिक भी कर सकते हैं, ताकि उन्हें स्वचालित रूप से आवश्यकतानुसार चौड़ा किया जा सके, जैसा कि नीचे दिए गए वीडियो में दिखाया गया है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके कॉलम उस पृष्ठ पर फ़िट हों जैसे आप उन्हें चाहते हैं, ऊपर वर्णित पृष्ठ लेआउट दृश्य का उपयोग करें।
अपनी स्प्रेडशीट स्केल करें
अगर किसी और चीज ने काम नहीं किया है, तो आप अपनी स्प्रेडशीट को स्केल कर सकते हैं ताकि वह एक ही पेज (या पेजों की एक निश्चित संख्या) पर फिट हो जाए। में पृष्ठ सेटअप , के आगे रेडियो बटन पर क्लिक करें के लिए फिट: और उन पृष्ठों की संख्या चुनें, जिन पर आप अपनी स्प्रैडशीट को प्रिंट करना चाहते हैं। 'विस्तृत' पृष्ठों की एक छोटी संख्या का चयन करने से दस्तावेज़ क्षैतिज रूप से स्केल हो जाएगा, और 'लम्बे' पृष्ठों की एक छोटी संख्या का चयन करने से यह लंबवत रूप से स्केल हो जाएगा। आप प्रतिशत पैमाने का चयन भी कर सकते हैं।
स्केलिंग विकल्प का उपयोग करने से आपके दस्तावेज़ के आकार को सीमित करने में मदद मिल सकती है जब इसे कागज़ पर रखा जाता है, लेकिन यह आपके पाठ को बहुत छोटा और पढ़ने में कठिन भी बना सकता है। पूर्वावलोकन की जांच करें और सुनिश्चित करें कि आप इतनी अधिक स्केलिंग नहीं कर रहे हैं कि आपके किसी भी डेटा को पढ़ना असंभव है। जब आप प्रिंट करने का प्रयास कर रहे हों तो स्केलिंग वास्तव में उपयोगी होती है एक्सेल चार्ट , बहुत।
अपने प्रिंटआउट को पढ़ने में आसान बनाना
एक बार जब आप अपनी स्प्रैडशीट को स्वीकार्य पृष्ठों पर प्राप्त करने में सफल हो जाते हैं, तो एक कदम और आगे बढ़ें और इसे यथासंभव पढ़ने में आसान बनाएं। कुछ अन्य प्रिंट सेटिंग्स में बदलाव करके, आप अपने प्रिंटआउट के स्वरूप को अनुकूलित कर सकते हैं। यहां कुछ जोड़े हैं जिनके बारे में आपको पता होना चाहिए।
प्रिंटिंग ग्रिडलाइन्स और रो या कॉलम हेडिंग
में पृष्ठ सेटअप मेनू (प्रिंट संवाद के माध्यम से पहुँचा या फ़ाइल> पेज सेटअप ), शीट टैब पर क्लिक करें और चुनें ग्रिडलाइन नीचे छाप अनुभाग। आप भी चुन सकते हैं पंक्ति और स्तंभ शीर्षक इन लेबलों को अपने प्रिंटआउट में जोड़ने के लिए।
शीर्षलेख और पाद लेख जानकारी जोड़ना
एक्सेल स्वचालित रूप से आपके दस्तावेज़ के शीर्षलेख और पाद लेख में उपयोगी जानकारी जोड़ सकता है ताकि इसे पढ़ना आसान हो सके। में पृष्ठ सेटअप मेनू, पर क्लिक करें अगुआ पुछल्ला शीर्षलेख या पाद लेख में पृष्ठ संख्या, फ़ाइल नाम और लेखक का नाम जैसी जानकारी जोड़ने के लिए टैब और ड्रॉपडाउन मेनू का उपयोग करें। यदि आपकी स्प्रैडशीट वास्तव में लंबी है, तो यह जानकारी पृष्ठों को अधिक आसानी से व्यवस्थित रखने में सहायता कर सकती है।
आप पर क्लिक करके कस्टम टेक्स्ट भी जोड़ सकते हैं हैडर अनुकूलित करें या पाद को अनुकूलित करें .
खराब प्रिंटेड स्प्रैडशीट्स के लिए समझौता न करें
जब आप अपनी स्प्रैडशीट को प्रिंट करते हैं तो उसे अच्छा दिखाने की कोशिश करना निराशाजनक हो सकता है—खासकर यदि आपको इसे एक ही पृष्ठ पर लाना है। लेकिन अपने दस्तावेज़ की सेटिंग्स और प्रारूप में कुछ बदलावों के साथ, आप एक अच्छा प्रिंटआउट तैयार कर सकते हैं! ऑफिस में रहते हुए भी एक्सेल की सफलता के लिए अन्य टिप्स सीखना न भूलें।
एक्सेल से स्प्रैडशीट प्रिंट करने के लिए कोई अन्य सुझाव हैं? उन्हें नीचे साझा करें!
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साझा करना साझा करना कलरव ईमेल क्या असंगत पीसी पर विंडोज 11 स्थापित करना ठीक है?अब आप पुराने पीसी पर आधिकारिक आईएसओ फाइल के साथ विंडोज 11 स्थापित कर सकते हैं ... लेकिन क्या ऐसा करना एक अच्छा विचार है?
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डैन एक कंटेंट स्ट्रैटेजी और मार्केटिंग कंसल्टेंट है जो कंपनियों को डिमांड और लीड जेनरेट करने में मदद करता है। वह dannalbright.com पर रणनीति और सामग्री विपणन के बारे में भी ब्लॉग करता है।
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