मेल मर्ज के साथ आउटलुक में वैयक्तिकृत मास ईमेल कैसे भेजें

मेल मर्ज उन पुराने दोस्तों में से एक है जिन्हें आपने सालों से नहीं बुलाया है। कम करके आंका और अनदेखा किया, उस दिन तक जब तक आपको उनकी बुरी तरह से जरूरत न हो।

जब तक आपको अंतिम समय में कुछ सौ आमंत्रणों को प्रबंधित करने का कार्य नहीं सौंपा जाता है, तब तक आपको इसकी क्षमता का एहसास नहीं होता है। हो सकता है, वे एक आसन्न ज़ोंबी सर्वनाश के लिए शादी के निमंत्रण या रेड अलर्ट का एक समूह हैं। या, यह कुछ अहानिकर हो सकता है - जैसे पता लेबल और नाम बैज का एक गुच्छा प्रिंट करना।

चिंता मत करो। आप कुछ ही क्लिक के साथ कुछ ही मिनटों में Microsoft Outlook 2016 के साथ व्यक्तिगत सामूहिक ईमेल भेज सकते हैं। और दिन बचाओ।

आपको मेल मर्ज का उपयोग कब करना चाहिए?

इससे पहले कि मैं आगे बढ़ूं, मेल मर्ज का उपयोग तब किया जाता है जब आप कई दस्तावेज़ बनाना चाहते हैं जो मूल रूप से समान होते हैं लेकिन जहां प्रत्येक दस्तावेज़ में अद्वितीय विवरण होते हैं। ईमेल समान प्रारूप और समान टेक्स्ट और ग्राफिक्स साझा करते हैं यदि कोई हो। उदाहरण के लिए, निमंत्रण जहां टेक्स्ट वही रहता है लेकिन नाम, पता, या यहां तक कि विषय बिट्स प्रत्येक के लिए अद्वितीय होते हैं।

मेल मर्ज — लोगों के समूह को संदेश ईमेल करने के विपरीत — संदेश के प्रत्येक प्राप्तकर्ता को एकमात्र प्राप्तकर्ता बनाता है .

मैंने उनके लिए अब तक का सबसे अच्छा उपयोग पाया है - प्रत्येक नियोक्ता के लिए कस्टम विवरण के साथ जॉब हंटिंग पावर टूल के रूप में बड़े पैमाने पर ईमेल का उपयोग करें।

मेल मर्ज सुविधा दो भागों का उपयोग करती है:

NS मुख्य स्थिर दस्तावेज़ (यहां: माइक्रोसॉफ्ट वर्ड) जहां आप ईमेल का मुख्य भाग लिखते हैं।
NS परिवर्तनीय डेटा स्रोत (यहां: माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक संपर्क) जो आमतौर पर प्राप्तकर्ता का पता और नाम होता है।

ये दोनों 'विलय' हैं। आउटलुक माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस सूट का हिस्सा होने के साथ, इस सुविधा का उपयोग बल्क में मेल भेजने के लिए किया जा सकता है, प्रत्येक एक अलग संपर्क के लिए व्यक्तिगत। यह स्पैमिंग नहीं है, हालांकि मुझे लगता है कि गलत हाथों में, मेल मर्ज का इस्तेमाल अवांछित ईमेल के साथ बम बनाने के लिए किया जा सकता है।

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Microsoft Office आपको पते के विवरण के लिए विभिन्न डेटा स्रोतों का उपयोग करने की अनुमति देता है - उदाहरण के लिए, आप कर सकते हैं एक्सेल स्प्रेडशीट का उपयोग करें या यहां तक कि एक एक्सेस डेटाबेस। यहां, आप ईमेल भेजने के लिए अपने Microsoft आउटलुक संपर्कों का उपयोग करेंगे।

मेल मर्ज के लिए अपने संपर्कों का पूल तैयार करें

तो, माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक लॉन्च करने के बाद, आइए चरणों को तोड़ दें।

1. खुला लोग अपने संपर्कों की सूची प्रदर्शित करने के लिए।

उन संपर्कों का चयन करें (CTRL + क्लिक) जिन्हें आप वैयक्तिकृत ईमेल सूची में शामिल करना चाहते हैं। एक विशाल सूची को प्रबंधित करना आसान बनाने के लिए, इसका उपयोग करें तरह उपलब्ध विकल्प (के आगे ड्रॉपडाउन तीर पर क्लिक करें सभी ) इसे और अधिक प्रबंधनीय बनाने के लिए, आप कर सकते हैं श्रेणियों के आधार पर छाँटें उसी ड्रॉपडाउन के माध्यम से।

ध्यान दें: मेल मर्ज नहीं करता वितरण सूचियों के साथ काम करें .

2. चुनें मेल मर्ज करें से रिबन > होम > क्रियाएँ समूह .

3. मेल मर्ज कॉन्टैक्ट्स स्क्रीन में जिसे आपको अभी देखना चाहिए, चुनें केवल चयनित संपर्क यदि व्यक्तिगत ईमेल संपर्कों के चुनिंदा बैच के लिए है। नीचे मर्ज विकल्प अनुभाग के अंतर्गत, निम्न पैरामीटर चुनें।

दस्तावेज़ का प्रकार: प्रपत्र पत्र
के लिए जाओ: ईमेल
संदेश विषय पंक्ति: सभी ईमेल के लिए विषय पंक्ति नहीं बदलेगी।

4. क्लिक करें ठीक है और फिर Microsoft Word आपके लिए वैयक्तिकृत संदेश लिखने के लिए लॉन्च होगा।

Microsoft Word में वैयक्तिकृत संदेश लिखें

रिबन पर मेलिंग टैब सामने और केंद्र के दृश्य पर है। यहां, आप अपना सामूहिक ईमेल शुरू करना चाहेंगे एक व्यक्तिगत ग्रीटिंग लाइन . से डाक से माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में टैब, चुनें ग्रीटिंग लाइन .

जैसा कि आप देख सकते हैं, डायलॉग बॉक्स में मिस्टर रान्डेल का नाम पहले से भरा हुआ है। यह आपकी संपर्क सूची से नामों के लिए केवल एक प्लेसहोल्डर है। इसके ठीक नीचे, आप अपनी सूची से नामों का पूर्वावलोकन देख सकते हैं। आप यहां दिए गए विकल्पों के साथ प्रविष्टियों को अनुकूलित कर सकते हैं।

ध्यान दें कि मर्ज फ़ील्ड आपकी मेलिंग सूची के कॉलम हेडिंग से आते हैं। इसलिए, यदि कोई बेमेल है, तो उपयोग करें मैच फ़ील्ड यह सुनिश्चित करने के लिए कि मर्ज सटीक रहता है। यदि आप चाहते हैं कि कोई फ़ील्ड 'मिलान नहीं' कहता है, तो उस फ़ील्ड के लिए ड्रॉप-डाउन सूची का चयन करें और फिर उस कॉलम का नाम चुनें जो आपकी सूची में उस कॉलम से मेल खाता हो।

जब आप क्लिक करते हैं ठीक है और यहां से बाहर निकलें, ग्रीटिंग लाइन (प्रिय श्रीमान…) के लिए प्लेसहोल्डर को Word दस्तावेज़ में रखा गया है।

यह याद रखना: आप अतिरिक्त फ़ील्ड के साथ दस्तावेज़ में अतिरिक्त जानकारी दर्ज कर सकते हैं।

पर क्लिक करें मर्ज फ़ील्ड डालें। यह डेटा आपके मूल डेटा स्रोत में मौजूद होना चाहिए जो कि इस मामले में Microsoft Outlook में संपर्क जानकारी है। उदाहरणों में शामिल हैं - घर का पता, घर का फोन, नौकरी का शीर्षक आदि। जब आप छोटे ड्रॉपडाउन तीर पर क्लिक करते हैं तो आप पूरी सूची देख सकते हैं।

ग्रीटिंग को प्रारूपित करें। ग्रीटिंग लाइन को अपनी इच्छानुसार प्रारूपित करने के लिए, प्रत्येक छोर पर चिह्नों सहित पूरे क्षेत्र को हाइलाइट करें। के पास जाओ घर टैब और फ़ॉन्ट सेटिंग्स का उपयोग करें। इसके अलावा, सेट करें पंक्ति रिक्ति यह सुनिश्चित करने के लिए कि पंक्ति रिक्ति आपके शेष दस्तावेज़ में रिक्ति से मेल खाती है।

अभी संदेश टाइप करें

संदेश की शुरुआत है<>प्लेसहोल्डर और/या कोई अन्य फ़ील्ड जिसे आपने अतिरिक्त मर्ज फ़ील्ड की सहायता से डाला है। अपना संदेश लिखें। याद रखें, यह सबसे अच्छा सामूहिक ईमेल है। इसलिए, सभी ईमेल शिष्टाचार का उपयोग करना सुनिश्चित करें जो आप कर सकते हैं।

जब ईमेल का मुख्य भाग हो जाए, तो क्लिक करें समाप्त करें और मर्ज करें > ई-मेल संदेश भेजें .

NS ई-मेल पर जाएं डायलॉग बॉक्स खुलता है। क्लिक ठीक है .

एमएस वर्ड तब फ्लैश में ईमेल को स्वचालित रूप से पोस्ट करने का काम करता है। Word प्रत्येक पते पर एक व्यक्तिगत ईमेल भेजता है। आप अन्य प्राप्तकर्ताओं को सीसी या बीसीसी नहीं कर सकते हैं, और आप अटैचमेंट नहीं जोड़ सकते ईमेल को।

आप मेल मर्ज के लिए उपयोग किए गए दस्तावेज़ को सहेज सकते हैं, क्योंकि यह डेटा स्रोत यानी संपर्कों के लिंक को भी सहेजता है। जब आप मेल मर्ज दस्तावेज़ खोलते हैं, तो चुनें हां जब Word आपको कनेक्शन बनाए रखने के लिए कहता है।

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एक बार जब आप इसे समझ लेते हैं, तो पूरी प्रक्रिया में शुरू से अंत तक बमुश्किल कुछ मिनट लगते हैं। उसी समय, केवल एक व्यक्ति के लिए एक ईमेल लिखने में समय लगता है, अब आप एक समूह के लिए ऐसा कर सकते हैं। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि समूह कितना बड़ा है।

साथ ही, प्राप्तकर्ता के नाम को अभिवादन के रूप में उपयोग करना एक अच्छा समूह ईमेल व्यवहार है। यह ईमेल को अधिक व्यक्तिगत स्पर्श देता है। कुछ, एक सीसी-एड ईमेल का बहुत अभाव है।

इसके बाद, आप पत्र, लेबल और लिफाफों को प्रिंट करने के लिए मेल मर्ज का प्रयास कर सकते हैं। आप . के बारे में भी जानना चाहेंगे माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक पीएसटी फाइलों को मर्ज करने के आसान तरीके . अधिक आउटलुक युक्तियों के लिए भूख लगी है? तो यह आउटलुक की अल्पज्ञात विशेषताओं का पता लगाने का समय है!

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लेखक के बारे में सैकत बसु(१५४२ लेख प्रकाशित)

सैकत बसु इंटरनेट, विंडोज और उत्पादकता के उप संपादक हैं। एमबीए और दस साल के लंबे मार्केटिंग करियर की झंझट को दूर करने के बाद, अब वह दूसरों की कहानी कहने के कौशल को बेहतर बनाने में मदद करने के लिए उत्साहित हैं। वह लापता ऑक्सफ़ोर्ड अल्पविराम की तलाश करता है और खराब स्क्रीनशॉट से नफरत करता है। लेकिन फोटोग्राफी, फोटोशॉप और प्रोडक्टिविटी आइडिया उनकी आत्मा को सुकून देते हैं।

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