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जबकि अधिकांश पीसी उपयोगकर्ता ऑफिस सॉफ्टवेयर में दक्ष होने का दावा करेंगे जैसे शब्द और एक्सेल, पैकेज की आगे की पहुंच शायद थोड़ी अधिक चुनौतीपूर्ण है। पहुंच और डेटाबेस सॉफ्टवेयर के समान टुकड़े आरंभ करने के लिए सॉफ्टवेयर का एक विशेष रूप से अमित्र टुकड़ा हो सकता है - लेकिन यदि आप जानते हैं कि आप क्या कर रहे हैं तो वे बहुत कम चुनौती पेश करते हैं।
यह मार्गदर्शिका आपको अपना डेटाबेस बनाने, इसे जानकारी से भरने और एक नज़र में इसे एक्सेस करने के लिए क्वेरीज़ का उपयोग करने के बुनियादी चरणों के बारे में बताएगी। एक बार जब आप मूल सिद्धांतों को समझ लेते हैं, तो आप सही एक्सेस मास्टरी के रास्ते पर होंगे।
एक डेटाबेस बनाएं
एक्सेस खोलने पर, आपको कई अलग-अलग विकल्पों और टेम्पलेट्स के साथ प्रस्तुत किया जाएगा। चुनते हैं खाली डेस्कटॉप डेटाबेस आरंभ करने के लिए, और इसे सहेजने के लिए अपनी हार्ड ड्राइव पर एक फ़ाइल नाम और एक स्थान चुनें। मैं उन पुस्तकों का एक डेटाबेस बनाने जा रहा हूं जो मेरे पास हैं, लेकिन इन्हीं अवधारणाओं का उपयोग मेलिंग सूची के लिए किया जा सकता है, आपकी फोन बुक या अन्य कई उद्देश्य।
मेरे डेटाबेस के पहले कॉलम में प्रत्येक पुस्तक का शीर्षक होगा, इसलिए मैं इसका उपयोग करने जा रहा हूँ जोड़ने के लिए क्लिक करें बटन यह निर्धारित करने के लिए कि यह एक है छोटा लेख प्रविष्टि - आपको यह चुनना चाहिए कि आपकी परियोजना के लिए किस प्रकार की प्रविष्टि उपयुक्त है। बाद में, कॉलम हेडर का नाम बदलकर कुछ उपयुक्त रखें। इस बिंदु पर भी डिफ़ॉल्ट 'तालिका 1' से अपनी पहली तालिका का नाम बदलना उचित है।
उन सभी विभिन्न स्तंभों के लिए ऐसा ही करें जिन्हें आप शामिल करना चाहते हैं। मेरे मामले में, यह लेखक के नाम के लिए एक और लघु पाठ प्रविष्टि थी, रिलीज के वर्ष के लिए एक संख्या सेल और प्रश्न में पुस्तक एक हार्डबैक संस्करण था या नहीं, इसके लिए हां/नहीं चेकबॉक्स था। मैंने एक तिथि जोड़ी गई फ़ील्ड भी सेट की है, जिसे हम एक पल में स्वचालित कर देंगे। यदि आपको निर्माण के बाद किसी भी डेटा प्रकार को संपादित करने की आवश्यकता है, तो यहां जाएं खेत रिबन पर टैब, वांछित कॉलम को हाइलाइट करें और इसे के माध्यम से बदलें डाटा प्रकार ड्रॉप डाउन मेनू।
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अब स्विच करें डिजाइन दृश्य स्क्रीन के निचले दाएं कोने में आइकन का उपयोग करना। टाइमस्टैम्प को स्वचालित करने के लिए, वांछित फ़ील्ड नाम चुनें, ड्रॉपडाउन मेनू के माध्यम से दिनांक प्रारूप का चयन करें और दर्ज करें = अब () में डिफ़ॉल्ट मान नीचे लगाओ। यह उस तिथि के साथ सेल को स्वतः भर देगा जब डेटाबेस में कोई नया आइटम दर्ज किया गया था। अन्य डिफ़ॉल्ट को स्थापित करने के लिए उसी विधि का उपयोग किया जा सकता है, चाहे वे एक मानक पाठ प्रविष्टि हो या इस तरह का कोई सूत्र .
प्राथमिक कुंजी स्थापित करना
यदि आप एक ऐसा डेटाबेस बना रहे हैं जो बढ़ने और बढ़ने वाला है, तो एक प्राथमिक कुंजी महत्वपूर्ण है - लेकिन यह एक अच्छी आदत है, भले ही आप छोटे पैमाने पर काम कर रहे हों। जब दो आइटम एक ही नाम साझा करते हैं तो भ्रम पैदा हो सकता है, लेकिन एक प्राथमिक कुंजी यह सुनिश्चित करती है कि हर समय एक और विशिष्ट पहचानकर्ता उपलब्ध हो।
एक्सेस 2013 डिफ़ॉल्ट रूप से एक आईडी फ़ील्ड बनाता है, जिसे यह स्वचालित रूप से एक संख्यात्मक पहचानकर्ता के साथ पॉप्युलेट करता है। हालाँकि, यदि आप आवश्यकता महसूस करते हैं, तो आप एक अलग प्राथमिक कुंजी निर्दिष्ट कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, डिज़ाइन दृश्य में वांछित फ़ील्ड नाम पर बस राइट-क्लिक करें और चुनें प्राथमिक कुंजी। हालांकि, यह सुनिश्चित करने के लिए वास्तव में एक अनूठी प्रविष्टि की आवश्यकता है कि चीजें उसी तरह काम करें जैसे उन्हें करना चाहिए।
प्रपत्रों के साथ डेटा जोड़ना
यदि आप अपने एक्सेस दस्तावेज़ में बहुत सारा डेटा दर्ज करना चाहते हैं, तो यह है एक फॉर्म स्थापित करने के लायक है . सबसे पहले, पर नेविगेट करें बनाएं रिबन में टैब करें और पर क्लिक करें प्रपत्र . यह आपके लिए एक डिफ़ॉल्ट लेआउट तैयार करेगा, जिसे आप अलग-अलग घटकों को उपयुक्त स्थिति में खींचकर संपादित कर सकते हैं।
अपने फॉर्म का परीक्षण करने के लिए, स्विच करने के लिए रिबन के बाईं ओर व्यू विकल्प का उपयोग करें प्रपत्र दृश्य . यहां, आप विभिन्न क्षेत्रों को पॉप्युलेट करके एक प्रविष्टि जोड़ने में सक्षम होंगे - यह सुनिश्चित करने के लिए अभी करें कि सब कुछ इरादा के अनुसार काम करता है। अपनी प्रगति की जांच करने के लिए, फॉर्म से टेबल पर वापस जाएं और चुनें डेटाशीट व्यू . यदि आपकी पहली प्रविष्टि वांछित के रूप में प्रदर्शित होती है, तो अपने फॉर्म पर वापस जाएं और अपना काम सहेजें।
डेटा दर्ज करने के अन्य तरीके
प्रपत्र डेटा प्रविष्टि को मानकीकृत करने का एक अच्छा तरीका है, खासकर यदि एक से अधिक उपयोगकर्ता डेटाबेस का उपयोग कर रहे हों। हालांकि, एक्सेस में फ़ाइल को पॉप्युलेट करने का यह एकमात्र तरीका नहीं है। सबसे सरल तरीका है कि डेटाशीट व्यू में केवल मैन्युअल रूप से प्रविष्टियां जोड़ना।
वैकल्पिक रूप से, आप पहले से मौजूद डेटा वाली फ़ाइल आयात कर सकते हैं। एक्सेस 2013 कई फ़ाइल प्रकारों के लिए समर्थन प्रदान करता है, एक्सेल स्प्रेडशीट सहित , CSV फ़ाइलें, XML और HTML दस्तावेज़। किसी स्रोत से डेटा आयात करने के लिए, रिबन से बाहरी डेटा टैब चुनें और वांछित फ़ाइल प्रकार चुनें। एक्सेस आपको इसे अपने डेटाबेस में आयात करने के लिए आवश्यक चरणों के माध्यम से ले जाएगा।
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यह ध्यान देने योग्य है कि एक्सेस डेटा आयात और लिंक करने के बीच अंतर करता है। यदि आपका डेटा बदलने वाला नहीं है, तो पहला सही तरीका है, लेकिन बाद वाला एक अलग दस्तावेज़ को लगातार अपडेट करने की अनुमति देता है, जो एक्सेस में इन परिवर्तनों को दर्शाता है। आपकी आवश्यकताओं के आधार पर, यह आपका कुछ समय बचा सकता है।
प्रश्नों का उपयोग करना
एक बार जब आपका डेटाबेस पर्याप्त रूप से भर जाता है, तो समय आ गया है कि बहुत सारी सूचनाओं को व्यवस्थित करने का लाभ उठाया जाए। क्वेरीज़ आपके डेटाबेस को जल्दी और कुशलता से छाँटने का एक सरल लेकिन शक्तिशाली तरीका है। उनके उपयोग को स्पष्ट करने के लिए, यहां एक सरल प्रश्न है जो एक विशेष समय अवधि से पुस्तकों के लिए मेरे डेटाबेस की खोज करेगा।
एक नई क्वेरी बनाने के लिए, नेविगेट करें बनाएं रिबन में टैब करें और चुनें क्वेरी विज़ार्ड , उसके बाद चुनो सरल क्वेरी विज़ार्ड . वांछित तालिका, साथ ही उन फ़ील्ड्स का चयन करें जिनमें आप रुचि रखते हैं - मेरे मामले में, यह रिलीज का वर्ष और साथ ही शीर्षक है, इसलिए मुझे पता है कि मैं कौन सी प्रविष्टि देख रहा हूं।
अगली स्क्रीन पर, तय करें कि आप प्रत्येक रिकॉर्ड के प्रत्येक फ़ील्ड के साथ विवरण दृश्य देखना चाहते हैं, या केवल एक सारांश। फिर, प्रक्रिया को समाप्त करने के लिए समाप्त का चयन करें। आपके द्वारा चुने गए डेटा के साथ आपको प्रस्तुत किया जाएगा, और आप कॉलम हेडर में ड्रॉपडाउन का उपयोग चीजों को और भी कम करने के लिए कर सकते हैं। मैं १९७० के दशक में लिखी गई पुस्तकों की तलाश कर रहा हूं, इसलिए मैं रिलीज के वर्ष ड्रॉपडाउन पर क्लिक करने जा रहा हूं और फिर नेविगेट करने जा रहा हूं संख्या फ़िल्टर > के बीच .
फिर मैंने अपने डेटा के लिए एक ऊपरी और निचली सीमा निर्धारित की, और उन पुस्तकों की एक सूची के साथ प्रस्तुत किया गया जो 1970 और 1980 के बीच जारी की गई थीं। निश्चित रूप से उसी विधि का उपयोग टेक्स्ट स्ट्रिंग्स, टिकबॉक्स या किसी अन्य प्रकार की जानकारी से मेल खाने के लिए किया जा सकता है जो आप हो सकता है कि आपके डेटाबेस में प्रवेश किया हो।
क्या आपके पास एक्सेस के साथ आरंभ करने के लिए कोई सुझाव है? क्या आप डेटाबेस निर्माण के किसी विशेष पहलू से जूझ रहे हैं और कुछ मदद की ज़रूरत है? हमें अपनी सलाह और मुद्दों के बारे में नीचे टिप्पणी अनुभाग में बताएं।
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अंग्रेजी लेखक वर्तमान में अमेरिका में स्थित है। मुझे ट्विटर पर @radjonze के माध्यम से खोजें।
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