एक्सेल में वर्क शेड्यूल बनाने के लिए टिप्स और टेम्प्लेट

कार्य शेड्यूल बनाना है नहीं आसान। चाहे आपके कर्मचारियों की टीम कुछ दर्जन जितनी बड़ी हो या कुछ मुट्ठी भर छोटी, हर किसी के घंटों को फिट करने, न्यूनतम हिट करने और टीम को खुश रखने का तरीका खोजना कठिन है। सौभाग्य से, एक्सेल इसे बनाने में मदद कर सकता है बहुत आसान।

कंप्यूटिंग के इतिहास में एक्सेल टेम्प्लेट सबसे उपयोगी उपकरणों में से एक है। वे महान हैं कार्यों और परियोजनाओं का प्रबंधन , वित्त को क्रम में रखना , फिटनेस प्रगति पर नज़र रखना , और उचित सामान्य रूप से संगठित रहना -- लेकिन शेड्यूलिंग एक ऐसा क्षेत्र है जहां Excel सचमुच चमकता है।

शेड्यूल बनाते समय 5 महत्वपूर्ण टिप्स

वास्तविक शेड्यूलिंग प्रक्रिया में गोता लगाने से पहले, निम्नलिखित बातों को ध्यान में रखें। वे पूरी प्रक्रिया को आसान बना देंगे और आप पर ढेर सारे तनाव को कम कर देंगे। शेड्यूलिंग कभी आसान नहीं होगी, लेकिन यह एक बुरा सपना नहीं है।

अपने कर्मचारी की प्राथमिकताओं को जानें। समय-निर्धारण करते समय आप किस प्रकार की प्राथमिकताओं को ध्यान में रख सकते हैं, यह हर क्षेत्र में भिन्न होगा (उदा. खुदरा बनाम गोदाम), लेकिन कम से कम अपने कर्मचारियों को समायोजित करने का प्रयास करना महत्वपूर्ण है।

क्या कुछ कर्मचारियों का झुकाव सुबह की ओर होता है? या शायद शाम? प्रत्येक कर्मचारी प्रति सप्ताह कितने घंटे चाहता है? क्या रविवार को काम करने की अनिच्छा जैसी कोई समय सीमा है? क्या कुछ कर्मचारियों में तालमेल और अनुकूलता है?

आप समायोजित नहीं कर सकते सब लोग , लेकिन इसके लिए शूट करना एक अच्छा लक्ष्य है क्योंकि यह उत्पादकता और वातावरण में सुधार कर सकता है -- लेकिन सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि यह विश्वास का निर्माण करेगा, और विश्वास सम्मान के साथ-साथ चलता है।

कर्मचारी अनुपस्थिति अनुरोधों को ट्रैक करें। जैसे कि आपके सभी कर्मचारी की प्राथमिकताओं को जोड़ना काफी कठिन नहीं था, समय-संवेदी मुद्दे हैं जो समय-समय पर सामने आएंगे। उदाहरण के लिए, किसी को छुट्टी लेने या परिवार के किसी खोए हुए सदस्य का शोक मनाने के लिए कुछ दिनों की आवश्यकता होती है।

सौभाग्य से, Google कैलेंडर जैसे बहुमुखी टूल या थंडरबर्ड के लिए कैलेंडर प्लगइन का उपयोग करके इसे सरल रखा जा सकता है। एक गुणवत्तापूर्ण टू-डू सूची ऐप जैसे कार्य करने की सूची (Todoist Pro में अपग्रेड करने के कारण), कार्यप्रवाह (हमारी कार्यप्रवाह समीक्षा ), या वंडरलिस्ट (हमारी वंडरलिस्ट समीक्षा ) भी अच्छा काम कर सकता है।

समय से पहले शेड्यूल बनाएं। जाहिर है आप इसे नहीं बना सकते बहुत परिस्थितियों के बदलने पर समय से बहुत पहले, लेकिन निश्चित रूप से एक दिन पहले तक प्रतीक्षा करने से बचें। अंगूठे का एक अच्छा नियम लगभग एक सप्ताह पहले है।

यदि केवल शिथिलता को हराना इतना आसान होता, है ना? हर कोई कुछ हद तक काम करने के लिए संघर्ष करता है, यही वजह है कि हमने विलंब-विरोधी रणनीतियों के बारे में बहुत कुछ लिखा है, इंटरनेट के विकर्षणों से बचने और वास्तव में विलंब पर काबू पाने के बारे में लिखा है।

अपने शेड्यूल को समय से पहले बनाकर, आप अपने आप को कुछ सांस लेने की जगह देते हैं, अगर अचानक बदलाव करने की आवश्यकता होती है।

सबसे महत्वपूर्ण पारियों को पहले असाइन करें। 'सबसे महत्वपूर्ण' से हमारा मतलब 'गैर-परक्राम्य' से है। अगर किसी को किसी विशेष शिफ्ट में काम करने की बिल्कुल जरूरत है, तो उसे पहले भरें और उसे पत्थर में सेट करें। एक बार सभी आवश्यक शिफ्ट भर जाने के बाद, शेष शिफ्टों को उपलब्ध कर्मचारियों के साथ मिलाना और मिलान करना आसान हो जाता है।

और कम से कम एक आकस्मिकता को हमेशा ध्यान में रखें। आदर्श रूप से आप कई शेड्यूल (जैसे प्लान ए, प्लान बी, आदि) बनाएंगे, लेकिन इसमें बहुत समय लग सकता है, इसलिए कम से कम आपको उन कर्मचारियों की पहचान करनी चाहिए, जिनके पास गिरने की सबसे अधिक संभावना है और उनके पास बैकअप योजना है। मामला वे करते हैं।

शेड्यूल को आसानी से सुलभ बनाएं। अपने कर्मचारियों को शेड्यूल को पहले से देखने देना दो कारणों से अच्छा है: वे किसी भी त्रुटि को इंगित कर सकते हैं और वे इसका ध्यान रखेंगे ताकि वे शेड्यूल के आसपास अपने स्वयं के सप्ताह की योजना बना सकें।

मेरा एक्सबॉक्स वन इंटरनेट से कनेक्ट नहीं होगा

चूंकि हम अपने कार्य शेड्यूल बनाने के लिए एक्सेल टेम्प्लेट का उपयोग करने जा रहे हैं, पसंदीदा विकल्प उन्हें सीधे Google ड्राइव पर अपलोड करना है। यह Google के स्प्रेडशीट विकल्प में परिवर्तित हो जाएगा और आपको इसे साझा करने की अनुमति देगा ताकि अन्य लोग देख सकें। सहयोगी Google पत्रक के लिए इन युक्तियों पर ध्यान दें यदि आप इसके लिए नए हैं।

और सुरक्षा के बारे में चिंता मत करो। जब तक आप सरकारी रहस्यों को संभाल नहीं रहे हैं, Google पत्रक आपके और मेरे जैसे दैनिक उपयोगकर्ताओं के लिए पर्याप्त सुरक्षित है।

फ्री एक्सेल टेम्प्लेट डाउनलोड

उन युक्तियों के साथ, यहां कुछ बेहतरीन एक्सेल टेम्प्लेट हैं जो विशेष रूप से नियोक्ताओं को सप्ताह के लिए कार्यकर्ता कार्यक्रम की योजना बनाने में मदद करने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं। यह अभी भी कठिन काम होगा, लेकिन बहुत आसान यदि आप इनमें से किसी एक टेम्पलेट का उपयोग करते हैं।

एक्सेल 2007 और बाद के संस्करणों के लिए टेम्पलेट XLSX फाइलों के रूप में उपलब्ध हैं।

व्यापक कार्य शिफ्ट अनुसूची

यह कार्य शिफ्ट अनुसूची स्प्रेडशीट123 वहाँ से बाहर अधिक व्यापक टेम्पलेट्स में से एक है। यह वेब पर डाउनलोड के लिए उपलब्ध कुछ शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर को टक्कर देने के लिए पर्याप्त है, फिर भी किसी तरह यह टेम्पलेट पूरी तरह से निःशुल्क उपलब्ध है।

जब आप इसे खोलते हैं, तो आपको इसके लिए अलग-अलग पत्रक मिलेंगे: कर्मचारी रजिस्टर, कार्य शिफ्ट अनुसूची, समय कार्ड, वेतन बजट, उपस्थिति, अधिभोग, सेटिंग्स और सहायता। हेल्प शीट एक मिनी-ट्यूटोरियल है जो आपको बताएगी कि शेड्यूल के साथ शुरुआत कैसे करें।

ईमानदारी से, हम इसकी अत्यधिक अनुशंसा करते हैं। इसके नीचे हमारे पास कुछ अन्य सुझाव हैं, लेकिन कोई भी उतना अच्छा नहीं है और आपको केवल उनकी जांच करनी चाहिए कि क्या आप जो करना चाहते हैं उसके लिए यह अत्यधिक जटिल है (जो निश्चित रूप से एक वैध शिकायत है)।

डाउनलोड: कार्य शिफ्ट अनुसूची

साप्ताहिक शिफ्ट शेड्यूल

इस साप्ताहिक पाली कार्यक्रम द्वारा व्यवसाय प्रबंधन प्रणाली ऊपर वाले की तरह व्यापक नहीं हो सकता है, लेकिन यह छोटी टीमों के लिए बहुत अच्छा है। यह सरल है, जिसका अर्थ है कि इसे सीखना आसान है और उपयोग में आसान है। उन लोगों के लिए अत्यधिक अनुशंसित है जो बीच-बीच में अनुसूचक चाहते हैं।

यह तीन शीट के साथ आता है: शेड्यूल, शिफ्ट और कर्मचारी। आपको बस अपने कर्मचारियों और उनकी प्रति घंटा दरों को कर्मचारी शीट में सूचीबद्ध करना है। फिर शिफ्ट शीट में प्रत्येक उपलब्ध शिफ्ट के लिए प्रारंभ समय और समाप्ति समय परिभाषित करें। बाद में, स्वचालित शेड्यूल शीट स्व-व्याख्यात्मक हो जाती है।

केवल नकारात्मक पक्ष यह है कि यह केवल 20 कर्मचारियों और 9 परिभाषित पारियों तक जा सकता है, जिससे यह छोटे और मध्यम संचालन के लिए बढ़िया है, लेकिन बड़ी कंपनियों के लिए असंभव है।

डाउनलोड: कर्मचारी कार्य अनुसूची

डेली शिफ्ट शेड्यूल

हो सकता है कि आपको ऊपर बताए गए दो टेम्प्लेट के साथ आने वाली सभी स्वचालित घंटियों और सीटी की आवश्यकता न हो। हो सकता है कि आप चीजों को यथासंभव मैन्युअल रूप से करना पसंद करते हैं और आपको केवल टिंकर करने के लिए एक मूल कार्यक्रम की आवश्यकता होती है। यदि ऐसा है, तो द्वारा प्रदान किए गए का उपयोग करें वर्टेक्स42 .

यह टेम्पलेट काम नहीं करता कोई भी बिल्कुल काम। इसका एकमात्र उद्देश्य आपको एक पूर्वनिर्धारित कार्यक्रम देना है जिसे आप हाथ से भर सकते हैं। समाप्त होने पर, आप इसे सभी के देखने के लिए प्रिंट आउट (या इसे ऑनलाइन अपलोड) कर सकते हैं, और हर सप्ताह नए सिरे से शुरू करना काफी आसान है।

डाउनलोड: शिफ्ट शेड्यूल टेम्प्लेट

एक्सेल आपके जीवन को फिर से आसान बनाता है

इन टेम्प्लेट को अपनी आवश्यकताओं के अनुसार बेझिझक संशोधित करें, यदि वे आपके लिए बिल्कुल सही नहीं हैं (जब तक आप उन्हें पुनर्वितरित नहीं करते हैं)। यदि आप कस्टमाइज़ करना चाहते हैं, लेकिन यह नहीं जानते कि कहां से शुरू करें, तो हम अनुशंसा करते हैं कि आप पहले एक्सेल फ़ार्मुलों को सीखें।

और इससे पहले कि आप अपने पूरे किए गए शेड्यूल को प्रिंट करें, इन्हें देखें एक्सेल शीट प्रिंट करने के लिए टिप्स यह सुनिश्चित करने के लिए कि सब कुछ ठीक से निकलता है।

आपका पसंदीदा कौन सा टेम्पलेट है? क्या हमने किसी अच्छे को याद किया? क्या आपके पास अपने कर्मचारियों को शेड्यूल करने के लिए कोई सुझाव या तरकीब है? नीचे टिप्पणी में हमारे साथ साझा करें!

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लेखक के बारे में जोएल ली(१५२४ लेख प्रकाशित)

जोएल ली 2018 से MakeUseOf के प्रधान संपादक हैं। उनके पास बी.एस. कंप्यूटर विज्ञान में और नौ साल से अधिक के पेशेवर लेखन और संपादन का अनुभव।

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