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हर कोई कभी न कभी गड़बड़ करता है। जितना हो सके कोशिश करें, कोई भी परफेक्ट नहीं होता। जब आप कोई ऐसी गलती करते हैं जिससे किसी और को ठेस पहुँचती है, तो माफी माँगना उचित है।
जबकि आपको अक्सर व्यक्तिगत रूप से माफी माँगने की आवश्यकता होगी, कभी-कभी आप चाहें तो ईमेल के माध्यम से क्षमा चाहते हैं या कह सकते हैं। आइए देखें कि इस स्थिति का सर्वोत्तम उपयोग करने में आपकी सहायता के लिए ईमेल में पेशेवर रूप से माफी कैसे मांगी जाए।
एक उचित माफी ईमेल की तीन सामग्री
छवि क्रेडिट: सैंडफिन/ फ़्लिकर
हालांकि कोई सार्वभौमिक पैटर्न नहीं है, क्षमा याचना के लिए आम तौर पर स्वीकृत मानक में तीन भाग शामिल हैं:
- यह स्वीकार करते हुए कि तुमने कुछ गलत किया।
- पछतावा महसूस हो रहा है आपके कार्यों और होने के लिए सहानुभूति यह समझने के लिए कि वे दूसरे व्यक्ति को कैसे चोट पहुँचाते हैं।
- बहाली , जहां आप स्थिति को ठीक करते हैं।
ईमेल में सॉरी कहने के तरीके के बारे में जाने के दौरान हम इन तीनों तत्वों में से प्रत्येक को देखेंगे।
अपना माफी ईमेल कैसे खोलें
इससे पहले कि आप वास्तविक माफी का मसौदा तैयार करें, आपको उस व्यक्ति को संबोधित करना होगा जिसे आप लिख रहे हैं। यह व्यक्ति के साथ आपके रिश्ते के आधार पर बहुत भिन्न होगा।
आइए मान लें कि आपने पेशेवर स्थिति में गलती की है और इस प्रकार आपको अपने बॉस को माफी ईमेल भेजने की आवश्यकता है। एक उदाहरण के रूप में, हम कहेंगे कि आप एक महत्वपूर्ण कार्य को समय पर पूरा करने में विफल रहे, जिससे अन्य सभी के लिए परियोजना में देरी हुई।
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इस मामले में, एक उपयुक्त अभिवादन होगा 'प्रिय [नाम],'। यदि आप किसी मित्र से क्षमा याचना कर रहे हैं, तो 'हाय [नाम],' या 'नमस्कार [नाम],' जैसा कुछ अधिक उपयुक्त होगा।
या तो माफी ईमेल की विषय पंक्ति के बारे में मत भूलना। आपके द्वारा किसी के साथ अन्याय करने के बाद, हो सकता है कि वे आपके आने वाले ईमेल को देखकर खुश न हों।
सब्जेक्ट लाइन में 'प्लीज एक्सेप्ट माई एपोलॉजिज' या 'आई एम सिंसियरली सॉरी' जैसी कोई चीज डालना शुरू से ही यह स्पष्ट करने का एक अच्छा तरीका है कि आपका मैसेज किस लिए है। ईमेल योगों का उपयोग करके चतुर होने का प्रयास न करें; इसे सीधा रखें ताकि वे जान सकें कि आपके संदेश में क्या है।
अपनी गलती को स्वीकार करना
छवि क्रेडिट: स्टीवनोविसिगोर/ जमा तस्वीरें
अब जब आपने उद्घाटन पूरा कर लिया है, तो माफी के पहले महत्वपूर्ण भाग का समय आ गया है। यहां आपको हुई समस्या को स्पष्ट रूप से पहचानने की जरूरत है। आपने जो किया उसके लिए स्वामित्व; किसी और पर दोष लगाने या जो हुआ उसके लिए बहाना बनाने की कोशिश न करें।
यहाँ का एक उदाहरण है जो नहीं करना है आपके माफी ईमेल में:
जबकि मुझे पता है कि मैं एक महत्वपूर्ण समय सीमा से चूक गया, यह वास्तव में मेरी गलती नहीं है। मैं इस परियोजना पर पॉल के साथ काम कर रहा था, और उन्होंने मुझसे असंबंधित प्रश्नों का एक गुच्छा पूछकर मेरा बहुत समय बर्बाद कर दिया। मेरा कंप्यूटर भी सप्ताह भर में जम रहा था और आईटी अभी तक इसे देखने में सक्षम नहीं था। तो यह सब मेरी वजह से नहीं है।
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यहां तक कि अगर उपरोक्त सभी सत्य हैं, तो यह एक अच्छी माफी का कारण नहीं बनता है। इस भाग को गलती में आपकी जिम्मेदारी स्वीकार करने की आवश्यकता है।
ऐसा कुछ बहुत बेहतर है:
मुझे एहसास हुआ कि मैं एक महत्वपूर्ण समय सीमा से चूक गया। यह परियोजना वास्तव में हमारे विभाग के लिए महत्वपूर्ण थी, और आपने इसे समय पर पूरा करने के लिए मुझ पर भरोसा किया। मुझे पता है कि इस कार्य को समय पर पूरा करने में मेरी विफलता के कारण परियोजना के पूरा होने में देरी हुई है। यह हमारी टीम पर खराब प्रदर्शन करता है, और मुझे इसके लिए खेद है।
यहां आपने स्पष्ट रूप से यह निर्धारित किया है कि आपने क्या गलत किया है, इसे कम करने या विचलित करने की कोशिश किए बिना। यह माफी माँगने का एक हिस्सा है जिसे आज अक्सर याद किया जाता है।
आपने जो किया उसके लिए पछतावा व्यक्त करना
अब जब आपने स्पष्ट रूप से अपनी त्रुटि बता दी है, तो जो हुआ उसके लिए आपको पश्चाताप दिखाना होगा। ध्यान रखें कि आपने जो किया, कम से कम, दूसरे व्यक्ति को दर्द, निराशा और अन्य नकारात्मक भावनाओं का कारण बना। एक पेशेवर सेटिंग में, इससे उनका समय, पैसा बर्बाद हो सकता है, या अपने वरिष्ठों के साथ परेशानी हो सकती है।
यह स्पष्ट करें कि आप स्थिति के बारे में पछताते हैं। अपने आप को उनके स्थान पर रखने की कोशिश करें और समझें कि आपके कार्यों ने उन्हें कैसा महसूस कराया। यहां अपने व्यवहार के लिए स्पष्टीकरण न दें, या कहें कि आपने जो किया उसके बारे में आपको 'क्षमा करें, वे ऐसा महसूस करते हैं'।
माफी मांगने का मतलब टूटे हुए रिश्ते को सुधारना है, न कि यह साबित करना कि आप हमेशा सही थे।
माफी के इस हिस्से को कैसे तैयार किया जाए, इसका एक उदाहरण यहां दिया गया है:
मैं ईमानदारी से माफी मांगना चाहता हूं कि मैंने अपने दायित्वों को पूरा नहीं किया और जो कार्य आपने मुझे सौंपा था, उसे समय पर पूरा किया। इस असफलता का कोई बहाना नहीं है। मुझे यह जानना पसंद नहीं है कि मैंने अपनी टीम को निराश किया है, और मुझे भयानक लगता है कि क्लाइंट के साथ मिलने पर आपको शर्मिंदगी हुई।
सहानुभूति व्यक्त करना आपकी माफी के लिए प्रामाणिकता प्रदान करता है। यह आपको एक पल के लिए अपने दृष्टिकोण को भूलने और यह देखने में मदद करता है कि कोई और क्या कर रहा है।
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अपनी गलती सही करना
शब्द महत्वपूर्ण हैं, लेकिन कार्यों में बहुत अधिक भार होता है। यह दिखाने के लिए कि आपने जो कहा है उसका मतलब है, संशोधन करना महत्वपूर्ण है। कार्रवाई करने से या तो स्थिति ठीक हो जाएगी (यदि संभव हो), या यह दिखाएगा कि आप फिर से वही गलती न करने की पूरी कोशिश करेंगे।
समय सीमा छूटने के हमारे उदाहरण को जारी रखते हुए, ऐसा कुछ माफी ईमेल के पुनर्स्थापन भाग के रूप में काम कर सकता है:
भविष्य में, लापता समय सीमा से बचने के लिए, अगर मैं चिंतित हूं कि मैं समय पर कुछ नहीं कर पाऊंगा तो मैं आपसे पहले ही बात कर लूंगा। मुझे इस बात की अधिक जानकारी होगी कि महत्वपूर्ण परियोजनाओं में मुझे कितना समय लगता है, और मैं यह सुनिश्चित करने के लिए कार्यालय के बाहर अतिरिक्त घंटे लगाने को तैयार हूं कि उन्हें पूरा किया जाए। ऐसा दोबारा नहीं होगा।
कुछ स्थितियों में, हो सकता है कि आपको पता न हो कि आपके व्यवहार की भरपाई के लिए क्या पेश किया जाए। अगर ऐसा है, तो आप बस पूछ सकते हैं कि 'इसे ठीक करने के लिए मैं क्या कर सकता हूँ?'
सबसे महत्वपूर्ण बात यह दिखाना है कि आप भविष्य में उसी मुद्दे को दोबारा होने से रोकने के लिए कैसे अलग तरीके से कार्य करने जा रहे हैं।
अपना माफी ईमेल कैसे बंद करें
अब आपको बस मैसेज को रैप करना है। यह काफी सरल है, लेकिन सुनिश्चित करें कि आप स्वर को उपयुक्त रखते हैं। आपको अपना माफी संदेश पढ़ने के लिए प्राप्तकर्ता को धन्यवाद देना चाहिए और उनके अच्छे होने की कामना करनी चाहिए।
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आगे आपने जो कहा, उस पर चर्चा करने के लिए उन्हें आमंत्रित करना भी एक अच्छा विचार हो सकता है। इससे पता चलता है कि आप ईमानदार हैं और अतिरिक्त संवाद के लिए तैयार हैं।
अपना पेशेवर माफी ईमेल बंद करने का एक तरीका यहां दिया गया है:
इसे पढ़ने के लिए आपका धन्यवाद। यदि कोई ऐसी बात है जिस पर आप आगे चर्चा करना चाहते हैं, तो कृपया मुझसे संपर्क करें ताकि हम उस पर काम कर सकें।
साभार, [आपका नाम]
अपने चार्जर पोर्ट से पानी कैसे निकालें
यदि आप 'ईमानदारी से' का उपयोग नहीं करना चाहते हैं, तो 'सर्वश्रेष्ठ संबंध' जैसे अन्य औपचारिक समापन भी काम करेंगे। आपको 'माफी के साथ' या ऐसा कुछ भी कहने की ज़रूरत नहीं है, क्योंकि आपने पूरा ईमेल ठीक से माफ़ी मांगते हुए बिताया है।
क्या ईमेल माफी के लिए सही माध्यम है?
हमने एक ईमेल में पेशेवर तरीके से माफी मांगने के तरीके के बारे में जाना है। लेकिन इससे पहले कि आप अपना संदेश लिखना शुरू करें, आपको विचार करना चाहिए कि क्या ईमेल माफी के लिए सही माध्यम है।
जब माफी की बात आती है तो ईमेल के निश्चित रूप से लाभ होते हैं। क्योंकि समय की कोई बाध्यता नहीं है, आप अपने विचारों को स्पष्ट और प्रत्यक्ष तरीके से लिख सकते हैं। यदि एक त्वरित माफी क्रम में है, तो ईमेल करने से आप थोड़े समय में उनसे संपर्क कर सकते हैं यदि व्यक्तिगत रूप से मिलना कोई विकल्प नहीं है। और व्यक्तिगत रूप से माफी मांगने के विपरीत, आपको सहज होने और दूसरे व्यक्ति के कहने पर प्रतिक्रिया करने की आवश्यकता नहीं है।
लेकिन यह सब अच्छा नहीं है। ईमेल व्यक्तिगत (या फोन कॉल) माफी से कम व्यक्तिगत है। आपकी कंपनी के सेटअप के आधार पर, व्यक्तिगत रूप से प्रदर्शित होने पर ईमेल भेजना कायरतापूर्ण हो सकता है। जब आपको किसी चीज़ के लिए माफ़ी मांगने की ज़रूरत हो, तो स्क्रीन के पीछे न छुपें।
गलतियों को सुधारने के लिए ईमेल क्षमा करें
उचित रूप से क्षमा मांगना एक मूल्यवान जीवन कौशल है। हर कोई नहीं जानता कि यह कैसे करना है, और एक बुरी माफी दूसरे व्यक्ति को पहले से भी ज्यादा निराश महसूस कर सकती है। ईमेल में सॉरी कहने के तरीके के बारे में इस बुनियादी गाइड का उपयोग करें और आप एक सुधरे हुए रिश्ते की ओर बढ़ेंगे।
ध्यान रखें कि माफी का अंतिम लक्ष्य टूटे हुए भरोसे का पुनर्निर्माण करना है। आपने कुछ गलत किया है, और ऊपर दिए गए तीन प्रमुख चरण हैं कि आप इसे कैसे अपनाते हैं और इसे ठीक करते हैं। अपने बारे में माफी न मांगें।
छवि क्रेडिट: नीटो/ Shutterstock
साझा करना साझा करना कलरव ईमेल पेशेवर ईमेल लिखने के 5 तरीके जो समय और प्रयास बचाते हैंयह पेशेवर ईमेल लिखने का तरीका जानने का एक कौशल है जो समय बचाता है और उत्तर प्राप्त करता है। इन ईमेल टेम्प्लेट को आपकी मदद करने दें।
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बेन MakeUseOf में डिप्टी एडिटर और ऑनबोर्डिंग मैनेजर हैं। उन्होंने 2016 में पूर्णकालिक लेखन के लिए अपनी आईटी नौकरी छोड़ दी और फिर कभी पीछे मुड़कर नहीं देखा। वह सात वर्षों से अधिक समय से एक पेशेवर लेखक के रूप में तकनीकी ट्यूटोरियल, वीडियो गेम अनुशंसाएँ और बहुत कुछ कवर कर रहा है।
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