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Microsoft Excel एक सामान्य-उद्देश्य वाला स्प्रेडशीट प्रोग्राम है। यह देखते हुए कि इसका उपयोग करना कितना आसान है, अधिक जटिल स्प्रैडशीट बनाते समय गलतियाँ होना स्वाभाविक है।
कुछ सबसे सामान्य त्रुटियों में जटिल संबंध, छिपी हुई जानकारी, समझ से बाहर की गणना, या केवल सामान्य गलतियाँ शामिल हैं। लगातार अच्छी Microsoft Excel फ़ाइलें बनाने और बनाए रखने के लिए, कुछ चीज़ें हैं जिन्हें आपको हमेशा ध्यान में रखना चाहिए।
एक अच्छी स्प्रेडशीट कैसे तैयार करें?
अपनी स्प्रेडशीट विकसित करना शुरू करने से पहले आपको सबसे पहले एक संगठनात्मक मानक चुनना होगा। यदि आप एक पेशेवर सेटिंग में काम करते हैं, तो यह संगठनात्मक मानक उन सभी उपयोगकर्ताओं के लिए चरण निर्धारित करेगा जो आपकी स्प्रैडशीट का उपयोग/कार्य कर रहे होंगे।
एक साझा मानक टीम के साथ आपके संचार को बेहतर बनाता है और विकास के समय को बचाएगा।
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उस ने कहा, भविष्य को ध्यान में रखते हुए अपनी स्प्रेडशीट बनाना महत्वपूर्ण है। आपको तैयार रहने की आवश्यकता है, क्योंकि निश्चित रूप से आपके सामने ऐसे उदाहरण आएंगे जिनके बारे में आपको पता नहीं था कि आपने स्प्रैडशीट की स्थापना कब शुरू की थी।
भविष्य में होने वाले परिवर्तनों को ध्यान में रखकर आप अपनी वर्कशीट को अधिक टिकाऊ बना सकते हैं। बदले में इसका मतलब है कि आप एक प्रतिस्थापन कार्यपत्रक बनाने में कम समय बर्बाद करते हैं।
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एकाधिक कार्यपत्रकों का लाभ उठाएं
आपको यह जानकर आश्चर्य हो सकता है कि कितने पेशेवर यह गलती करते हैं! Microsoft Excel कई कार्यपत्रक प्रदान करता है, और यह महत्वपूर्ण है कि आप उनका उपयोग करना सीखें। आपको अलग-अलग वर्कशीट पर अलग-अलग तरह के डेटा डालकर शुरुआत करनी चाहिए।
उदाहरण के लिए, आप मूलभूत जानकारी के लिए पहले दो वर्कशीट का उपयोग कर सकते हैं; निम्नलिखित कार्यपत्रकों का उपयोग गणना के लिए किया जा सकता है, जबकि अंतिम शीट का उपयोग अक्सर परिणामों और ग्राफ़ के लिए किया जाता है।
बेशक, यह इस बात पर भी निर्भर करता है कि आप किस प्रकार का काम कर रहे हैं और आप किसमें सबसे अधिक सहज हैं। ध्यान रखें कि जब आप उन्हें सॉर्ट करने, सम्मिलित करने या कक्षों को प्रारूपित करने का प्रयास करते हैं, तो प्रति वर्कशीट में कई टेबल होने से बहुत सारी समस्याएं हो सकती हैं।
एक टीम के साथ काम करते समय, काम के विभिन्न हिस्सों को समर्पित कई वर्कशीट होने से सभी के लिए यह समझना आसान हो जाएगा कि क्या हो रहा है।
सूचना प्रवाह का आयोजन
जानकारी ऊपर से बाएं से नीचे दाईं ओर प्रवाहित होनी चाहिए, और आपको इस संरचना का पालन करने के लिए अपनी कार्यपत्रकों को व्यवस्थित करना चाहिए। आपकी टाइमलाइन आपके सभी वर्कशीट में एक जैसी होनी चाहिए, क्योंकि इससे सभी के लिए यह समझना आसान हो जाएगा कि स्प्रेडशीट कैसे काम करती है।
जब आप सूचना के प्रवाह का प्रबंधन कर रहे हों, तो क्रॉस-क्रॉस पैटर्न से बचें, क्योंकि वे पाठकों को विचलित करते हैं। उस नोट पर, आपको किसी भी प्रकार के परिपत्र संदर्भों से भी बचना चाहिए।
कॉलम और पंक्तियों को लेबल करना
हालांकि बिना किसी लेबल के एक साधारण स्प्रैडशीट आपके लिए भ्रमित करने वाली नहीं हो सकती है (वर्कशीट निर्माता के रूप में), अन्य उपयोगकर्ताओं को यह काफी समस्याग्रस्त लग सकता है।
यही कारण है कि यह महत्वपूर्ण है कि आप अपने कॉलम और पंक्तियों को साधारण नामों से लेबल करना शुरू करें। सुनिश्चित करें कि आप समान प्रकार के डेटा के लिए लगातार समान नामों का उपयोग करते हैं।
सूत्र लिखते समय किन बातों से बचना चाहिए?
यदि आपकी एक्सेल स्प्रेडशीट में बहुत सारे सूत्र हैं, तो कुछ चीजें हैं जो आप इसे और अधिक पेशेवर दिखने के लिए कर सकते हैं। सबसे पहले, कोई भी बार-बार गणना करने से बचें और केवल एक बार फ़ार्मुलों की गणना करें।
यदि आप किसी सूत्र की नकल करते हैं, तो आप त्रुटि होने की संभावना को बढ़ा देते हैं। यह उल्लेख नहीं करने के लिए कि यदि आप एक सूत्र बदलते हैं, तो आपके द्वारा पहले बनाया गया डुप्लिकेट नहीं बदला जाएगा। इससे कई भ्रमित करने वाली त्रुटियां हो सकती हैं।
यदि आपको ठीक उसी सूत्र का फिर से उपयोग करने की आवश्यकता है, तो पहले उदाहरण पर वापस जाना बेहतर होगा जहां आपको सूत्र का उपयोग करना था।
इसके अलावा, आपको हमेशा फ़ार्मुलों में निश्चित संख्याओं का उपयोग करने से बचना चाहिए। इसके बजाय, आपको निश्चित मानों के लिए जो उपयोग करना चाहिए वह अलग इनपुट सेल है और गणना में इसका उपयोग करते समय इस सेल के संदर्भों को नियोजित करता है।
अतिरिक्त चीजें जो आपको स्प्रेडशीट बनाते समय टालनी चाहिए
Microsoft Excel का उपयोग करते समय सबसे महत्वपूर्ण चीजों में से एक है, जिसका विकल्प है खानों को मिलाएं . यह शायद ही कभी एक अच्छा विचार है, और अक्सर इसका उपयोग सौंदर्यशास्त्र में सुधार के लिए किया जाता है। अपने टेबल सेल को मर्ज करने से, आपको संदर्भों और गणनाओं के साथ समस्याओं का सामना करने की अधिक संभावना होगी।
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सबसे बड़े जोखिमों में से एक यह है कि यदि आप मर्ज किए गए सेल का संदर्भ देते हैं। मर्ज किए गए सेल का संदर्भ देते समय, सभी सेल आपकी गणना का हिस्सा होंगे, जबकि उनमें से केवल एक ही सही होने वाला है।
एक और चीज जिससे आपको बचना चाहिए, वह है पंक्तियों, स्तंभों और यहां तक कि वर्कशीट जैसी सूचनाओं को छिपाना। इससे अन्य उपयोगकर्ताओं के स्प्रैडशीट के साथ/उस पर काम करते समय किसी महत्वपूर्ण चीज़ को खोने की संभावना बढ़ जाएगी।
अंत के लिए सौंदर्यशास्त्र बचाओ
एक्सेल के स्टाइलिंग विकल्प व्यापक हैं, जिससे आप कई तरह से सेल वैल्यू को अपनी पसंद के अनुसार समायोजित कर सकते हैं। आप विभिन्न बॉर्डर, रंग, थीम और अन्य सुविधाएँ चुन सकते हैं।
अपनी स्प्रैडशीट का एक विशिष्ट डिज़ाइन बनाने की इच्छा रखने में कुछ भी गलत नहीं है, लेकिन आमतौर पर ऐसा करने से दर्शक के लिए जानकारी सारगर्भित हो जाती है।
यदि आप अपनी स्प्रैडशीट को स्टाइल करने की योजना बना रहे हैं, तो कोशिश करें और इसे पूरे दस्तावेज़ में एक समान रखें। स्वरूपण की एक सुसंगत और सरल शैली पाठकों को आपकी स्प्रैडशीट को बहुत आसानी से समझने में मदद करेगी!
इसके अलावा, एक किंवदंती बनाना और अपने स्रोतों को स्पष्ट रूप से स्पष्ट करना भी महत्वपूर्ण है। आप सीख सकते हैं कि आधिकारिक पर एक्सेल में चार्ट लेजेंड को ठीक से कैसे बनाया जाए माइक्रोसॉफ्ट वेबसाइट।
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अपने एक्सेल दस्तावेज़ को पेशेवर बनाने का तरीका जानें
यदि आप मूल टिप्स और ट्रिक्स जानते हैं तो लगातार अच्छी एक्सेल फाइल बनाना और बनाए रखना इतना मुश्किल नहीं है। अपने एक्सेल दस्तावेज़ को स्टाइल करने की इच्छा रखने में कुछ भी गलत नहीं है, लेकिन स्टाइल/सौंदर्यशास्त्र को अंत तक छोड़ने का प्रयास करें।
पूर्व संध्या पर करने के लिए चीजें ऑनलाइन
सबसे पहले, आपको शुरू से अंत तक एक स्पष्ट और संक्षिप्त स्प्रेडशीट बनानी चाहिए। उसके बाद, आप अपने एक्सेल दस्तावेज़ में कुछ फाइन-ट्यूनिंग जोड़ सकते हैं, लेकिन इसे सभी कार्यपत्रकों में सरल और सुसंगत रखने का प्रयास करें!
साझा करना साझा करना कलरव ईमेल एक्सेल में सर्कुलर संदर्भ कैसे खोजें और निकालेंयहां आपको माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में सर्कुलर संदर्भों के बारे में जानने की जरूरत है और जब वे दिखाई देते हैं तो उनसे कैसे निपटें।
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- स्प्रेडशीट
- दृश्यावलोकन
- माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल
- माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस टिप्स
2011 में लेखन से प्यार होने से पहले लोगन ने कई चीजों की कोशिश की। MakeUseOf उन्हें अपने ज्ञान को साझा करने और उत्पादकता के बारे में उपयोगी और तथ्य से भरे लेख तैयार करने का मौका देता है।
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