वर्ड में मेल मर्ज कैसे करें

मेल मर्ज का उपयोग करके, आप प्लेसहोल्डर्स का उपयोग करके बल्क ईमेल और पत्रों को वैयक्तिकृत कर सकते हैं। आपको केवल संपर्कों का एक डेटाबेस और उन्हें ईमेल या पत्रों के लिए एक टेम्पलेट की आवश्यकता है।

इस लेख में, हम आपको दिखाएंगे कि एक्सेल डेटाबेस का उपयोग करके माइक्रोसॉफ्ट वर्ड मेल मर्ज कैसे बनाया जाता है। कदम माइक्रोसॉफ्ट वर्ड और एक्सेल 2016 से लिए गए हैं, लेकिन प्रक्रिया सभी संस्करणों के लिए समान है।

एक्सेल से मेल मर्ज कैसे करें

मेल मर्ज डेटाबेस से डेटा स्रोतों का उपयोग करता है और उन्हें आपके बल्क ईमेल को वैयक्तिकृत करने के लिए संबंधित प्लेसहोल्डर में रखता है। ये डेटाबेस नीचे दी गई सूची में से कुछ भी हो सकते हैं:

1. अपना खोलो माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल स्प्रेडशीट।

2. में मैन्युअल संपर्क सूची बनाएं शब्द मेल मर्ज का उपयोग करते समय।

3. चुनें संपर्क डेटा माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक ऐप से।

आपके पास चुनने के लिए विकल्पों के दो सेट हैं:

गेम को तेजी से कैसे डाउनलोड करें

एक संगत फ़ाइल में जीमेल संपर्क।
माइक्रोसॉफ्ट एसक्यूएल सर्वर।

Microsoft Excel कार्यपुस्तिका डेटाबेस सबसे अधिक पसंद किया जाता है जब आपको Word में मेल मर्ज का उपयोग करने की आवश्यकता होती है। मेल मर्ज के लिए, आप एक डेटाबेस बनाने के लिए एक्सेल का उपयोग करेंगे जिसे Word बाद में उपयोग करेगा।

यदि आपके पास संपर्क विवरण वाली एक्सेल फ़ाइल नहीं है, तो आप इसका उपयोग कर सकते हैं परीक्षण उद्देश्यों के लिए नमूना एक्सेल फ़ाइल .

अपने बल्क ईमेल या पत्रों में किसी भी तरह की विसंगतियों से बचने के लिए, आपको अपनी एक्सेल फाइल को नीचे बताए अनुसार ट्वीक करना होगा:

पहली पंक्ति में केवल स्तंभ शीर्षलेख होने चाहिए जो से शुरू हो रहे हैं सेल A1 . Word इन कॉलम हेडर का उपयोग इस प्रकार करेगा फ़ील्ड मर्ज करें जब आप Microsoft Word मेल मर्ज का उपयोग करते हैं।
आपको प्लेसहोल्डर नामों से मेल खाने के लिए कॉलम हेडर संपादित करना चाहिए जिनका उपयोग आप ईमेल या पत्र टेम्पलेट दस्तावेज़ में करेंगे।
आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि स्प्रैडशीट फ़ाइल में प्रति पंक्ति प्रतिमान एक रिकॉर्ड के रूप में संपर्क डेटा है। उदाहरण के लिए, वर्तमान ट्यूटोरियल में, ग्राहक का प्रत्येक उपलब्ध संपर्क विवरण जेम्स बट के बीच पहुंच योग्य है सेल A2 तथा J2 .
किसी भी संपर्क के लिए संख्यात्मक डेटा, जैसे ज़िप कोड, छूट प्रतिशत, माइलेज, मुद्राएं, आदि, उचित संख्या प्रारूप में होना चाहिए।
कोई भी परिवर्तन करने के लिए, सेल या उन सेल की श्रेणी का चयन करें जिनमें संख्यात्मक शामिल हैं।
में होम टैब , के अंदर फीता , क्लिक करें ड्रॉपडाउन तीर के अतिरिक्त आम .
मेल मर्ज वर्ड डॉक्यूमेंट को एक्सेल डेटाबेस फाइल से लिंक करने से पहले सभी ऐड करें। एक बार जब आप सभी परिवर्तन कर लेते हैं, बचा ले एक्सेल फ़ाइल।
आपके कॉन्टैक्ट्स की एक्सेल डेटाबेस फाइल आपके कंप्यूटर के लोकल स्टोरेज में मौजूद होनी चाहिए।
सुनिश्चित करें कि सभी डेटा एक्सेल वर्कबुक की पहली शीट में हैं।

वर्ड में मेल मर्ज कैसे करें

एक्सेल में डेटाबेस बनाने के बाद, आपको ईमेल या लेटर टेम्प्लेट को खोलना होगा जिसे आप कई प्राप्तकर्ताओं को भेजना चाहते हैं। नीचे बताए अनुसार चरणों का पालन करें:

1. पर फीता , पर क्लिक करें मेलिंग टैब .

2. में मेल मर्ज समूह प्रारंभ करें , आपको क्लिक करना होगा मेल मर्ज प्रारंभ करें .

3. आप छह मेल मर्ज दस्तावेज़ प्रकार देखेंगे। पर क्लिक करें पत्र या ईमेल संदेश .

सम्बंधित: माइक्रोसॉफ्ट वर्ड और एक्सेल में मेल मर्ज के साथ लेबल कैसे प्रिंट करें

4. पर मेल मर्ज प्रारंभ करें समूह, क्लिक करें प्राप्तकर्ताओं का चयन करें . आपको नई सूची टाइप करें, मौजूदा सूची का उपयोग करें और आउटलुक संपर्कों में से चुनें जैसे विकल्प दिखाई देंगे।

5. आप उपरोक्त तीन विकल्पों में से कोई भी चुन सकते हैं, इस पर निर्भर करते हुए कि आप संपर्क सूची को टेम्पलेट पत्र से कैसे लिंक करना चाहते हैं। इस ट्यूटोरियल में, आइए चुनें मौजूदा सूची का उपयोग करें उपयोग करने के लिए एक्सेल डेटाबेस जिसे आपने पहले बनाया या डाउनलोड किया था।

6. पर डेटा स्रोत का चयन करें संवाद बॉक्स में, उस फ़ोल्डर का पता लगाएं जहां एक्सेल डेटाबेस फ़ाइल उपलब्ध है। एक बार जब आपको फ़ाइल मिल जाए, तो उसे चुनें और फिर क्लिक करें खोलना डेटाबेस को Word के मेल मर्ज में लोड करने के लिए।

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7. आप देखेंगे तालिका का चयन करें संवाद बॉक्स। क्लिक करके बॉक्स से बाहर निकलें ठीक है डायलॉग बॉक्स में कोई बदलाव किए बिना।

8. यह बढ़िया है! आपने स्रोत डेटा को Word मेल मर्ज प्रोग्राम के साथ सफलतापूर्वक लिंक कर लिया है।

9. Word स्वचालित रूप से मर्ज फ़ील्ड आइटम के साथ डेटाबेस कॉलम हेडर से मेल खाएगा। उपयुक्त मिलान सुनिश्चित करने के लिए, यहां जाएं फ़ील्ड समूह लिखें और सम्मिलित करें पर मेलिंग टैब का फीता और फिर पर क्लिक करें मैच फील्ड .

10. मैच फील्ड डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा। बाईं ओर के कॉलम पर, आप मर्ज फ़ील्ड आइटम देखेंगे। दाईं ओर, आपको लिंक किए गए एक्सेल डेटाबेस से मिलान करने वाला डेटा मिलेगा।

11. यदि आप अन्य स्रोत डेटा जैसे आउटलुक संपर्क या जीमेल से निर्यात किए गए संपर्कों का उपयोग करते हैं तो यह समान होगा। सुनिश्चित करें कि सूची में स्क्रॉल करके कोई बेमेल नहीं है। पर क्लिक करें ठीक है बंद कर देना।

12. अपने टेम्पलेट पत्र पर, पहले अक्षर के आगे कर्सर रखें और दबाएं प्रवेश करना लेटर बॉडी के ऊपर कुछ जगह बनाने के लिए कई बार।

13. कर्सर को दस्तावेज़ के शीर्ष पर रखें और फिर . पर क्लिक करें पता ब्लॉक में फ़ील्ड समूह लिखें और सम्मिलित करें पर मेलिंग टैब का फीता .

14. के बाईं ओर पता ब्लॉक डालें संवाद बॉक्स में, आप नाम, कंपनी का नाम, पता, देश, आदि, स्वरूपण विकल्प चुन सकते हैं। दाईं ओर, आपको पता ब्लॉक का पूर्वावलोकन दिखाई देगा।

15. आप का उपयोग कर सकते हैं मैच फील्ड किसी भी इनपुट डेटा बेमेल को सुधारने के विकल्प। क्लिक ठीक है जोड़ने के लिए पता ब्लॉक शेवरॉन के भीतर।

16. अगला, क्लिक करें ग्रीटिंग लाइन में फ़ील्ड लिखें और डालें समूह के बाद पता ब्लॉक , इसे एक पंक्ति रिक्ति दे रहा है।

17. The ग्रीटिंग लाइन डालें डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा। आप अपनी इच्छानुसार परिवर्तन कर सकते हैं और फिर क्लिक करें ठीक है . NS ग्रीटिंग लाइन शेवरॉन के भीतर पत्र में दिखाई देगा।

18. आप पर क्लिक कर सकते हैं पूर्वावलोकन परिणाम पर आदेश फीता यह देखने के लिए कि पत्र कैसा दिखता है।

19. आप इसके अलावा कस्टम मर्ज फ़ील्ड भी जोड़ सकते हैं पता ब्लॉक तथा ग्रीटिंग लाइन . मान लें कि आप जोड़ना चाहते हैं वाहन मेक और मॉडल पत्र शरीर के भीतर।

20. ऐसा करने के लिए, मेल मर्ज से जुड़ी एक्सेल डेटाबेस फ़ाइल खोलें और जोड़ें वाहन मेक और मॉडल कॉलम हेडर। वाहन विवरण दर्ज करें और बचा ले एक्सेल फ़ाइल।

21. अब, मेल मर्ज वर्ड डॉक्यूमेंट में जाएं और दोहराएँ चरण चार , पंज , तथा छह .

22. अब, लेटर बॉडी के भीतर किसी भी शब्द या कुछ शब्दों का चयन करें और फिर . पर क्लिक करें मर्ज फ़ील्ड डालें पर फ़ील्ड समूह लिखें और सम्मिलित करें .

23. पर मर्ज फ़ील्ड डालें बॉक्स, चुनें डेटाबेस फ़ील्ड , और फिर चुनें वाहन मेक और मॉडल . पर क्लिक करें डालने कस्टम मर्ज फ़ील्ड जोड़ने के लिए।

24. इस प्रकार आप अपने द्वारा भेजे जाने वाले प्रत्येक अक्षर या ईमेल को अनुकूलित करने के लिए जितने चाहें उतने परिवर्तनशील प्लेसहोल्डर जोड़ सकते हैं। Microsoft Word मेल मर्ज स्वचालित रूप से प्राप्तकर्ताओं के नाम से डेटा का मिलान करेगा।

25. पर फीता , पर क्लिक करें समाप्त करें और मर्ज करें आदेश दें और फिर चुनें दस्तावेज़ प्रिंट करें या ईमेल संदेश भेजें . आप भी क्लिक कर सकते हैं व्यक्तिगत दस्तावेज़ संपादित करें अपने ईमेल या पत्रों को भेजने से पहले उन्हें प्रूफरीड करने के लिए।

ईमेल उत्पादकता बढ़ाने के लिए मेल मर्ज का उपयोग करें

अब आप जानते हैं कि Microsoft Word और Excel का उपयोग करके मेल मर्ज कैसे करें। मेल मर्ज का उपयोग अनुकूलित ईमेल को तेजी से भेजने के लिए करें और अपने पेशेवर या व्यक्तिगत संपर्कों के साथ एक अच्छा तालमेल स्थापित करें। अपने पेशेवर और निजी जीवन को पहले से आसान बनाने के लिए Word का उपयोग करते रहें।

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लेखक के बारे में तमाल दास(100 लेख प्रकाशित)

तमाल MakeUseOf में एक स्वतंत्र लेखक हैं। एक आईटी परामर्श कंपनी में अपनी पिछली नौकरी में प्रौद्योगिकी, वित्त और व्यावसायिक प्रक्रियाओं में पर्याप्त अनुभव प्राप्त करने के बाद, उन्होंने 3 साल पहले एक पूर्णकालिक पेशे के रूप में लेखन को अपनाया। उत्पादकता और नवीनतम तकनीकी समाचारों के बारे में नहीं लिखते हुए, उन्हें स्प्लिंटर सेल खेलना और नेटफ्लिक्स/प्राइम वीडियो देखना पसंद है।

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