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1971 में, एक कंप्यूटर से दूसरे कंप्यूटर पर पहली बार ईमेल भेजा गया था। अभी, 269 अरब ईमेल प्रतिदिन भेजे जाते हैं।
यह कल्पना करना असंभव है कि इनमें से कितने ईमेल अनावश्यक हैं। कितने केवल और अधिक भ्रम पैदा करने के लिए सेवा करते हैं। अपने प्राप्तकर्ताओं का और भी अधिक ध्यान और धैर्य जलाने के लिए।
लेकिन एक बात पक्की है: यदि अधिक लोग प्रभावी ढंग से ईमेल का जवाब देना शुरू कर देते हैं, तो हम सभी अपने इनबॉक्स में थोड़ा कम कसकर बंधे होंगे और हमारी ईमेल चिंता थोड़ी कम कमजोर होगी।
यहां सबसे स्पष्ट समाधान सिर्फ 'इनलाइन रिप्लाई' नहीं है, बल्कि इनलाइन रिप्लाई है अच्छी तरह से . इनलाइन प्रत्युत्तर वह जगह है जहाँ आप ईमेल के मुख्य भाग के भीतर उत्तर देते हैं, बजाय इसके कि आप अपना ईमेल शुरू से ही लिखें।
इनलाइन उत्तर देना कुछ ऐसा है जो हम में से अधिकांश समय-समय पर करते हैं। लेकिन हमें इनलाइन जवाब देना चाहिए दूर अक्सर। और हमें कुछ नियमों को ध्यान में रखते हुए ऐसा करना चाहिए ताकि उन जटिल ईमेल थ्रेड्स को व्यवस्थित और आसानी से पालन किया जा सके।
हम गलत ईमेल का जवाब दे रहे हैं
इनलाइन उत्तर देने के विपरीत जिसे अक्सर 'शीर्ष पोस्टिंग' कहा जाता है। यह वह जगह है जहां आप एक ईमेल के जवाब को हिट करते हैं, और बस टेक्स्ट बॉक्स के शीर्ष पर टाइप करना शुरू करते हैं। आज के अधिकांश ईमेल इस प्रकार बनाए गए हैं। लेकिन जब तक आप बेहद सरल ईमेल वार्तालापों से निपट नहीं रहे हैं, शीर्ष पोस्टिंग सभी प्रकार की समस्याओं का कारण बन सकती है।
सबसे पहले, जब शीर्ष पोस्टिंग, मूल ईमेल पर वापस संदर्भित करना एक बड़ी परेशानी बन जाती है, जिसमें आप जो खोज रहे हैं उसे खोजने के लिए ईमेल के बाद ईमेल के माध्यम से परिमार्जन करना शामिल है। फिर आपको उस ईमेल पर वापस स्क्रॉल करना होगा जिसे आप लिख रहे हैं, शायद जो आपने अभी-अभी पाया है, संदर्भ से बाहर है, और अक्सर गायब मुख्य बिंदु।
कभी-कभी, प्राप्तकर्ता आपके ईमेल का जवाब पूरी तरह से नए ईमेल थ्रेड में दे सकता है, जिसका अर्थ है कि आपकी बातचीत अब दो या दो से अधिक अलग-अलग थ्रेड में हो रही है।
यदि आप समूह में बातचीत कर रहे हैं, तो चीजें और भी गड़बड़ हो जाती हैं। कौन क्या, कब और क्या जवाब देता है, इस पर नज़र रखना वे उत्तर लगभग असंभव करतब बन जाता है।
इनलाइन रिप्लाई समाधान है
तो टॉप पोस्टिंग के बजाय हमें रिप्लाई करना चाहिए इन - लाइन - यानी मूल ईमेल संदेश के मुख्य भाग के भीतर। आउटलुक और ऐप्पल मेल में, जैसे ही आप उत्तर दबाते हैं, आप मूल संदेश देख सकते हैं। Gmail में, बातचीत दिखाने के लिए बस लिखें स्क्रीन के नीचे तीन बिंदुओं को दबाएं.
युक्ति: जीमेल में अपने उत्तर से लंबवत 'उद्धरण' लाइन को हटाने के लिए, पूरे ईमेल को हाइलाइट करें, फिर क्लिक करें इंडेंट कम बटन।
इनलाइन प्रत्युत्तर संदेशों के बड़े पैमाने पर स्क्रॉल करने की आवश्यकता की समस्या को हल करता है क्योंकि मूल ईमेल शामिल है और उस वार्तालाप में आपको प्राप्त होने वाले सबसे हाल के संदेश में खोजा जा सकता है। इसका मतलब है कि सब कुछ संदर्भ में रखा गया है।
साथ ही, आपको अन्य लोगों के उत्तरों को सारांशित करने में समय बर्बाद करने की आवश्यकता नहीं है, या केवल अपने स्वयं के उत्तरों को अर्थपूर्ण बनाने के लिए ईमेल के स्निपेट को कॉपी-पेस्ट करने की आवश्यकता नहीं है। इनलाइन उत्तरों के साथ, हर किसी के लिए किसी भी समय वापस संदर्भित करने के लिए सब कुछ है।
और कई लोगों को शामिल करने वाले धागों के लिए, यह भेद करना कि किसने क्या कहा, और किसके जवाब में, आसान है (यदि ठीक से किया जाए)।
इनलाइन उत्तर ठीक से
जब अधिकांश लोग इनलाइन उत्तर देते हैं, तो वे बस अपने उत्तर उस पाठ के साथ लिखते हैं जिसका वे जवाब देना चाहते हैं, और वे इसे बोल्ड या लाल बना देते हैं।
यह आदर्श से बहुत दूर है। जैसे ही कोई व्यक्ति सादे पाठ में ईमेल खोलता है, वे इस स्वरूपण को नहीं देख सकते हैं। और जैसे ही एक धागे में दो से अधिक लोग होते हैं, चीजें तेजी से गड़बड़ हो सकती हैं।
तो, यहाँ पर एक त्वरित मार्गदर्शिका है अच्छी तरह से इनलाइन रिप्लाई करना जो स्केलेबल है और कम से कम भ्रम को बनाए रखेगा।
1. फ़ॉर्मेटिंग पर भरोसा न करें
जैसा कि उल्लेख किया गया है, कुछ मामलों में प्राप्तकर्ता आपके द्वारा ईमेल में शामिल किए गए स्वरूपण को देखने में सक्षम नहीं हो सकता है (उदाहरण के लिए वे सादा पाठ पसंद कर सकते हैं)। अगर कोई रंग-अंधा है, तो उसे कई रंगों वाले धागे का पालन करना मुश्किल हो सकता है।
समूह या संसाधन सही स्थिति में नहीं है वर्चुअल राउटर
हर तरह से, ईमेल स्कैन करते समय उत्तरों को ढूंढना आसान बनाने के लिए फ़ॉर्मेटिंग का उपयोग करें। लेकिन भरोसा मत करो अकेले इस पर।
2. प्रस्तावना उत्तर आपके नाम के साथ
फ़ॉर्मेटिंग पर भरोसा करने के बजाय, अपने सभी उत्तरों को अपने नाम से पहले रखने की आदत डालें और, यदि आपको विशेष रूप से व्यवस्थित होने की आवश्यकता है, तो तिथि। सभी प्राप्तकर्ताओं को ऐसा करने के लिए कहें।
वर्तमान में, जीमेल में, आपके पास अपना नाम मैन्युअल रूप से टाइप करने के अलावा कोई विकल्प नहीं है। हमेशा के लिए ब्लैंड ऐप्पल मेल ऐप के लिए भी यही सच है।
हालाँकि, यदि आप आउटलुक का उपयोग करते हैं, तो आपके उत्तरों को आपके नाम के साथ स्वचालित रूप से प्रस्तुत करने की सुविधा है। ऐसा करने के लिए यहां जाएं फ़ाइल> विकल्प> मेल . फिर जाएं उत्तर और अग्रेषित करें , नियन्त्रण के साथ प्रस्तावना टिप्पणियाँ बॉक्स, और टेक्स्ट बॉक्स में अपना नाम टाइप करें। जब आप किसी ईमेल के मुख्य भाग में उत्तर देते हैं, तो आपका नाम स्वतः ही कोष्ठक में दिखाई देगा।
मेलबर्ड डिफ़ॉल्ट रूप से भी यह विकल्प है।
3. लाइन ब्रेक का प्रयोग करें, कृपया
जब भी आप कोई इनलाइन उत्तर छोड़ते हैं, तो यह मध्य-वाक्य या अनुच्छेद के अंत में डालने के बजाय एक नई पंक्ति पर होना चाहिए।
इससे अन्य लोगों के लिए आपकी टिप्पणियों का उत्तर देना कहीं अधिक आसान हो जाता है और प्रत्येक बिंदु के आसपास हो रही बातचीत को स्कैन करना अधिक सुव्यवस्थित हो जाता है।
4. इंडेंट मल्टी-लेवल प्रत्युत्तर
जब एक ईमेल में कई बिंदुओं को संबोधित किया जा रहा है, तो आपके पास एक ही संदेश में कई थ्रेड हो रहे होंगे।
इन्हें व्यवस्थित रखने के लिए, आपको थ्रेडेड उत्तरों को इंडेंट करना चाहिए ताकि यह स्पष्ट हो कि कौन सी टिप्पणियां प्रत्येक बिंदु से संबंधित हैं। मुझे व्यक्तिगत रूप से कोण कोष्ठक (>) का उपयोग करना सबसे सहज वर्ण लगता है, क्योंकि बुलेट पॉइंट सादे-पाठ ईमेल में दिखाई नहीं दे सकते हैं।
यह आपको बातचीत के किस हिस्से पर ध्यान देने की आवश्यकता है, यह जानने का प्रयास करने में बहुत प्रयास बचाएगा।
5. अंतिम उपाय: एक बेहतर टूल का उपयोग करें
कोई भी इनलाइन उत्तरों का दिखावा नहीं कर रहा है यहाँ सही समाधान है। लेकिन अगर आपके पास ईमेल का उपयोग करने के अलावा कोई विकल्प नहीं है, तो ऐसे ईमेल लिखने के लिए समय निकालें जो कुशल और प्रभावी हों। उपरोक्त कारणों के आधार पर, इनलाइन रिप्लाई परियोजनाओं को आगे बढ़ाने का सबसे अच्छा तरीका है। यह पिछले ईमेल की लंबी सूचियों को देखने में समय बर्बाद किए बिना सभी को ईमेल थ्रेड के भीतर कई वार्तालापों को बनाए रखने में मदद करता है।
यदि आप पाते हैं कि इनलाइन उत्तर भी बहुत जटिल होते जा रहे हैं, या यदि आपके सहकर्मी इनलाइन उत्तर देने की आदत में नहीं पड़ सकते हैं, हालांकि, यह एक अलग टूल की तलाश करने का समय हो सकता है।
संचार उपकरण जैसे ढीला , शिकायत करना , तथा भीड़-भाड़ जटिल टीम संचार को आसान बनाएं। ईमेल के साथ संघर्ष जारी रखने के बजाय, इनमें से किसी एक को आज़माने का समय आ सकता है।
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जब आप इन सरल इनलाइन उत्तर नियमों को अपनाते हैं, तो कई प्राप्तकर्ता इस बात की सराहना करेंगे कि यह ईमेल व्यवहार कितना कुशल है और स्वाभाविक रूप से आपके दृष्टिकोण की नकल करना शुरू कर देता है।
यदि वे स्वाभाविक रूप से आपके विचारशील ईमेल शिष्टाचार की नकल नहीं करते हैं, तो उन्हें इस पर खींच लें। उन्हें यह लेख भेजें। वर्णन करें कि आप उन्हें कैसे उत्तर देना चाहते हैं, और समझाएं कि यह गलत समझे गए संदेशों, बर्बाद समय और संदर्भ के नुकसान को बचाएगा।
वास्तव में कोई कमी नहीं है।
क्या आपको लगता है कि ये नियम जटिल ईमेल थ्रेड्स के शीर्ष पर बने रहने में आपकी सहायता करेंगे? क्या कोई अन्य इनलाइन उत्तर युक्तियाँ हैं जो आपको लगता है कि सहायक होंगी?
छवि क्रेडिट: सांगोइरी/ जमा तस्वीरें
साझा करना साझा करना कलरव ईमेल एनिमेटिंग स्पीच के लिए एक शुरुआती गाइडभाषण को एनिमेट करना एक चुनौती हो सकती है। यदि आप अपने प्रोजेक्ट में संवाद जोड़ना शुरू करने के लिए तैयार हैं, तो हम आपके लिए प्रक्रिया को तोड़ देंगे।
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रॉब नाइटिंगेल ने यॉर्क विश्वविद्यालय, यूके से दर्शनशास्त्र में डिग्री प्राप्त की है। उन्होंने कई देशों में कार्यशालाएं देते हुए पांच वर्षों से अधिक समय तक सोशल मीडिया मैनेजर और सलाहकार के रूप में काम किया है। पिछले दो वर्षों से, रोब एक प्रौद्योगिकी लेखक भी रहे हैं, और MakeUseOf के सोशल मीडिया मैनेजर और न्यूज़लेटर संपादक हैं। आप आमतौर पर उसे दुनिया की यात्रा करते हुए, वीडियो संपादन सीखते हुए, और फोटोग्राफी के साथ प्रयोग करते हुए पाएंगे।
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