माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में आईएफ स्टेटमेंट्स का उपयोग कैसे करें

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में आईएफ स्टेटमेंट्स का उपयोग कैसे करें

हर कोई जानता है कि स्क्रिप्टेड प्रोग्राम में IF स्टेटमेंट कितना बहुमुखी है, लेकिन क्या आप जानते हैं कि आप एक्सेल में सेल के अंदर एक ही लॉजिक का ज्यादा इस्तेमाल कर सकते हैं?





किसी प्रोग्राम में IF स्टेटमेंट की एक मूल परिभाषा यह है कि यह आपको कई इनपुट के परिणामों के आधार पर कुछ विशिष्ट आउटपुट देता है। आप किसी अन्य गणना के आउटपुट के आधार पर पूरी तरह से अलग गणना कर सकते हैं। आप सशर्त स्वरूपण कर सकते हैं। आप अपने आउटपुट को इनपुट सेल की स्ट्रिंग खोजों पर भी आधारित कर सकते हैं।



अगर यह जटिल लगता है, तो चिंता न करें। आइए कुछ रचनात्मक तरीकों पर एक नज़र डालते हैं जिनसे आप Excel में IF कथनों का उपयोग कर सकते हैं।





एक्सेल में आईएफ स्टेटमेंट क्या है?

जब अधिकांश लोग एक्सेल में आईएफ स्टेटमेंट का उपयोग करने के बारे में सोचते हैं, तो वे वीबीए के बारे में सोचते हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि IF स्टेटमेंट आमतौर पर लॉजिक होता है जिसका उपयोग प्रोग्रामिंग की दुनिया में किया जाता है। हालाँकि, आप इसी प्रोग्रामिंग लॉजिक का उपयोग स्प्रेडशीट सेल के अंदर ही कर सकते हैं।

जब आप सेल में '=IF(' टाइप करते हैं, तो आप देखेंगे कि आपके IF स्टेटमेंट के सिंटैक्स को सही ढंग से कार्य करने के लिए कैसा दिखना चाहिए। मूल आवश्यकता सिर्फ एक 'लॉजिकल टेस्ट' है। डिफ़ॉल्ट रूप से सेल का आउटपुट होगा TRUE या FALSE हो, लेकिन आप फ़ंक्शन में अतिरिक्त पैरामीटर शामिल करके इसे कस्टमाइज़ कर सकते हैं।



बेसिक आईएफ फंक्शन कैसे काम करता है

सबसे पहले, आइए एक बुनियादी IF फ़ंक्शन पर एक नज़र डालें। ऊपर दिए गए उदाहरण स्प्रैडशीट में, मेरी चार गतिविधियां हैं जिन्हें मैं अपनी कार से संबंधित लॉग करता हूं। मैं उस तारीख को रिकॉर्ड करता हूं जब चार में से कोई भी घटना होती है: एक तेल परिवर्तन, कार की मरम्मत, पंजीकरण, या बीमा नवीनीकरण।

मान लीजिए कि 'मरम्मत' कॉलम में 'हां' है, तो मैं चाहता हूं कि इवेंट प्रकार में 'मरम्मत' हो। अन्यथा यह 'गैर-मरम्मत' होना चाहिए। इस IF कथन का तर्क बहुत सरल है:



=IF(C2='YES','Repair','Non-Repair')

पूरे कॉलम को इस फॉर्मूले से भरने पर निम्नलिखित परिणाम मिलते हैं:

यह उपयोगी तर्क है, लेकिन इस विशेष मामले में यह वास्तव में ज्यादा समझ में नहीं आता है। किसी को बस 'मरम्मत' कॉलम को देखना है ताकि यह पता लगाया जा सके कि उस तारीख में मरम्मत शामिल है या नहीं।



तो, आइए कुछ और उन्नत IF फ़ंक्शन स्टेटमेंट देखें कि क्या हम इस कॉलम को थोड़ा और उपयोगी बना सकते हैं।

AND और IF स्टेटमेंट्स

एक नियमित कार्यक्रम की तरह, कभी-कभी दो या तीन स्थितियों की जांच करने के लिए जो एक दूसरे पर निर्भर करती हैं, आपको AND तर्क का उपयोग करने की आवश्यकता होती है। वही यहां भी सच है।

आइए दो नए ईवेंट प्रकारों को परिभाषित करें: नियोजित, या अनियोजित।

इस उदाहरण के लिए, हम केवल पर ध्यान केंद्रित करने जा रहे हैं तेल परिवर्तन स्तंभ। मुझे पता है कि मैं आमतौर पर हर महीने के दूसरे दिन अपने तेल परिवर्तन का समय निर्धारित करता हूं। महीने के दूसरे दिन कोई भी तेल परिवर्तन एक अनियोजित तेल परिवर्तन था।

इन्हें पहचानने के लिए हमें AND लॉजिक का इस प्रकार उपयोग करना होगा:

=IF(AND(DAY(A2)=2,B2='YES'),'Planned','Unplanned')

परिणाम इस तरह दिखते हैं:

यह बहुत अच्छा काम करता है, लेकिन जैसा कि आप देख सकते हैं कि इसमें थोड़ा सा तार्किक दोष है। यह दिखाने के लिए काम करता है कि अपेक्षित तिथियों पर तेल परिवर्तन कब होते हैं - वे 'नियोजित' के रूप में बदल जाते हैं। लेकिन जब ऑयल चेंज कॉलम खाली होता है, तो आउटपुट भी खाली होना चाहिए। उन मामलों में परिणाम वापस करने का कोई मतलब नहीं है क्योंकि कोई तेल परिवर्तन कभी नहीं हुआ।

इसे पूरा करने के लिए, हम अगले उन्नत IF फ़ंक्शन पाठ पर आगे बढ़ेंगे: नेस्टेड IF स्टेटमेंट।

नेस्टेड आईएफ स्टेटमेंट्स

अंतिम फ़ंक्शन के आधार पर, आपको मूल IF स्टेटमेंट के अंदर एक और IF स्टेटमेंट जोड़ना होगा। यदि मूल ऑयल चेंज सेल खाली है तो यह एक रिक्त स्थान लौटाना चाहिए।

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यहाँ वह कथन कैसा दिखता है:

=IF(ISBLANK(B2),'',IF(AND(DAY(A2)=2,B2='YES'),'Planned','Unplanned'))

अब कथन थोड़ा जटिल लगने लगा है, लेकिन अगर आप बारीकी से देखें तो ऐसा नहीं है। पहला IF स्टेटमेंट यह जांचता है कि B कॉलम में सेल खाली है या नहीं। यदि ऐसा है, तो यह एक रिक्त, या '' देता है।

अगर यह खाली नहीं है, तो आप वही IF स्टेटमेंट डालें, जिसका इस्तेमाल हमने ऊपर के सेक्शन में पहले IF स्टेटमेंट के False हिस्से में किया था। इस तरह, आप केवल तेल परिवर्तन की तारीख के बारे में परिणामों की जाँच कर रहे हैं और लिख रहे हैं जब कोई वास्तविक तेल परिवर्तन हुआ था। अन्यथा, सेल खाली है।

जैसा कि आप कल्पना कर सकते हैं, यह बहुत जटिल हो सकता है। इसलिए जब आप IF स्टेटमेंट को नेस्ट कर रहे हों, तो इसे हमेशा एक बार में एक कदम उठाएं। व्यक्तिगत IF कथन तर्क का परीक्षण करें इससे पहले कि आप उन्हें एक साथ घोंसला बनाना शुरू करें। क्योंकि, एक बार जब आप इनमें से कुछ नेस्टेड हो जाते हैं, तो उनका निवारण करना एक वास्तविक दुःस्वप्न बन सकता है।

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या कथन

अब हम तर्क को केवल एक पायदान आगे बढ़ाने जा रहे हैं। मान लीजिए कि इस बार मैं जो करना चाहता हूं वह 'वार्षिक रखरखाव' है यदि एक तेल परिवर्तन या मरम्मत पंजीकरण या बीमा के साथ एक ही समय में किया जाता है, लेकिन सिर्फ एक तेल परिवर्तन किया गया था तो सिर्फ 'नियमित रखरखाव' किया जाता है। यह जटिल लगता है, लेकिन सही IF स्टेटमेंट लॉजिक के साथ यह बिल्कुल भी कठिन नहीं है।

इस तरह के तर्क के लिए नेस्टेड IF स्टेटमेंट और कुछ OR स्टेटमेंट दोनों के संयोजन की आवश्यकता होती है। यहाँ वह कथन कैसा दिखेगा:

=IF(OR(B2='YES',C2='YES'),IF(OR(D2='YES',E2='YES'),'Yearly Maintenance','Routine Maintenance'),'')

यहां बताया गया है कि परिणाम कैसा दिखता है:

नेस्टेड IF स्टेटमेंट के अंदर विभिन्न लॉजिकल ऑपरेटरों को मिलाकर आप जिस तरह का जटिल विश्लेषण कर सकते हैं, वह उल्लेखनीय है।

मूल्य श्रेणियों के आधार पर परिणाम

मूल्य श्रेणियों को किसी प्रकार के टेक्स्ट परिणाम में परिवर्तित करना अक्सर बहुत उपयोगी होता है। यह 0 से 50 डिग्री फ़ारेनहाइट के तापमान को 'ठंडा', 50 से 80 को 'गर्म', और 80 से अधिक गर्म के रूप में परिवर्तित करने जितना आसान हो सकता है।

अक्षरों के अंकों के कारण शिक्षकों को शायद इस तर्क की सबसे अधिक आवश्यकता है। निम्नलिखित उदाहरण में हम यह पता लगाने जा रहे हैं कि ऐसी श्रेणी के आधार पर एक संख्यात्मक मान को टेक्स्ट में कैसे परिवर्तित किया जाए।

मान लें कि एक शिक्षक अक्षर ग्रेड निर्धारित करने के लिए निम्नलिखित श्रेणियों का उपयोग करता है:

  • ९० से १०० एक ए . है
  • 80 से 90 एक बी है
  • 70 से 80 एक C . है
  • ६० से ७० एक डी . है
  • 60 के तहत एक F . है

यहां बताया गया है कि उस तरह का मल्टी-नेस्टेड-आईएफ स्टेटमेंट कैसा दिखेगा:

=IF(B2>89,'A',IF(B2>79,'B',IF(B2>69,'C',IF(B2>59,'D','F'))))

प्रत्येक घोंसला श्रृंखला में अगली श्रेणी है। आपको सही संख्या में कोष्ठक के साथ कथन को बंद करने के लिए बहुत सावधान रहने की आवश्यकता है या फ़ंक्शन सही ढंग से काम नहीं करेगा।

यहाँ परिणामी शीट कैसी दिखती है:

जैसा कि आप देख सकते हैं, यह आपको वर्णनात्मक स्ट्रिंग के रूप में किसी भी संख्या का प्रतिनिधित्व करने की अनुमति देता है। यदि शीट पर संख्यात्मक मान कभी भी बदलता है तो यह स्वचालित रूप से अपडेट हो जाएगा।

IF-THEN लॉजिक का उपयोग करना शक्तिशाली है

एक प्रोग्रामर के रूप में, आप पहले से ही IF स्टेटमेंट की शक्ति को जानते हैं। वे आपको किसी भी गणना में तार्किक विश्लेषण को स्वचालित करने देते हैं। यह एक स्क्रिप्टिंग भाषा में बहुत शक्तिशाली है, लेकिन जैसा कि आप देख सकते हैं कि यह एक्सेल स्प्रेडशीट की कोशिकाओं के भीतर उतना ही शक्तिशाली है।

थोड़ी सी रचनात्मकता से आप कुछ कर सकते हैं बहुत प्रभावशाली बातें एक्सेल में IF स्टेटमेंट लॉजिक और अन्य फ़ार्मुलों के साथ।

Excel में IF कथनों का उपयोग करके आप किस प्रकार का अनूठा तर्क लेकर आए हैं? नीचे टिप्पणी अनुभाग में अपने विचार और सुझाव साझा करें!

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लेखक के बारे में रयान दुबे(९४२ लेख प्रकाशित)

रयान के पास इलेक्ट्रिकल इंजीनियरिंग में बीएससी की डिग्री है। उन्होंने ऑटोमेशन इंजीनियरिंग में १३ साल, आईटी में ५ साल काम किया है, और अब एक ऐप इंजीनियर हैं। MakeUseOf के एक पूर्व प्रबंध संपादक, उन्होंने डेटा विज़ुअलाइज़ेशन पर राष्ट्रीय सम्मेलनों में बात की है और उन्हें राष्ट्रीय टीवी और रेडियो पर चित्रित किया गया है।

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