माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में कस्टम कीबोर्ड शॉर्टकट कैसे बनाएं

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस में पूर्ण दक्षता कीबोर्ड शॉर्टकट के उपयोग की मांग करती है। हालाँकि Microsoft Excel के लिए बहुत सारे बिल्ट-इन कीबोर्ड शॉर्टकट हैं, सबसे अच्छे वर्कफ़्लो के लिए आपको आमतौर पर अपनी ज़रूरतों को बेहतर ढंग से फिट करने के लिए उन शॉर्टकट्स को संपादित या अनुकूलित करने की आवश्यकता होती है।

सौभाग्य से, एक्सेल कुछ अनुकूलन योग्य कीबोर्ड शॉर्टकट का समर्थन करता है, और हम यहां आपको यह दिखाने के लिए हैं कि अपना खुद का कैसे बनाएं।

डिफ़ॉल्ट एक्सेल कीबोर्ड शॉर्टकट पर एक नोट

दुर्भाग्य से, एक्सेल कस्टम शॉर्टकट क्षेत्र में यह बिल्कुल सही नहीं है। एक्सेल मानक शॉर्टकट को ओवरराइड करने के लिए कार्यक्षमता की पेशकश नहीं करता है, इसलिए आप पहले से मौजूद किसी चीज़ के लिए शॉर्टकट कुंजी को समायोजित नहीं कर सकते हैं।

इस प्रकार, तीन मुख्य प्रकार के कीबोर्ड शॉर्टकट हैं:

मानक शॉर्टकट, जैसे Ctrl + मैं इटैलिक के लिए, जिसे आप एक्सेल में नहीं बदल सकते।
Alt शॉर्टकट, जहां आप दबाते हैं हर चीज़ रिबन आइटम के लिए शॉर्टकट सक्रिय करने की कुंजी। उदाहरण के लिए, दबाने ऑल्ट> एन> टी का चयन करेंगे डालने रिबन पर टैब, उसके बाद टेबल विकल्प।
मैक्रो शॉर्टकट, जो पूरी तरह से अनुकूलित हैं। हम इन पर थोड़ी चर्चा करेंगे।

इसलिए जब आप किसी भी डिफ़ॉल्ट शॉर्टकट में बदलाव नहीं कर सकते हैं, तब भी आप कर सकते हैं रिबन पर काफी कार्यक्षमता का उपयोग करें या मैक्रोज़ बनाएँ। इस प्रकार, हम कस्टम शॉर्टकट बनाने के लिए उन विकल्पों का उपयोग करेंगे।

क्विक एक्सेस टूलबार (QAT) कमांड की एक सहायक पट्टी है जो हमेशा आपकी स्क्रीन के शीर्ष पर रहती है। डिफ़ॉल्ट रूप से, इसमें केवल कुछ विकल्प शामिल होते हैं, जैसे बचा ले , पूर्ववत , तथा तैयार , जिन्हें आप शायद हटाना चाहें, क्योंकि उनके पास पहले से ही आसान कीबोर्ड शॉर्टकट हैं। लेकिन आप QAT में कई और कमांड जोड़ सकते हैं।

हमने उल्लेख किया है कि Alt कोड आपको रिबन पर कुछ भी एक्सेस करने देते हैं। यदि आप दबाते हैं हर चीज़ , आपको कुछ पॉपअप शॉर्टकट कुंजियों पर ध्यान देना चाहिए जो QAT के पास भी दिखाई देती हैं, जो आपको अपनी इच्छानुसार किसी भी एक्सेल कमांड के लिए एक-चरणीय शॉर्टकट देती हैं।

एक्सेल में क्विक एक्सेस टूलबार को अपनी पसंद के अनुसार सेट करने के लिए, वर्तमान आइकन के दाईं ओर ड्रॉपडाउन तीर पर क्लिक करें। आप यहां कुछ सामान्य विकल्पों की जांच कर सकते हैं, लेकिन पूरी सूची के लिए, आप चयन करना चाहेंगे अधिक आदेश .

यह अनुकूलन विंडो खोलता है, जहां आपको बाएं बॉक्स में उपलब्ध कमांड की सूची और दाईं ओर आपके वर्तमान QAT कमांड दिखाई देंगे।

दाएँ बॉक्स में किसी भी कमांड पर क्लिक करें और हिट करें हटाना इसे मिटाने के लिए बटन या मौजूदा आइटम्स को फिर से ऑर्डर करने के लिए बॉक्स के दाईं ओर तीर बटन का उपयोग करें। एक बार जब आप इसे क्रमबद्ध कर लेते हैं, तो आप जो नए आदेश जोड़ना चाहते हैं, उन्हें खोजने के लिए बाएं बॉक्स को चेक करें।

डिफ़ॉल्ट रूप से, ड्रॉपडाउन बॉक्स दिखाता है लोकप्रिय कमांड , लेकिन आप इसे बदल सकते हैं आदेश रिबन में नहीं यदि आप पहले से मौजूद चीज़ों की नकल करने से बचना चाहते हैं। आप भी दिखा सकते हैं सभी आदेश , लेकिन सावधान रहें कि काफी लंबी सूची है।

सूची पर एक नज़र डालें और उन कार्यों का चयन करें जिन तक आप तुरंत पहुंच चाहते हैं। QAT बहुत सारे कमांड की अनुमति देता है, इसलिए अपने कई पसंदीदा चुनने या कोशिश करने के लिए कुछ नई सुविधाएँ खोजने से न डरें।

यदि आप समूह बनाना चाहते हैं, तो एक विकल्प है जिसे कहा जाता है जो आपको आइकनों के बीच एक डिवाइडर जोड़ने की सुविधा देता है। और भविष्य के लिए अपने सेटअप को सुरक्षित रखने के लिए, इसका उपयोग करें आयात निर्यात अपने अनुकूलन निर्यात करने के लिए इस विंडो में बटन।

एक बार जब आपको सब कुछ क्रम में मिल जाए, तो बस क्लिक करें ठीक है अपने नए और बेहतर QAT के साथ Excel में लौटने के लिए। जब आप इसके किसी फ़ंक्शन को एक्सेस करना चाहते हैं, तो दबाएं हर चीज़ , कमांड की संख्या के बाद, इसे तुरंत निष्पादित करने के लिए।

यह सही कमांड खोजने के लिए मेनू के माध्यम से शिकार करने की तुलना में बहुत तेज है।

2. अपना खुद का एक्सेल मैक्रो बनाएं

मैक्रोज़ कार्यालय की एक अत्यंत उपयोगी (फिर भी अक्सर अनदेखी) विशेषता है जो आपको क्रियाओं की एक श्रृंखला रिकॉर्ड करने और स्वचालित रूप से उन्हें वापस चलाने की अनुमति देती है। उदाहरण के लिए, यदि आपको जटिल फ़ार्मुलों को याद रखने में परेशानी होती है, तो आप विशिष्ट कक्षों में सूत्रों को स्वचालित रूप से लागू करने के लिए एक मैक्रो बना सकते हैं।

मैक्रोज़ वास्तव में न्यायसंगत हैं विजुअल बेसिक कोड बैकग्राउंड में चल रहा है एक्सेल को क्रियाएँ करने के लिए, लेकिन आपको यह जानने की ज़रूरत नहीं है कि मैक्रोज़ का लाभ उठाने के लिए प्रोग्राम कैसे करें।

उनका उपयोग शुरू करने के लिए, पर जाकर डेवलपर रिबन टैब को सक्षम करें फ़ाइल > विकल्प और चुनें रिबन को अनुकूलित करें बाएँ फलक पर। दाईं ओर, सुनिश्चित करें डेवलपर चेक किया गया है, फिर दबाएं ठीक है लौटने के लिये।

नए मैक्रो की रिकॉर्डिंग

अब आप अपना पहला मैक्रो रिकॉर्ड कर सकते हैं। हेड टू द डेवलपर रिबन पर टैब करें और चुनें रिकॉर्ड मैक्रो में कोड अनुभाग। इसे याद रखने के लिए इसे एक नाम दें (इसमें रिक्त स्थान नहीं हो सकते हैं) और इसे एक कुंजी असाइन करें जो आपके लिए काम करे।

शॉर्टकट बॉक्स दिखाता है Ctrl + एक और कुंजी, लेकिन आप भी जोड़ सकते हैं खिसक जाना जब आप एक कुंजी का चयन करते हैं तो इसे पकड़कर रखें। ध्यान रखें कि आप यहां मानक कीबोर्ड शॉर्टकट को ओवरराइड कर सकते हैं, इसलिए यदि आप अपना मैक्रो इसके साथ चलाते हैं Ctrl + Z , आप अब पूर्ववत करने के लिए उस शॉर्टकट का उपयोग नहीं कर पाएंगे।

अंतर्गत मैक्रो इन स्टोर करें , चुनते हैं व्यक्तिगत मैक्रो कार्यपुस्तिका। यह एक फ़ाइल है जो आपको एक्सेल कार्यपुस्तिकाओं के बीच मैक्रोज़ साझा करने की अनुमति देती है, जो शॉर्टकट को परिभाषित करने के लिए एकदम सही है। यदि आप मैक्रोज़ को केवल एक कार्यपुस्तिका पर चलाना चाहते हैं, तो इस सेटिंग को बदल दें यह कार्यपुस्तिका बजाय। यदि आप चाहें तो अपने मैक्रो का संक्षिप्त विवरण दें, फिर क्लिक करें ठीक है .

यहां से आप जो कुछ भी करते हैं वह रिकॉर्ड किया जाता है। आपके द्वारा चयनित कोई भी सेल, आपके द्वारा लागू किए जाने वाले फ़ॉन्ट परिवर्तन या आपके द्वारा टाइप किए जाने वाले वर्ण आपके मैक्रो बन जाते हैं। तो, उदाहरण के लिए, आप एक मैक्रो बना सकते हैं जो सेल बी 3 का चयन करता है, 'टेस्ट' टाइप करता है और इसे बोल्ड के रूप में प्रारूपित करता है। एक बार जब आप ठीक वही क्रिया कर लेते हैं जिसे आप रिकॉर्ड करना चाहते हैं, तो चुनें रिकॉर्डिंग बंद करें पर डेवलपर मैक्रो को समाप्त करने के लिए टैब।

मैक्रोज़ का उपयोग और संपादन

इसके बाद आप . को चुनकर अपने मैक्रो को एक्सेस कर सकते हैं मैक्रो उसी से कोड का खंड डेवलपर टैब। यह आपके मैक्रोज़ की सूची दिखाता है; दबाएँ संपादित करें यदि आप चाहें तो मैक्रो के लिए विजुअल बेसिक कोड देखने के लिए। यह सुनिश्चित करने का एक अच्छा तरीका है कि आपने कोई अतिरिक्त चरण रिकॉर्ड नहीं किया है, भले ही आप कोड को पूरी तरह से न समझें।

एक बार जब आप संतुष्ट हो जाते हैं, तो आप अपने मैक्रो को चलाने के लिए किसी भी समय असाइन किए गए कुंजी कॉम्बो को दबा सकते हैं। कुंजी संयोजन को बाद में बदलने के लिए, इसे की सूची में चुनें मैक्रो और चुनें विकल्प .

यहां एक उन्नत युक्ति है: आप मैक्रोज़ और QAT को भी जोड़ सकते हैं। एक बार जब आप मैक्रो सहेज लेते हैं, तो QAT मेनू को फिर से खोलें और बदलें से आदेश चुनें करने के लिए बॉक्स मैक्रो . सूची से आपके द्वारा बनाए गए मैक्रो का चयन करें, और आप इसे किसी अन्य क्रिया की तरह ही QAT में जोड़ सकते हैं।

इस प्रकार, यदि आपको मैक्रो शॉर्टकट कॉम्बो को याद रखने में परेशानी होती है, तो आप इसके बजाय उन्हें QAT से चला सकते हैं हर चीज़ और एक संख्या।

आप मैक्रोज़ के साथ क्या करते हैं, यह आप पर निर्भर है, लेकिन बहुत सारी संभावनाएं हैं। एक्सेल में नियमित रूप से आप जो कुछ भी करते हैं उसके बारे में सोचें जिसे आप स्वचालित करना चाहते हैं, और इसके लिए मैक्रो बनाने का प्रयास करें। इन थकाऊ कार्यों को स्वचालित करने से आपका घंटों का समय बच सकता है।

हमारे पर एक नज़र डालें एक्सेल मैक्रोज़ बनाने के लिए गाइड अधिक विचारों और सहायता के लिए।

आसानी से कस्टम एक्सेल शॉर्टकट बनाएं

अब आपको किसी विशेष सुविधा को खोजने के लिए एक्सेल मेनू के माध्यम से दोहराए जाने वाले कार्यों को करने या शिकार करने में समय बर्बाद करने की आवश्यकता नहीं है। शॉर्टकट को सेट होने में थोड़ा समय लगता है और हर कोई अलग-अलग शॉर्टकट चाहता है, लेकिन वे एक्सेल दक्षता के लिए महत्वपूर्ण हैं।

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एक बार जब आप कुछ कर लेते हैं तो मैक्रोज़ डरावने नहीं होते हैं, और QAT सभी के लिए आसान है। लेकिन एक्सेल छुपा रहा है केवल वे ही टाइमसेवर नहीं हैं।

छवि क्रेडिट: गुडविन123/ Shutterstock

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लेखक के बारे में बेन स्टेग्नर(१७३५ लेख प्रकाशित)

बेन MakeUseOf में डिप्टी एडिटर और ऑनबोर्डिंग मैनेजर हैं। उन्होंने 2016 में पूर्णकालिक लेखन के लिए अपनी आईटी नौकरी छोड़ दी और फिर कभी पीछे मुड़कर नहीं देखा। वह सात वर्षों से अधिक समय से एक पेशेवर लेखक के रूप में तकनीकी ट्यूटोरियल, वीडियो गेम अनुशंसाएँ और बहुत कुछ कवर कर रहा है।

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