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ड्रॉपडाउन सूचियाँ इनपुट फ़ील्ड के लिए प्रविष्टियों की संख्या को सीमित करती हैं। वे टाइपो और गलत वर्तनी को रोकने में मदद करते हैं। और माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल आश्चर्यजनक रूप से बहुमुखी ड्रॉपडाउन सूची सुविधाओं का समर्थन करता है। इस प्रकार, यदि आप प्रपत्र या डेटा संग्रह के लिए एक्सेल का उपयोग करना चाहते हैं, अपने उपयोगकर्ताओं के लिए इसे आसान बनाएं ड्रॉपडाउन सूची वाले आइटम का चयन करने के लिए।
किसी सेल में ड्रॉपडाउन सूची का उपयोग करें जब उस सेल के लिए विशिष्ट विकल्प उपलब्ध हों। उदाहरण के लिए, आप ड्रॉपडाउन सूचियां बना सकते हैं जिनमें विकल्प हैं: पुरुष तथा महिला , हां तथा नहीं , या कोई अन्य विकल्पों की कस्टम सूची .
हम आपको दिखाएंगे कि अपनी एक्सेल स्प्रेडशीट में ड्रॉपडाउन सूचियां कैसे जोड़ें।
एक्सेल में ड्रॉपडाउन लिस्ट कैसे बनाएं
एक्सेल में ड्रॉपडाउन सूची बनाना आसान है, लेकिन प्रक्रिया स्पष्ट नहीं है। यहाँ एक्सेल में एक कस्टम ड्रॉपडाउन सूची बनाने के चरणों का सारांश दिया गया है:
- एक नामांकित श्रेणी बनाएँ: आपकी ड्रॉपडाउन सूची में हम जिस सूची का उपयोग करेंगे, उसे बनाने के लिए यह चरण आवश्यक है।
- डेटा सत्यापन जोड़ें: यह एक स्पष्ट कदम नहीं है जहां आप ड्रॉपडाउन सूची की विशेषता के लिए सेल को प्राइम करेंगे।
- डेटा सत्यापन में नामांकित श्रेणी जोड़ें: अंत में, आप सभी को एक साथ रखेंगे और ड्रॉपडाउन सूची के स्रोत को परिभाषित करेंगे (अर्थात आपकी पिछली नामांकित श्रेणी)।
- डेटा सत्यापन के लिए इनपुट संदेश सेट करें: यह चरण वैकल्पिक है। यह आपको अपने स्प्रैडशीट उपयोगकर्ताओं का मार्गदर्शन करने के लिए एक पॉपअप संदेश जोड़ने देता है।
एक्सेल आसान नहीं है , यह शक्तिशाली है। इसका मतलब है कि आपके पास ढेर सारे विकल्प हैं, जैसा कि आप जल्द ही देखेंगे। आइए अब एक्सेल ड्रॉपडाउन सूची बनाने के चरणों को और अधिक विस्तार से देखें।
1. एक नामांकित श्रेणी बनाएँ
डेटा सत्यापन का उपयोग करके ड्रॉपडाउन सूची में आइटम्स की सूची जोड़ने का एक तरीका है अपनी सूची को वर्कशीट में जोड़ना और सूची वाले कक्षों की श्रेणी का नाम दें . आप सूची को उसी वर्कशीट में जोड़ सकते हैं जहां आप ड्रॉपडाउन सूची या एक अलग वर्कशीट जोड़ने जा रहे हैं। ड्रॉपडाउन सूची में सेलों की नामित श्रेणी का उपयोग करने से इसे बनाए रखना आसान हो जाता है।
हम एक ड्रॉपडाउन सूची बनाने जा रहे हैं जिसमें कुछ भिन्न प्रकार के भोजन शामिल हैं पत्रक2 उदाहरण के तौर पे। प्रत्येक आइटम को एक अलग सेल में या तो एक कॉलम या एक पंक्ति में दर्ज करें। आइटम का चयन करें, में चयनित कक्षों की श्रेणी के लिए एक नाम दर्ज करें नाम बॉक्स , और दबाएं प्रवेश करना .
2. डेटा सत्यापन जोड़ें
उस वर्कशीट पर जाएँ जहाँ आप अपनी ड्रॉपडाउन सूची जोड़ना चाहते हैं। दबाएं आंकड़े टैब और फिर क्लिक करें डेटा मान्य में डेटा उपकरण अनुभाग।
सुनिश्चित करें कि समायोजन टैब पर सक्रिय है डेटा मान्य संवाद बकस।
3. डेटा सत्यापन में नामांकित श्रेणी जोड़ें
फिर, चुनें सूची से अनुमति देना ड्राॅप डाउन लिस्ट। हम ड्रॉपडाउन सूची को भरने के लिए परिभाषित कक्षों की नामित श्रेणी से नाम का उपयोग करने जा रहे हैं। में निम्नलिखित पाठ दर्ज करें स्रोत डिब्बा।
=Foodबदलने के ' भोजन ' आपने जिस भी नाम से अपनी सेल रेंज दी है। क्लिक ठीक है .
NS खाली पर ध्यान न दें चेकबॉक्स डिफ़ॉल्ट रूप से चेक किया गया है। यह आपको सेल का चयन करने और फिर किसी आइटम का चयन किए बिना सेल को अचयनित करने की अनुमति देता है। यदि आप ड्रॉपडाउन सूची से किसी विकल्प का चयन करना चाहते हैं, तो अनचेक करें खाली पर ध्यान न दें डिब्बा।
4. डेटा सत्यापन के लिए इनपुट संदेश सेट करें
यदि आप चाहते हैं कि ड्रॉपडाउन सूची वाले सेल का चयन होने पर पॉपअप संदेश प्रदर्शित हो, तो क्लिक करें इनपुट संदेश टैब। नियन्त्रण सेल चुने जाने पर इनपुट संदेश दिखाएं बॉक्स और भरें शीर्षक तथा इनपुट संदेश बक्से। आप का भी उपयोग कर सकते हैं त्रुटि चेतावनी टैब एक संदेश जोड़ने के लिए जो प्रदर्शित होता है जब ड्रॉपडाउन सूची में अमान्य इनपुट दर्ज किया जाता है (उदाहरण के लिए यदि कोई विकल्प चुनने के बजाय सेल में टाइप करता है)। नियन्त्रण अमान्य डेटा दर्ज करने के बाद त्रुटि चेतावनी दिखाएं डिब्बा। एक चयन करें अंदाज और भरें शीर्षक तथा त्रुटि संदेश बक्से।
क्लिक ठीक है .
जब आप एक सेल चुनें एक ड्रॉपडाउन सूची युक्त, एक विकल्प चुनने के लिए नीचे तीर सेल के दाईं ओर प्रदर्शित होता है। डाउन एरो बटन केवल तभी प्रदर्शित होता है जब सेल का चयन किया जाता है। हम आपको इस आलेख में हर समय बाद में एक ड्रॉपडाउन सूची के बगल में एक डाउन एरो प्रदर्शित करने का एक तरीका दिखाएंगे।
यदि ड्रॉपडाउन सूची में आठ से अधिक आइटम हैं, तो आप तीर पर क्लिक करने पर ड्रॉपडाउन सूची पर एक स्क्रॉल बार देखेंगे।
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उन्नत ड्रॉपडाउन सूची विकल्प
अब जब आपके पास एक बुनियादी ड्रॉपडाउन सूची है, तो आइए अपनी सूची को संपादित करने और अनुकूलित करने के लिए एक्सेल की उन्नत सेटिंग्स पर जाएं।
नामांकित श्रेणी संपादित करें या हटाएं
यदि आपको किसी नामित श्रेणी को संपादित करने या हटाने की आवश्यकता है, तो आपको इसका उपयोग करना चाहिए नाम प्रबंधक . दबाएं सूत्रों टैब और फिर क्लिक करें नाम प्रबंधक में परिभाषित नाम अनुभाग।
पर एक नाम के लिए सेल रेंज बदलने के लिए नाम प्रबंधक डायलॉग बॉक्स, चुनें नाम सूची में और फिर डायलॉग बॉक्स के निचले भाग में सेल रेंज बटन पर क्लिक करें। फिर, सेल रेंज का चयन करें और सेल रेंज बटन पर फिर से क्लिक करें नाम प्रबंधक डायलॉग बॉक्स, जैसा कि हमने ऊपर के सेक्शन में बताया है।
अगला, चयनित के लिए नई सेल श्रेणी को सहेजने के लिए हरे चेकमार्क पर क्लिक करें नाम .
आप भी बदल सकते हैं a नाम सूची में इसे चुनकर, क्लिक करें संपादित करें , पर नाम का संपादन नाम संपादित करें डायलॉग बॉक्स, और क्लिक करना ठीक है . आप सेल रेंज को भी बदल सकते हैं नाम संपादित करें संवाद बकस।
नाम हटाने के लिए, चुनें नाम सूची में और क्लिक करें हटाएं .
एक आश्रित ड्रॉपडाउन सूची बनाएं
एक आश्रित ड्रॉपडाउन सूची वह है जिसमें अन्य ड्रॉपडाउन सूची में चयन के आधार पर विकल्प बदलते हैं।
उदाहरण के लिए, जब हम चुनते हैं पिज़्ज़ा ड्रॉपडाउन सूची में हमने बनाया है ड्रॉपडाउन सूची कैसे बनाएं ऊपर दिए गए अनुभाग में, दूसरी निर्भर ड्रॉपडाउन सूची में विभिन्न प्रकार के पिज़्ज़ा शामिल हैं। यदि आप चुनते हैं चीनी , दूसरी निर्भर ड्रॉपडाउन सूची के विकल्पों में विभिन्न प्रकार के चीनी व्यंजन हैं।
जारी रखने से पहले, वापस जाएं ड्रॉपडाउन सूची कैसे बनाएं अनुभाग और मुख्य बनाएँ पसंदीदा खाना ड्रॉपडाउन सूची, यदि आपने पहले से ऐसा नहीं किया है।
अब, हम तीन और सूचियाँ बनाने जा रहे हैं और उन्हें नाम देंगे। अपनी मुख्य ड्रॉपडाउन सूची में प्रत्येक विकल्प के लिए एक सूची दर्ज करें। अन्य सूचियों में से एक का चयन करें, उस सूची के लिए एक नाम दर्ज करें नाम बॉक्स और दबाएं प्रवेश करना . प्रत्येक सूची के लिए दोहराएं।
अन्य सूचियों के नाम मुख्य ड्रॉपडाउन सूची के विकल्पों से मेल खाना चाहिए। उदाहरण के लिए, हमारी अन्य तीन सूचियों में से एक में कुकीज़ के प्रकार हैं और इसका नाम है कुकीज़ , जैसा कि नीचे दिया गया है। नीचे दी गई छवि पर लाल बॉक्स में अन्य दो सूचियों का नाम है पिज़्ज़ा तथा चीनी .
आश्रित ड्रॉपडाउन सूची बनाने से पहले, आपको मुख्य ड्रॉपडाउन सूची में एक आइटम का चयन करना होगा। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप कौन सा विकल्प चुनते हैं। फिर, उस सेल का चयन करें जहाँ आप आश्रित ड्रॉपडाउन सूची जोड़ना चाहते हैं।
दबाएं आंकड़े टैब और फिर क्लिक करें डेटा मान्य में डेटा उपकरण अनुभाग। चुनते हैं सूची में अनुमति देना ड्राॅप डाउन लिस्ट।
में निम्नलिखित पाठ दर्ज करें स्रोत डिब्बा। बदलने के ' $ बी $ 2 ' आपकी मुख्य ड्रॉपडाउन सूची वाले सेल के संदर्भ में। डॉलर के संकेतों को सेल संदर्भ में रखें। यह उस सेल के लिए एक पूर्ण संदर्भ को इंगित करता है जो उस सेल को संदर्भित करने वाले सूत्र को कॉपी या स्थानांतरित करने पर भी नहीं बदलेगा।
=INDIRECT($B)अप्रत्यक्ष फ़ंक्शन टेक्स्ट स्ट्रिंग द्वारा निर्दिष्ट संदर्भ देता है, इस मामले में, सेल बी 2 में मुख्य ड्रॉपडाउन सूची में चयनित विकल्प से टेक्स्ट। उदाहरण के लिए, यदि आप चुनते हैं चीनी मुख्य ड्रॉपडाउन सूची से, =अप्रत्यक्ष($बी) लौटाता है चीनी संदर्भ। परिणामस्वरूप, दूसरी ड्रॉपडाउन सूची में शामिल है चीनी आइटम।
क्लिक ठीक है .
सूची में पसंदीदा पकवान नीचे दिए गए उदाहरण में ड्रॉपडाउन सूची में जो चुना गया है उसके आधार पर परिवर्तन होता है पसंदीदा खाना ड्राॅप डाउन लिस्ट।
ड्रॉपडाउन सूची को कॉपी और पेस्ट करें
यदि आपको अन्य सेल में डेटा सत्यापन के साथ ड्रॉपडाउन सूची की नकल करने की आवश्यकता है, तो सेल का उपयोग करके कॉपी और पेस्ट करें Ctrl + सी तथा Ctrl + वी . यह ड्रॉपडाउन सूची और स्वरूपण की प्रतिलिपि बनाता है।
यदि आप डेटा सत्यापन के साथ ड्रॉपडाउन सूची की प्रतिलिपि बनाना चाहते हैं, लेकिन स्वरूपण नहीं, तो सेल का चयन करें और इसे सामान्य रूप से कॉपी करें Ctrl + सी . फिर, पर जाएँ घर टैब और क्लिक करें पेस्ट करें में क्लिपबोर्ड अनुभाग। चुनते हैं स्पेशल पेस्ट करो .
पर स्पेशल पेस्ट करो डायलॉग बॉक्स, चुनें मान्यकरण में पेस्ट करें अनुभाग। तब दबायें ठीक है .
यह केवल ड्रॉपडाउन सूची की प्रतिलिपि बनाएगा, न कि मूल सेल में स्वरूपण की।
ध्यान दें: जब आप एक्सेल में ड्रॉपडाउन सूचियों के साथ काम कर रहे हों तो सावधान रहें। जब आप किसी ऐसे सेल की प्रतिलिपि बनाते हैं जिसमें ड्रॉपडाउन सूची नहीं है, तो ड्रॉपडाउन सूची वाले सेल पर ड्रॉपडाउन सूची खो जाती है। एक्सेल आपको सचेत नहीं करता है या कार्रवाई की पुष्टि के लिए आपको संकेत नहीं देता है। हालाँकि, आप का उपयोग करके कार्रवाई को पूर्ववत कर सकते हैं Ctrl + Z .
ड्रॉपडाउन सूची वाले सभी कक्षों का चयन करें
चूंकि डाउन एरो बटन ड्रॉपडाउन सूची पर तब तक प्रदर्शित नहीं होता जब तक कि उस सेल का चयन नहीं किया जाता है, यह जानना मुश्किल है कि किन सेल में ड्रॉपडाउन सूचियां हैं। आप ड्रॉपडाउन सूचियों वाले कक्षों में भिन्न स्वरूपण लागू कर सकते हैं। हालांकि, आपको पहले सभी ड्रॉपडाउन सूचियां ढूंढनी होंगी, यदि आपने उन्हें पहले से प्रारूपित नहीं किया है। ड्रॉपडाउन सूची वाले सभी कक्षों का चयन करने का एक तरीका है, जिससे आप देख सकते हैं कि वे कहां हैं।
सबसे पहले, एक ड्रॉपडाउन सूची वाले सेल का चयन करें। के पास जाओ घर टैब और क्लिक करें खोजें और चुनें में संपादन अनुभाग। फिर, चुनें विशेष पर जाएं .
पर विशेष पर जाएं डायलॉग बॉक्स, चुनें डेटा मान्य . NS सभी नीचे विकल्प डेटा मान्य उन सभी कक्षों का चयन करता है जिन पर कोई डेटा सत्यापन नियम लागू होता है। NS वैसा ही विकल्प केवल उसी प्रकार के डेटा सत्यापन नियम का उपयोग करके ड्रॉपडाउन सूचियों वाले सेल का चयन करता है जो चयनित सेल में होता है।
हम का डिफ़ॉल्ट चयन स्वीकार करेंगे सभी क्योंकि हमारी ड्रॉपडाउन सूची में कुछ अलग नियम हैं। एक इसका मान प्राप्त करने के लिए नामित श्रेणी का उपयोग करता है और दूसरा अप्रत्यक्ष फ़ंक्शन का उपयोग करता है।
क्लिक ठीक है .
हमारी दो ड्रॉपडाउन सूचियां चुनी गई हैं।
अब आप इन कोशिकाओं को अन्य कोशिकाओं से अलग करने के लिए प्रारूपित कर सकते हैं, ताकि आप जान सकें कि सभी ड्रॉपडाउन सूचियां कहां हैं। यदि आप ड्रॉपडाउन सूचियों में अलग-अलग स्वरूपण लागू नहीं करना चाहते हैं, तो अगला खंड आपको उन्हें हमेशा दृश्यमान बनाने का एक और तरीका दिखाता है।
ड्रॉपडाउन सूची तीर को हमेशा दृश्यमान बनाएं
जब सेल का चयन नहीं किया जाता है तो ड्रॉपडाउन सूची पर डाउन एरो बटन चला जाता है। हम ड्रॉपडाउन सूचियों के दाईं ओर एक स्थायी डाउन एरो बटन जोड़कर इस समस्या को हल करने जा रहे हैं।
हमने एक्सेल में ड्रॉपडाउन सूची पर डाउन एरो बटन का स्क्रीनशॉट लिया। हम उस छवि को ड्रॉपडाउन सूची के दाईं ओर सेल में सम्मिलित करने जा रहे हैं, ताकि ड्रॉपडाउन सूची चयनित न होने पर भी आपको एक डाउन एरो बटन दिखाई दे। ड्रॉपडाउन सूची का चयन करते समय, सूची के लिए नीचे तीर बटन हमारे द्वारा डाली गई छवि पर प्रदर्शित होता है।
शुरू करने के लिए, डाउनलोड करें ड्रॉप-डाउन-एरो.png फ़ाइल (उस लिंक पर राइट-क्लिक करें और चुनें लिंक इस रूप में सेव करें ) फिर, ड्रॉपडाउन सूची के दाईं ओर सेल का चयन करें और पर जाएं डालने टैब।
तब दबायें रेखांकन और चुनें चित्रों .
पर चित्र सम्मिलित करें संवाद बॉक्स, उस स्थान पर नेविगेट करें जहां आपने सहेजा था ड्रॉप-डाउन-एरो.png फ़ाइल और फ़ाइल का चयन करें। तब दबायें डालने .
छवि को सेल के बाईं ओर डाला गया है, ऐसा लगता है कि यह बाईं ओर सेल में ड्रॉपडाउन सूची से जुड़ा हुआ है। अब, आप जानते हैं कि ड्रॉपडाउन सूची कहां है, और आप उस सेल का चयन कर सकते हैं और असली डाउन एरो बटन नकली पर प्रदर्शित होता है।
एक सेल से एक ड्रॉपडाउन सूची निकालें
यदि आप तय करते हैं कि आप किसी सेल से ड्रॉपडाउन सूची को हटाना चाहते हैं, तो सेल का चयन करें और खोलें डेटा मान्य संवाद बॉक्स में जैसा कि पहले बताया गया है ड्रॉपडाउन सूची कैसे बनाएं अनुभाग (पर जाएं आंकड़े टैब और क्लिक करें डेटा मान्य में डेटा उपकरण अनुभाग)। दबाएं सभी साफ करें बटन, जो उपलब्ध है, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि वर्तमान में कौन सा टैब चुना गया है।
पर विकल्प डेटा मान्य संवाद बॉक्स उनके डिफ़ॉल्ट पर रीसेट हो जाते हैं। क्लिक ठीक है .
ड्रॉपडाउन सूची को हटा दिया जाता है और सेल को उसके डिफ़ॉल्ट स्वरूप में पुनर्स्थापित कर दिया जाता है। यदि ड्रॉपडाउन सूची को हटाते समय कोई विकल्प चुना गया था, तो सेल उस विकल्प के मान से भर जाता है।
यदि आप नहीं चाहते कि ड्रॉपडाउन सूची को हटाते समय किसी भी मान को संरक्षित किया जाए, तो आप एक रिक्त सेल की प्रतिलिपि बना सकते हैं और इसे ड्रॉपडाउन सूची वाले सेल पर चिपका सकते हैं। ड्रॉपडाउन सूची हटा दी जाती है और सेल एक खाली सेल बन जाता है।
ड्रॉपडाउन सूचियां आपके लिए काम करें
डेटा प्रविष्टि के लिए ड्रॉपडाउन सूचियों का पूरा उपयोग करें एक्सेल अधिक उत्पादक बनने और अपने जीवन को आसान बनाने के लिए। में कई अन्य प्रपत्र नियंत्रण उपलब्ध हैं नियंत्रण का खंड डेवलपर टैब आप अपने कार्यपत्रकों में प्रयोग कर सकते हैं।
आप एक्सेल में ड्रॉपडाउन सूचियों का उपयोग कैसे करते हैं? नीचे दिए गए टिप्पणियों में अपने विचार और विचार हमारे साथ साझा करें। इसके अलावा, क्या आपने महारत हासिल एक्सेल चार्ट अभी तक?
साझा करना साझा करना कलरव ईमेल 6 श्रव्य विकल्प: सर्वश्रेष्ठ मुफ्त या सस्ते ऑडियोबुक ऐप्सयदि आप ऑडियो पुस्तकों के लिए भुगतान करना पसंद नहीं करते हैं, तो यहां कुछ बेहतरीन ऐप्स हैं जो आपको उन्हें निःशुल्क और कानूनी रूप से सुनने की सुविधा देते हैं।
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